项目指挥部会议管理制度

项目指挥部会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本项目指挥部会议管理制度（以下简称“本制度”）旨在规范项目指挥部的会议组织、召开及管理，确保会议高效、有序进行，提高决策效能。本制度的制定依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》以及公司相关规章制度。

第二条适用范围

本制度适用于项目指挥部组织、召开的所有会议，包括但不限于项目策划会、项目协调会、项目总结会等。

第三条会议性质

会议分为定期会议和临时会议。定期会议是指按照一定周期召开的会议，如周例会、月例会等；临时会议是指根据工作需要临时召集的会议。

第四条会议类型

会议类型分为以下几种：

1.决策性会议：对项目重大事项进行讨论、决策的会议；

2.协调性会议：协调项目各方资源、解决项目推进中存在的问题的会议；

3.交流性会议：分享项目经验、交流工作心得的会议；

4.总结性会议：对项目阶段成果进行总结、分析的会议。

第五条参会人员

1.会议主持人：由项目指挥部负责人或指定人员担任，负责主持会议、引导讨论、总结发言；

2.与会人员：项目指挥部相关人员，包括但不限于项目组成员、相关部门负责人及特邀专家；

3.记录人：由项目指挥部指定，负责记录会议内容、整理会议纪要。

第六条会议纪律

1.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意离席、喧哗；

2.与会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假；

3.会议内容涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息，与会人员需严格保密，不得泄露。

第七条制度修订

本制度可根据项目指挥部工作需要及实际情况进行修订。修订后的制度经项目指挥部批准后生效。

第八条制度解释

本制度的最终解释权归项目指挥部所有。如有疑问，请向项目指挥部咨询。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.确定会议主题：根据项目进展和实际需求，明确会议主题，确保会议目标清晰；

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理分配会议时间；

3.发送会议通知：提前向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息；

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，并在会前分发给与会人员；

5.确定会议主持人：指定具备相关经验和能力的主持人，确保会议有序进行。

第二条会议召开

1.会议签到：与会人员按时到达会议室，进行签到，确保会议出席情况；

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程，明确会议目标；

3.专题发言：针对会议议题，相关人员进行专题发言，分享观点和经验；

4.讨论与交流：与会人员针对议题展开讨论，充分发表意见，进行沟通交流；

5.决策与总结：会议主持人引导与会人员就议题进行决策，并对会议成果进行总结。

第三条会议记录

1.记录人负责记录会议内容，包括会议主题、议程、与会人员、发言摘要等；

2.记录人需确保会议记录真实、准确、完整；

3.会议结束后，记录人整理会议纪要，并在规定时间内发送给与会人员。

第四条会议跟踪

1.会议纪要中应明确列出待办事项、责任人、完成时限等；

2.项目指挥部指定专人负责跟踪会议纪要的落实情况，确保会议决策得到执行；

3.跟踪过程中，如遇问题，应及时向项目指挥部报告，并寻求解决方案。

第五条会议反馈

1.会议结束后，与会人员可就会议组织、议题讨论等方面提出意见和建议；

2.项目指挥部收集反馈意见，对会议管理制度进行持续改进，提高会议效果。

第六条会议归档

1.会议纪要、会议材料等相关资料应整理归档，以备查阅；

2.归档资料应按照规定保存期限进行保存。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核；

2.会议主持人应在收到会议纪要后48小时内完成审核，并提出修改意见；

3.记录人根据审核意见进行修改，形成最终会议纪要，并在会议结束后72小时内发送给所有与会人员。

第二条会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议的讨论重点、决策结果、待办事项及责任人；

2.会议纪要中的待办事项应具体、明确，具备可操作性；

3.会议纪要应清晰反映会议的目标和成果，为后续工作提供依据。

第三条会议纪要的落实与监督

1.项目指挥部应指定专人负责会议纪要的落实工作，对每项待办事项进行跟踪；

2.责任人需按照会议纪要的要求，在规定时间内完成待办事项，并向跟踪人报告进展；

3.跟踪人应定期检查待办事项的完成情况，对存在的问题及时协调解决。

第四条会议纪要的反馈与评估

1.每完成一项待办事项，责任人需向跟踪人提供相关证明材料，以证实工作成果；

2.跟踪人根据完成情况，对会议纪要的执行效果进行评估，并提出改进建议；

3.项目指挥部定期对会议纪要的落实情况进行总结，对表现突出的个人或团队给予表彰。

第五条会议纪要的持续改进

1.项目指挥部应定期收集与会人员对会议纪要落实工作的意见和建议；

2.结合实际工作情况，不断完善会议纪要的编制、落实和评估流程；

3.通过持续改进，提高会议纪要的执行力和项目指挥部的工作效率。

第六条会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要及相关证明材料应及时整理归档，便于后续查阅；

2.项目指挥部应建立便捷的查阅渠道，确保会议纪要的共享与透明；

3.归档资料应按照公司规定保存期限进行保存，并在必要时提供查阅。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定管理人员提交申请；

2.申请书中应明确会议时间、会议主题、参会人数等信息；

3.行政部门或管理人员根据申请顺序和会议室使用情况，合理安排会议室资源。

第二条会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等；

2.会议室布置应简洁、大方，座位安排合理，确保与会人员舒适参会；

3.会议室应保持清洁、卫生，提供必要的会议用品，如水杯、纸笔等。

第三条会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的会议环境；

2.会议期间，与会人员应爱护会议室设备，遵守使用规范；

3.会议结束后，责任人应负责检查会议室设备是否归位，关闭电源，确保门窗关闭。

第四条会议室维护与保养

1.定期对会议室设备进行检查、保养，确保设备正常运行；

2.如发现会议室设备损坏，应及时报修，并记录在案；

3.行政部门负责定期对会议室进行卫生清洁，保持会议室环境整洁。

第五条会议室安全管理

1.会议室应设置安全出口，确保消防设施齐全、有效；

2.会议期间，与会人员应遵守安全规定，不得在会议室存放易燃、易爆物品；

3.行政部门负责定期进行安全检查，排除安全隐患。

第六条会议室使用费用

1.会议室使用采取有偿使用制度，费用标准由行政部门制定；

2.责任人需在会议结束后按照实际使用情况支付会议室使用费用；

3.特殊情况下的会议室使用，可根据实际情况给予费用减免。

第七条会议室管理违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，行政部门有权进行制止，并视情节轻重给予相应处罚；

2.如造成会议室设备损坏，责