文件记录管理控制程序

文件/记录管理控制程序1目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。2适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理，包括适用的外来文件/记录（表格）。3术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。4职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划，对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批，必要时组织进行修改、换版。4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录（表格）控制清单”，确定记录的主管部门、单位和保管期限。4.4.4负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。4.5办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。4.6.2负责网络办公系统的升级维护，为文件控制提供良好的技术支撑。4.6.3负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。4.7.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。4.8技术部 4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。4.8.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。4.9生产部4.9.1负责与船舶作业相关的规章制度、技术标准的审查、管理。4.9.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。4.10各部门、单位4.10.1负责与本部门相关的程序文件的编制、评审4.10.4.10.3负责4.10.4负责4.10.5负责4.10.65程序5.1文件的分类5.1.1a)管理方针、目标b)管理手册c)程序文件d)作业指导书e)管理记录（表格）5.1.2与管理活动有关的以公司名义制发的文件。5.1.3各部门、单位编写的与管理活动有关的其他文件。5.1.4与管理活动有关的外来文件，如法律法规及其他要求等。5.1.5记录（表格）a）按质量/环境/职业健康安全管理体系规定要求的记录（表格）。b）对生产作业过程中形成的档案资料和证实质量/环境/职业健康安全管理符合性的记录（表格）。5.2管理手册、程序文件、作业指导书、记录（表格）的编号执行《企业标准编号规则》。5.3文件的编制、审核、批准、发放5.3.1文件的编制、审核、批准、发放（见表一）。5.3.2对顾客（相关方）和上级制发的外来文件由办公室根据公司领导批示或文件性质向相关部门、单位5.3.3对国家、地方政府现行适用的法律法规、行业管理技术标准，分别由相关职能部门负责收集，建立法律法规、技术标准现行有效版本清单，并根据文件性质分发到相关部门、单位或通过“报表专用”进行公布；各部门、单位应建立内部适5.3.4文件（含通过媒体形式文件）发放部门、单位应建立“文件发放登记表”5.4文件的更改和换版5.4.1管理手册、程序文件的更改a)文件更改流程图：原文件持有人对文件实施修改并填写修改记录页原文件持有人对文件实施修改并填写修改记录页。文件编写部门将“文件更改申请单”交安质部并发放“文件更改通知单”文件编写部门文件编写部门填写“文件更改申请单”由文件编写部门征询相关部门、单位意见并会签。分管领导审核、总经理批准b)文件换版流程图：文件经多次修改或文件需多项修改文件经多次修改或文件需多项修改编写部门组织换版相关部门对新版文件进行评审“评审会议记录”相关部门会签分管领导审核、总经理审批5.4.2其他文件（5.1.3所述文件）更改、换版流程图：由原审批人对由原审批人对“文件更改申请单”进行审核、批准当原审批人不在职时，由接替职位的人员审批，但必须获得原审批所依据的背景材料当原审批人不在职时，由接替职位的人员审批，但必须获得原审批所依据的背景材料。文件编写部门文件编写部门征询相关部门、单位意见由文件编写部门填写“文件更改申请单”5.5文件的有效控制与管理体系有关的文件使用管理控制具体执行《文件管理规定》。5.6记录（表格）的控制与管理5.6.1a)与管理体系有关的记录（表格）由相关部门、单位进行编制，并由相关部门、单位负责人确认。●与安全/质量/环境有关的记录（表格）由安质部编制、确认。●与行政、沟通有关的记录（表格）由办公室编制、确认。●与人力资源、职业健康安全有关的记录（表格）由人力资源部编制、确认。●与财务有关的记录（表格）由财务部编制、确认。●与设备设施管理、维修、保养有关的记录（表格）由技术部编制、确认。●与船舶作业有关的记录（表格）由生产部编制、确认。b)记录（表格）一般不得借阅。确需外借时，需经记录（表格）主管部门及其分管领导审核，报总经理审批后方可外借。5.6.2a)各部门、单位应按照《记录（表格）填写规范》的具体要求填写记录（表格）。b)记录（表格）按照管理体系文件的要求进行流转，流转过程所经过的部门、单位必须予以妥善保管，流转的最终部门、单位是该记录（表格）的保管部门、单位。5.6.3a)记录（表格）标识包括名称、编号。b)记录（表格）的收集、编目●各部门、单位及时收集相关的记录（表格），确保其完整、有效。●记录（表格）的保管部门、单位对所保管的记录（表格）进行编目以便于检索。5.6.4安质部会同相关职能部门不定期检查各部门5.6.5记录a)保管部门、单位对超出期限需报废的记录（表格），填写“文件处置申请单”，经公司分管领导批准后实施销毁。b)实施销毁时，应由两人以上同时在销毁现场，核对待销毁记录后，用机碎、焚烧或打纸浆等方法处置；负责销毁和监销人员在“文件处置申请单”上签字，并填写销毁处置时间；销毁后登记“已处理文件登记表”。c)记录（表格）可以呈各种媒体形式，例如照片、硬拷贝或电子媒体等。6相关支持性文件6.1《管理评审控制程序》HJHA/QES-CX23-20126.2《文件编写导则》HJHA/QG01-001-2012-06.3《企业标准编号规则》HJHA/QG01-0016.4《文件管理规定》HJHA/QG01-001-2012-06.5《记录（表格）填写规范》HJHA/QG01-001-2012-07记录（表格）7.1受控文件现行有效版本清单JL01-017.2文件接收登记表JL01-027.3文件发放登记表JL01-037.4文件借阅登记表JL01-047.5文件更改申请单JL01-057.6文件更改通知单JL01-067.7文件评审会签表JL01-077.8已处理文件登记表JL01-087.9文件处置申请单JL01-097.10记录（表格）控制清单JL01-107.11参考文件留用表JL01-11（表一）内容