科研会议费管理制度

科研会议费管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为加强科研会议的管理，提高会议效率，确保科研资源合理利用，根据我国相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于我国境内各级科研机构、高等院校、企业科研单位等组织开展的科研会议。

第三条会议定义：科研会议是指为促进学术交流、推动科研项目进展、解决科研难题等目的，举办的各类研讨会、评审会、座谈会等。

第四条基本原则：

（一）务实高效原则：会议应注重实效，简化程序，提高效率，避免形式主义；

（二）节约原则：合理控制会议规模、时间、地点等，降低会议成本；

（三）公平公开原则：会议组织应公平、公正、公开，保障参会人员的合法权益；

（四）保密原则：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的会议内容，应严格按照相关规定执行。

第五条责任主体：

（一）会议组织者：负责会议的筹备、组织、实施和总结工作；

（二）参会人员：积极参与会议，遵守会议纪律，履行职责；

（三）会议服务人员：提供会议场地、设备、资料等服务保障。

第六条制度修订：本制度如有变更或补充，由本单位科研管理部门负责修订，并报请领导批准后公布实施。

第七条解释权：本制度的解释权归本单位科研管理部门所有。

第八条施行时间：本制度自公布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

第九条会议筹备：

（一）明确会议目的：会议组织者需在筹备阶段明确会议目的、议题和预期目标，制定详细的会议方案。

（二）确定参会人员：根据会议议题和目的，邀请相关领域的专家学者、项目负责人、有关部门人员等参会。

（三）会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议题、议程、参会要求等。

（四）场地与设备准备：根据参会人数、会议需求，提前预定会议室，检查并确保会议所需设备（如投影仪、音响、话筒等）正常运行。

第十条会议签到：

（一）会议组织者应在会议开始前设立签到台，参会人员需签到确认参会。

（二）签到时应核对参会人员身份，发放会议资料、胸牌等。

第十一条会议议程：

（一）会议组织者应按照预定议程主持会议，确保会议有序进行。

（二）会议议程应包括：开场致辞、专题报告、讨论与交流、总结发言等。

（三）会议期间，可设立提问环节，鼓励参会人员提问、发言。

第十二条会议记录：

（一）会议组织者应指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

（二）会议记录应包括：会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决策结果等。

（三）会议记录应在会议结束后及时整理，并分发给相关人员。

第十三条会议决策：

（一）会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

（二）会议决策结果应以书面形式记录，并由会议组织者负责落实。

第十四条会议总结：

（一）会议组织者应在会议结束后对会议进行总结，梳理会议成果、存在的问题及改进措施。

（二）会议总结报告应发送给参会人员，以便了解会议情况。

第十五条会议资料归档：

（一）会议组织者应将会议通知、会议议程、会议记录、会议总结等资料整理归档。

（二）会议资料归档应按照本单位档案管理规定执行。

第十六条会议反馈：

（一）会议组织者应收集参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议组织工作。

（二）参会人员有权对会议组织、会议内容等方面提出批评和建议。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十七条纪要的编制与发布：

（一）会议纪要应由专人负责编制，内容应真实、准确、全面地反映会议的讨论情况和决策结果。

（二）会议纪要编制完成后，应提交给会议组织者审核，确保纪要内容无误。

（三）审核通过后，会议纪要应以书面形式发布，并通过电子邮件、单位内部网络等渠道通知相关人员。

第十八条任务分工与责任落实：

（一）会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

（二）会议组织者应将任务分解，指定具体责任人，并监督执行。

（三）责任人应按照纪要要求，制定工作计划，确保任务按时完成。

第十九条进度跟踪与汇报：

（一）会议组织者应定期跟踪检查任务执行情况，了解进展和存在的问题。

（二）责任人应定期向会议组织者汇报工作进展，对于不能按时完成的任务，需说明原因和后续计划。

（三）会议组织者应根据汇报情况，及时调整工作计划，确保会议决策的落实。

第二十条问题协调与解决：

（一）在任务执行过程中，如遇到困难和问题，责任人应主动提出，会议组织者应及时协调相关部门和人员予以解决。

（二）涉及多个部门或跨领域的问题，会议组织者应组织专题会议，形成解决方案。

第二十一条结果评估与反馈：

（一）任务完成后，会议组织者应组织对执行结果进行评估，确保会议决策目标的实现。

（二）评估结果应及时反馈给相关责任人和参会人员，对于未达标的任务，应分析原因，制定整改措施。

第二十二条持续改进：

（一）会议组织者应总结会议纪要跟踪落实的经验教训，不断优化会议管理流程。

（二）通过持续的改进，提高会议效率，确保会议决策的执行力，促进科研工作的顺利开展。

第四章会议室管理规定

第二十三条会议室预订：

（一）会议室预订需提前向会议室管理部门提交申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

（二）会议室管理部门根据预订申请进行统筹安排，确认后通知预订者。

（三）预订者应按照预订时间、场地使用，如需变更或取消，应提前通知会议室管理部门。

第二十四条会议室配置：

（一）会议室应配置基本的会议设施，如桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

（二）会议室管理部门应定期检查设备运行状况，确保会议顺利进行。

（三）根据会议需求，会议室可提供网络、视频会议等增值服务。

第二十五条会议室使用规范：

（一）会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

（二）参会人员应爱护会议室设施，不得随意移动、损坏设备。

（三）会议结束后，预订者应组织参会人员共同清理会议室，确保场地整洁。

第二十六条会议室安全管理：

（一）会议室管理部门应制定安全管理制度，确保会议室使用安全。

（二）会议室内应配置消防设施，定期进行安全隐患排查。

（三）会议组织者应确保参会人员遵守安全规定，紧急情况下组织人员疏散。

第二十七条会议室开放时间：

（一）会议室管理部门应明确会议室的开放时间，并在单位内部进行公示。

（二）特殊情况下，会议室管理部门可根据实际需要调整开放时间，并提前通知相关人员。

第二十八条违规处理：

（一）对违反会议室管理规定的个人或单位，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

（二）造成会议室设施损坏的，应按单位相关规定承担赔偿责任。

第二十九条持续优化：

（一）会议室管理部门应定期收集会议室使用反馈，了解存在的问题和不足。

（二）根据反馈意见，持续优化会议室管理流程，提高会议室使用效率和服务质量。

第五章