安全管理文件管理程序

PAGE文件管理程序1适用范围本程序适用于公司SHE管理体系文件的管理。2职责2.1最高管理者最高管理者负责对SHE管理手册的批准和发布。2.2SHE管理者代表负责组织SHE管理手册审核和程序文件的批准发布，负责组织SHE文件的定期评审和重要文件更改的批准。2.3生产经营办（SHE办公室）SHE文件归口管理部门，负责SHE管理手册的编制、组织程序文件的编写并汇编、审核与发放，组织体系文件的评审与修订。2.4办公室负责外来文件的签收、登记、批文、传递和归档。为一运行周期后受控的各类文件的存档、保管、借阅及销毁的归口管理部门。2.5其他职能部门负责本部门主管的运行控制文件的编制和控制。2.6所属企业负责本单位SHE管理手册、程序文件、作业指导书等SHE有效文件的编写、审核、批准与发布，组织体系文件的评审与修订。3管理内容和工作程序3.1SHE文件分类3.1.1外来文件外来文件是国家或上级主管部门下发的文件，主要包括：－国家、地方政府有关SHE的法律法规及其它要求；－行业SHE管理文件；－上级主管部门下发的相关行业技术标准和规范；－其他与SHE有关的文件。3.1.2内部文件内部文件是公司为保证SHE管理体系有效运行而制定并必须执行的文件，主要包括：－管理手册－程序文件－运行控制文件－作业指导书－运行记录3.2文件的编制、审批文件名称编写会签审核审查批准SHE管理手册（MN）SHE办公室/SHE管理者代表/最高管理者程序文件（SP）专业主管部室关联部门负责人专业主管部室负责人SHE办公室管理者代表运行控制文件（SOP）专业主管部室关联部门负责人专业主管部室负责人SHE办公室事业部主管领导作业指导书（WI）基层单位/基层单位负责人专业主管部室事业部主管领导3.2.1SHE内部文件的编制、审批发布3.2.1.1SHE管理手册由生产经营办负责编制，经SHE管理者代表审核后，由最高管理者批准发布。3.2.1.2程序文件由生产经营办归口管理，由专业主管部门负责编写并审核，相关部门会签，SHE管理办公室审核，管理者代表批准发布。3.2.1.3运行控制文件由各专业主管部门负责编写，由专业主管部门负责编写并审核，相关部门会签，SHE管理办公室审核，由事业部主管领导批准发布。3.2.1.4作业指导书由使用单位负责编写，专业主管部门审核。3.2.2程序文件的发布3.2.2.1SHE管理体系程序文件汇编后统一发布，设置文件的编号、版本号及修订次，注明受控状态。3.2.2.2程序文件汇编应注明修订、发布及实施日期。3.3文件的接收、发放3.3.1外来文件3.3.1.1外来文件由办公室负责签收、登记，经主管领导审批后由各主管部门分发与管理。3.3.1.2法律法规、国家标准、行业标准文件由各专业主管部门负责收文、识别、分发和管理。3.3.2内部文件3.3.2.1管理手册和程序文件由生产经营办负责发放。3.3.2.2运行控制文件由专业主管部门负责发放。3.3.2.3发文单位和收文单位均应按规定做好文件接收和登记手续，以便文件的追溯。3.4文件受控与非受控3.4.1“受控文件”用于SHE管理体系运行的场所，应按规定的范围、数量发放,加盖“受控”印章。3.4.2“非受控文件”提供给SHE管理体系运行以外的场所参考使用。当体系文件变更时不再追踪。3.4.3受控文件的管理各单位应建立《SHE管理体系受控文件一览表》，以识别文件的受控状态。3.5文件标识3.5.1.文件标识3.5.1.1SHE管理手册ZGHGXJ/SHE—GS—□□□□发布年号管理手册公司3.5.1.2程序文件 ZGHGXJ/SHE—CW—□□—□□—□□□□发布年号顺序号标准要素代码程序文件公司标准要素是指中国化工集团公司企业标准CCSHE-002-2013《中国化工集团公司SHE管理规范》中的SHE十二大要素，标准要素代码见附录H；顺序号表示该程序是所属标准要求的第几个文件，顺序号见附录H。示例：ZGHGXJ/SHE—CW—4.2—01—2004发布年号2004年对应标准要求的第1个文件标准要素第2个程序文件公司3.5.1.3运行控制文件ZGHGXJ/SHE—□□□—□□—□□□□发布年号顺序号单位代码公司示例：ZGHGXJ/SHE—B01—07—20042004年发布第7号生产经营办公司3.5.1.4作业指导书□□□-□□顺序号单位代码3.5.2单位代码见附录H。3.5.3记录的标识见《记录管理程序》。3.6文件的修改、评审和改版3.6.1文件的修改由该文件编写部门组织起草，按原文件程序审批，文件主管部门填写《受控文件修改通知单》按原范围发放。3.6.2对审核和评审中发现SHE文件规定不适宜的要及时对文件进行更改、更换和回收。3.6.3文件的版本控制3.6.3.1首发版次以A标记，版次按A、B、C……排序。3.6.3.2出现下列情况之一时，《SHE管理手册》、《程序文件》应进行换版。a）运行体制等发生重大变化时；b）SHE管理体系文件做重大改编时；c）一般情况下每三年换版一次。3.6.3.3受控版本的文件改版或换版后，必须及时从使用场所撤出旧版本文件，发放新版本文件。3.7文件的保管、借阅、使用及复制3.7.1文件的保管所用文件由各单位负责妥善保管。3.7.2文件的借阅受控文件一般不外借，特殊情况需经主管领导批准；内部借阅需填写《受控文件借阅登记表》。3.7.3文件的使用3.7.3.1使用部门领用文件需填写《受控文件领用登记表》。3.7.3.2因部门使用的份数不足需要补领时，应由本部门填写《受控文件领用审批表》，经本部门及文件主管部门负责人批准后领取。3.7.3.3当文件破损影响使用时，由使用单位填写《受控文件领用审批表》后到主管部门补领文件。新文件沿用原文件的分发号，旧文件交主管部门。3.7.3.4若文件丢失，由使用单位填写《受控文件领用审批表》。补发的文件采用新分发号，并注明丢失原文件分发号，必要时将丢失文件的编号及分发号通知各使用单位。3.8失效和作废文件的回收与销毁在一个运行周期的受控文件作废时，由主管部门按《受控文件领用登记表》逐一收回。需保留的作废文件应加盖“保留”印章并隔离存放。4相关记录（1）文件审批表（附录1）（2）受控文件清单（附录2）（3）文件发放/回收记录（附录3）

附录1：文件审批表文件编号：