DB6110T 54-2024党政机关会务服务规范

6110 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定本文件主要起草人：郭浩敏、王琰、姚馨、党政机关会务服务规范本文件适用于商洛各级党政机关、人民团体的机关会议服务活动，事业单位可参照对会场工作人员、设备设施、服务质量实施4基本要求4.1遵循绿色、专业、科学、高效、节约的原则，可通过购买社会服务引入第三方机构开展党政机关4.2坚持“以人为本”，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。4.3在党政机关会议服务过程中，可采用信息化、智能化、数据化技术，提高会议服务质效。5.1机构设置根据机关单位工作需求可设立会议服务组织机5.2制度建设5.2.1建立完善的会务服务管理制度，包括人员管理、设施设备运行维护管理、服务质量管理、安全5.2.2建立健全与相关部门有效的沟通机制。5.2.3设置会务服务工作岗位，配备相应专职人员5.2.4制定各岗位会议服务流程和技术5.3会议场所5.3.1配置与会议规模、规格相宜的会议室。5.3.2会议场所应具备音响设备、灯光系统、电子屏系统、电视电话会议系统等设施及完善的视频监5.4外围辅助设施5.4.1公共信息导向系统应规范、清晰、连续、醒目，设置楼层分布平面示意图、会议室位置指示等5.4.2加强安全应急管理。在疏散通道、安全出口、消防通道、应急照明等应急设施部位设置醒目的5.4.4有特殊要求的，可配置手机信号干扰器、手机存放柜、碎纸机等保密技术防护设备。5.5人员管理5.5.1选聘5.5.2培训5.5.3考核6.1建立健全会议安全管理制度，制定消防疏散应急预案、设备保障应急预案等突发事件应急预案及6.2定期开展安全隐患排查。对会务管理人员和会务服务保障人员进行安全知识、应急救援知识的培6.3会议期间应加强安全巡查。若发生突发事件，应立即采取应急措7.1.2接到会议预约后，做好会议登记，填写《党），7.1.3对可能影响会议顺利召开的因素进行预判，按照“先上级后下级，先紧急后一般”的原则科学7.2.1.1制定会议服务保障方案，明确分工与职责，必要时组织召开7.2.1.2若会议需求发生变更时，以主办方单位通知为准，会议室、候会室、会场外围、卫生间、电梯间应保持干净服务人员根据会议需求及参会人数提前准备会议所需用品，并按照会议主办单位要求进行会场布置，主席台、桌椅、会标、桌签、会议用品等摆放应符合以下要7.2.2.2.1主席台位于会场正前方。主席台布置遵循“左为尊”的原则。单主宾主位居中，双主宾则7.2.2.2.2会场桌椅摆放整齐、平稳，宜摆放在投影右侧，与观众席呈60°;无投影或投影安置在两侧时，可摆放在主席台中间，与观众席7.2.2.2.4会标应显示在主席台正上方位置，字体、大小应与会场适宜。LED会标应用黑底红字，自7.2.2.2.6如需布置旗帜和徽标，应固定好每一面旗帜，对悬挂好的旗面、旗头、旗穗梳理，保证干净、整齐、平顺。徽标悬挂主席台正后方，保7.2.2.2.7座次图、签到桌摆放在会场主入口，指示牌摆放在拐角、电梯口醒目处，指示牌内容和方7.2.2.2.8会议用品摆放前应认真检查，确保无污渍、无破损。话筒、桌签、方巾托、茶杯应从左往齐叠放。如需摆放铅笔、签字笔等，应成45°斜角放置在资料右侧或平行于资料右侧，笔尖向前，标技术人员根据会议需求布置、调试会场的线路、话筒7.2.2.3.1按需安装话筒，话筒摆放高度、弧度、边距呈一条直线。鹅颈等有线话筒底座距桌子前沿15cm，话筒摆放高度距离桌面20cm。无线话筒信号接收器应考虑信号覆盖范围，确保电7.2.2.3.2线路布置宜采用隐藏式，无法隐藏的，走线应横平竖直、直角转弯7.2.2.3.3视音频设备布局应科学合理7.2.2.3.5举办涉外会议时，应提前准备同声7.3.3.1会场值守人员在会中应时刻关注会场动态，及时提7.3.3.2巡查会场温度、灯光，7.3.3.3非参会人员需传递文件或7.3.3.4涉密会议茶水服务结束后，服务人员应立即退出会场在会议结束后，服务人员立即打开会议室门，提醒7.4.2.1会议结束后立即查看会场，若发现有遗留物品应及时告知会议主办单位，联系失主。