会议室预订与使用指南

会议室预订与使用指南合同编号：__________甲方（预订方）：【全称】乙方（提供方）：【全称】根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就甲方预订并使用乙方会议室的相关事宜，达成如下协议：第一条会议室预订1.1甲方应提前【提前天数】向乙方预订会议室，并提供甲方代表的姓名、联系方式及会议主题、时间、人数等信息。1.2乙方在收到甲方的预订信息后，应在一个工作日内回复确认，并根据甲方的需求安排会议室。（1）会议室面积应满足甲方参会人数需求；（2）会议室设施应包括投影仪、白板、音响等甲方所需设备；（3）会议室环境应保持安静、整洁，有利于甲方会议的顺利进行。第二条会议室使用2.1甲方应按照约定的时间、地点使用乙方会议室，如有特殊情况需提前通知乙方，经乙方同意后方可调整。（1）爱护会议室设施，如有损坏，甲方应按市价赔偿；（2）不得在会议室内吸烟、饮酒、赌博；（3）不得在会议室内进行违法活动；（4）会议结束后，甲方应将会议室恢复至使用前状态，并清理垃圾。2.3甲方在使用会议室期间，如需乙方提供额外服务，包括但不限于茶水、餐饮、接送等，应提前通知乙方，并按双方协商的价格支付。第三条费用及支付（1）每场会议时长为【时长】小时，租金为【租金】元；（2）如超过约定时间，超出部分按每小时【超出租金】元计费；（3）如甲方提前终止会议，租金不予退还。3.2甲方应在每个会议开始前【支付时间】内将租金支付至乙方指定的账户。3.3甲方支付的租金包括但不限于会议室使用费、设施设备使用费、服务费等。第四条违约责任4.1任何一方违反本协议的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任，向对方支付违约金，违约金为合同总价款的【违约金比例】。4.2如因不可抗力因素导致合同无法履行，双方互不承担违约责任。第五条争议解决5.1双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第六条其他约定6.1本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为【有效期】年。6.2本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（预订方）：【全称】乙方（提供方）：【全称】代表（或授权代表）：【姓名】代表（或授权代表）：【姓名】签订日期：【签订日期】一、附件列表：1.会议室预订确认函2.会议室设施清单3.会议室使用规则4.会议租金支付凭证5.违约金计算公式6.不可抗力因素证明7.甲方公司资质证明8.乙方公司资质证明9.授权代表身份证明二、违约行为及认定：1.甲方未按约定时间预订会议室，或提供信息不真实、不完整。2.乙方未按约定时间确认会议室预订，或未按甲方需求安排会议室。3.甲方未按约定时间、地点使用会议室，或未遵守会议室使用规则。4.甲方未按时支付租金，或支付的租金不符合约定标准。5.任何一方违反本协议的其他约定。三、法律名词及解释：1.合同法：指《中华人民共和国合同法》及相关法律法规。2.不可抗力因素：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。3.违约金：指一方违反合同约定，应向对方支付的赔偿金。4.会议室预订：指甲方提前向乙方预订会议室，并约定使用时间、人数等事宜。5.会议室使用：指甲方按照约定在乙方会议室进行会议活动。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.会议室预订信息不准确：重新提供准确信息，并及时沟通确认。2.会议室设施不符合需求：乙方应按约定提供设施，如无法满足需求，应及时协商调整。3.会议室使用时间冲突：提前沟通，重新安排使用时间。4.租金支付延迟：及时支付租金，避免产生额外费用。5.违反会议室使用规则：立即停止违约行为，并根据违约程度承担相应责任。6.不可抗力因素导致合同无法履行：提供相关证明，双方协商解决。五、所有应