四川会议费管理制度

四川会议费管理制度四川会议费管理制度

第一章总则

第一条（目的和依据）为加强会议费管理，提高会议质量，确保会议的效率与效果，根据国家相关法律法规及公司财务管理规定，特制定本制度。

第二条（适用范围）本制度适用于公司各级单位召开的各种形式的会议，包括但不限于工作例会、研讨会、培训会、座谈会等。

第三条（会议分类）会议分为以下三类：

1.公司级会议：由公司领导主持，公司全体员工或相关部门人员参加的会议；

2.部门级会议：由各部门负责人主持，本部门人员参加的会议；

3.项目组会议：由项目负责人主持，项目组成员参加的会议。

第四条（会议费构成）会议费包括以下内容：

1.会议场地租赁费；

2.会议设备租赁费；

3.会议资料印刷费；

4.参会人员交通、住宿费；

5.会议期间餐饮费；

6.其他与会议相关的费用。

第五条（预算管理）各单位应按照公司财务管理规定，将会议费纳入年度预算管理，合理控制会议费用支出。

第六条（审批程序）召开会议应提前报批，经审批同意后方可召开。会议费用的报销需按照公司财务报销程序执行。

第七条（责任追究）对违反本制度规定，擅自召开会议、提高会议标准、扩大会议范围等行为，将按照公司相关规定追究相关责任人的责任。

第八条（制度解释）本制度的最终解释权归公司财务部所有。

第九条（实施时间）本制度自发布之日起实施。如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，确保会议的必要性和实效性。

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等，并根据会议性质选择合适的会议形式。

3.报批程序：将会议方案提交至相关部门进行审批，按照公司规定权限进行逐级审批。

4.会议通知：通过邮件、电话等方式通知参会人员，确保通知到位。

二、会议组织

1.会前准备：布置会场，检查会议设备，准备会议资料，安排签到台和参会人员座位。

2.会议签到：参会人员到场后进行签到，领取会议资料，确保会议的出勤情况。

3.会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员，确保会议有序进行。

三、会议进行

1.议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。发言人应提前准备，明确观点，简洁明了地陈述意见。

2.互动交流：鼓励参会人员积极参与讨论，充分发表意见，确保会议的互动性和实效性。

3.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论和待办事项。

四、会议总结

1.形成会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，明确会议结论、分工和下一步工作计划。

2.主持人总结：主持人对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

3.会议结束：主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

五、会后工作

1.会议纪要发放：将会议纪要发送给参会人员，确保各方了解会议内容。

2.跟踪落实：会议组织者应对会议决议的执行情况进行跟踪，确保会议成果的落实。

3.反馈与改进：收集参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议质量。

六、特殊会议流程

对于特殊类型的会议，如远程视频会议、临时紧急会议等，可根据实际情况调整会议流程，确保会议的顺利进行。同时，应遵循公司相关规定，简化审批程序，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的制定与发布

1.会议结束后，由指定的会议记录人负责整理会议内容，形成会议纪要。

2.会议纪要应清晰记录会议的主要议题、讨论内容、决策结果、责任分配及后续行动计划。

3.会议纪要经主持人审核无误后，应及时发布给所有参会人员，确保信息同步。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应具有可操作性，明确每项任务的责任人、完成标准和截止日期。

2.会议纪要中的决策和行动计划应具体、明确，避免出现歧义。

3.会议纪要应简洁明了，便于阅读和理解。

三、会议纪要的跟踪

1.会议组织者或指定专人负责对会议纪要中的任务进行跟踪。

2.定期检查任务进度，确保各项任务按计划推进。

3.对未按期完成的任务，要及时了解原因，协助解决困难，确保任务顺利完成。

四、会议纪要的反馈与更新

1.责任人应定期向会议组织者反馈任务执行情况，包括进度、问题和建议。

2.会议组织者根据反馈情况，更新会议纪要，记录任务执行过程中的变更和调整。

3.对于重大变更或问题，应及时上报，必要时召开临时会议进行讨论。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，便于日后查询和追溯。

2.建立会议纪要管理台账，记录每次会议的纪要编号、发布时间、责任人等信息。

3.定期对会议纪要进行整理和总结，为公司管理和决策提供参考。

六、会议纪要的监督与评估

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

2.建立会议纪要执行监督机制，对未按要求执行的责任人进行提醒和督促。

3.通过会议纪要的执行情况，评估会议效果，为公司会议管理提供优化方向。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员提交会议室申请。

2.申请内容应包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等，以便于安排合适的会议室。

3.预订会议室需遵循先到先得的原则，特殊情况需协调解决。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，以满足不同会议需求。

2.会议室布局应合理，确保参会人员视线、听力均不受阻碍。

3.定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，以免影响会议进行。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭会议室设备，关闭门窗，确保会议室整洁和安全。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常。

2.会议组织者应了解会议室安全设施及应急措施，遇紧急情况时，及时组织人员疏散。

3.加强对会议室钥匙、门禁卡等物品的管理，防止未经授权的人员进入会议室。

五、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行保洁，保持室内环境整洁、卫生。

2.对于会议室内损坏的设施，应及时报修，确保会议室的正常使用。

3.鼓励节约使用会议室资源，降低公司运营成本。

六、会议室预约管理优化

1.建立会议室预约管理系统，提高会议室使用效率，避免资源浪费。

2.收集会议室使用反馈，不断优化预约管理流程，提升会议室服务质量。

3.定期对会议室管理规定进行宣传和培训，确保参会人员了解并遵守相关规定。

第五章附则

本制度的解