时间管理与效率提升基本策略统筹技巧具体应用培训课件

时门管理与效率提升基本概念|重要意义|基本策略|统筹技巧|具体应用TIMEMANAGEMENTANDEFFICIENCYIMPROVEMENT你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。问题提出。时间管理的基本策略BasicStrategiesforTimeManagement03时间管理的重要意义TheImportanceofTimeManagement02时间管理的基本概念Basicconceptsoftimemanagement01时间管理的统筹技巧CoordinationTechniquesforTimeManagement04时间管理的具体应用Specificapplicationofmanagementskills05目录CONTENTS时门管理的基本概念由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的行为。PART-01BASICCONCEPTSOFTIMEMANAGEMENT小实验。Smallexperiment道具方法铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐,把以上物品装进铁桶。提问如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？启示在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？什么是时间管理？Whatistimemanagement由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的行为。“时间管理”是什么通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。目的：时门管理的重要意义“时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。”管理时间就像管理生命一样重要。PART-02THEIMPORTANCEOFTIMEMANAGEMENT时间管理的重要意义。TheImportanceofTimeManagement生命只有一次（游戏）个体生命的有限性生命留给我们的时间？我们如何控制它们的“流向”。童年、少年、青年、中年、壮年、老年时间创造财富、速度提升服务速度竞争过去是大鱼吃小鱼，现在是快鱼吃慢鱼的时代速度竞争成为主导信息大爆炸“时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。”管理时间就像管理生命一样重要。鲁迅先生说时门管理的基本策略把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；确定每件事情的重要等级和紧急程度根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划PART-03BASICSTRATEGIESFORTIMEMANAGEMENT练习。practice每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）。你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系明晚有一场演唱会你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交计划书之前把它复印一份明天下午2点到4点有一个会议你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议你明天早上从9点到11点要听一场讲座你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡你负责的项目将在明天下午6点钟开会，预计1小时你身上只有5块钱，需要取钱大家明天晚上聚餐你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时你收到一个朋友的信1个月了，没有回信星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业时间你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里啥也没有下个星期二，你要参加一次业务考试时间管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间管理呢？根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表确定每件事情的重要等级和紧急程度时间管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement时间星期二星期三星期四星期五星期六8:0010:0012:0014:0016:0018:0020:0022:000:00把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表时间管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement哪些事情可以放弃不做？为什么？这件事如果不做，会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事情便该立刻取消。哪些事情可以由别人代做？为什么？这件事可以由别人代做而又不影响效果？将不必亲自处理的事情清楚的交给别人去做。哪些是自己需要处理的事情？为什么哪些事情是非自己处理不可的要事，哪些是非自己处理不可的琐事，区别重要度，将自己处理的要事选取精神最好的时间处理，将琐事利用空档的时间处理。编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度根据编好的时间表，考虑：列出任务执行计划，执行吧！时间管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement

明确你的价值观价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。

确定你的目标

对你的目标按优先级排序

明确你的任务

对任务按优先级排序重要度是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的价值观。时间管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement健康——看牙医，洗澡，等等（1、15）开发新的顾客资源家庭——给家里打电话，等等（3、14、17）人际关系的建立友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等（2、8、11、18、21）爱情——准备烛光晚餐，等等（23）工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等（5、9、10、12、13、16、19、20、22、24）金钱——夜间兼职的面试，等等（4）兴趣——看演唱会，等等（6、7）根据价值观的不同，将练习中的任务区别出来：考虑一下，你的价值观是什么？哪项任务对你是最重要的？时间管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement明确你的情绪焦点明确你的任务学会感性时间管理对任务按优先级排序六大关键词需求：新品发布视频背景优化情绪是不自主的思维，情绪的焦点决定了我们如何安排一天的时间。感性时间管理关键是情绪管理,情绪决定焦点，是否有利于我们快速达成目标。时间管理的效果是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的情绪焦点。时门管理的统筹技巧我们的时间管理问题在哪里?时间处理原则,轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要PART-04COORDINATIONTECHNIQUESFORTIMEMANAGEMENT案例。case人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。上

