2024年营业现金收款及备用金管理制度

2024年营业现金收款及备用金管理制度

一、总则

为确保公司营业现金收款及备用金管理的规范性、安全性和有效性，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。

二、营业现金收款管理

1.营业现金收款范围：公司所有业务活动中产生的现金收入，包括但不限于销售商品、提供服务等。

2.收款流程：

（1）业务部门在开展业务活动前，需向财务部门申请开票，并明确收款金额、付款方等信息。

（2）业务人员在与客户签订合同或协议时，应明确付款方式、金额、期限等条款。

（3）客户支付现金时，业务人员需当场核对现金金额，并在客户在场的情况下，及时将现金收入放入公司规定的保险柜或保险箱内。

（4）业务人员每日需将当日现金收入汇总，填写现金收入日报表，经财务部门审核后，及时将现金存入公司指定银行账户。

3.现金安全管理：

（1）公司应设立专门的现金保险柜或保险箱，确保现金安全。

（2）现金保险柜或保险箱钥匙应由至少两名员工分别保管，不得私自复制或借予他人。

（3）公司应定期对现金保险柜或保险箱进行清点，确保现金账款一致。

三、备用金管理

1.备用金用途：备用金主要用于公司日常经营活动中发生的零星支出，如差旅费、办公费等。

2.备用金申请与使用：

（1）各部门根据实际业务需要，向财务部门提出备用金申请，明确用途、金额、期限等。

（2）财务部门根据公司备用金管理制度，对申请进行审批，并在批准后发放备用金。

（3）备用金使用过程中，应严格按照批准的用途、金额、期限进行，不得挪作他用。

3.备用金报销与核销：

（1）备用金使用完毕后，使用人需在规定时间内向财务部门报销，并提供相关支出凭证。

（2）财务部门对报销情况进行审核，确认无误后，予以核销。

四、监督检查

1.财务部门应加强对营业现金收款及备用金管理的监督检查，确保制度落实到位。

2.公司审计部门定期对公司营业现金收款及备用金管理情况进行审计，发现问题及时督促整改。

3.对于违反本制度的行为，公司将按照相关规定给予处罚，情节严重者，移交司法机关处理。

五、附则

1.本制度解释权归公司财务部门。

2.本制度自2024年1月1日起实施。

3.如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充。

四、现金收入日报表管理

1.填写要求：

（1）业务人员需按照规定的格式，逐项填写现金收入日报表，确保信息真实、准确、完整。

（2）现金收入日报表应包括日期、业务部门、收入来源、收入金额、收入性质、业务人员等信息。

（3）业务人员需在当日工作结束后，及时将现金收入日报表提交至财务部门。

2.审核流程：

（1）财务部门收到现金收入日报表后，应对报表内容进行审核，确认无误后，进行财务记账。

（2）财务部门对现金收入日报表的审核，应在次日工作时间内完成。

五、现金存放与运送

1.现金存放：

（1）公司应设立专门的现金存放区域，确保现金安全。

（2）现金存放区域应配备相应的安全设施，如监控设备、报警系统等。

（3）公司应定期对现金存放区域进行安全检查，发现问题及时整改。

2.现金运送：

（1）公司应制定现金运送管理制度，明确运送人员、时间、路线等。

（2）运送现金时，应采取至少两人以上同行，确保现金安全。

（3）运送现金过程中，如遇紧急情况，应及时报警并通知公司相关部门。

六、内部控制与风险管理

1.内部控制：

（1）公司应建立健全现金收款及备用金管理的内部控制制度，确保各项业务活动合规、安全、高效。

（2）公司各部门应相互监督、相互制约，共同维护现金收款及备用金管理的规范性。

2.风险管理：

（1）公司应定期对现金收款及备用金管理过程中可能存在的风险进行识别、评估和应对。

（2）针对高风险环节，公司应制定相应的防范措施，降低风险发生的可能性。

（3）公司应加强对员工的培训，提高员工的风险防范意识。

七、信息反馈与改进

1.信息反馈：

（1）公司应设立信息反馈渠道，收集员工在现金收款及备用金管理过程中的意见和建议。

（2）财务部门应及时处理信息反馈，针对存在的问题，制定相应的改进措施。

2.改进措施：

（1）公司应根据实际情况，不断优化现金收款及备用金管理制度，提高管理效率。

（2）对改进措施的实施效果，公司应进行跟踪评价，以确保管理制度的持续优化。

八、责任追究

1.公司对现金收款及备用金管理过程中的违规行为，将依法追究相关责任人的责任。

2.对于严重违反本制度的员工，公司将按照相关规定给予处罚，直至解除劳动合同。

九、现金收支核算

1.核算要求：

（1）财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度，对现金收支进行准确核算。

（2）财务部门需定期对现金账目进行核对，确保账实相符。

（3）财务部门应定期编制现金流量表，分析现金流动情况，为公司决策提供依据。

2.核算流程：

（1）每日营业结束后，财务部门应根据现金收入日报表，将现金收入录入财务系统。

（2）对于备用金的支出，使用人需提供有效凭证，经财务部门审核无误后，进行支出核算。

（3）财务部门每月底对当月现金收支情况进行汇总，编制现金收支报表。

十、现金使用规范

1.公司各部门应严格按照批准的预算和用途使用现金。

2.现金使用应遵循以下原则：

（1）经济合理，防止浪费。

（2）严格控制大额现金支付，尽量避免现金交易。

（3）加强现金使用的监督，防范现金流失。

