某高校综合档案管理软硬件购置项目建设需求

某高校综合档案管理软硬件购置项目建设需求一、项目概况（一）项目背景1、顺应档案事业发展趋势，构建现代档案管理体系的需要近三年，国家、省、市密集制定电子文件管理和系统建设管理办法，快速推进档案工作的信息化转型升级。通过对标档案行业建设规范，同时对比省内外同类别高校档案管理水平，我校档案管理目前尚处于“初始阶段”，主要是建立机读档案目录并进行检索，由人工完成档案收集、处理和数据录入，与先进档案管理存在较大差距。2、配合学校信息化建设规划，为学校高质量发展提供信息化档案支撑的需要在某些方面实现了无纸化办公，采用了更加智慧便捷的采购管理信息平台、资产管理系统、财务报账系统等业务系统，网上办事极大提高了校园事务的处理速度。随着校内各类系统的普遍应用，形成的电子文件数量激增，而这些电子文件对于学校发展历程记录具有极其重要的意义，鉴于电子文件不及时收集极易流失的特性，如何有效收集和管理这些电子文件，是新时期档案部门需要思考的一个重要命题。为了响应学校高水平大学建设中有关智慧校园建设的发展要求，有力收集业务部门产生的电子文件，建设智能的综合档案管理系统是很有必要的。3、优化档案管理，推动我校档案管理科学化的需要2023年，我校电子签章平台建成并逐步投入使用，电子文件归档的数量将日益增多。在远程利用和数据治理的共同驱动下，档案馆深入推进馆藏档案数字化工作，数字化成果的数量日益增多，另一方面，部分类别档案仍需以纸质形式管理，由此产生电子文件和纸质文件双轨制并行的工作局面。由于各业务部门业务系统建设标准、文件流转流程及文档管理方式各异，数据未实现统一归集。现用的档案管理系统于2010年采购，以单机操作方式为主，无法实现与业务系统的对接，业务办理过程产生的文件关系实体元数据和审批流程元数据无法收集，与各类人员未建立平台化的档案统一利用途径，未建立档案全生命周期管理策略，不利于全校原生电子文件和纸质档案的科学、规范管理。（二）建设目标综合档案管理系统建设，立足于国家、省、市档案信息化建设要求和学校档案工作发展现状，通过充分运用先进的信息技术，构建遵循档案生命周期理论的收、管、存、用管理体系，业务流程互相关联、互动衔接，建设成具有档案来源多元化、文件归档在线化、档案处理智能化、数据存储规范化、档案利用服务在线化的综合档案管理系统。对服务器、存储器、备份平台、数据库及支撑综合档案管理运作的电子文件预归档系统、档案在线利用服务系统等硬件设备及软件平台进行全方位整合，实现IT服务的集约化管理。1、构建档案全生命周期管理体系，全面推动学校产生的多类别多介质档案线上管理着力推进业务系统形成的电子文件跨平台自动或半自动归档，同时兼顾部分永久类保存价值的档案纸质归档的现实需求，构建电子文件和纸质档案双轨并行的管理模式，推动档案全过程管理。系统支持个性化门类创建，并能为所有档案门类单独设定档案管理权限以及查阅权限。系统对档案文件从产生到销毁整个过程进行全面、有序、有效的管理。且系统具备审计功能，留存文件收集、整编、归档到利用的行为信息记录。通过建立档案全文数据库、管理过程数据库及数据备份管理系统，全面支撑学校产生的各类电子档案在线合规接收进馆、有效保存和合法利用，使其建设成为校属各单位电子档案的数据归集中心、重要电子档案的永久保存基地。2、档案业务系统建设全面化，推动档案管理工作的信息化转型升级随着信息技术的进步和档案管理越来越精细化，系统建设包括收、管、存、用基础功能外，还应涵盖档案资源开发、环境监控、库房管理，以及将相关业务系统纳入平台化管理，如声像档案管理系统、学生档案管理系统、数据备份管理系统、智能库房管理系统等，使得档案业务活动尽可能通过网络进行并实现过程留痕。3、建成集移动、开放、共享、互动于一体的在线利用服务体系以用户为主体，以利用需求为导向，建立一体化档案利用申请、信息查询、信息发布在线利用服务模式，实现校内教职工、在校学生、广大毕业生、用人单位等利用群体全覆盖。在线利用服务体系全面整合馆内六类档案利用服务事项，提供多元化的档案信息服务。用户前端采用移动端和网页端相结合的进入模式，用户可通过网上服务中心、广大官微和档案馆官网等渠道在线申办档案利用、查询、预约等业务，实现档案利用的时间泛在、地点泛在及方式泛在。同时，系统具备档案目录信息及档案全文的检索利用服务，为后续档案开放利用奠定基础。（三）总体要求1、系统设计总体要求（1）前瞻性：系统设计应遵循全面规划、统一设计、分步实施、兼顾现有系统的原则；设计应全面、周到，注意预留余量，以适应未来发展的需要。（2）先进性：采用当前国际先进成熟的主流技术，从而保证整个系统在技术上处于领先地位，系统在建成后一段时间内不会因技术落后而大规模调整，并能够通过升级保持系统的先进性，延长其生命周期，同时又要保证先进的技术是稳定的、成熟的，紧跟IT技术趋势，符合当今世界技术发展的方向，支持信创路线。（3）可靠性：系统要具有较强的容错能力和良好的恢复能力，软件系统要能够连续长时间不间断工作，并能在不影响系统运转的情况下做到模块在线测试、更新、加载，应采取成熟可靠的技术和体系结构，采用具有质量保证体系的产品。（4）实用性：符合国内外有关规范的要求，结合实际业务需求和现有业务系统的情况，投资和运行费用低，具备实用价值，易操作、易管理。（5）统一性：遵循统一性的原则，保证业务、功能、界面、内容的统一化和标准化，从而达到服务的规范化和管理的高效性。