小单位会议室管理制度

小单位会议室管理制度小单位会议室管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范我单位会议室的使用与管理，保障会议效率，提升会议质量，确保会议室资源合理分配与有效利用。

第二条本制度适用于我单位所有会议室的使用、管理及维护工作。

第三条会议室使用应遵循高效、节约、环保的原则，注重会议质量和效果，避免资源浪费。

第四条会议室管理应实行分类管理、分工负责、统筹协调、监督检查的原则，确保会议室的正常运行。

第五条会议室使用及管理人员应严格遵守本制度，共同维护良好的会议环境。

第六条单位应定期对会议室管理制度进行评估和修订，以适应工作需要和实际变化。

第七条本单位各部门应根据本制度，结合实际情况，制定具体的会议室使用和管理实施细则。

第八条会议室使用和管理涉及到的相关责任人员，应明确职责，严格按照规定开展工作。

第九条单位应加强对会议室设施的维护和保养，确保设施设备完好，满足会议需求。

第十条会议室使用和管理中出现的问题，应及时上报，并按照规定程序予以解决。

第十一条本单位应积极开展会议管理培训，提高会议组织、主持、记录等环节的专业水平。

第十二条本单位应建立健全会议室使用、管理、维护的档案资料，为会议室管理提供依据。

第十三条本单位应鼓励创新会议形式，提高会议效率，减少不必要会议，降低会议成本。

第十四条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修订，由单位负责人提出，经集体研究决定后予以公布。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起人应根据工作需要，明确会议目的、议题、议程等内容，并提前填写《会议申请表》。

2.会议发起人需将《会议申请表》提交至会议室管理部门审批，并明确会议时间、地点、参会人员等相关信息。

3.会议室管理部门在收到申请后，应及时审核，统筹安排会议室资源，确保会议需求得到满足。

4.会议通知应由会议室管理部门或会议发起人及时发送给参会人员，包括会议时间、地点、议程等内容。

二、会议召开

1.会议主持人应提前到达会议室，检查会议设备、资料等准备工作。

2.会议开始前，会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，强调会议纪律。

3.会议进行中，应按照议程逐项进行讨论，主持人负责控制会议节奏，确保会议有序进行。

4.会议期间，参会人员应积极参与讨论，发表意见，并遵守会议纪律，不得无故离场或打断他人发言。

三、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，记录内容包括会议议题、讨论过程、结论和分工等内容。

2.会议记录应及时整理，并在会议结束后24小时内将会议纪要发送给参会人员。

3.会议纪要需由会议主持人审核，确保记录准确、完整。

四、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

2.参会人员应按照会议纪要中明确的分工，认真落实各项工作。

3.会议室管理部门应定期收集会议反馈，了解会议效果，为改进会议管理提供依据。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议记录、纪要等相关资料应及时归档，以备查阅。

2.归档资料应按照规定保存期限进行保管，确保信息安全。

六、紧急会议召开

1.如遇紧急事项，需召开临时会议时，会议发起人应按照本章节相关规定，及时提交《会议申请表》。

2.会议室管理部门应优先保障紧急会议的需求，并通知参会人员。

3.紧急会议的召开和记录，参照本章节相关规定执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要应在会议结束后24小时内由会议记录人整理完毕，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要后的48小时内完成审核，确保纪要内容准确无误。

3.审核通过的会议纪要应通过电子邮件或内部通讯系统及时发布给所有参会人员，并要求相关人员确认收到。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中应明确各项工作任务的分工、责任人和完成时限。

2.各责任人应在收到会议纪要后，按照分工要求，立即着手开展相关工作。

3.会议纪要中涉及跨部门协作的事项，应由主要责任人负责协调，确保工作顺利进行。

三、进度跟踪与检查

1.会议室管理部门或会议发起人应定期对会议纪要中确定的各项工作任务进行跟踪，了解工作进展。

2.跟踪方式可以包括但不限于现场检查、电话询问、书面报告等。

3.对于进度滞后或遇到困难的工作任务，应及时分析原因，采取措施予以解决。

四、反馈机制与问题解决

1.各责任人在工作推进过程中，如遇到问题或困难，应主动反馈给会议主持人或会议室管理部门。

2.会议室管理部门应建立问题反馈和处理机制，确保问题能够得到及时解决。

3.对于重大问题，可召开临时会议，集体研究解决方案。

五、会议纪要的更新与归档

1.随着工作进展，如会议纪要中的内容发生变化，应及时更新会议纪要，并重新发布给相关人员。

2.更新的会议纪要需重新经过会议主持人审核，确保信息的准确性。

3.会议纪要及其更新版本应在相关工作完成后，按照规定进行归档，以备未来查询和审计。

六、效果评估与持续改进

1.会议室管理部门应定期对会议纪要的执行效果进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

2.通过效果评估，优化会议管理流程，提高会议决策的执行力和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应由各部门或会议发起人提前向会议室管理部门提交《会议室预订申请表》。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.会议室管理部门根据预订申请统筹安排会议室资源，并在预订确认后通知申请部门或个人。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意损坏设施设备。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音模式，避免影响会议进行。

3.会议室内不得私自更改布局、挪动设备，如需调整，应提前向会议室管理部门申请。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责对会议室设备进行定期检查、维护和升级，确保设备正常运行。

2.使用会议室时应爱护设备，如遇故障，应及时向会议室管理部门报修。

3.会议室管理部门应制定设备操作规程，并对相关人员开展培训，确保设备正确使用。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、紧急疏散通道等安全设施完好。

2.会议期间，应遵守安全规定，不得在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

3.如遇突发事件，应按照应急预案进行疏散和应对。

五、会议室环境卫生

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内空气质量。

2.会议室内应配备适量的垃圾桶，参会人员应自觉保持环境卫生，将垃圾投入指定垃圾桶。

3.会议室管理部门应定期检查卫生状况，对卫生状况较差的会议室及时整改。

六、会议室资源优化配置

1.会议室管理部门应定期分析会议室使用情况，合理调整会议室资源分配，提高使用效率。

2.鼓励开展线上会议，减少对实体会议室的依赖，节省资源。

3.对于长期闲置的会议室，可考虑进行功能调整或与其他部门共享，提高利用率。

第五章附则