如未能），7.4.2.2工作人员立即检查会场内物品及设备设施，若有缺失或损坏，及时报告会议主办单位和会务），b)设备开机和关机时间；7.4.2.4收拾桌面，清扫会场，桌椅归位，对会场进行消杀通风并记录，消杀通风作业结束后关闭会8.1建立服务质量监督评价机制，明确评价内容8.2开展会务服务满意度调查，填写《会务服务满意度评价表》（见附录F及时发现会务服务存b)服务时间准确率；a)征求会议主办单位的意见和建议；对收集的会务服务质量评价信息进行分析汇总。服务质量分析b)有关服务质量的问题；b)及时向相关方反馈投诉办理情况。A.1会务主管A.1.1负责会务服务工作的日常管理A.1.2根据会议需求，合理安排会场服务人员和技术人员。A.1.3带领会议预约人员、技术人员A.1.4按照本文件要求，对工作人员工作落实情况A.1.6负责办会单位满意度测评改进、投A.2预约人员A.2.1受理会议预约信息，全面了解会议主办单位的会议需求，做好会议预定信息的记录工作。A.2.2做好会议室使用费用结算、发票开具工作。A.2.3与会议主办单位保持良好的沟通，及时了解领导、会议主办单位的需求，及时调整改进。A.2.4配合会务主管领导做好其他工作。A.3技术人员A.3.1负责会议室音响设备、投影器材、电脑设备、电子显示屏、有线无线网络、视频设备等会议用A.3.2根据会议实际使用需求，对会议设备适时提出汰旧换新、A.3.3配合会务主管领导做好其他工作。A.4服务人员A.4.1应按本文件中规定的内容和操作要求，为与会人员提供满意的会议服务。A.4.2及时与会议预约人员沟通，严格按照《党政机关会议预约确认表》上的要求，组织开展会前准备、会中服务、会后整理等相关服务工作，确保会A.4.4积极配合会务主管领导的日常管理和工作部署，做好本职工作，提升自身服务技能。A.4.5熟悉会场布局及设施设备、外部环境。A.4.6配合会务主管领导做好其他工作。头发的整体要求：头发保持干净整洁、无头屑、无异味；只可染黑色或与原发色工服穿戴必须整齐，保持干净整洁、熨烫平展，无B.1.4.3袜子要求：夏季女士着裙装，总体要求：上体正直，头正目平，肩平胸挺，直腰收于身体前面（小腹位置挺胸收腹、立腰提臀，双肩后展下沉；表情放松，面露微笑。男士坐姿：从椅子左侧入座,坐于椅子前三分之二处位置；双脚分开与肩同宽；双手自女士坐姿：从椅子左侧入座,入座时要轻而稳，坐于椅子前三分之一处位置；穿裙子时，入在两条非常相近的平行线上，两膝内侧有轻脚跟提起，脚尖着地。女性应靠紧双腿，男性则可适度的将其分开，臀部向下，以后腿支撑身会人员，走至转弯或台阶处，稍作停留等待与会人员跟上后再继续或右手屈臂由前抬起，以肘关节为轴，前臂由上b)二度鞠躬：身体上部向下弯约30°,目光注视脚尖前2m～2.5m处地面，常用于进出会c)三度鞠躬：身体上部向下弯约45°,目光注视脚尖前1m～1.5m处地面，表示向对方深动作要领：尊者先伸手；力度约2kg，时间约5s；女士握位，食指位；男士人，主人先；送走客人，客人先。服务人员在服务过程中不应主动与与会人候再握手；切忌手脏、湿、凉；切忌掌心向下；不可越过他人人D.1会议座次安排原则为“前为上、中为上、左为尊”D.8.1对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到达会场后，可及时调整座次、桌签，防止主席台上出现名签差错或领导D.8.2多个部门领导人同时上主席台，通常按照部门次序排列。对一些德高望重的老同志，可适当往前排；对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，a)暖瓶：完好无损，干净无污渍，同一会场颜色统一。b)一次性纸杯：无破损，花色统一。c)瓷杯：无破损、无污渍，经过消毒，款式颜b)根据与会人员饮水习惯或要求调整合适的茶杯。E.6.1茶水服务时应由两名服务员于宾客身后同时从b)茶杯与下巴呈15°~30°时，可稍缓续水；c)茶杯与下巴呈30°~60°时，尽快续水；d)茶杯与下巴呈60°~90°时，立即续水。E.6.4茶水服务时服务人员应立在与会人员的右后方