（6）灵活性：系统要能与以后业务的变动相适应。业务流程和信息分类应可自定义，当业务变动时，无需修改系统或只需极少修改即可。（7）开放性：系统架构、代码以及采用的第三方应用均应遵循开放性原则。建立统一开放的系统接口，使系统具备良好的兼容性、扩展性和可移植性。2、技术要求（1）系统建设应体现集约化建设原则，须充分利用学校已有公共平台及公共资源（如信息化基础设施、数据共享交换平台、统一门户、统一认证平台、统一用户中心、消息中心、电子签章系统、网站集群等），已有功能须避免重复建设，面向师生的服务事项尽可能通过网上服务中心进行。（2）系统建设应体现开放共享原则，信息资源必须通过数据共享交换平台进行数据共享交换，避免产生新的数据孤岛。（3）系统建设应注重业务协同，充分考虑学校业务系统对接需求。（4）系统建设应高度重视网络安全，强化对敏感数据的保护。（5）软件架构要求为B/S结构，采用由Web服务器、应用服务器、后台数据库和存储服务器形成的分层体系结构。服务器层要适应主流的WebServer、ApplicationServer和主流中间件。（6）客户端支持多种主流浏览器，包括IE9以上版本、Edge、Chrome、Firefox、Safari等主流浏览器。简化浏览器设置要求或者零设置，免去安装插件、清除浏览数据等操作要求。对于不支持的浏览器，需要提供界面提醒。（7）系统应采用MVC三层架构（表示层、业务逻辑层、数据核心层）以保证良好的可扩展性。实现数据与业务模块的分离，底层数据库相对稳定，顶层各种应用相对独立。可根据需求删除和增加应用，同时不影响其它业务功能的正常使用。业务表示层采用富客户端技术，提供快速响应的客户端数据缓存能力。（8）系统应具有良好的可操控性，用户操作简单易懂，用户界面简洁美观。（9）信息存储结构的设计要充分考虑可扩展性，数据查找方便、检索迅速。系统能够提供充足的信息和快捷的查询手段，提供灵活多样的组合查询功能。（10）系统应符合现有主要工作流程，充分考虑原有系统及其信息和数据的可再利用性。必须与现有系统衔接，能同步现有数据，妥善兼容历史数据。新系统功能模块运行，部分模块将与现有系统的模块并行。须保证现有系统运行的稳定性和可靠性，不应影响学校各部门对现有系统的正常使用。（11）灵活性高，适应力强，易扩展，构件化易于系统重构，流程可改变。技术框架的可延续性强，易于升级维护，不要造成后期运维困难、更新升级不及时。系统底层框架要稳定，保障数据完整性和数据有效性，不会出现数据会丢失的现象。系统可灵活配置，不硬编码。（12）提供与其他软件系统对接的接口。如数据接口服务，WebService接口服务等，并可通过限制IP、密钥加密等提高安全性。（13）支持excel格式批量数据导入操作，数据导入前进行数据检查清洗过滤。支持多种文件格式的数据导出，包括excel\doc\pdf等文件格式。要注意导入导出的安全性问题，防止用户在客户端通过调整参数导入导出许可范围外的表或字段的数据。上传、下载附件时要进行路径的安全检查，只能访问文件服务器上的指定路径。（14）系统稳定可靠性高，具有容错处理能力，实现攻击防范。数据安全保密性好，保护用户个人隐私。（15）系统模块设置要合理，保证不会由于功能模块的增加或改变而影响数据库的独立性和完整性。系统开发采用模块化的开发方式，模块之间相互独立，模块接口开放、明确，模块的修改不能影响其他模块的应用。（16）系统的程序开发必须规范化，要有统一的命名规范，包括模块名、变量名、函数名等。程序要有良好的编码风格，代码要有统一的格式规范，程序中必须给出详尽的注解，代码可读性强，严禁使用全局性定义。（17）支持持续集成和持续发布CI/CD。（18）支持我校统一身份登录认证和普通用户密码登录认证。支持多样化的验证登录机制，包括验证码验证、滑动验证、点击验证等。支持弹出式操作验证。（19）系统应具备日志记录功能，记录每个用户操作的操作日志。（20）采用基于角色的访问控制策略，通过定义角色，配置相关的功能资源权限和业务规则资源权限，实现灵活的角色定义策略。（21）提供待办事项服务功能，用户登录系统后显示待办事项，并可跳转进入到相应的业务模块。（22）系统本身要设置防护机制，禁止用户频繁访问系统，禁止用户频繁登录次数。对于某些高并发应用，在应用服务器端判断用户访问的次数，当超过阀值时要锁定用户帐号，并在一段时间内禁止其使用系统。对于在短时间频繁进行登录操作的用户，要控制用户单位时间内登录次数。若超过操作阀值，则视为攻击行为，则锁定用户帐号，不允许其登录系统或继续访问系统。（23）在一台电脑同时登录多个帐号时，如果打开的是同一个会话，后面登录帐号的session覆盖前面登录帐号的session；如果用户在前面session已失效的用户界面进行操作，系统应自动提示用户“会话已失效”，并让用户关掉窗口。3、系统性能要求系统能够支持并发用户数大于200人。系统对注册用户数量没有限制。系统支持海量档案数据运转和管理，在档案案卷条目为13万卷规模下，目录检索系统响应时间不超过3秒，全文检索响应时间不超过5秒。电子目录数据接收、导入（导出）临时或核心数据库每批次能承载万条以上，记录数据信息不发生错误。二、建设内容清单序号资源名称规格（详见系统功能和设备主要技术参数要求）1综合档案管理系统1、功能模块：档案预归档、档案资源管理、在线利用服务、学生档案管理、档案数据存储备份管理。2、业务系统对接：OA系统对接、声像档案管理系统对接、采购管理信息平台对接、电子签章系统对接。