咨询会议管理制度

咨询会议管理制度第一章总则

一、为加强会议管理，提高会议效率，确保会议质量，制定本制度。

二、本制度适用于公司内部各类咨询会议的管理，包括但不限于定期会议、临时会议、项目会议等。

三、会议应当坚持以下原则：

1.精简、高效、务实；

2.重视会议准备，明确会议目的；

3.尊重与会人员，充分发扬民主；

4.做好会议记录，确保会议决策的落实。

四、会议组织者负责会议的筹备、组织和实施，确保会议的顺利进行。

五、与会人员应积极参与会议讨论，遵守会议纪律，按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

六、会议内容应当保密，与会人员未经允许，不得泄露会议内容。

七、会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，明确会议决策和责任分工。

八、会议组织者和与会人员应按照本制度规定，共同维护会议秩序，确保会议效果。

九、本制度由公司行政管理部门负责解释和监督实施。

十、本制度的修改和废止，由公司董事会决定。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的，明确会议类型，如工作总结会、项目讨论会等。

2.拟定会议议程，包括会议议题、时间分配、发言人等。

3.确定与会人员，邀请相关人员参加会议，并根据需要设定参会角色，如主持人、记录人、发言人等。

4.安排会议时间和地点，确保会议室容纳与会人员，并提前做好会议室预约。

5.发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，要求与会人员做好会前准备。

二、会议签到

1.会议开始前，与会人员需在签到表上签到，确认参会。

2.会议组织者应统计签到情况，确保与会人员到齐。

三、会议主持

1.会议主持人负责主持会议，按照议程进行。

2.主持人应引导与会人员围绕会议主题展开讨论，确保会议内容紧扣议题。

3.控制会议时间，避免议题拖延或跑题。

四、会议讨论

1.与会人员应充分发表意见，积极参与讨论。

2.遵循会议纪律，尊重他人意见，不随意打断他人发言。

3.讨论过程中，如有分歧，主持人应引导双方充分沟通，达成共识。

五、会议决策

1.会议讨论结束后，主持人应总结讨论成果，形成会议决策。

2.会议决策应明确具体，有可操作性，明确责任人和完成时限。

六、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括会议主题、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，便于后续跟踪和落实。

七、会议总结

1.会议结束时，主持人应对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.与会人员应了解会议纪要内容，确保会议决策的落实。

八、会议资料的整理与归档

1.会议结束后，会议组织者应整理会议纪要、签到表等相关资料。

2.将会议纪要发送给与会人员，并按照公司规定进行归档。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，确保纪要内容准确无误。

3.审核通过的会议纪要应尽快发送给所有与会人员，并抄送相关利益相关者。

4.会议纪要应明确记录会议决策、责任人和完成时限，以便跟踪执行情况。

二、会议决策的执行与跟踪

1.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体执行计划，并按计划推进工作。

2.会议组织者或指定的人员应定期检查会议决策的执行情况，确保各项工作按时完成。

3.对于执行过程中遇到的问题，责任人应及时反馈给会议组织者，并寻求解决方案。

4.会议组织者应协调资源，帮助责任人解决执行中的难题，确保会议决策的顺利实施。

三、会议纪要的更新与反馈

1.若会议决策在执行过程中发生变化，会议纪要应及时更新，并通知所有相关人员。

2.责任人应定期向会议组织者汇报工作进展，会议组织者汇总后向公司管理层报告。

3.会议纪要的更新和执行情况应作为下一次会议的参考资料，以便于监督和评估。

四、会议决策的评估与总结

1.在会议决策规定的完成时限到期后，会议组织者应组织相关人员对决策执行情况进行评估。

2.评估内容包括决策实施的效果、存在的问题、改进措施等，并对责任人的工作成效进行评价。

3.根据评估结果，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

4.对于未按期完成的会议决策，应分析原因，制定整改措施，并追究相关责任人的责任。

五、会议纪要的归档与利用

1.会议纪要及其执行情况应作为公司知识管理的一部分，进行长期归档保存。

2.公司应建立会议纪要数据库，便于查询和利用，提高决策效率。

3.定期对会议纪要进行整理和分析，为公司管理和决策提供支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室使用实行预约制度，由会议组织者提前向行政管理部门预约。

2.预约时应提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，以便行政管理部门合理安排。

3.会议组织者应按照预约时间使用会议室，如需变更或取消预约，应提前通知行政管理部门。

4.会议室使用期间，与会人员应保持室内整洁，爱护设备设施，遵守会议室的各项规定。

二、会议室配置与维护

1.行政管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，满足会议需求。

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

3.会议室的布局应根据会议类型进行调整，以适应不同的会议需求。

4.定期对会议室进行清洁和保养，确保会议室环境整洁、舒适。

三、会议室安全管理

1.会议室使用期间，与会人员应关注安全事项，如消防设施、紧急疏散通道等。

2.禁止在会议室吸烟、进食，避免造成安全隐患。

3.会议结束后，会议组织者应确保关闭所有设备电源，锁好门窗，确保会议室安全。

四、会议室服务与支持

1.行政管理部门应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.会议期间，行政管理部门应确保会议室所需物资充足，及时响应会议需求。

3.对于重要会议，行政管理部门可提供专门的会议支持，如速记、翻译等。

五、会议室使用费用结算

1.会议室使用费用根据公司规定进行核算，由会议组织者承担。

2.会议组织者应在会议结束后，按照实际使用情况与行政管理部门进行费用结算。

3.行政管理部门应定期公布会议室使用费用，提高透明度。

六、会议室管理与改进

1.行政管理部门应不断收集会议室使用反馈，改进会议室管理措施。

2.定期组织培训，提高会议服务人员的业务水平和服务质量。

3.积极采纳合理建议，优化会议室资源配置，提升会议室使用效率。

第五章附则

一、本