会议纪要记录管理制度

会议纪要记录管理制度第一章总则

为确保会议纪要的准确性、及时性和有效性，提高会议决策的执行力和工作效率，制定本会议纪要记录管理制度。以下内容适用于所有公司内部会议，以及与外部单位进行的各类会议。

一、目的

本制度旨在规范会议纪要的记录、整理、审批、发布及归档流程，保证会议内容的全面落实，提高公司决策透明度和执行力。

二、适用范围

1.公司内部会议，包括但不限于：总经理办公会、部门例会、专题协调会等；

2.与外部单位举行的合作洽谈会、项目协调会、行业交流会议等；

3.其他需记录会议纪要的会议。

三、定义

1.会议纪要：指在会议过程中，对会议议题、讨论内容、决策事项、责任分配、完成时限等进行记录的书面文件。

2.会议主持人：负责主持会议的人，对会议纪要的准确性、完整性负有审核责任。

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要的责任人。

四、责任与义务

1.会议主持人应确保会议议题明确，会议内容具有决策性和可执行性；

2.会议记录人应认真记录会议内容，确保会议纪要的真实性、完整性和准确性；

3.与会人员应积极参与会议讨论，并对会议纪要中涉及自身职责的事项予以确认；

4.各部门负责人应督促本部门人员按照会议纪要要求完成相关工作。

五、制度修订

本会议纪要记录管理制度可根据公司业务发展和实际需要，进行适时修订。修订后的制度经公司领导审批后，予以发布实施。

六、附则

本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如遇特殊情况，可根据实际情况报请公司领导特批。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议申请：各部门或项目组根据工作需要，提前向行政部门提交会议申请，注明会议主题、时间、地点、参会人员、预计时长等信息。

2.会议通知：行政部门在收到会议申请后，负责发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。

3.会议资料准备：会议申请人负责准备会议相关资料，并在会前至少一天发给与会人员。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，由行政部门或会议主持人负责与会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议主题和议程，引导与会人员围绕会议议题展开讨论。

3.会议记录人负责记录会议过程中的关键信息，包括讨论内容、决策事项、责任分配等。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结并提出决策事项；

2.与会人员对决策事项进行表决或讨论，形成共识；

3.会议记录人将决策事项、责任分配及完成时限等内容详细记录在会议纪要中。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行简要总结，强调会议决策事项的执行和落实；

2.与会人员对会议纪要内容进行确认，并提出修改意见；

3.会议记录人根据与会人员的意见，对会议纪要进行修改完善。

五、会议纪要审批

1.会议纪要经会议记录人整理、修改后，提交给会议主持人进行审核；

2.会议主持人对会议纪要内容进行审批，确保纪要准确、完整；

3.审批通过后的会议纪要，由行政部门负责发布。

六、会议纪要发布与反馈

1.行政部门将审批通过的会议纪要发送给所有与会人员，并要求各部门负责人督促落实；

2.与会人员收到会议纪要后，需在规定时间内反馈执行情况；

3.行政部门对会议纪要的执行情况进行跟踪，及时向上级领导汇报。

七、会议纪要归档

1.会议纪要经审批、发布后，由行政部门进行归档管理；

2.归档内容包括：会议纪要正文、参会人员名单、会议签到表、相关附件等；

3.归档资料应按照公司档案管理规定进行保存，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、责任分配与任务执行

1.会议纪要中明确的任务和责任分配，应在会议结束后立即进行传达，确保每位责任人清晰了解自己的任务内容和完成标准。

2.各责任人应根据会议纪要中规定的完成时限，制定详细的执行计划，并立即着手实施。

3.责任部门或个人应定期向上级汇报任务进展情况，确保工作按计划推进。

二、跟踪监督与协调

1.行政部门或指定专人负责对会议纪要中列出的任务进行跟踪监督，定期收集进展情况，并及时向会议主持人或相关部门汇报。

2.对于执行过程中出现的问题和困难，应及时组织相关部门进行协调，提供必要的支持和帮助，确保问题得到有效解决。

3.对于跨部门的任务，应建立协调机制，促进各部门之间的沟通与合作，确保任务顺利推进。

三、进度汇报与评估

1.定期召开会议，由各部门负责人汇报会议纪要任务的执行进度，评估任务完成情况。

2.会议主持人应根据汇报情况，对任务完成质量和进度进行评价，对未按计划完成的任务进行原因分析，并提出改进措施。

3.对于严重影响公司业务进程的未完成任务，应追究相关责任人的责任，并根据情况给予相应的处罚。

四、会议纪要更新与反馈

1.根据任务执行情况，及时更新会议纪要，记录任务完成情况、存在的问题及改进措施。

2.修订后的会议纪要应再次提交会议主持人审批，并通过行政部门发布给所有相关人员。

3.鼓励与会人员对会议纪要的更新内容提出意见和建议，不断完善会议纪要的执行和反馈机制。

五、闭环管理

1.完成任务后，责任部门应向行政部门提供任务完成的证明材料，如工作报告、项目成果等。

2.行政部门负责收集、整理任务完成的相关资料，确保会议纪要的闭环管理。

3.对于长期或周期性任务，应建立长效管理机制，确保任务持续、有效地得到执行和监督。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向行政部门提交会议室预订申请，注明会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议顺利进行。

3.如遇紧急会议，行政部门应优先安排会议室，并通知相关部门做好会议准备工作。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行，为会议提供良好的环境。

3.对于特殊会议需求，行政部门应根据实际情况调整会议室布局和设备配置。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议纪律，不随意离开座位，不大声喧哗。

2.禁止在会议室内吸烟、进食，禁止携带易燃、易爆物品进入。

3.会议结束后，与会人员应将个人物品带走，不得在会议室内乱丢杂物。

四、会议室管理

1.行政部门负责会议室的日常管理，包括卫生清洁、设备维护、资料整理等。

2.定期对会议室使用情况进行统计，分析会议需求，为会议室的优化配置提供依据。

3.对于违反会议室使用规定的行为，行政部门有权进行制止，并视情况给予相应处罚。

五、会议室预约与取消

1.如需取消会议室预订，预订人应至少提前一天通知行政部门，以便安排其他会议使用。

2.行政部门有权对频繁取消会议室预订的部门或个人进行限制，确保会议室资源得到合理利用。

3.特殊情况下，行政部门可根据实际需要调整会议室预订，并及时通知预订人。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司作息时间及会议需求进行合理安排。

2.行政部门应提前公布会议室开放时间，以便各部门或个人进行预订。

3.特殊情况下，行政部门可根据实际需要调整会议室开放时间，并提前通知相关人员。

第五章附则

一、本制度的解释权归