3、平台集成：与网上服务中心集成、与学校统一身份认证集成、与广大官微集成、与档案馆官网集成、与EMS寄件系统集成、与学校信息门户集成、与学校消息中心集成、与学校企业微信集成。2信息化硬件设备台式计算机12台、扫描仪2台、综合销毁设备4台、多功能一体机2台。3数据迁移原档案系统上的数据完整迁移到新建档案管理系统。三、系统功能需求（一）综合档案管理系统按照档案管理类型和归档业务流程，综合档案管理系统功能需包括档案预归档、档案资源管理、在线利用服务、学生档案管理、档案数据存储备份管理。系统需支持目前我校电子文件和纸质档案双轨并行的管理模式，具备电子档案单套制管理机制，且能支持向三合一管理模式平滑转换。档案预归档模块需支持传统纸质档案和电子档案的收集、整理、预归档，实现纸质档案和电子档案一体化预归档管理。档案资源管理完成档案的日常业务，包括预归档平台移交文件的接收、整理、归档入库、档案编研、库房管理、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理与配置。档案在线利用服务平台是一站式档案业务线上办理平台，为校内教职工、在校生、毕业生、用人单位提供各类档案业务办理通道。学生档案管理应支持学生名册建立与管理、学生档案转递去向查询、档案转递申请、业务办理预约。档案数据存储备份管理系统提供档案数据存储备份策略，集中管理档案数据的各类备份介质，推动数据保存的合规性，保障数据安全。综合档案管理系统需支持一体化平台管理，为各档案业务系统提供平台化、集成化、一体化、模块化、可视化的管理，并将在线利用服务、已建成的声像档案管理系统、未来建设的智能库房系统等相关业务系统纳入统一管理。一体化平台需支持用户单点登录进行全平台业务系统操作，需具备平台用户权限管理功能。需实现业务数据、库房数据等数据的可视化展示。需支持不同类型档案系统的统一认证、访问授权和策略控制。需支持基于角色、应用、群组、数据等多层次细粒度授权。1.档案预归档档案预归档模块需包括传统档案采集和电子档案接收，支持档案馆专职档案员和校属单位兼职档案员进行档案收集、整理、预归档操作。传统档案采集支持手工录入档案信息、整理移交。各单位兼职档案员在此模块进行数据著录、批量处理、电子文件上传、下载。电子档案接收支持电子档案在线和离线接收、批量和零散接收，接收业务系统数据，保存接收过程信息。支持自动化、多样化的电子文件采集，需要对业务系统在线移交的电子文件做数据捕获、检测、解析、封装等处理。具备各种业务系统对接接口，可通过该平台实现业务系统数据在线归档。（1）档案分类系统具备对档案进行聚合、分类与排序的功能，对电子档案类目结构进行调整。支持业务系统对接在线移交的电子文件和传统档案手工录入档案的排序调整，同时可依据档案实体分类方式对档案进行排序，实现双套制模式下档案的统一管理。支持档案分类菜单树的自定义显示，支持档案条目的档号及编号等元数据字段根据排序进行调整。（2）档案编目需具备档案整理功能，包括著录、组卷、上传、格式转换、审核归档等，支持将档案目录与电子档案实现关联。为专、兼职档案员提供简单清晰的档案数据菜单，提供实体分类方案和归档范围，实现数据的精准收集和分类。支持以卷、件等多种方式著录管理，根据档案类别个性化配置档案著录模版，用户可根据在系统后台配置好的著录模板进行著录选择，案卷及文件会根据档号自动组卷。系统著录具备著录提示、著录信息记忆、信息继承等辅助功能。系统需要实现智能著录，支持对数字化PDF文件、电子文件、数据及档案条目等信息实现自动著录及导入。支持电子文件部分元数据自动采集，系统支持在预览页面针对元数据进行自动填充划图智能著录。需具备组卷功能，包括案卷补充、拆卷、件卷转换及复制新增等。支持将已著录好的档案条目进行复制新增操作，并自动对关联元数据进行数值变动。支持批量上传电子原文，支持GB以上大文件上传，支持断点续传。同时支持批量挂接电子文件（电子原文或ZIP压缩包），实现电子文件与档案条目的关联。挂接完成后系统可显示挂接失败的文件以及反馈挂接失败原因。支持配置案卷级及文件级目录规则，支持电子档案目录数据库的自动生成，实现多层级档案目录创建和目录另存，不同层级的目录可灵活调整。系统需具备目录数据批量导入和更新导入功能。需支持导入数据自动校验，如有错误给出提示，并能生成导入报告，并支持将档案条目中的信息进行更新替换。系统需支持将非规范格式的电子档案转换为规范格式的电子档案，支持双层PDF格式转换功能，记录格式转换结果信息，生成格式转换报告。（3）电子档案接收处理支持按批次接收业务系统产生的电子文件及其元数据，生成电子档案接收登记表。系统对电子文件进行整理、分类、元数据录入等操作，通过电子文件预归档系统元数据映射规则配置、接收数据，并支持手工补录，系统具备维护电子文件及其元数据之间的关联关系的功能。对非通用归档格式的的电子文件，具备转化为通用归档格式电子文件的格式转化功能。（4）电子档案接收检查系统具备对接收电子文件的数量、质量和规范性等进行检查的功能。支持对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检查，判断其是否符合标准和要求，支持对不符合归档要求的档案数据进行标注和退回处理，支持对接收的电子文件进行查重处理，支持记录电子档案接收检查的过程信息，生成质量检查报告，反馈接收检查结果，检查结果以图、表形式进行统计和呈现。