学校会议费管理制度

学校会议费管理制度第一章总则

为确保学校会议的规范化、高效化，提高会议质量，节约会议费用，特制定本管理制度。学校会议费管理制度（以下简称“本制度”）适用于学校内各类会议的组织、召开及管理。以下内容将对会议的申报、审批、召开、费用报销及监管等方面进行详细规定。

一、会议目的

1.会议应围绕学校中心工作，注重实效，提高工作效率，减少不必要的会议。

2.会议旨在传达政策、部署工作、交流经验、研究问题、推动学校事业发展。

二、会议类型

1.学校定期会议：如校务会议、教职工代表大会等。

2.学校临时会议：根据工作需要临时组织的会议。

3.部门内部会议：各部门组织召开的内部工作会议。

三、会议组织

1.会议的组织单位应明确会议主题、内容、议程、参会人员、时间、地点等。

2.会议组织单位应提前做好会议通知、会议资料发放、会场布置等工作。

四、会议审批

1.学校定期会议和临时会议，应由会议组织单位提前向学校领导申报，经批准后方可召开。

2.部门内部会议，由各部门自行组织，但需报备学校办公室。

五、会议费用

1.会议费用包括场地租赁、设备租赁、会议资料、参会人员差旅等。

2.会议组织单位应严格按照学校财务规定，合理预算会议费用，确保会议费用合理、合规。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加，严格遵守会议纪律，不得迟到、早退、缺席。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

本制度的解释权归学校办公室所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为本校会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据学校工作需要，明确会议目的、议题和预期成果。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容。

4.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，确保舒适、安静、便于交流。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，组织单位负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：按照议程安排，发言人进行发言，其他参会人员认真聆听，做好记录。

4.交流讨论：针对会议议题，参会人员进行充分讨论，提出意见和建议。

5.形成决议：在充分讨论的基础上，主持人总结各方意见，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、议程、发言要点、讨论结果等。

2.纪要整理：会后及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.纪要审批：会议纪要需经会议组织单位负责人审批后，发送给参会人员。

四、会议总结

1.会议效果评估：组织单位对会议效果进行评估，了解会议成果和不足之处。

2.整改措施：针对会议中反映出的问题，制定整改措施，及时进行整改。

3.会议经验总结：总结本次会议的成功经验和不足之处，为今后会议提供借鉴。

五、会议资料的归档与保管

1.会议资料：包括会议通知、会议纪要、发言材料等，需整理归档。

2.保管期限：根据学校档案管理规定，确定会议资料的保管期限。

3.资料借阅：会议资料按学校规定进行借阅管理，确保资料安全、完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决议的跟踪落实至关重要。以下为本校会议纪要跟踪落实的详细规定：

一、会议纪要的发放与传阅

1.会议纪要经审批后，由组织单位及时发送给参会人员，确保相关人员了解会议内容。

2.会议纪要需传阅至相关部门和人员，以便于落实会议决议。

二、会议决议的分解与责任落实

1.会议组织单位根据会议纪要，将会议决议分解为具体的任务，明确责任人、完成时限等。

2.各责任单位或个人应按照任务要求，制定工作计划，确保会议决议的落实。

三、会议决议的跟踪与督促

1.会议组织单位应设立专人负责跟踪会议决议的落实情况，定期了解进度，发现问题及时协调解决。

2.建立会议决议跟踪督促机制，通过定期汇报、现场查看等方式，确保会议决议的执行。

四、会议决议落实情况的反馈与报告

1.责任单位或个人在完成任务后，需向会议组织单位反馈落实情况，包括成果、存在的问题及改进措施。

2.会议组织单位定期向学校领导报告会议决议的落实情况，以便于领导了解工作动态，为决策提供依据。

五、会议决议落实结果的评估与应用

1.对会议决议的落实结果进行评估，总结成功的经验和不足之处，为今后工作提供借鉴。

2.将会议决议落实情况作为部门及个人绩效考核的依据，激发工作积极性。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要按照学校档案管理规定进行归档，确保资料的安全、完整。

2.建立会议纪要查阅制度，便于相关人员了解会议内容，提高工作效率。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，各部门需提前向学校办公室提出会议室使用申请。

2.预订时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便于办公室进行合理安排。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或更改。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，爱护公物，遵守会议纪律。

3.会议室使用过程中，如遇设备故障或其他问题，应及时与学校办公室联系，确保会议正常进行。

三、会议室设备管理

1.学校办公室负责会议室设备的维护、保养和更新，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用单位应进行功能检查，如有问题及时报告。

3.严禁在会议室进行与会议无关的操作，避免损坏设备。

四、会议室环境卫生

1.会议室使用前后，使用单位应负责清理会场，确保环境卫生。

2.禁止在会议室吸烟、进食，保持室内空气质量。

3.学校办公室定期对会议室进行卫生检查，对违反规定的部门或个人进行通报批评。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，使用单位应加强安全管理，确保参会人员的人身安全和设备安全。

2.严禁携带易燃、易爆等危险品进入会议室。

3.会议结束后，使用单位应检查会议室门窗是否关闭，电器设备是否关闭，确保消防安全。

六、会议室资源优化配置

1.学校办公室根据会议室使用情况，合理调整会议室资源，提高使用效率。

2.鼓励部门间共享会议室资源，减少资源浪费。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，为学校会议室管理提供决策依据。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

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