会议流程及相关制度大纲(执行版)01

XXXXXX有限公司会议管理制度为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。第一条、会议要求：一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。二、会议应注重质量，提高效率。会前应准备好议题，做到充分沟通，心中有数；会上必须对议题有具体解决办法及结果；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。四、严格会议纪律。召开跨部门会议原则上需提前1天以上做好议题及通知参会人；参会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持请假，同时指定专人代为参会。第二条、

本制度适用于公司工作例会和专业会议。第三条、公司各类会议及其安排如下：一、公司工作例会（一）公司管理层工作例会于每月的1-5号任选一天，15-16号任选一天，上午9:30召开，会议地点：公司会议室。（二）公司管理层工作例会出席人员为公司部门主管及以上成员，会议由人事行政经理主持，人事行政经理不能出席时，授权公司其他领导成员主持。（三）公司工作例会的主要内容是：会议主持通报重要事项；各部门负责人报告本部门工作情况，对照对上会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出下周工作安排方案；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。（四）公司工作例会由人事行政部负责组织和会议记录，议定事项形成《公司工作例会会议纪要》，由人事行政部起草，经人事行政经理审核后，人事行政文员通过邮件或打印分发,会议上的工作安排会后由人事行政经理监督工作进展,并在下次管理层例会上进行工作结果汇报。二、公司临时专项会议公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作临时召开的办公会议。专项会议由相关领导或部门经理召集和主持，有关部门负责人参加。会议由专项工作主办部门负责组织和记录，人事行政部配合。第四条、会议计划与统筹会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司工作例会、临时专项会议及其他会议。因处置突发事件而召集的紧急临时专项会议不受本规定限制。第五条、会议准备一、会议通知遵照以下规定：1、工作会议定于于每月的1-5号任选一天，15-16号任选一天，上午9：30召开，具体管理部提前1个工作日通知。2、各部门负责人在会议前必须填写好会议跟踪表并打印，以便会议使用，每次会议提出三个以上具体建议，包括工作遇到的困难以及可解决的方案，对于部门工作流程的优化改善等等，会议结束后由会议负责人跟踪议题改善进度。3、属下列情况之一者，按“谁主办，谁负责”的原则进行会议通知：（1）临时提拟的会议；（2）其它主办人认为应另行通知的情况。二、会议的其它准备工作遵照以下规定：1、公司召开的公司级会议会务服务统一归管理部负责。2、各部门召开会议需用公司会议室的，应向管理部书面提出，由管理部统筹安排。第六条、会议组织一、参会人员须遵守以下规定：（1）会议主持人专门负责宣布开会制度，分配发言权，提请表决，维持秩序，执行程序。但主持人在主持期不得发表意见，也不能总结别人的发言。（2）会议讨论的内容应当是一个明确动议，动议必须是具体的，明确的，可操作的行动建议。（3）谁先举手谁优先发言，但发言要得到主持人允许，要起立，别人发言时不能打断。（4）尽可能对着主持人说话，不同意见者之间避免直接面对面发言。（5）每人每次发言时间不超过两分钟，对同一动议发言每人不超过两次，或者大家可以现场规定。（6）讨论问题不能跑题，主持人应该打断跑题发言。（7）主持人打断违规发言的人，被打断的人应当中止发言。（8）主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会，以保持平衡。（9）发言人应该首先表明赞成或反对，然后说理由。（10）不得进行人身攻击，只能就事论事。（11）只有主持人可以提请表决，只能等到发言次数都已用尽，或者没有人再想发言了，才能提请表决。如果主持人有表决权，应该最后表决。防止抱粗腿。（12）主持人应先请赞成方举手，再请反对方举手。但不要请弃权方举手。（13）当赞成方多于反对方，动议通过，平局等于没过。特别注意：（1）同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。（2）意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发言，主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言人相反，那么他有优先权。（3）主席必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为没有必要再请反对方表决。（4）反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击，禁止辱骂或讥讽的语言。（5）辩论必须围绕当前待决议题：如果发言人的言论显得与议题无关，而且其他与会成员已表现出了对此的反感，发言人的发言应该得到制止。（6）拆分议题：如果一个待决议题可以被分成若干小的议题，而且与会成员倾向于就其中小的问题分别讨论，可以提议将议题拆分。二、会议记录。做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。三、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由管理部存档备查；2、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第七条、会议跟进一、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；二、管理部负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况。第八条、管理权责和处罚一、管理部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，按考勤迟到处理；2、会议不能按时参加者，要提前请假，经理级以上统一向主持人请假，得到批准后可安排代表参加，但代表人必须明晰本部门工作内容。二、处罚不请假又不参加会议者，人事行政部将视具体情况按照公司制度进行处罚，特殊情况请假批准者除外。第九条、附则一、本制度由管理部负责解释。二、本制度由项目决策层审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。XXXXXXX