（5）电子档案接收登记具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持批量登记、逐件登记、数量清点和核对。支持在登记过程中对电子档案的数量、内容和元数据进行确认。对登记成功的电子档案设置为不可修改状态，若需变动必须通过相关流程进行审批。（6）数字化成果接收数字化成果接收过程中，系统需支持批量挂接和断点续传。档案数字化成果中的电子原文按多文件形式管理，系统需支持直接拖动文件夹或压缩包上传档案系统进行批量挂接操作。在档案上传或批量挂接时，支持大文件或大数据快速上传。在传输中断后，再次进行传输时，可继续上传，并支持断点记录。（7）电子档案预归档系统需支持通过预归档审核模块完成对已提交归档申请的档案条目和电子文件进行审核，并对四性检测和人工检查的结果作出驳回整改或同意入库操作。2.档案资源管理根据《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784-2021）及《数字档案馆建设指南》（档办[2010]116号）相关要求，为实现对电子档案的有序管理和有效控制，应建立涵盖所有数字档案、具备长期保存和安全的资源总库。建立档案资源管理库，支持接收、检测、编目、格式转换、归档、鉴定与处置等工作流程，用于数字档案管理和辅助实体档案管理。系统需具备系统档案收集、档案管理、档案统计、档案编研、档案鉴定与处置、系统管理等功能模块。（1）档案收集支持接收档案预归档模块移交的三类数据（包含业务系统数据、手工著录数据和数字化成果），并对移交数据进行四性检测和移交登记。（2）档案管理系统需具备对预归档模块移交的数据进行管理的功能，具体包括档案数据预览、添加、编辑、排序、合并拆分、删除、查重、归档及撤销归档、OCR识别、检索、打印、导出、条码批量生成、四性检测等。能对不同来源（业务系统、数字化扫描、手工著录）、不同状态（归档/未归档/正在归档/已归档）的数据，分别进行标记。①全宗管理针对复杂档案业态、档案门类树管理模式过于复杂冗余带来的管理不便，系统需具备多全宗切换管理功能。②档案数据管理系统需具备在线预览功能。支持电子文件通用预览技术，在不安装任何插件的情况下，通过客户端浏览器即可在线预览各种常见格式的电子文件。系统需支持新增数据。对已完成组卷的数据，支持新增数据的自动添加功能，识别相匹配的文件级、案卷级档号，完成档案数据的自动组卷。系统具备编辑功能。实现对档案案卷、卷内目录数据、档案著录信息的修改。支持排序、显示字段设置。具备查重功能，包括但不仅限于档号重复、题名重复等，并能对重复条目予以关联显示，辅助人员处理。系统需具备对案卷进行拆卷和重整的功能。支持对案卷进行分卷、合卷、拆卷、插卷、卷内顺序调整、重新生成档号操作。能对档案进行快速卷内上移、下移、插件、删除等操作，并自动调整相关档号。系统需具备OCR识别功能。支持对多类型格式文件全文检索，支持当页识别、全文件识别。针对OCR识别内容，系统支持人工判断识别内容准确性，对识别出的OCR文档进行人工修改，保证全文检索的准确性。系统需支持在线打印档案目录。在不安装第三方插件的情况下实现档案目录的在线打印，支持档案目录中自定义件的打印范围，并支持对打印预览状态下的目录进行调整。对于电子档案打印，需支持在不安装插件的情况下在线进行遮盖式打印，能同时遮盖多个位置，并可实现导出。系统支持严格按照国家档案局数据进馆要求实现档案数据的EEP封装。需具备自动封装功能，同时可支持自定义选择目标档案数据导出EEP封装包。系统需具备归档功能。对档案数据进行审核、审批和归档管理。审核人员可以查看修改档案信息、验证文件完整性、四性检测、核对档案内容等，判断档案是否符合标准和要求。档案数据符合归档要求，系统支持审核人员对档案数据加盖归档章并实施归档，归档章的内容、样式能自定义配置。系统需支持撤销归档操作。对已经完成归档的数据如果有问题或者发生误归档等情况，可在线撤销归档，撤销完成后数据可根据业务流程灵活设置回退途径，重新执行线上归档流程。系统需配合实现实体档案入库管理。对有实体档案管理需求的档案，电子档案可按实体档案入库情况，将电子数据入库至库房管理模块。系统支持档案抽样检测。对档案库中抽取若干条档案数据，可自定义抽检比例、抽检条目等，并对抽取的档案数据进行四性检测，生成抽样检测报告，检测结果以报表形式返回给用户。③专题档案管理结合档案馆管理工作实际，要求系统具备专题档案管理功能，形成专题档案数据库，支持对重大活动过程中形成的专题档案进行整体管理。④档案查询系统需提供全文检索、表内查询、校对查询、高级查询等档案查询方式。系统支持根据需要选择档案表，输入的关键词之间用空格相连，对档案系统中所有门类档案进行检索。上传进系统的文本内容能在线提取全文信息，实现全文检索。单层pdf或jpg、tif等图像格式，经过系统OCR识别后，文字信息也可实现全文检索。检索文字在检索到的文本中高亮显示。能进行全文检索结果的分类查询，将查询后的结果按照档案表进行排序显示。系统需支持全字段检索、跨库查询、分类查询及查询历史数据检索，具备以图搜图功能。⑤档案工作评价支持对参与档案归档工作的校属单位年度档案工作进行检查、评估。系统支持以评分的形式对校属单位进行工作考核，评分从时效性、完成度等维度进行，也可根据实际工作需要进行灵活调整。⑥档案借阅系统需具备档案借阅功能，包含实体档案借阅和电子档案借阅，此处借阅业务前台在学校OA部署，经授权人员（校领导、中层干部、兼职档案员等）具备档案借阅权限。