科室内部会议管理制度

科室内部会议管理制度第一章总则

为确保科室内部会议的有序、高效进行，提高决策和沟通效率，制定本会议管理制度。本制度适用于科室内部各类会议的组织、召开及管理。

一、会议目的

1.加强科室内部沟通与协作，提高工作效率；

2.集思广益，提高决策的科学性和民主性；

3.传达上级指示，布置工作任务，确保工作落实；

4.分析问题，总结经验，促进科室工作持续改进。

二、会议原则

1.精简、高效、务实；

2.尊重事实，充分讨论，民主决策；

3.会前充分准备，会中认真讨论，会后落实到位；

4.保密原则，会议内容涉及敏感信息时，参会人员应严格遵守保密规定。

三、会议类型

1.定期会议：每周、每月或每季度召开，对科室工作进行总结、分析，布置下一阶段工作；

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开，解决突发事件或专项问题；

3.专题会议：针对某一特定主题，组织相关人员参加，进行深入讨论和研究。

四、参会人员

1.科室全体人员应按时参加各类会议，因特殊情况不能参加者，需提前向会议组织者请假；

2.特邀嘉宾、上级领导或其他相关人员根据会议需要参加；

3.会议组织者应提前通知参会人员，明确会议时间、地点、议程等。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假；

2.参会人员应准时参加会议，不得迟到、早退；

3.会议期间，参会人员应认真听会，积极参与讨论，发表建设性意见；

4.严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容。

六、本制度的解释权归科室负责人，自颁布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的具体流程，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，确保会议目的明确；

2.拟定会议议程：列出会议讨论的议题，明确各议题讨论的时间安排；

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会；

4.通知参会人员：提前至少三天通知参会人员，明确会议时间、地点、议程等信息；

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，制作会议PPT、报告等材料；

6.会场布置：根据会议规模和需求，布置会场，包括座位安排、投影设备、音响设备等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议组织者做好考勤记录；

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，宣布会议开始；

3.各议题讨论：按照议程安排，逐一讨论各议题，鼓励参会人员发表意见，进行充分讨论；

4.会议决策：针对讨论的议题，进行民主决策，明确工作分工和责任人；

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议成果和下一步工作要求；

6.会议结束：会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员参与。

三、会议纪要

1.会议纪要编写：会议结束后，会议纪要负责人根据会议讨论内容，编写会议纪要；

2.会议纪要审核：会议纪要完成后，由会议主持人或科室负责人进行审核；

3.会议纪要发布：将审核通过的会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容、明确工作任务。

四、会议后续工作

1.任务落实：各责任人对会议决策的任务进行落实，按计划推进工作；

2.进度反馈：责任人定期向会议组织者反馈任务进度，确保工作按期完成；

3.问题解决：遇到问题时，及时向会议组织者汇报，共同商讨解决方案；

4.工作总结：完成工作任务后，进行工作总结，分析经验教训，为今后工作提供借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的执行和落实，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详细记录会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等；

2.会议纪要编写应准确、清晰、简洁，避免出现歧义；

3.会议纪要完成后，由会议主持人或科室负责人进行审核，确保内容准确无误；

4.审核通过的会议纪要应在会议结束后两个工作日内发送给所有参会人员，并在科室公告栏进行公示。

二、会议决策任务的分解与落实

1.根据会议纪要，将决策任务分解为具体可操作的工作项，明确任务目标、完成时间、责任人；

2.各责任人应按照任务要求，制定详细的工作计划，并按计划推进；

3.会议组织者应定期检查任务进度，对滞后工作及时进行催促和指导；

4.责任人遇到困难或问题时，应及时向会议组织者汇报，共同寻求解决方案。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.设立专门的会议纪要跟踪监督机制，确保会议决策得到有效执行；

2.定期召开跟踪会议，了解各责任人的工作进展，解决落实过程中出现的问题；

3.会议纪要跟踪监督结果纳入科室绩效考核，激发人员执行力度；

4.对未按期完成或落实不到位的工作，追究相关责任人责任，并提出整改措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照科室档案管理规定进行归档，便于查阅和追溯；

2.建立会议纪要电子档案，便于跨部门、跨区域共享和查询；

3.定期对会议纪要进行整理，总结经验教训，为今后工作提供参考。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源合理使用，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，科室人员需提前向会议室管理员预订；

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便管理员安排合适场地；

3.会议室管理员负责审核预订信息，确保会议室资源的合理分配；

4.如有特殊情况需临时调整会议室，会议室管理员应协助安排。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循“先用先得”原则，确保公平使用；

2.使用会议室时，应保持室内整洁，爱护设施设备，遵守会议室相关规定；

3.会议期间，严禁吸烟、乱丢杂物，不得在室内用餐；

4.会议结束后，应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，切断电源，确保消防安全。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由专人负责维护和管理，确保设备正常运行；

2.使用会议室设备前，应提前进行测试，发现问题及时报修；

3.会议室设备使用过程中，如遇到故障，应立即停止使用，并及时通知管理员；

4.定期对会议室设备进行保养，确保设备使用寿命。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常；

2.会议室管理员应定期检查电气线路、设备运行状况，消除安全隐患；

3.会议期间，如发生紧急情况，参会人员应按照应急预案，迅速疏散；

4.会议室钥匙由管理员负责保管，不得随意借出，确保会议室安全。

五、会议室卫生与保洁

1.会议室应保持干净整洁，定期进行保洁；

2.会议结束后，责任人应负责清理会议室，确保卫生状况；

3.会议室管理员应定期检查卫生状况，对不符合要求的情况及时整改；

4.鼓励科室人员爱护环境，共同维护会议室卫生。

第五章附则