企业单位 会议管理制度

企业单位会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.本制度旨在规范企业单位会议的组织、召开及管理，提高会议效率，确保会议质量，充分发挥会议在企业决策、协调、沟通中的作用。

2.会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，注重会前准备、会中讨论和会后落实。

二、适用范围

1.本制度适用于企业单位内部各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题会议等。

2.对于涉及企业机密、特殊事项的会议，应根据相关法律法规和保密要求，制定专门的会议管理制度。

三、会议分类

1.按照会议的性质和内容，会议分为例行会议、专题会议、临时会议等。

2.例行会议是指定期召开的会议，如董事会、总经理办公会、部门例会等。

3.专题会议是指针对特定议题或项目召开的会议。

4.临时会议是指因突发情况或特殊需要临时召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应具备相关知识和经验，确保会议的顺利进行。

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议题收集、议程安排、参会人员通知、会议材料准备等。

3.会议应严格按照议程进行，会议主持人有权对会议进行调控，确保会议高效、有序。

五、参会人员

1.参会人员应具备与会议议题相关的职责、知识和经验，会议组织者应合理确定参会人员范围。

2.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

3.参会人员应遵守会议纪律，尊重他人意见，积极参与讨论，并对会议决议负责。

六、会议决议与落实

1.会议决议应明确、具体、可行，会议组织者应对会议决议进行整理、归纳。

2.参会人员应按照会议决议要求，认真履行职责，确保会议决议的贯彻落实。

3.会议组织者应对会议决议的落实情况进行跟踪、督促，并及时向相关人员反馈。

七、本制度的解释权归企业单位所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，企业单位可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据企业单位工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题和讨论重点，合理安排会议时间，确保会议内容全面、紧凑。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，确定参会人员范围，通知参会人员按时参加。

4.准备会议材料：收集、整理与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便于会前预习和会中讨论。

5.安排会议场地：根据参会人数和会议需求，选择合适的会议室，并确保会议设备、设施齐全。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议组织者应做好签到记录。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标和要求。

3.会议讨论：按照议程安排，逐一讨论会议议题，参会人员应积极参与、充分发表意见。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，形成会议决议。会议决议应明确、具体、可行。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，对会议决议进行强调。

三、会议记录与整理

1.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论的主要内容、参会人员的观点和会议决议。

2.会议纪要整理：会后，会议组织者应根据会议记录整理会议纪要，明确会议决议、任务分工和责任单位。

3.会议纪要审批：会议纪要应经会议主持人审批，确保会议纪要的准确性和权威性。

四、会议通知与传达

1.会议通知：将会议时间、地点、议程等信息提前通知参会人员，确保参会人员做好准备。

2.会议纪要传达：将会议纪要及时传达给未参会人员，确保企业单位内部信息畅通。

五、会议跟踪与落实

1.任务分工：根据会议决议，明确责任单位、责任人和完成时限。

2.跟踪督促：会议组织者应定期跟踪会议决议的落实情况，对存在的问题及时协调、解决。

3.落实反馈：责任单位应及时向会议组织者反馈会议决议的落实情况，确保会议决议落到实处。

六、会议评估与改进

1.会议评估：会议结束后，收集参会人员对会议效果、组织管理等方面的意见和建议。

2.改进措施：根据会议评估结果，对会议组织、管理和流程等方面进行持续改进，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议决议、讨论重点和任务分工。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，经会议主持人审批后，及时发布给相关人员。

3.会议纪要的发布应确保覆盖所有参会人员及需要了解会议内容的未参会人员。

二、会议决议的分解与责任落实

1.根据会议纪要，将会议决议分解为具体的任务项，明确每项任务的责任人、完成标准和时限。

2.责任人应清晰了解自己的任务要求，并承诺按时完成。

3.会议组织者应监督责任落实情况，确保每项任务都有人负责，防止出现责任空白。

三、跟踪监控机制

1.建立会议决议跟踪监控机制，定期检查任务进度，确保会议决议按计划推进。

2.对于重要或紧急的任务，应增加跟踪频率，及时发现并解决问题。

3.会议组织者应建立任务进度记录，以便于对会议决议的执行情况进行全面掌握。

四、协调与支持

1.会议组织者应协调企业内部资源，为责任人完成任务提供必要的支持和帮助。

2.当任务执行过程中出现问题时，会议组织者应及时介入，协助解决问题，确保任务顺利进行。

3.鼓励跨部门协作，促进信息共享和资源互补，提高任务完成效率。

五、反馈与汇报

1.责任人应定期向会议组织者汇报任务进展情况，包括已完成的任务、正在进行的任务和存在的问题。

2.会议组织者应收集反馈信息，对任务完成情况进行评估，并及时向企业领导汇报。

3.对于重大问题的处理和重要决策的执行，应形成专项汇报，以便领导层及时了解情况。

六、评估与改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

2.根据评估结果，调整会议组织和管理流程，优化任务分解和跟踪机制，提高会议决议的执行效率。

3.建立长效机制，持续关注会议决议的落实效果，不断提升企业单位的管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.企业单位应设立专门的会议室预订渠道，明确预订流程和时间节点。

2.需要召开会议的部门或个人，应提前向会议室管理部门提交预订申请，包括会议时间、参会人数、设备需求等信息。

3.会议室管理部门根据预订申请，合理安排会议室资源，确保会议需求得到满足。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁、大方，符合会议性质和氛围。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等，确保会议顺利进行。

3.定期检查会议室设施，发现问题及时维修、更换，保证设施的正常使用。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏、涂抹。

3.会议结束后，责任人应组织参会人员整理会议室，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，明确安全责任人。

2.会议室内应配置消防器材，确保消防安全。

3.严禁在会议室内存放易燃、易爆等危险物品。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，如会议签到、资料发放、设备调试等。

2.针对不同类型的会议，会议室管理部门可根据需求提供个性化服务。

3.会议期间，会议室管理部门应确保会议室内外环境安静，避免干扰会议进行。

六、会议室资源优化

1.定期对会议室使用情况进行统计分析，合理调整会议室布局和设施配置。

2.鼓励采用现代化会议技术，提高会议室使用效率。

3.推广无纸化会议，减少资源浪费，提高环保意识。

七、会议室管理与考核

1.建立会议室管理制度，明确各部门在使用会议室时的权利和义务。

2.定期对会议室使用情况进行检查，对违反规定的部门或个人进行通报批评。

3.将会议室管理与使用情况纳入企业单位绩效考核，促进各部门高效利用会议室资源