系统需支持实体档案借阅流程配置和借阅管理等。包括实体档案借阅申请、审批、在线预约查档时间、到期归还、到期催还、借出与归还日期登记等功能。对于电子档案在线借阅服务，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等，并记录用户使用电子档案的意见和效果。系统支持上传进系统的电子文件可以进行类似百度网盘形式的分享操作，可以设置提取码与有效期，超过时限自动收回。借阅统计应纳入利用统计。⑦设置管理系统需支持归档菜单模式切换和列表自定义设置。系统需内嵌归档范围和保管期限表，提供适合专职档案员和兼职档案员不同模式的菜单切换。支持在条目显示页面自定义元数据显示的内容，并支持自定义元数据内容排序。为方便针对档案条目数据的批量修改等操作，每页显示条目数据数量除可按默认内置值显示外，还支持用户自定义条目管理页面展示行数。系统需具备电子文件水印添加功能。系统支持针对任意一个电子文件在移交归档等生命周期各个阶段自定义文件水印。支持在文件中添加暗水印，形成在电子档案上隐藏的隐形信息。（3）档案统计档案统计需包括馆藏档案统计、校属单位档案移交量统计、档案利用情况统计、年报统计和自定义数据统计等多种统计模式，可按照归档单位、档案类别、保管期限、密级、年度等维度对档案进行统计，统计项包括卷数、件数、页数、电子文件数、电子文件大小等，所有的统计数据通过条形图、饼状图、折线图、Excel图表等形式展示、导出和打印，进行数据分析。①馆藏档案统计可按照档案门类、年度、保管期限等维度对系统中的存量档案进行数量统计，可统计条目数量，电子文件个数以及电子文件总容量等相关参数信息。②校属单位档案移交量统计可对校属单位业务系统移交电子文件和手工著录档案的数量及大小进行分类统计，并支持对不同阶段移交量的纵向比对，为校属单位立卷情况评价提供辅助。③利用统计系统需支持对档案的利用情况进行统计。需实现线上利用自动统计和线下利用录入统一管理，可自动获取利用申请单相关字段信息，包括单位、姓名、利用形式、利用卷件号、档号、利用目的等信息，形成《档案利用登记表》。系统支持按照相关利用信息项进行纵向数据比对，如2021-2024年用于“学术研究”的查阅人数比较，实现对档案利用情况的多角度分析。④年报统计按照国家档案局最新发布的《档案室基本情况表》、《档案馆基本情况表》标准格式和内容生成年报报表。支持针对不同全宗不同年度进行统计，并且支持选中已统计完成的各年度年报进行汇总统计，完成上级单位汇总下级单位填报的年报内容。⑤自定义数据统计除系统需内置详细统计模式外，支持用户根据实际需要自定义配置其它维度的统计数据，如系统用户行为数据等。可自定义配置规则，满足不同的业务统计需求。（4）档案编研系统应具备辅助档案编研功能，包括但不限于档案在线查找、档案筛选、辅文撰写、审核校对及编研成果管理与发布。系统需建立编研专题库，如大事记、历史沿革等，并合理设计专题库的库结构。支持由编研集创作负责人创建编研集，可定义编研集的名称。系统需具备档案材料保管模块，根据选题检索相关编研档案材料，将其加入编研资料文件夹以供参阅。应具备编研成果审核校对功能，保留系统审校日志信息。编研成果可在线发布、阅览、下载及打印。（5）档案鉴定与处置系统需要提供保管期限鉴定、密级鉴定、销毁鉴定、开放审核等多种鉴定方式，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程。具备对档案鉴定和处置自动提醒功能，支持对鉴定完成后的档案进行到期续存、销毁、修改密级以及开放划控等操作。系统应保存鉴定与处置业务相关信息，包括过程信息和记录鉴定与处置的责任人员、意见及时间等信息。系统支持档案销毁管理，留存已销毁档案的目录信息和销毁处理记录。（6）系统管理主要需由全宗信息维护、档案门类配置、档案菜单配置、校属单位管理、用户管理、归档范围与保管期限表维护及系统日志管理等功能模块构成。要求系统能自定义配置全宗信息，支持管理多个全宗的档案，实现对全宗数据的分类管理、检索和利用。要求系统能配置档案的门类目录，支持自定义门类菜单，可根据每个用户的实际情况设置门类属性、门类元数据属性、门类对应的著录模板等基本参数信息。系统需支持自定义档案菜单，实现档案数据自动按照设置的字段进行分类，方便用户整理查阅。具备维护系统中校属单位信息的功能，可对各立卷单位的基本情况进行统一维护。具备系统架构下各账号的维护功能，支持对各用户的数据权限、功能权限进行配置。维护归档范围和保管期限表，支持根据不同单位、不同时期，对该表进行更新，使之完全匹配实际情况，辅助兼职档案员线上立卷。支持各单位兼职档案员自行操作人员变更。当内部机构发生变动，系统支持建立变动对应表，至少包括但不限于变动前后机构名称对应表、归档范围对应表，并在后续机构移交电子文件或系统著录时，以在元数据项中建立变动关联。支持建立完整的系统日志数据库，能对系统所有账号的各类操作进行严格的监控和记录，实现对所有系统用户的操作记录可查。系统需同时支持配置文件上传路径信息、打印模板信息、时间提醒、水印设置、归档章设置、与原件相符章设置、排序设置及数据备份等参数。3.在线利用服务支持对全部类别档案查阅利用进行集成，并在学校OA、企业微信、官网、官微等平台提供“一体化、“一站式”利用服务，支持后续利用办理（如在线借阅、寄递），实现预约、查询、办理等相关进度状态通过微信、短信主动通知、反馈。