午14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。下

午时间管理的的统筹技巧。CoordinationTechniquesforTimeManagement电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？我们的时间管理问题在哪里。Whataretheissueswithourtimemanagement多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因透过现象看本质部分经理人员的三个字特征忙茫盲做事缺乏计划性做事分不清主次不善于

说“不”无法恰当处理外部的干扰我们的时间管理问题在哪里。Whataretheissueswithourtimemanagement电话干扰，陪同煲粥不速之客，礼节陪聊习惯拖延，超出期限会而不议，议而不决无视重点，做事低效不良授权，权责不清时间的浪费公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）餐饮服务（供餐窗口少、菜品少、座位少等）信息化程度外部客观的低效率干扰因素分析表干扰者：可能是自己、朋友、客户、上司、下属、家人等等。干扰因素分析干扰者后果对策缺乏自律文件杂陈拖延不会说不职责混淆突然约见当下想干的事多经常“救火”条理不清计划不周电话干扰时间处理原则。Timeprocessingprinciples轻重缓急墨菲定律0102轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要；一次结清，同一类的事情最好一次把它做完；实际花费的时间总比预计的长；（墨菲定律）凡是可能出错的都会出错；每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；为突发事件预留时间；日常性事务维护原则:做好数据库清理与更新等基础工作要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；每一分钟每一秒做最有效率的事情；遵守20：80定律；时间被占用说“不”原则；有效授权并权责分明；时门管理的具体应用树立正确的时间价值观，时间价值的计算，做好时间管理的长短期准备为高效的时间管理，培养良好习惯PART-05SPECIFICAPPLICATIONOFMANAGEMENTSKILLS一、树立正确的时间价值观。1、EstablishingCorrectTimeValues首先解决思想认识问题牢固树立时间的价值观人的行动是受思想支配的，思想方法决定行为模式时间就是效益时间就是金钱时间就是生命你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？思考：树立正确的时间价值观Howmuchisyourtime(inhoursordays)worth?Calculatingthevalueoftimecanhelpyouunderstandwhattimemeans?时间价值的计算。Calculationoftimevalue年薪（元）每天的价值（元）每小时的价值（元）每分钟的价值（元）1500062.08.860.1535000144.620.70.3455000227.332.50.5475000309.944.30.7485000351.250.20.84100000413.259.00.98销售额（万元）每天的价值（万元）每小时的价值（万元）每分钟的价值（万元）10004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.0982000082.611.80.250000206.629.50.49成本价值计算收入价值计算每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。每一分钟都有价值钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费1—2小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10—30%，显然，这是十分困难的。钱是一分一分挣来的规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。时间需要规划二、做好时间管理的长短期准备。2、Preparefortimemanagementintheshortandlongterm临时准备明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作长期准备购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯三、为高效的时间管理，培养良好习惯。3、Tocultivategoodhabitsforefficienttimemanagement010203040506利用各种装备如电话/信件等节省时间利用零碎时间处理例行性事务休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料把最困难的事放在效率最高的时候午餐或下班前开专题会效率最高/避免上午开重要会每晚沉思片刻/回顾与总结四、培养与外部产生联系时的应变能力。3、Tocultivategoodhabitsforefficienttimemanagement管理电话如遇琐事缠身能快速摆脱站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者五、明确目标，做好计划。5、Cleargoalsandplanwell第一，不了解目标的重要性，从小没有人教导我们什么是目标，更不知道为什么要设定目标。第二，不知道如何设定目标，在我们的学校教育当中从来没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。

