基层机关会议管理制度

基层机关会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保基层机关会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，依据国家有关法律法规和机关管理制度，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于基层机关各类会议的管理，包括但不限于工作会议、专题会议、例会等。

第三条基本原则：

-会议应坚持精简、高效原则，减少不必要会议，控制会议规模和频率。

-会议内容应围绕中心工作，注重实际效果，避免形式主义。

-会议组织应确保民主集中制原则，充分发扬民主，保证决策的科学性。

第四条会议分类：

-工作会议：研究解决日常工作中重大问题的会议。

-专题会议：针对某一特定问题或任务召开的会议。

-例会：定期召开的汇报工作、交流经验、布置任务的会议。

第五条参会人员：

-会议主持人应由机关负责人担任，负责会议的组织与主持工作。

-参会人员应根据会议内容相关性和职责范围确定，无关人员不得参会。

-会议记录人由会议主持人指定，负责记录会议内容、整理会议纪要。

第六条会议通知：

-会议应提前通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等。

-临时增加的紧急会议，应尽可能提前通知，确保参会人员有充足准备。

第七条会议纪律：

-参会人员应准时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。

-会议期间，应保持会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，不得随意离场。

本制度的其他章节内容，根据实际需要和篇幅要求，可参照上述第一章总则的结构和风格进行编写。

第二章会议流程

第一条会议筹备：

-会议主持人或指定负责人需根据会议目的和内容，提前准备会议议程，明确会议讨论的重点、解决的问题和预期的成果。

-会议筹备组应负责收集与会议议题相关的背景资料、数据报告等，并在会前分发至参会人员，以便于参会人员提前了解情况，做好发言准备。

-会务组应根据会议规模和需求，安排合适的会议室，并确保会议所需设施设备正常运行。

第二条会议开始：

-会议主持人应准时宣布会议开始，并简要介绍会议主题、目的和议程。

-若有新成员或不熟悉情况的参会人员，应对会议背景做简要说明，确保所有参会人员对会议内容有清晰认识。

第三条会议讨论：

-会议主持人应引导讨论，确保每个议题都能得到充分讨论。

-参会人员应围绕议题积极发言，观点明确，论据充分。

-讨论过程中，会议主持人应维持会议秩序，确保讨论有序进行，避免跑题或偏题。

第四条决策与表决：

-对于需要决策的议题，会议主持人应明确决策标准和程序。

-决策事项应在充分讨论的基础上进行表决，表决方式可视情况采取口头表决、举手表决或投票表决。

-表决结果由会议记录人记录，并在会议纪要中明确体现。

第五条会议总结：

-会议主持人应在每个议题讨论结束后进行简要总结，归纳讨论成果，明确后续工作要求和责任分配。

-会议结束时，主持人应总体回顾会议内容，强调重点事项，明确下一步行动计划。

第六条会议记录：

-会议记录人应详细记录会议讨论的主要观点、决策结果和重要指示。

-会议记录应及时整理，形成会议纪要，并在会议结束后的一定时间内分发给所有参会人员。

第七条会后工作：

-会议主持人或指定负责人应跟踪会议决策的执行情况，确保会议成果得到有效落实。

-参会人员应根据会议内容和责任分配，按时完成相关工作任务。

本章节详细阐述了会议的筹备、开始、讨论、决策、总结、记录和会后工作等流程，旨在确保会议的规范化、效率化进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与分发：

-会议纪要应由会议记录人负责编制，内容应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果及后续行动计划等。

-会议纪要编制完成后，应经会议主持人审核批准，确保纪要内容的准确性和权威性。

-审核通过的会议纪要应及时通过电子邮件、纸质文件等形式分发给所有参会人员及相关执行部门。

第二条会议纪要的执行与跟踪：

-会议纪要中明确的行动计划和责任分配，各责任人和执行部门应严格按照要求执行。

-会议主持人或指定跟踪人应对会议决策的执行情况进行定期检查，确保各项工作按计划推进。

第三条执行情况的反馈与报告：

-责任人和执行部门在执行过程中应主动向上级或会议主持人反馈进展情况，遇到问题应及时沟通，寻求解决方案。

-定期或不定期的执行报告应形成书面材料，由会议主持人或跟踪人汇总后，向相关领导或全体参会人员报告。

第四条问题处理与调整：

-对于执行过程中出现的问题，会议主持人应组织相关人员进行分析，找出原因，制定相应的解决措施。

-如有必要，应根据实际情况对会议决策进行调整，并将调整后的决策及时通知相关人员。

第五条会议纪要的归档与查阅：

-会议纪要应作为重要文件进行归档，确保日后查阅。

-机关应建立健全会议纪要的查阅制度，便于领导和员工了解会议决策的执行情况。

第六条责任追究与激励机制：

-对于未按要求执行会议决策的责任人和部门，应视情况给予相应的责任追究。

-对于积极执行会议决策、成效显著的单位和个人，应给予表彰和奖励，以提高会议决策的执行力和效果。

本章强调了会议纪要的编制、执行、反馈、问题处理、归档和责任追究等方面的内容，以保障会议成果的落实和机关工作的顺利进行。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订：

-机关各部门需提前向会议室管理部门预订，并提供会议时间、参会人数、会议性质等信息。

-会议室管理部门应根据预订信息合理安排会议室，并确保会议期间所需设施设备正常运行。

第二条会议室配置：

-会议室应配置必要的设施，如会议桌椅、音响设备、投影仪、白板等。

-会议室管理部门应定期检查设施设备，发现问题及时维修或更换，确保会议顺利进行。

第三条会议室使用规范：

-会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱扔垃圾。

-使用会议室时，应爱护公物，不得随意搬动或损坏设施设备。

-会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室恢复原状。

第四条会议室安全管理：

-会议室管理部门应制定安全措施，确保会议期间的人员安全。

-会议室内应配备消防设施，并定期进行安全检查。

-会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得携带危险物品进入会议室。

第五条会议室服务：

-会议室管理部门应提供必要的服务，如会议期间提供茶水、纸笔等。

-会议服务人员应具备良好的服务意识，确保会议顺利进行。

第六条会议室调度与协调：

-会议室管理部门应建立会议室使用台账，合理调度，避免冲突。

-如遇紧急会议或重要活动，会议室管理部门应优先保障，并与其他部门做好协调工作。

本章规定了会议室的预订、配置、使用规范、安全管理、服务及调度与协调等方面的内容，旨在提高会议室的使用效率，保障机关各类会议的顺利召开。

第五章附则

第一条制度的解释：本制度的最终解释权归基层机关管理部门所有。

第二条制度的修订：本制度将根据机关工作实际需要和法律法规的变化适时进行修订，修订后的制度应及时通知全体