将全部利用事项一体集成，在学校OA等平台利用服务栏目同一界面显示，用户单点登录、一站式办理（校内师生通过OA或企业微信登录；校外人员利用渠道是官网、官微，通过输入手机号获取验证码的形式登录）。预约应支持在线借阅、现场借阅、寄递、发送邮箱等。预约、查询、办理等相关进度状态通过短信、微信等主动通知、反馈（消息提醒），支持申请人实时在线查看档案寄送信息。对查阅利用进行统计。利用统计应集成、关联到档案管理统计模块。4.学生档案管理（1）学生名册建立与管理。面向学生档案管理员。建立学校合并组建以来的所有学生名册数据库（数据项包含学院、专业、班级、姓名、学号、身份证号、档案状态等），支持对学生的学籍异动数据（如转专业、留级、休学、退学等）及档案状态进行更新，并可分学院、专业、班级等导出相关数据，方便与实体档案进行核对。支持学生档案转递去向查询与学生名册数据库的数据项相关联。（2）学生档案转递去向查询。面向历届和应届毕业生。与学生名册数据库的数据项相关联。毕业生可通过学校OA、企业微信服务中心或身份证号+手机号验证码的的形式登录查看本人档案去向。（3）学生档案转递申请。面向需要办理档案转递的学生。在校生可通过学校OA、企业微信服务中心提交档案转递申请，已离校学生可通过身份证号+手机号验证码进入系统申请。支持将档案转递状态主动反馈给申请人。（4）业务办理预约。面向全校师生及校外人员（含用人单位、已离校学生等）。在校师生通过学校OA、企业微信服务中心在系统预约业务办理（办理范围包括查阅档案、复印材料、开具保管证明、移交档案材料等），校外人员通过身份证号+手机号验证码进入系统预约。支持查询、预约、办理等业务的统计。5.档案数据存储备份管理建立电子档案科学合规的数据存储备份策略，且在系统建设的过程中提供详细的备份方案，实现对系统数据库、电子档案全文、目录数据、元数据及管理过程信息进行自动全量、增量备份，支持数据在线备份和离线备份。提供在线、离线数据备份服务，系统电子档案存储与备份策略具备前瞻性，可依据技术发展程度作动态调整。支持电子档案分类存储、格式转换、数据备份及数据监控保护。需支持跨系统数据备份统一管理。本项目涉及的电子文件存储备份包含综合档案管理系统和声像档案管理系统中党群类、行政类、外事类、学籍类、科研类、招标类、照片类、视频类和音频类等15类档案的存储备份。根据《数字档案馆建设指南》要求及我校档案工作管理规划，档案存储服务采用单独的平台管理模式，存储服务平台包含但不仅限于对在线存储设备、离线存储设备等相关存储的管理，采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN或其他形式的存储技术方法。（1）数据备份与恢复需要对电子档案、元数据、目录数据、电子档案管理过程信息进行备份与恢复，留存备份及恢复日志。对备份数据和介质进行登记、检测与管理。（2）库房离线存储设备管理支持对库房所有离线存储设备全生命周期管理，对设备的上架、备份、迁移、下架、销毁等环节进行全面跟踪和管理；支持迁移预警和空间预警管理，对磁介质的迁移进行到期自动提醒，对目标盘备份和迁移容量自动提醒；支持对磁介质的例行检查方案，系统应提供多套组合方案给用户进行定期的硬盘读写检查。（3）数据监控与电子档案保护系统应具备对电子档案存储状况的监控与警告功能，对存储介质不稳定、应用服务器及文件服务器存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权访问、修改或删除，完整准确记录长期保存过程中相关变动信息。系统应具备库内巡检和抽样巡检功能，并对巡检和抽取的档案数据进行四性检测，形成抽样检测报告，检测结果以报表形式返回给用户。6.库房管理实现档案库房的网络化视图展示，可以按照库房的结构搜索查看案卷及文件内容、查看文件的在库状态、对文件进行入库和移库操作。具备库房参数初始化设置功能，支持对库房温湿度、出入库房、库房安全检查、库房巡检、库房盘点、库房设备维护等各类信息的登记。预留档案库房管理系统接口，根据设备厂家提供的对接协议，实现库房环境数据监测，库房设备接入管理，库房“十防”自主化管理;满足档案安防系统接入，实现统一平台管理;预留智能密集架接口，实现密集架远程开架合架、锁定解锁及运行状态监测，支持查档联动智能密集架自动开架，快速取档;满足RFID档案管理系统接入，实现统一平台档案精准定位、快速查档、群扫群读快速盘点，档案生命周期管理。（二）业务系统对接结合业务系统建设情况、业务系统厂商系统开发能力、综合档案管理系统建设情况及相关法规要求，确定业务系统和电子文件管理系统的关系及电子文件及其元数据的归档接口，将业务产生的电子文件及其元数据信息在线归档至档案管理系统。在线归档接口包括但不限于webservice归档接口、中间数据库归档接口、归档电子文件及其元数据的规范存储结构。本项目需要与OA系统、声像档案管理系统、采购管理信息平台、电子签章系统进行对接。对接项目若产生需要支付给业务系统的开发费用，包含于本项目经费中。本项目涉及的业务系统和电子文件管理系统的关系包括两种。第一种是电子文件管理系统相对独立于各个业务系统，通过webservice或中间数据库归档接口进行电子文件及其元数据交互，同时对于下载量较多、较大的电子文件可通过FTP方式进行交互。