公司企业文档管理制度

公司企业文档管理制度第一章总则第一条目的为了规范公司企业文档的创建、组织、存储与维护，提高公司信息管理的效率和质量，保证公司企业文档的合规性和安全性，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于公司内全部职员和部门，涵盖全部与公司运营和管理相关的企业文档。第三条定义企业文档：指公司内涉及业务、资产、项目、政策、制度等内容的电子或纸质文件。文档管理：指对企业文档的创建、组织、存储、传递和销毁等全过程的管理活动。第二章文档管理的基本原则第四条合规性原则企业文档必需符合国家法律法规和公司规定的各项制度。企业文档必需真实、准确、完整及时。第五条安全性原则企业文档必需进行保密，未经授权人员不得查阅、复制或泄露。企业文档必需进行备份和防护，以防止丢失、损坏、窜改或病毒感染。第六条便利性原则企业文档必需合理分类和命名，方便快速检索和查询。企业文档必需采用标准化的格式和模板，降低查找和使用的难度。第三章文档管理的流程与职责第七条文档管理的流程文档创建：依据需要，由相关人员依照规定的模板和格式进行文档的创建和编辑。文档审核：由特地的审核人员对文档进行审核，确保内容的准确性和合规性。文档发布：经审核通过的文档应依照规定程序进行发布，并通知相关人员。文档存储：将发布的文档妥当进行存储，确保其安全可靠。文档维护：定期对存储的文档进行维护，包含备份、归档、更新等操作。文档销毁：依照公司规定的期限和流程对无效的文档进行销毁。第八条文档管理的职责部门负责人：负责组织本部门的文档管理工作，并保证相关人员遵守本制度。文档管理员：负责文档的创建、审核、发布和存储等工作，并维护文档管理系统的正常运行。相关人员：依照规定参加文档的创建、审核、发布和维护工作，确保文档的质量和合规性。第四章文档管理的具体要求第九条文档分类和命名文档必需依照肯定的分类标准进行分类，便于管理和检索。文档的命名必需简洁明确，包含必需的信息和标识，方便快速识别和查询。第十条文档的创建和编辑文档必需依照公司规定的模板和格式进行创建和编辑。文档的内容必需真实准确，表达清楚，语言规范，符合公司的风格和要求。第十一条文档的审核和发布文档必需依照规定的程序进行审核和审批，审核人员必需对其内容进行认真检查。审核通过的文档应及时进行发布，并通知相关人员。第十二条文档的存储和维护文档必需存储在公司统一规划和管理的文档管理系统中，以确保安全可靠。存储的文档必需定期进行备份和更新，确保其可用性和完整性。第十三条文档的销毁文档依据公司规定的期限和流程进行销毁，未经批准不得擅自销毁文档。销毁的文档必需进行彻底销毁，防止泄露和滥用。第五章附则第十四条制度的宣传和培训公司必需组织培训，向员工普及公司企业文档管理制度和规范。公司必需定期组织宣传，提高员工对企业文档管理工作紧要性的认得。第十五条违纪和惩罚对违反本制度的行为，将按公司规定的纪律和程序进行惩罚。严重违反制度的行为将进行严厉处理，包含警告、罚款、甚至开除。第十六条本制度的解释权本制度的解释权归公司管理负责人全部。对本制度的修改和更改必需经过公司管理层的批准和公告。以上为公司企业文档管理制度，自公告日起正式执行。企业文档的管理和合规性，关乎公