运输集团会议管理制度

运输集团会议管理制度第一章总则

第一条本制度旨在规范运输集团会议的组织、召开和管理工作，确保会议的效率与效果，加强集团内部沟通，促进决策的民主化、科学化。

第二条本制度适用于运输集团及其下属子公司、分支机构的各类会议。

第三条会议分为例行会议和临时会议。例行会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议包括专题会议、紧急会议等。

第四条会议应遵循以下原则：

1.精简、高效、务实；

2.预有准备、议题明确；

3.集思广益、民主决策；

4.保密守信、尊重发言。

第五条集团各部门、子公司应设立专门的会议管理机构，负责会议的筹备、组织、通知、记录等工作。

第六条集团员工应积极参与会议，遵守会议纪律，认真履行职责，为集团的发展贡献力量。

第七条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门、子公司可根据本制度制定实施细则，报集团批准后执行。

第八条本制度的解释权归运输集团所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议的主题和预期目标，确保会议的针对性和实效性。

2.拟定会议议程：会议组织者应根据会议主题和目标，制定会议议程，包括会议时间、地点、参会人员、议题等。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备与会议议题相关的背景资料、报告、方案等，并在会议召开前至少1个工作日送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应签到，会议组织者应统计参会人员名单，确保会议的出勤情况。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人应简要介绍会议主题、议程和参会人员，宣布会议正式开始。

3.会议发言：会议组织者应根据会议议程安排，有序组织参会人员进行发言，鼓励充分讨论，确保议题的深入探讨。

4.会议决策：会议主持人应引导参会人员就议题进行表决或讨论，形成决策。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议过程中的主要发言、讨论和决策内容。

2.会议记录应及时整理，形成会议纪要，并于会议结束后3个工作日内发送给参会人员。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议组织者应收集会议纪要和参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估。

五、会议资料的归档

1.会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要、参会人员签到表等相关资料进行归档，保存期限为3年。

2.会议组织者应根据需要，将会议决策和成果在一定范围内进行公示，接受监督。

六、会议保密

1.会议组织者应确保会议内容的保密性，参会人员应遵守保密纪律，不得泄露会议机密。

2.如涉及敏感信息，会议组织者可要求参会人员签订保密协议。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议讨论的主要议题、决策和结论，以及后续工作计划和责任分工。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，经会议主持人审核后，于会议结束后3个工作日内完成。

3.会议纪要发布前，应征求参会人员的意见，确保纪要内容的准确性和完整性。

4.会议纪要一经发布，即视为正式文件，相关人员应认真贯彻执行。

二、会议决策的落实

1.会议决策的落实责任人应按照会议纪要中明确的工作计划和时限，积极推进相关工作。

2.责任人应定期向会议组织者汇报工作进展，确保会议决策的落实情况得到有效跟踪。

3.会议组织者应加强对会议决策落实情况的监督检查，对存在的问题及时予以指导和协调。

三、会议纪要的执行反馈

1.责任人完成工作任务后，应及时向会议组织者反馈执行情况，包括工作成果、存在的问题及改进措施等。

2.会议组织者应对反馈情况进行汇总，形成会议纪要执行报告，并在必要时提交下一次会议讨论。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照集团档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.集团员工可根据工作需要查阅会议纪要，了解会议决策和执行情况。

3.会议纪要的查阅需遵循保密原则，不得擅自泄露会议内容。

五、会议纪要的跟踪评估

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题和不足，为改进会议管理工作提供依据。

2.评估结果应作为会议组织者、参会人员及相关责任人的工作绩效参考。

3.针对评估中发现的问题，会议组织者应及时制定整改措施，并跟踪落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政管理部门或指定人员提交会议室申请。

2.会议组织者需在会议召开前至少3个工作日提交申请，并明确会议室类型、使用时间、参会人数等信息。

3.行政管理部门或指定人员负责审核会议室申请，合理安排会议室资源，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的设施设备，如会议桌椅、投影仪、音响、白板等，以满足不同类型会议的需求。

2.行政管理部门应定期检查会议室设施设备，确保其正常运行，对损坏或故障的设备及时进行维修或更换。

三、会议室使用

1.会议组织者应在会议开始前15分钟到达会议室，检查设施设备是否齐全、正常运行。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，关闭手机或调至静音状态。

3.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，关闭设施设备，确保会议室的整洁和安全。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，参会人员应妥善保管个人物品，贵重物品应随身携带。

2.保密会议需在会议室门口设置明显标识，提醒参会人员注意保密。

3.会议结束后，会议组织者应确保会议资料、文件等物品不遗留或泄露在会议室。

五、会议室维护与保洁

1.行政管理部门应定期对会议室进行保洁，确保会议室环境整洁卫生。

2.会议组织者和参会人员应共同维护会议室环境，禁止在会议室吸烟、进食或在白板上乱涂乱画。

3.如会议室在使用过程中出现损坏或污染，会议组织者应及时报告行政管理部门，配合进行维修和清洁。

六、会议室管理制度的监督与改进

1.行政管理部门应加强对会议室管理制度的执行监督，定期收集会议组织者及参会人员的意见和建议。

2.针对存在的问题，行政管理部门应及时调整和完善会议室管理规定，提高会议室使用效率和服务质量。

第五