电子文件管理系统对电子文件及其元数据进行收集（捕获、检测、登记、录入）、整理（分类、组件、编目、排序、转换、封装），其中检测不通过的数据通过接口退回业务系统并在线反馈错误信息，检测合格数据封装之后，以预归档信息包（ZIP包）的形式向综合档案管理系统移交。第二种是电子文件管理系统嵌入业务系统成为其子模块，电子文件预归档处理功能与业务系统进行无缝集成，实现电子化管理的内部管理机制，在业务系统嵌入电子文件分类方案、归档范围、保管期限表、整理要求，内置命名规则和数据存储根目录结构，且业务系统形成的数据能按内置规则进行命名，存储电子文件及其组件，保持电子文件的内在有机联系，建立电子文件和元数据的关联关系。通过对原生电子文件及其元数据的捕获、补录修正、格式转换操作，形成符合归档规范的信息包，移交至电子文件预归档系统。电子文件预归档系统接收业务系统推送过来的预归档信息包，对信息包进行解析、检测、浏览、备份、入库。特别说明，电子文件预归档功能内嵌到业务系统的开发工作，由综合档案管理系统中标方全程统筹推进，业务系统厂商和档案馆密切配合。表1系统对接一览表序号已建系统内容1OA系统通过接口实现OA系统中来文（公文处理表、正文、附件）、发文（正文、附件、发文呈批表、拟稿、阅办单）等需要归档的电子文件以及电子文件形成、办理、归档过程中形成的元数据自动化采集，电子文件及其元数据封装成ZIP文件后向电子文件预归档系统推送。2声像档案管理系统实现声像系统与电子档案系统用户、组织架构等基础数据以及待办理数据的同步，即实现在一个平台管理，多系统数据同步共享。3采购管理信息平台通过接口实现校内所有采购项目基本信息及项目申请、立项、签订合同及验收过程中所产生的电子文件以及电子文件形成、办理、归档等过程中形成的元数据自动化采集，确保其完整性、准确性。4电子签章系统通过接口对接，签章系统可自动提取电子签章元数据信息并推送给档案管理系统。电子档案归档时，档案管理系统可通过调用签章系统对电子签名进行真实性验证，此验证通过签章后台自动校验。档案馆提供电子档案在线利用时，从签章系统调用馆章进行加盖。1.OA系统数据归档接口电子文件预归档处理功能与OA系统进行无缝集成，实现电子化管理的内部管理机制，在OA系统嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求、内置命名规则和数据存储根目录结构，且OA系统形成的数据能按内置规则进行命名，存储电子文件及其组件，保持电子文件的内在有机联系，建立电子文件和元数据的关联关系。OA归档类别目前包含上级来文、校内发文，具体归档数据包含但不限于：正式收文、附件、收文办理单上的关键字段、流转过程、流转意见等归档；“发文管理”中的正式发文、附件、关键字段实现归档、流转过程、流转意见等归档；主要字段：年度、实体分类号、案卷号（或件号）、文号、第一责任者、文件时间、归档部门、密级、保管期、页数、归档份数、载体、主题词、归档人员姓名、文种、文本等。电子文件归档时，不包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施，以减少技术依赖，对于归档包含电子签名的文件，保留签章图形，签章元数据信息通过OA接口推送到电子文件预归档系统，以实现签章信息真实性校验，保障电子文件来源真实。归档方式可根据业务特点灵活配置：实时和定时，自动或手动。通过档案管理系统与OA系统的集成，实现信息交互，当OA归档电子文件不合规被退回，在OA系统可查收退回意见和退回文件，并按要求修改后再次提交归档。综合档案管理系统待办事宜与OA系统进行集成，实现在OA系统中即可进行档案系统待办事宜查阅。2.声像档案管理系统对接用户、组织架构数据同步：电子档案系统用户、组织架构数据有变更，即时推送更新至声像档案管理系统，无需多头管理。待办理数据同步：声像系统的待接收、待整理、预归档、已归档等待办理数据以及各类申请表单数据都会推送至综合档案管理系统，在综合档案管理系统即可完成代办数据的查询及进行相关操作。日志数据同步：综合档案管理系统可以按需拉取声像系统的操作日志，方便档案平台对档案的审计、监控、分析。3.采购管理信息平台数据归档接口通过webservice或中间数据库归档接口进行电子文件及其元数据交互，在线接收采购管理信息平台中的业务数据，同时将接收并整理后的业务数据推送到系统档案归档正式库。在招投标流程办结节点结束后，从采购管理信息平台将该数据及电子文件推送至电子文件预归档系统中间库，对于项目材料不全需手工录入的情况，系统支持将预归档模块中的项目信息推送至项目承办部门承办人员或申请部门的兼职档案员，由承办人员或兼职档案员作条目录入和文件上传，保证项目归档材料的齐全完整。系统能按预设规则自动生成文件目录和挂接全文。采购管理信息平台中条目数据推送至电子文件预归档系统中间库对应的数据表中。数据对应的所有电子文件，存放至电子文件预归档系统的FTP目录下，并将绝对物理路径、条目数据表信息写入至中间库中附件表中。电子文件预归档系统可根据业务特点实时或定时、自动或手动灵活配置。支持对归档过程收集、整理、移交、接收四个环节全过程的管理。4.电子签章系统对接签章系统自动提取电子签章元数据信息并支持推送给档案管理系统，电子文件归档时对文件（业务系统中已签章电子文件）进行电子签章信息校验，确保入馆电子文件的真实性。档案馆提供档案利用时，可从签章系统调用馆章进行加盖。