税务局分局会议管理制度

税务局分局会议管理制度税务局分局会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范税务局分局会议的组织、召开和管理工作，确保会议效率，提高决策质量，加强分局内部沟通与协作。

第二条本制度适用于税务局分局各类会议，包括但不限于局长办公会、局务会、专题协调会、民主生活会等。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）务实高效：会议应围绕主题进行，提高议事效率，缩短会议时间。

（二）充分准备：会议召开前，应做好相关准备工作，确保会议资料齐全，参会人员明确会议目的。

（三）民主集中：会议充分发扬民主，尊重不同意见，最终形成统一决策。

（四）保密纪律：会议内容涉及国家秘密、工作秘密和个人隐私的，应严格遵守保密规定。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括局长办公会、局务会等，临时会议根据工作需要适时召开。

第五条分局应设立专门的会议室，并配备必要的会议设施。会议组织部门负责会议室的日常管理和维护。

第六条参会人员应按时参加各类会议，因故不能参会的，应提前向会议组织部门请假。

第七条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由分局局长办公会研究决定。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议目的、议题和预期成果。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.发送会议通知：会议组织部门应在会议召开前至少3天向参会人员发送会议通知，通知应明确会议主题、时间、地点、议程等内容。

4.准备会议资料：会议组织部门负责收集、整理与会议主题相关的资料，并在会议召开前至少2天送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到。

2.会议主持人：由会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：按照会议议程，各议题负责人进行发言，汇报相关工作或提出讨论事项。

4.讨论与表决：参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见，最后进行表决，形成决策。

三、会议记录

1.会议记录人员：会议组织部门指定专人负责会议记录，记录内容包括会议主题、参会人员、发言要点、表决结果等。

2.会议记录整理：会议结束后，记录人员应在2天内将会议记录整理成会议纪要，送会议主持人审批。

四、会议总结

1.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调决策事项的执行和落实。

2.会议反馈：会议组织部门收集参会人员对会议的意见和建议，以便不断优化会议流程。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要：会议纪要经审批通过后，由会议组织部门进行归档，并分发给相关人员。

2.会议资料：与会议主题相关的其他资料，也应进行整理归档，以备查阅。

六、会议延期与取消

1.会议延期：如因特殊情况需延期召开会议，会议组织部门应提前通知参会人员，并重新确定会议时间。

2.会议取消：如会议主题已解决或会议条件不具备，会议组织部门可取消会议，并及时通知参会人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审批通过后，由会议组织部门在2个工作日内以书面形式发布，并确保所有参会人员和相关人员收到。

2.会议纪要应明确决策事项的责任部门、责任人和完成时限，确保各项决策得以有效执行。

二、会议决策的执行与监督

1.责任部门应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，明确工作计划、时间节点和责任人。

2.会议组织部门负责对会议决策的执行情况进行跟踪督促，确保各项工作按计划推进。

3.对于重大决策事项，应定期向局长办公会报告进展情况，以便及时调整工作策略。

三、会议纪要的落实评估

1.会议组织部门应定期对会议纪要的落实情况进行评估，包括决策执行进度、实际成效等。

2.评估结果应以书面形式报告分局局长，作为工作考核和决策调整的依据。

四、问题反馈与协调解决

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题或困难，责任部门应及时向会议组织部门反馈，寻求协调解决。

2.会议组织部门应积极协调相关部门，研究解决方案，确保会议决策顺利实施。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要档案资料进行归档，保存期限按照分局档案管理规定执行。

2.会议组织部门应建立健全会议纪要查阅制度，方便相关人员查阅、了解会议决策内容。

六、会议纪要的修订与更新

1.如会议决策内容发生变更，会议组织部门应及时修订会议纪要，并重新发布、传达。

2.修订后的会议纪要应注明修订日期和修订内容，以确保参会人员了解最新决策情况。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向会议组织部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.会议组织部门根据会议室使用情况，统筹安排会议室使用，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，如音响、投影仪、白板等，并定期进行检查、维护，确保设施正常运行。

2.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题和氛围。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，禁止吸烟、乱丢杂物。

2.会议室使用过程中，不得擅自调整室内设施，如需调整，应提前通知会议组织部门。

四、会议室安全与保密

1.会议室应加强安全保卫工作，确保会议期间人员和财产安全。

2.会议内容涉及国家秘密、工作秘密的，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

五、会议室使用效率提升

1.会议组织部门应定期收集会议室使用情况，分析存在的问题，优化会议室使用安排，提高使用效率。

2.鼓励采取线上线下相结合的方式，召开远程视频会议，节省会议室资源。

六、会议室管理责任

1.会议组织部门负责会议室的日常管理和维护，确保会议室始终保持良好状态。

2.对于违反会议室管理规定的行为，会议组织部门有权予以制止，并追究相关人员责任。

七、会议室应急预案

1.会议组织部门应制定会议室应急预案，应对突发事件，如设备故障、突发停电等。

2.遇有紧急情况，会议组织部