公司文件材料归档范围和保管期限表

公司文件材料归档范围和保管期限表（文书、基建、招投标、科研、设备仪器档案）文件材料不归档范围和保管期限年限的说明：1、文件材料不归档范围：上级机关普发的不需本公司办理的；任免、奖惩非本公司人员的；供工作参考的文件材料；本公司的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿；公司内部互相抄送的非公式文件。本公司领导兼任外单位职务形成的与本公司工作无关的文件材料。同级机关的不需贯彻执行和办理的文件材料；下属单位的供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。2、保管期限分永久、长期、短期三种。永久，30年以上；长期，10年以上至30年以下（含30年）；短期，10年（含10年）以下文书档案序号归档范围保管期限1党务类1.1党委工作党委工作总结、大事记、决定、决议、重要的通知、调研报告及专题总结永久年度工作计划、一般性的通知和报告、工作制度和办法等长期党务工作的简报、通报短期上级机关对公司重大问题的指示、批示文件永久上级机关对公司一般性、普发性的文件材料短期1.2组织工作对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等永久党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员名册；党组织、党员的统计报表永久公司党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知；组织工作的规章制度；党费收支与党组织关系介绍信及存根长期1.3宣传反映公司重要活动的简报、编辑出版物的样本与定稿永久公司宣传工作的报告、会议记录、调研材料等长期1.4纪检监察纪检与监察工作的决定、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复永久重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久一般案件的调查处理材料；纪检与监察工作的规定、通报长期2工会类工会工作计划、总结、决定、通知、会议记录、统计报表；公司民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料；工会会费与财务管理材料长期工会制发的规章制度；文体活动等方面的文件材料短期3行政管理类3.1行政事务公司办公会、联席会会议记录、纪要、决定等；上级领导和机关视察的题词、指示、讲话材料；公司工作总结、重要的报告永久公司董事会、监事会、股东会构成及变更及股东大会方面的文件材料永久上级机关颁发的本公司应执行的有关文件长期机构设立、撤并、变更、更名及编制；机构组织简则、启用与废止印模等方面的文件材料永久工商行政管理方面的材料重要的（营业执照等）永久工商行政管理方面的材料一般的长期文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料长期政法工作方面的文件需执行的长期政法工作方面的文件参考性的短期档案工作和档案管理方面的文件法规性文件长期档案工作和档案管理方面的文件一般的短期其他行政事务方面形成的材料重要的长期其他行政事务方面形成的材料一般的短期3.2安全保卫法律及公证事务中形成的文件材料重要的永久法律及公证事务中形成的文件材料一般的长期公司安全保卫工作的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等重要文件材料长期上级机关颁发的本公司应执行的安全保卫方面的文件长期安全保卫工作的一般文件材料短期3.3审计工作审计机关批准的审计任务书；专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、调查与证明等材料永久审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等长期上级机关颁发的本公司应贯彻执行的有关审计工作文件长期3.4劳动人事公司内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料；永久干部职工的任免与招聘、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料永久公司职工名册、劳动人事统计报表永久公司干部、人事、工资、劳动保护、保险政策性文件；工作总结长期公司干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等长期上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件长期干部职工进修培训的文件材料凭证性的长期干部职工进修培训的文件材料一般的短期4计划统计类铁路建设与发展规划；下达本公司的铁路计划永久铁路有关业务专项规划；工程项目的建设、投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期公司工程建设、施工及管理方面的统计报表永久5财务资产类5.1财务管理公司财务核算、决算永久公司有关税务、资金管理、会计管理的文件材料重要的长期公司有关税务、资金管理、会计管理的文件材料一般的；短期财务管理制度、规定、办法、通知；上级机关颁发的需执行的政策性文件长期固定资产新增、调拨、报废的文件材料重要的长期固定资产新增、调拨、报废的文件材料一般的短期5.2资产管理房地产的权属证明；永久房地产的租赁、使用方面材料长期产权变动的请示及批复、协议、合同等；清产核资、资产评估；资产处置方案及归属；因产权变动所致职工身份变化的材料永久股权及股权管理方面的文件材料永久6工程技术类工程概算、预算管理、差价管理文件长期工程索赔等涉及法律事务的文件长期工程建设与管理方面的规程、规范、标准、规定等文件长期招标文件审查、技术设计审查、技术协议的文件长期工程投资、进度、质量、安全、监理方面的文件长期有关合同管理工作和法规方面的文件材料长期科学技术及科学研究方面的文件重要的长期科学技术及科学研究方面的文件一般的短期节能、环保方面的文件重要的长期节能、环保方面的文件一般的长期7物资装备类重要物资和设备采购合同、协议永久物资和设备采购、报废、调拨计划及管理方面的文件长期新产品、新设备、新技术系统、信息系统的研发和审定文件长期或短期二、基建档案说明：施工单位基建档案的归档范围及对竣工文件的编制要求详见铁路总公司（原铁道部）办档[2002]8号和铁建设[2008]23号文件，并参考《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）序号归档范围保管期限1综合1.1xx南部铁路建设发展规划、计划、报告、会议记录、纪要永久1.2工程建设管理制度、办法、规定等长期2工程立项与设计2.1工程立项工程项目建议书及报批文件；项目选址意见书及其报批文件；可行性研究报告及其评估、报批文件；有关工程立项的会议纪要、领导讲话与视察文件；专家建议文件永久项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久设计任务书、计划任务书及其报批文件；设计基础文件永久环境影响报告书和批复永久调研及考察资料长期2.2建设用地征用土地申请报告、批准文件；红线图、坐标图、行政区域图永久征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件、国有土地使用证永久2.3施工准备劳动安全、卫生、消防、人防的规划、批复等文件永久水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期原材料、燃料供应等来源协议文件长期2.4工程设计总体规划设计、方案设计、初步设计及报批文件、技术设计文件永久施工图设计及其说明长期对工程设计的评价、鉴定及审批文件；设计变更文件永久关键技术、技术专利的有关文件；永久3施工管理开工申报、批复文件及图纸、许可证、审查表；施工执照、许可证永久有关开工方面的其它文件、工程质量监督手续长期施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件长期4竣工验收文件工程竣工总结、竣工验收报告及工程设计、施工、监理总结、质量评审文件、会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案等文件材料永久工程审计、决算报告等文件材料环境保护、劳动安全卫生、消防、档案等验收审批文件永久有关工程建设的照片和底片、录音、录像、电子档案永久5监理文件5.1施工监理、物资设备采购监理协议、大纲、规划、细则、专题总结、批复；监理通知；有关质量控制的文件材料长期5.2合同谈判纪要、审查文件；合同书、合同变更文件；合同争议及处理文件永久三、招投标档案序号归档范围保管期限1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期2开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告长期3中标通知书永久4未中标文件短期四、科研档案序号归档范围保管期限1开题报告、任务书、批准书、会议记录、重要的来往文函；考察报告、重要课题研究报告永久2协议书、委托书、合同永久3研究、试验方案、技术规程、调查研究报告永久4阶段报告、科研报告、技术鉴定永久5成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料永久6科研计划及计划调整、课题说明书、科研课题及经费申请报告及批件长期五、设备仪器档案序号归档范围保管期限1设备仪器购置、管理办法、规定等长期2