专用章管理：2024年合同用印操作指南

专用章管理：2024年合同用印操作指南本合同目录一览1.专用章的定义与范围1.1专用章的类型1.2专用章的使用范围1.3专用章的管理原则2.专用章的制作与发放2.1制作要求2.2制作流程2.3发放程序3.专用章的使用与保管3.1使用规定3.2使用流程3.3保管措施4.专用章的废除与更换4.1废除条件4.2废除流程4.3更换原因4.4更换流程5.专用章的使用记录与审计5.1使用记录的保存期限5.2使用记录的内容要求5.3审计频率5.4审计结果的处理6.专用章的违规使用处理6.1违规使用的情形6.2处理措施6.3责任追究7.专用章管理的培训与宣传7.1培训内容7.2培训频率7.3宣传方式8.专用章管理的监督与检查8.1监督方式8.2检查频率8.3检查结果的处理9.专用章管理的法律责任9.1法律责任的认定9.2法律责任的追究9.3法律纠纷的解决10.专用章管理的保密要求10.1保密内容10.2保密措施10.3泄密处理11.专用章管理的应急预案11.1应急预案的制定11.2应急预案的演练11.3应急预案的启动与执行12.专用章管理的信息化建设12.1信息化系统的要求12.2信息化系统的使用与维护12.3信息化系统的安全防护13.专用章管理的协调与沟通13.1协调机制13.2沟通渠道13.3协调结果的处理14.专用章管理的变更与终止14.1变更条件14.2变更程序14.3终止条件14.4终止程序第一部分：合同如下：第一条专用章的定义与范围1.1专用章是指甲方根据法律法规、行政规定及商业惯例，为乙方制作并发放的，用于乙方在业务活动中对外证明身份、履行合同、处理事务的章戳。1.2专用章包括但不限于公司章、业务章、合同章、财务章等。1.3专用章的使用范围包括但不限于合同签订、文件盖章、财务报表、业务凭证等。第二条专用章的制作与发放2.1甲方应按照乙方的实际业务需要和规模，制作符合规定和标准的专用章。2.2专用章的制作流程应包括申请、审批、制作、发放等环节。2.3甲方应在制作完成后，将专用章正式发放给乙方，并做好发放记录。第三条专用章的使用与保管3.1乙方应严格按照甲方的规定和授权，使用专用章。3.2专用章的使用流程应包括申请、审批、使用、归档等环节。3.3乙方应建立健全专用章的保管制度，确保专用章的安全、有效使用。第四条专用章的废除与更换4.1专用章废除的条件包括但不限于：章戳损坏、章戳丢失、业务变更等。4.2专用章废除的流程应包括申请、审批、废除、备案等环节。4.3专用章更换的原因包括但不限于：章戳损坏、章戳丢失、业务变更等。4.4专用章更换的流程应包括申请、审批、制作、发放等环节。第五条专用章的使用记录与审计5.1乙方应按照甲方要求，详细记录专用章的使用情况，包括但不限于使用时间、使用人、使用事由等。5.2专用章使用记录应保存三年，以备审计查询。5.3甲方应定期对乙方专用章的使用情况进行审计，确保专用章的合规使用。5.4审计结果如有异常，甲方有权要求乙方进行说明和纠正。第六条专用章的违规使用处理6.1乙方如发生违规使用专用章的情况，包括但不限于未经授权使用、超范围使用等，应承担相应的法律责任。6.2甲方有权对乙方进行通报批评，并要求乙方立即纠正。6.3如有严重违规使用专用章的情况，甲方有权收回专用章，并依法追究乙方的法律责任。第八条专用章管理的培训与宣传7.1甲方应定期组织专用章管理的培训，包括但不限于专用章的种类、使用范围、使用流程等。7.2培训频率为每年至少一次。7.3乙方应通过内部宣传栏、会议等形式，广泛宣传专用章管理的重要性，提高员工的法律意识。第九条专用章管理的监督与检查8.1甲方应通过现场检查、查阅资料等方式，对乙方专用章的使用情况进行监督。8.2检查频率为每半年至少一次。8.3对检查中发现的问题，甲方有权要求乙方立即纠正，并采取措施防止问题再次发生。第十条专用章管理的法律责任9.1乙方如发生违规使用专用章的情况，应承担相应的法律责任。9.2甲方有权依法追究乙方的法律责任，包括但不限于赔偿损失、罚款等。9.3如因专用章管理不善导致法律纠纷，乙方应承担全部法律责任，并赔偿甲方因此产生的损失。第十一条专用章管理的保密要求10.1乙方应对专用章的使用情况进行保密，不得泄露给无关第三方。10.2乙方应采取有效措施，确保专用章的安全，防止专用章被盗用或非法使用。