COP-01文件和资料的控制程序2

邵阳神风动力制造有限责任公司程序文件文件编号：COP01版本号：A标题：文件和资料控制程序修改序号：00页码：第4页共6页版本修改序号修订摘要生效日期A00初版发行﹒2002年10月01日编制人：审核人：批准人：如此印章并非红色，代表此文件并非合法之版本，并不会受到控制及更新，请使用受控制之文件。文件分发编号文件控制印章1目的与适用范围本程序规定了所有文件和资料的控制要求，使其处于受控状态，并确保对质量体系有效运行起重要作用的各相关部门都能及时使用文件和资料的有效版本。本程序适用于本公司与质量体系有关的文件和资料（包括适当范围的外来文件）的控制。2引用文件2.1《技术文件和资料管理规定》;2.2《质量记录控制程序》3职责3.1全质办负责组织编写质量手册、程序文件。3.2管理者代表审核质量手册、程序文件。3.3各部门负责人组织编写、审核和使用保管有关工作文件和质量记录。3.4总经理批准质量手册。3.5全质办资料员负责对文件进行编辑、标识、编号、发放、保存等管理。4工作程序4.1新文件的编号4.1.1全质办资料员根据4.4条款，对质量手册、程序文件进行编号。4.1.2其他文件，由文件编制者从全质办资料员处取得文件编号。取号时应填写“文件取号登记表”记录文件名称及文件编号。4.2文件的分类4.2.1按照文件的内容分：a)质量手册；b)程序文件；c)工作文件，包括管理性工作文件和技术性工作文件；d)质量记录;e)外来文件。4.2.2按文件受控程度分：a)受控文件；b)非受控文件。4.3文件的编写、审核和批准4.3.1各层次文件的编制、审核、批准按本程序3“职责”执行。4.3.2由全质办负责规范文件的格式。4.3.3技术图纸、图样的编制、审核和批准则按《技术文件和资料管理规定》执行。4.4文件的标识、发放、更改及回收4.4.1质量体系文件编号的构成和表达形式××/×××××适用于记录表格,表示“A”版文件顺序号适用于工作文件（代号如下）文件层次（类别）4.4.1.1文件类别代号质量手册——QM程序文件——COP工作文件——WI质量记录——QR4.4.1.2文件顺序号文件顺序号均从“01”开始按自然数顺序编号。4.4.1.3文件编号的位置文件编号（版本号）打印在首页或其右上角。当对体系建立前的旧版本文件和表格不加修改使用时，亦可直接手写编号（版本号）于相应的位置。4.4.1.4工作文件代号：JD：岗位职责，MS：管理制度，EOI：设备操作规程，IS：检验指导书，4.4.2文件的发放4.4.2.1受控文件原稿在提交给全质办资料员前，送交人应对文件进行以下确认：是否进行有效的批准；标题、文件编号、版本、修改序号、页数是否完整；如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。c)受控文件的范围：一般用于公司内部，受更改控制的文件。4.4.2.2将文件连同“文件发放清单”提交全质办资料员，全质办资料员将收到的文件原稿做好编目登记，填写“文件归档编目清单”。4.4.2.3全质办资料员根据全质办主任批准后的“文件发放清单”的总份数进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章。填写“文件发放、回收记录”发放文件，文件领用者签收。“文件发放、回收记录”应记录正本持有者的签收。4.4.2.4任何员工不得私自复制，但当文件严重破损时可以旧换新，因丢失或工作需要需增发文件，并填写“文件借阅/复制登记表”，报全质办主任同意后可补发，分发号保持不变。4.4.2.5经管理者代表同意，可向顾客或其他外界组织发放质量手册，但须在手册封面加盖兰色“非受控文件”印章。4.4.2.6文件分发号文件各部门主管均给予唯一文件分发号（见下表）。职务文件分发号职务文件分发号总经理01生产副总经理05常务副总经理02总经办06质量副总经理03认证机构07经营副总经理04管理者代表与质量副总相同各部门下属岗位编号由该部门主管编号后加副编号生成，中间用“－”隔开。4.4.3文件的更改4.4.3.1本公司任何员工均可提出文件更改的建议，提出者需填写“文件更改审批表”，经其部门主管批准。若文件更改涉及到其它有关部门，还应由这些部门主管签署意见。4.4.3.2对于有隶属关系或需要相互协调的文件，某一份文件更改后，归口部门负责对相关文件同时进行相应更改。4.4.3.3文件更改的审批按该文件的原审批程序进行，若因部门人员调整，不能由原审批人审批时，该部门需获取所依据的有关背景资料。4.4.3.4全质办资料员依据“文件更改审批表”，印制更改页发至原文件持有者，同时收回作废的旧文件，并加盖红色“作废文件”印章。对于极少量更改或错别字的更改，全质办资料员可对持有者的文件直接划改。“文件更改审批表”应随被更改页的正本同时保存。4.4.3.5每年由管理者代表组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适当评审，必要时予以修改，执行4.4.3条款规定。4.4.4文件的换版a)文件经多次修改或大幅度修改时应换版，全质办资料员可依文件的修改情况提出改版申请，报全质办主任批准后改版。b)文件首次发布时，版本号为“A”。每改版一次，版本号按英文字母顺序递增，修改序号恢复为“00”。4.5文件的保管4.5.1文件的正本无须加盖任何印章，也无需对正本编号，由全质办资料员保存（另有规定者除外），只要程序文件、工作文件有修订或换版，则全质办资料员应同时更新程序文件首页及建立“工作文件修改总览表”，以记录修改和改版情况。4.5.2作废的文件和资料，全质办资料员填写“文件销毁申请单”，经全质办主任批准后统一销毁。为法律和积累知识等需保留的文件，需加盖红色“作废文件”印章后方可留用,并建立“作废文件”清单。4.5.3作废版本的正本文件（含技术文件）均不得销毁，由全质办或技术处资料员加盖红色“作废文件”印章隔离保存，以确保需要时在作用处可获得适用文件的有关版本。4.5.4存入计算机软盘资料由全质办资料员归档登记，为防止文件丢失，所有存入软盘的文件均应有备份，并作好标识，使用者须妥善保管。4.5.5对受控文件，各部门应及时填写本部门所使用文件的“部门受控文件清单”。4.6质量记录的发放、更改和保存按《质量记录控制程序》执行。4.7外来文件的管理4.7.1外来资料包括标准（国际标准、国家标准、企业标准及行业标准等）、顾客提供的技术图纸和资料4.7.2技术处、全质办资料员负责外来文件（顾客提供的技术图纸和资料）的登记，填写“国家/国际标准清单”。4.7.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件报全质办备案。4.8文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写“文件借阅/复制登记表”后，向相关的文件保管人员借阅。复制受控文件必须由全质办资料员登记编号等。4.9印章样式4.9.1“受控文件”印章样式4.9.2“非受控文