第三，因为害怕被别人拒绝，假如我们不设定目标，我们就不会被别人批评，嘲笑。我们可以免除害怕被拒绝的恐怖。第四，害怕自己会失败，一般成年人在生活上失败最大的原因就是对失败的恐惧感。总以为我不能，我可能会损失钱财，浪费时间，我不能。为什么不愿意设定目标呢？明确目标你为什么工作你要达到什么目的避免工作千头万绪眉毛胡子一把抓被动工作跟着感觉走制定低目标的原因。Reasonsforsettinglowgoals01员工业绩考核体系不合理、奖惩不科学02对失败的恐惧03不能发现完成目标的方法或手段04过多的将注意力集中在现有的资源能力05经验性思维06上司没有鼓舞起员工的士气如何应对低目标？Howtodealwithlowgoals用现在的方法主管要求的期限一个人完成现有的资源和的成本标准全部完成我原来是可以做到的！我做不到运用什么方法可以完成？你认为什么时间可以完成？需要哪些部门或岗位的协助？需要投入哪些资源？哪些可以保证完成？那些能部分完成？作为主管，不可为员工的拒绝态度吓倒，而应通过沟通转变员工的思维习惯！鼓励员工寻找实现目标的方法，而不应该就目标值本身的高低讨价还价！对心态消极、承诺目标与上级期望目标差距太大而有拒不转变观念、不去动脑筋想办法，而是挖空心思想借口的个别员工，只能不换脑筋就换人！目标设计的SMART原则。SMARTprinciplesfortargetdesignS-SpecificS-Specific具体，不能笼统M-MeasurableM-Measurable可度量A-AttainableA-Attainable可实现,避免过高或过低的目标。T-TimeboundT-Timebound时限，完成目标的期限。R-RealisticR-Realistic现实性，指目标是实实在在的。六、学会用时间管理达成目标。6、Learntousetimemanagementtoachievegoals图形化数字化完成时限具体的实际步骤督导与校正完成的奖励时间管理请闭上眼考虑3分钟一生的梦想10年内想完成的事5年内想完成的事今年内想完成的事这个月想完成的事今天想完成的事七、分清轻重缓急，运用“四象限”分析法，对时间进行管理。

7、Distinguishprioritiesandusethe"fourquadrant"analysismethodtomanagetime宏观微观从微观到宏观注：重要度取决于任务本身对战略的影响力——运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。从次重要到较重要较重要次重要七、分清轻重缓急，运用“四象限”分析法，对时间进行管理。

7、Distinguishprioritiesandusethe"fourquadrant"analysismethodtomanagetime注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱时间性强时间性弱时间性从弱到强从次重要到较重要优先次优先七、分清轻重缓急，运用“四象限”分析法，对时间进行管理。

7、Distinguishprioritiesandusethe"fourquadrant"analysismethodtomanagetime紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动八、组织结构流程优化，建立并行、串行的工作模式。8、Optimizeorganizationalstructureandprocess,establishparallelandserialworkingmodes崔西定律——任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。简化工作是所有高效成功人士的共同特质。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度为9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。建立并行、串行的工作模式，简化流程八、组织结构流程优化，建立并行、串行的工作模式。8、Optimizeorganizationalstructureandprocess,establishparallelandserialworkingmodes起床洗脸刷牙出门热牛奶更衣化妆整理公文包热面包早点吃早餐小王的一个早晨看电视早新闻5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟2分钟起床洗脸刷牙出门热牛奶更衣化妆整理公文包热面包早点吃早餐看电视早新闻什么情况下能并行工作并行工作模式八、组织结构流程优化，建立并行、串行的工作模式。8、Optimizeorganizationalstructureandprocess,establishparallelandserialworkingmodes主要领导不到场会议不能开会议没结束形不成工作决议决议没有下达工作无法开展工作尚未结束无法进行考核要充分考虑工作的连续性ABCD串行工作模式九、学会有效的授权。9、Learneffectiveauthorization授权概念：上级将权力和责任授予下级，使下级在一定的监督下，有相当的行为自主权。日常工作及需要专业技术型工作收集事实与数据某些特定领域中的决定监管项目准备报告可以授权的工作人事问题（如激励、保持士气）发展及培养部下下达目标解决部门间的冲突维护纪律和制度无可授权的人则不授权不可以授权的工作九、学会有效的授权。9、Learneffectiveauthorization说明任务内容、细节、完成期限及所需资源。说明你所期望的成果。允许部属