10.3如发生专用章泄露情况，乙方应立即向甲方报告，并采取措施防止损失扩大。第十二条专用章管理的应急预案11.1乙方应制定专用章管理的应急预案，包括但不限于专用章丢失、损坏等情况的处理程序。11.2乙方应定期进行应急预案的演练，提高应对突发事件的能力。11.3应急预案的启动与执行应严格按照预案规定进行，确保专用章的安全和使用。第十三条专用章管理的信息化建设12.1乙方应建立专用章管理的信息化系统，包括但不限于专用章的发放、使用、废除等信息的录入、查询和统计功能。12.2信息化系统的使用与维护应由专人负责，确保系统正常运行。12.3乙方应采取有效措施，确保信息化系统的安全，防止信息泄露、篡改等风险。第十四条专用章管理的协调与沟通13.2协调机制包括但不限于定期会议、联络人制度等。13.3对协调结果，乙方应按照甲方的要求进行记录和归档。专用章管理的变更与终止14.1变更条件包括但不限于法律法规变化、甲方业务调整等。14.2变更程序应包括提出变更申请、双方协商一致、签订变更协议等。14.3终止条件包括但不限于合同到期、业务终止等。14.4终止程序应包括双方协商一致、专用章收回、相关文件清理等。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：专用章制作标准和要求附件二：专用章发放记录表附件三：专用章使用申请表附件四：专用章使用记录表附件五：专用章废除和更换申请表附件六：专用章管理培训资料附件七：专用章管理监督检查表附件八：专用章管理应急预案附件九：专用章管理信息化系统使用手册附件十：专用章管理协调沟通记录附件详细要求和说明：附件一：专用章制作标准和要求本附件详细规定了专用章的制作标准，包括章的材质、尺寸、字体、图案等要求，以及制作过程中的注意事项。附件二：专用章发放记录表本附件用于记录专用章的发放情况，包括发放日期、发放人、领取人、专用章编号等信息。附件三：专用章使用申请表本附件用于记录专用章的使用情况，包括使用日期、使用人、使用事由、使用范围等信息。附件四：专用章使用记录表本附件用于记录专用章的使用情况，包括使用日期、使用人、使用事由、使用范围、使用次数等信息。附件五：专用章废除和更换申请表本附件用于记录专用章的废除和更换情况，包括废除日期、更换原因、更换日期、更换人等信息。附件六：专用章管理培训资料本附件包括专用章管理的培训教材、PPT、培训资料等，用于乙方进行专用章管理的培训。附件七：专用章管理监督检查表本附件用于记录甲方对乙方专用章管理情况的监督检查，包括检查日期、检查人、检查内容、检查结果等信息。附件八：专用章管理应急预案本附件包括专用章管理的应急预案，包括专用章丢失、损坏等情况的处理程序和措施。附件九：专用章管理信息化系统使用手册本附件详细介绍了专用章管理信息化系统的使用方法，包括系统登录、操作指南、功能介绍等信息。附件十：专用章管理协调沟通记录本附件用于记录乙方与甲方在专用章管理过程中的协调沟通情况，包括沟通日期、沟通人、沟通内容、沟通结果等信息。说明二：违约行为及责任认定：1.未经甲方授权使用专用章。2.超范围使用专用章。3.未按约定保存和使用专用章。4.未按约定进行专用章的废除和更换。5.泄露专用章使用情况给无关第三方。违约责任认定标准：1.根据违约行为的严重程度，给予乙方警告、罚款、暂停合同执行等处理。2.因乙方违约导致甲方损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。3.严重违约行为导致合同无法继续履行时，甲方有权终止合同。示例说明：如果乙方未经甲方授权使用专用章，甲方可以给予乙方警告，并要求乙方立即停止违约行为，并承担相应的赔偿责任。如果乙方泄露专用章使用情况给无关第三方，甲方可以要求乙方立即采取补救措施，并承担因此给甲方造成的损失。说明三：法律名词及解释：1.专用章：指甲方根据法律法规、行政规定及商业惯例，为乙方制作并发放的，用于乙方在业务活动中对外证明身份、履行合同、处理事务的章戳。2.使用范围：指专用章可用于合同签订、文件盖章、财务报表、业务凭证等。3.废除条件：指专用章因损坏、丢失、业务变更等原因需要废除的情况。4.更换程序：指专用章因废除条件发生时，乙方需按照规定的程序进行专用章的更换。5.使