十一、员工培训与考核

1.培训：

（1）公司应定期组织员工进行现金收款及备用金管理的培训，提高员工业务素质。

（2）培训内容包括但不限于：现金管理政策、内部控制制度、风险管理等。

2.考核：

（1）公司应将现金收款及备用金管理纳入员工绩效考核范围。

（2）对于表现优秀的员工，公司应给予表彰和奖励；对于考核不达标的员工，公司应进行相应的培训和指导。

十二、突发事件处理

1.现金失窃或丢失：

（1）一旦发生现金失窃或丢失，当事人应立即报告公司领导和财务部门。

（2）公司应及时报警，并配合公安机关进行调查。

（3）公司应根据实际情况，对责任人进行处理，并采取防范措施，避免类似事件再次发生。

2.现金短款或长款：

（1）若发生现金短款或长款，财务部门需及时查明原因，并进行处理。

（2）对于短款，公司应追究相关责任人的责任；对于长款，公司应按照规定程序进行处理。

十三、档案管理

1.现金收入日报表、备用金申请表、报销凭证等相关资料，财务部门应归档保存。

2.档案保存期限按照国家相关法律法规和公司规定执行。

3.财务部门应定期对档案进行整理和审查，确保档案的完整性和准确性。

十四、外部监管与合规

1.公司应积极配合外部监管部门进行现金管理的监督检查。

2.公司应遵循国家相关法律法规，确保现金收款及备用金管理的合规性。

3.公司在遇到外部监管政策调整时，应及时调整内部管理制度，确保与国家法律法规保持一致。

十五、持续改进与优化

1.公司应定期对现金收款及备用金管理制度进行评估，根据业务发展和外部环境变化，不断进行改进和优化。

2.公司应鼓励员工提出合理化建议，对于有助于提高现金管理效率的建议，公司应予以采纳并实施。

3.通过持续改进和优化，公司旨在建立一套科学、合理、高效的现金收款及备用金管理体系，确保公司财务稳健、业务持续发展。

十六、信息技术支持

1.信息技术应用：

（1）公司应充分利用信息技术手段，提高现金收款及备用金管理的自动化、智能化水平。

（2）财务部门应定期对财务信息系统进行维护和升级，确保系统稳定可靠。

（3）公司应推广使用电子支付、移动支付等现代支付方式，减少现金交易，提高资金流转效率。

2.数据安全：

（1）公司应建立健全数据安全管理制度，保护财务数据不被非法访问、泄露、篡改。

（2）财务部门应定期对关键数据进行备份，以防止数据丢失或损坏。

（3）对于涉及现金管理的电子设备，公司应采取必要的安全措施，如设置密码保护、使用加密技术等。

十七、审计与评估

1.定期审计：

（1）公司审计部门应定期对现金收款及备用金管理进行审计，评估内部控制制度的执行情况。

（2）审计过程中发现的问题，应及时反馈给相关部门，并督促其整改。

（3）审计报告应提交给公司高层，作为决策和改进管理的依据。

2.评估机制：

（1）公司应建立现金管理评估机制，定期对现金管理的有效性进行评价。

（2）评估内容包括但不限于：现金流动情况、内部控制效果、风险控制能力等。

（3）评估结果应用于指导现金管理制度的优化和调整。

十八、信息披露与沟通

1.信息披露：

（1）公司应按照相关法律法规，对外披露现金管理相关信息。

（2）信息披露应真实、准确、完整，不得有误导性陈述或重大遗漏。

2.内部沟通：

（1）公司应建立有效的内部沟通机制，确保各部门在现金管理方面的信息共享。

（2）财务部门应定期向其他部门通报现金管理情况，包括收入、支出、风险控制等。

（3）公司应鼓励跨部门合作，共同解决现金管理中遇到的问题。

十九、应急处理机制

1.应急预案：

（1）公司应制定现金管理应急预案，以应对可能出现的突发事件。

（2）应急预案应包括但不限于：现金短缺、系统故障、安全事件等。

（3）应急预案应明确应急处理流程、责任人和应急资源。

2.应急演练：

（1）公司应定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性。

（2）通过应急演练，发现不足之处，及时调整应急预案。

（3）确保在紧急情况下，能够迅速、有效地采取措施，保障公司资金安全。

二十、法律法规遵守

1.公司在现金收款及备用金管理过程中，应严格遵守国家法律法规、行业规定及公司内部管理制度。

2.公司应密切关注法律法规的变化，及时调整现金管理策略，确保合法合规。

3.对于违反法律法规的行为，公司应依法追究责任，并对相关责任人进行严肃处理。

二十一、责任追究与激励机制

1.责任追究：

（1）公司对现金收款及备用金管理过程中的违规行为，将依法依规追究相关责任人的责任。

（2）对于严重违反本制度的员工，公司将视情况给予警告、降职、解聘等处分，情节严重者，将移交司法机关处理。

（3）公司应定期公布违规案例，以警示全体员工，维护制度的严肃性。

2.激励机制：

（1）公司应设立现金管理优秀员工奖，对在现金收款及备用金管理工作中表现突出的员工给予表彰和奖励。

（2）奖励措施包括但不限于：奖金、晋升、培训机会等。

（3）通过激励机制，鼓励员工积极参与现金管理工作，提高整体管理水平。

二十二、监督与反馈

1.监督机制：

（1）公司应建立健全现金管理监督机制，对现金收款及备用金管理进行全程监控。

（2）监督内容包括：制度执行情况、现金流状况、风险控制等。

（3）公司应设立专门的监督部门，负责对现金管理工作的日常监督。

2.反馈渠道：

（1）公司应设立现金管理反馈渠道，鼓励员工提出意见和建议。

（2）财务部门应及时处理反馈信息，对合理建议予以采纳，并对提出者