华为会议管理制度

华为会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为保证华为公司会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，依据公司相关管理制度，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于华为公司全球范围内所有层级、类型的会议管理，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目会议等。

第三条会议原则：

-目标明确：每次会议应设定明确的目标和预期成果，避免召开无目的或低效的会议。

-准备充分：会议组织者需提前准备会议议程、资料，并确保与会人员提前获得相关信息。

-参与广泛：鼓励与会议议题相关的各部门、各层级人员参与，保证决策的全面性和公正性。

-决策高效：会议中应集中讨论，高效决策，避免重复、冗长的讨论。

第四条会议种类：

-定期会议：如周会、月会、季会、年会等。

-临时会议：针对特定议题或紧急事件召开的会议。

第五条会议语言：会议默认使用普通话，若涉及外籍人员，可根据需要使用英语或其他语言，并配备专业翻译。

第六条会议保密：会议内容涉及公司机密，与会人员需遵守公司保密协议，不得泄露会议内容和与会人员意见。

第七条制度修订：本制度根据公司发展需要和会议管理实际运行情况，定期进行修订和完善。

第二章会议流程

第八条会议筹备：

-会议提议：会议组织者应根据工作需要，提出召开会议的申请，明确会议目的、议题、参会人员范围及预期成果。

-会议通知：会议组织者需提前通过邮件、电话或公司内部通讯系统等方式，向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

-会议资料准备：会议组织者应准备会议所需的背景资料、报告、提案等，并在会议前至少一天分发至与会人员。

第九条会议召开：

-签到登记：会议开始前，与会人员需签到确认出席，会议组织者应记录签到情况。

-会议开场：会议主持人宣布会议开始，简述会议目的、议程和预期成果，明确会议纪律。

-议题讨论：会议按照议程逐项进行，与会人员围绕议题展开讨论，提出观点和建议。

-决策与表决：对于需要决策的议题，会议主持人应组织与会人员进行表决，确保决策过程公正、透明。

第十条会议记录：

-纪要编写：会议记录人应详细记录会议过程、与会人员的观点、决策结果等，会后整理成会议纪要。

-纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批后，再发送给与会人员，确保记录的准确性和完整性。

第十一条会议总结与反馈：

-会议评估：会议结束后，会议组织者应收集与会人员的意见和建议，对会议效果进行评估。

-改进措施：根据会议评估结果，会议组织者需制定相应的改进措施，以提高后续会议的质量和效果。

第十二条会议跟进：

-任务分配：会议组织者应根据会议决策结果，将任务分配给相关人员，明确责任和完成时间。

-进度跟踪：会议组织者应定期跟进任务进度，确保会议决策的落实和执行。

第十三条特殊会议流程：

-紧急会议：对于紧急事件，会议组织者应尽快召集相关人员召开会议，并根据情况简化会议流程。

-远程会议：对于跨地区或国际会议，会议组织者应选择合适的远程会议工具，确保会议的顺利进行。同时，注意时差问题，提前做好沟通协调。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十四条会议纪要的编制与发布：

-会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、主要观点、决策结果、任务分配等关键信息。

-会议纪要应在会议结束后尽快完成初稿，由会议主持人审核确认，确保内容准确无误。

-审核通过的会议纪要应在最短时间内通过邮件、公司内部平台等方式发布给所有与会人员及相关部门。

第十五条任务落实与责任人：

-会议纪要中明确的任务应指定具体责任人，并明确任务完成的时间节点。

-责任人应清晰了解任务要求，并在规定时间内完成。

-会议组织者应对任务完成情况进行跟踪监督，确保各项决策得到有效执行。

第十六条进度汇报与协调：

-责任人应定期向会议组织者汇报任务进度，遇到问题应及时反馈，寻求支持或协调。

-会议组织者应建立机制，定期收集进度信息，对于滞后或困难的问题提供解决方案或协调资源。

第十七条会议纪要的更新与归档：

-随着任务的进展，会议纪要中的相关信息应及时更新，确保纪要内容的时效性。

-会议纪要的最终版本应在所有任务完成后进行归档，以便日后查询和审计。

第十八条跟踪结果的评估与反馈：

-会议组织者应对会议决策的跟踪落实结果进行评估，包括任务完成质量、时间控制、资源利用效率等。

-评估结果应作为改进会议管理的重要依据，并向相关人员进行反馈。

-对于未按预期完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中加以讨论。

第十九条激励机制：

-对于积极履行职责、高效完成任务的责任人，应给予适当的表彰和奖励。

-对于未能按时按质完成任务的个人或团队，应视情况采取相应的提醒、辅导或问责措施。

第二十条持续改进：

-会议纪要的跟踪落实过程应作为持续改进的一部分，定期回顾和优化流程。

-通过收集反馈、总结经验，不断提高会议管理的效率和效果，确保公司决策的执行力。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订：

-会议室预订应通过公司统一的预订系统进行，确保透明、公平。

-预订者需提供会议主题、参会人数、日期和时间等详细信息，并根据实际需求选择合适大小的会议室。

-预订成功后，预订者应遵守预定时间，不得无故占用或提前结束会议。

第二十二条会议室配置与维护：

-会议室应根据不同会议类型和规模，配备相应的设施设备，如投影仪、白板、会议电话等。

-会议室管理员应定期检查和维护设备，确保设备正常运行。

-会议室应保持干净整洁，提供必要的学习用品和饮用水等。

第二十三条会议室内行为规范：

-与会人员应遵守会议室内的各项规定，保持安静，不随意走动，不在会议室内饮食。

-会议期间，与会人员应关闭或静音手机等通讯设备，避免干扰会议进程。

-会议室内禁止吸烟和进行其他违反公司规章制度的行为。

第二十四条会议室安全与保密：

-会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、限制非授权人员进入等。

-会议室内进行的讨论和决策涉及公司机密，与会人员应严格遵守保密协议。

-会议结束后，预订者应确保不遗留任何敏感或重要文件资料。

第二十五条会议室使用效率：

-会议室管理员应合理规划会议室使用，提高使用效率，避免资源浪费。

-鼓励预订者合理预估会议时间，缩短会议时长，确保会议室资源得到充分利用。

第二十六条特殊会议室管理：

-对于特殊用途的会议室，如视频会议室、董事会会议室等，应制定专门的预订和使用规定。

-会议室管理员应提供专业支持，确保特殊会议室的高效运行和专用性。

第二十七条违规处理：

-对于违反会议室管理规定的个人或团队，会议室管理员有权进行提醒和制止。

-严重违反规定的行为，将按照公司规章制度进行处理，并可能影响个人或团队今后的会议室预订权限。

第五章附则

第二十八条制度生效：