（三）数据迁移为实现历史数据的平滑迁移，保证数据资源的安全，供应商需提供完整、详细的数据迁移方案，将档案馆保存在“南大之星”档案管理系统中的全部档案数据，经过分析处理，一次性迁移到当前系统数据库中。数据迁移时要保证档案全宗之间、同一全宗的档案类别之间、档案目录之间、目录与档案原文之间的原有关联，保证数据的安全性、完整性和准确性。迁移数据与元数据一致，不错误、不丢失，迁移正确率100%。迁移完成之后，厂商进行迁移数据校对，并出具数据迁移结果报告。系统要建立对应表，记录新老数据之间的关系，有问题时可以通过对应表追到原始数据。（四）系统集成本系统建设应遵循《信息标准与规范校内自编代码集》、《信息标准与规范国家及教育部代码集》和《信息标准与规范信息系统建设规范》进行开发查看，若采购现成产品的系统与学校信息标准与规范不一致，供应商应提出解决方案并实施完成。系统供应商进行数据接口的开发须遵守采购人在签订合同时提供的《信息标准与规范信息-数据集成管理规范》进行开发。供应商需提供相关数据文档，包括数据字典和数据集成方案文档，同时要求把数据字典写到部署数据库的备注字段。如果数据中心无法提供数据集成的服务，则供应商须与需要集成数据的业务系统直接数据集成。供应商承担与其他业务系统数据集成过程产生的接口开发费用，包括本项目系统的接口开发及其他业务系统的接口开发产生费用。在系统建成正式使用过程中，如若平台调整等需重新集成的情况，需免费提供后续多次集成。表2系统集成一览表序号集成平台内容1学校统一身份认证学校教职工用户信息同步到综合档案管理系统中，确保用户信息和学校统一身份认证中的身份信息保持一致，通过学校统一身份认证后即可一键登录档案系统，无需重复输入用户名和密码登录档案系统。2网上服务中心面向校内教职工、在校学生办理的综合档案业务申请预约、在校生档案业务申请预约、财务凭证查询预约等各类业务申请，能直接反馈到档案管理系统中。3学校信息门户通过学校门户一键登录档案系统，实现各类档案借出、查阅等申请信息的待办集成。4学校消息中心对在综合档案管理系统中办理各类档案利用的消息提醒。5学校企业微信面向校内教职工、在校学生的档案业务申请预约入口。6广大官微档案业务申请预约入口。7档案馆官网档案业务申请预约入口。8EMS寄件系统档案利用后续寄递服务物流信息实时跟踪。（五）系统安全需求系统的开发设计既需要考虑信息资源的充分共享，又应注意信息的保护与隔离。需针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。措施如：应用安全、数据安全、容灾备份、管理安全、密码策略等。（六）设备配置清单设备名称数量规格型号台式计算机12相当于或优于以下规格：Intel平台CPU型号：i710700核心数：8核显卡：显存容量独立2GB显卡类型：GT730显示器：屏幕尺寸23.8英寸分辨率：1920*1080主板：声卡，集成声卡网卡：1000dbps以太网卡显卡类型：独立显卡。多功能一体机2相当于或优于以下规格：内存：1GB+256MB硬盘容量：160GB接口类型USB2.0接口，RJ45接口供纸容量：550页（2个前置式纸盒）手送纸盘：80页最大容量：550页面（4个前置式纸盒）+2700页纸仓+80页（手送纸盘）复印速度：25cpm复印分辨率：600*600dpi复印方式：激光静电转印方式感光材料：OPC打印速度：25ppm打印分辨率：1200*1200dpi扫描分辨率：600*600dpi综合销毁设备4相当于或优于以下规格：保密等级：5级可碎介质：纸、光盘、卡单次碎纸张数：6-10张碎纸效果：粉末状纸箱容量：31-50L最大碎纸幅面：A4连续碎纸机时间：21-30分钟。扫描仪2相当于或优于以下规格：类型：平板式分辨率：1200dpi感光元件：CCD扫描范围：A3接口：USB2.0扫描速度：2.48秒。四、项目实施要求（一）项目实施计划提供针对本项目的进实施计划，并满足以下要求：1、工期要求应按采购人的工期要求，完成系统的应用软件开发，系统的安装调测，系统初验，系统终验等。应提供详细的软件开发、安装调测等工期计划表，并经招标方认可。2、工程实施计划（1）应在技术建议书中，详细说明工程的组织及计划（包括详细的人员情况、组织、安排及工程实施方案）。（2）应列出详细的工程实施计划表，的工程实施计划表可采用电子表格形式，也可采用MSProject等图表方式补充表达。3、项目成员要求（1）项目团队组成要求项目团队人员配置科学合理、分工明确，至少应包括项目经理、技术负责人、需求人员、系统分析师、软件开发人员、测试人员、用户培训人员、实施人员、运行维护人员等角色，并按项目各阶段的实施进度情况配足团队人员，确保项目保质保量的完成建设。（2）项目组团队需保持稳定应承诺项目经理必须专职承担本项目工作，未经建设单位许可不得更换。应提出具体管理措施，以确保该承诺得到落实。在项目实施过程中，须按照建设单位的要求更换建设单位认为不合适的人员。（3）项目经理和技术负责人的要求应明确项目经理和技术负责人在本项目中的岗位职责，并明确项目经理和技术负责人调动相关资源的权力，以确保工程顺利实施。需承诺项目经理自始自终专职承担本项目，且具有高等学校信息系统软件项目经理从业经历，提供相关证明文件。根据项目建设工作的业务性质，应分别配备经验丰富的项目经理、技术负责人承担本项目工作。投标文件中指定的承担本项目的项目经理、技术负责人需在单位工作。项目经理具有本科及以上学历，且具备软件开发项目管理从业经验5年或以上优先。技术人员（投入本项目项目经理除外