行政单位会议管理制度

行政单位会议管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，加强行政单位内部沟通协作，规范会议的组织与管理，特制定本会议管理制度。本制度适用于行政单位内各类会议的管理，包括但不限于工作例会、专题会议、协调会议等。

一、会议目的

1.提高决策效率，确保政策措施的贯彻落实；

2.加强部门间的沟通与协作，促进信息共享；

3.解决工作中存在的问题，推动工作的顺利进行；

4.培养团队精神，提高员工的工作积极性和凝聚力。

二、会议原则

1.精简高效：严格控制会议次数和规模，确保会议内容充实、有针对性；

2.议事公开：会议内容应公开透明，涉及保密事项的，应按照国家保密规定执行；

3.认真准备：会议组织者和参与者应充分准备，确保会议效果；

4.严肃纪律：会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加，积极参与讨论。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月例会等；

2.专题会议：针对特定议题或问题召开的会议；

3.协调会议：为解决跨部门或部门间协作问题而召开的会议；

4.临时会议：因工作需要临时召开的会议。

四、参会人员

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和主持工作；

2.与会人员：包括主持人、记录人、发言人和其他参会人员；

3.特邀嘉宾：根据会议议题需要，邀请相关专家、领导或其他单位人员参加。

五、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各级部门和员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据工作需要和会议目的，提前确定会议主要议题，必要时可征求相关部门和人员的意见；

2.发送通知：会议组织者应在会议召开前，向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员等内容；

3.准备材料：会议组织者应提前准备好会议所需的资料、文件、报告等，并在会议召开前分发至与会人员；

4.会议室预约与布置：会议组织者应提前预约合适的会议室，并根据会议需求进行布置。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，会议组织者应确保与会人员到齐；

2.会议主持人：主持人应按时召开会议，宣布会议主题、议程和纪律，引导与会人员围绕议题展开讨论；

3.发言与讨论：会议组织者应合理安排发言顺序，鼓励与会人员积极参与讨论，确保会议内容充实、有针对性；

4.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果、待办事项等。

三、会议决策

1.提出方案：针对会议议题，与会人员应提出具体解决方案或建议；

2.表决与决策：会议主持人应组织与会人员进行表决，根据表决结果作出决策；

3.决策公示：会议决策结果应在会议结束后及时公示，以便相关人员了解和执行。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对本次会议进行简要总结，强调决策事项和执行要求；

2.会议组织者应收集会议纪要，整理会议成果，为后续工作提供参考；

3.与会人员应对会议效果进行评价，为提高会议管理水平提供反馈。

五、会议后续工作

1.会议纪要的编制与分发：会议纪要应准确、详尽地记录会议内容，并在会议结束后尽快编制完成，分发给相关部门和人员；

2.任务分配与落实：会议组织者应按照会议决策，明确责任人和完成时限，确保各项工作任务的落实；

3.跟踪与反馈：会议组织者应对会议决策的执行情况进行跟踪，及时发现问题并采取措施予以解决。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果、待办事项等内容；

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人审批，确保纪要内容符合会议实际情况；

4.审批通过后的会议纪要，应以书面形式分发至相关部门和人员。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的待办事项，应明确责任人和完成时限；

2.会议组织者应将待办事项分解为具体工作任务，分配给相关人员；

3.各责任人应按照会议纪要的要求，积极推进工作任务的完成；

4.会议组织者应定期检查工作进度，确保任务按计划落实。

三、跟踪监督与评估

1.会议组织者应对会议纪要中明确的待办事项进行跟踪监督，了解工作进展情况；

2.对于工作中出现的问题，应及时采取措施予以协调和解决；

3.定期对会议决策的执行情况进行评估，分析原因，总结经验教训；

4.对于未按期完成的任务，应查明原因，督促责任人加快进度。

四、信息反馈与沟通

1.各责任人在完成任务过程中，应及时向会议组织者反馈工作进展和问题；

2.会议组织者应建立有效的沟通机制，确保信息畅通，便于协调解决问题；

3.定期组织相关人员召开会议，对会议纪要的执行情况进行汇报和讨论；

4.对于重大问题和重要决策，应及时向领导汇报，以便领导给予指导和支持。

五、改进措施与持续优化

1.根据会议纪要执行情况，会议组织者应不断总结经验，提出改进措施；

2.优化会议管理流程，提高会议效率，确保会议决策的落实；

3.加强对会议纪要跟踪落实的重视，提高员工的责任感和执行力；

4.定期对会议管理制度进行评估和修订，使之不断完善，适应工作需要。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需使用会议室时，应提前向会议室管理部门预约，明确会议时间、参会人数等信息；

2.会议室安排：会议室管理部门应根据预约情况进行统筹安排，确保会议室合理使用；

3.会议室使用：会议期间，各部门应按照约定时间、地点使用会议室，遵守会议室管理规定。

二、会议室设备管理

1.设备检查：会议前，会议室管理部门应检查会议室设备是否正常运行，确保会议顺利进行；

2.设备使用：会议期间，与会人员应正确使用会议室设备，如投影仪、音响、话筒等；

3.设备维护：会议室管理部门应定期对设备进行维护保养，确保设备性能稳定。

三、会议室环境与秩序

1.环境卫生：会议室管理部门应保持会议室的清洁卫生，提供良好的会议环境；

2.会议秩序：会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离席；

3.安全保障：会议室管理部门应确保会议室的安全，如消防安全、信息安全等。

四、会议室资源调配

1.会议室资源：会议室管理部门应根据单位实际需求，合理调配会议室资源，提高利用率；

2.临时调配：遇特殊情况，会议室管理部门可根据实际需要，对会议室资源进行临时调配；

3.资源共享：鼓励各部门之间共享会议室资源，提高会议室使用效率。

五、会议室管理制度的执行与监督

1.制度宣传：会议室管理部门应加强对会议室管理制度的宣传，提高员工的遵守意识；

2.监督检查：会议室管理部门应定期对会议室管理制度的执行情况进行监督检查；

3.违规处理：对于违反会议室管理制度的行为，应按照相关规定进行处理，确保制度的有效执行。

六、会议室改进与优化

1.意见收集：会议室管理部门应定期收集各部门对会议室管理的意见和建议；

2.改进措施：针对存在的问题，会议室管理部门应及时制定改进措施，优化会议室管理；

3.持续提升：会议室管理部门应不断总结经验，持续提升会议室管理水平，满足单位发展需求。

第五章附则