论如何提高城建档案管理水平

论如何提高城建档案管理水平

摘要：网络时代应当构建科学化的城建档案管理体系，丰富城建档案管理方法，实现城建档案管理科学化、法制化、标准化目标。本文主要分析我国城建档案管理工作的现状，认真思考城建档案管理的工作步骤，达到优化城建档案管理工作策略的目标，总结城建档案管理的有效方法。关键词：城建档案；基层档案管理；策略；建议城市建设发展速度不断加大，城建档案管理工作面临较高要求，只有认清城建档案管理工作的特点，总结以往城建档案管理的得失，才能提高城建档案管理的效率，达到高质量的开展城建档案管理的目标。一、城建档案管理工作的特征1.内容的丰富性城建档案管理工作具有内容较为丰富，管理综合性强的特征，做好基层城建档案管理应当形成完善的工作体系，明确城建档案管理工作的思路，进一步形成覆盖各个环节的城建档案管理工作机制。各类城建管理工作报告，包括可行性报告、勘察设计报告、施工技术资料等均是城建档案管理的重要内容，应当加大力度做到各种施工技术资料、监理材料、验收资料，加强影像数据信息的收集。2.归档周期相对较长城建档案管理有一定的复杂性和持续性，城建工程的规模较大，施工周期较长，因此要求城建档案管理有一定的连贯性。城建档案管理应当从立项开始，找出准确的城建档案管理工作办法，形成从施工到竣工验收的城建档案管理系统，在施工过程中加强各类别档案的管理工作，形成环环相扣的档案管理工作机制，构建一个密切联系的档案管理整体，从而提高档案管理的整体水平。3.档案资料来源丰富城建档案的内容较多，日常管理工作较为复杂，随着信息技术的快速发展，各类城建档案数据信息的数量不断增加。首先，城建档案管理资源的来源较广，城市建设有关的各种主体均可以产生城建档案数据信息。规划、设计、电力、给排水、电信、消防、燃气等部门都会涉及到城建档案。其次，这些档案资源的来源较为复杂，档案分属不同的系统，分类管理与数据共享有一定难度。二、提高城建档案管理水平的主要方法1.推动数字档案室的建设信息化背景改善了档案的传统运转模式，信息化环境下各区县可以根据城镇地理信息建设需要开展城建档案的管理工作。首先，应当做到本地馆与外地馆的有效协调，致力于加大信息技术设备的投入力度。按照上级要求统一安装工程管理软件，利用计算机对城建档案数据信息进行汇总分析。其次，开发城建档案的电子版，利用大数据明确城建档案管理的工作目标，将数字化技术直观的纳入城建档案管理体系，进一步把城建部门业务系统、自动化办与智能化管理进行有机联系。第三，出台城建档案管理人员的管理办法，加强对城建档案管理人员的约束工作，保证城建档案管理人员的专业性，从而更好的推动地方城建档案管理工作的深入有序实施。第四，加大专业技术的普及力度，经常性的开展城建档案管理人员的培训工作，广泛宣传城建档案信息化、法制化、智能化建设的价值，不能普及和推广城建档案管理系统。2.加强城建档案基础工作城建档案管理应当做好基础性工作，配齐必要的软硬件条件，从而既符合国家对城建档案管理工作的要求，又可以降低城建档案的损毁风险，达到提高城建档案管理水平目标。首先，应当丰富城建档案馆藏数据信息，有效健全城建档案馆的档案门类，保证城建档案馆内容的丰富性，进一步把原始的图纸、图片、视频等资源融入其中。其次，解决城建档案内容单一的问题，优化城建档案的结构，基层单位应当按照相关的规划制定城建档案管理工作的规划，保质保量的完成城建档案管理目标。第三，理顺各方面城建档案的协调管理机制，强化相关的业务指导，还要提高对城建档案的专业技术鉴定能力，这样才能根据地理环境、工程施工性质与城建工程收集相关的档案数据信息。第四，城建档案管理的过程较为复杂，应当加强基层档案的收集与整理工作，优化档案管理的各个环节，引起基层单位对城建档案管理工作的高度重视。例如，可以建立城建档案的鉴定机制，由专家小组、鉴定领导小组对城建档案的质量进行全面的鉴定。城建档案管理还要进行定期的评价，从而更好的总结城建档案管理的工作方法。3.完善城建档案管理系统提高城建档案管理工作的有效性，应当完善档案管理工作系统，进一步强化对城建档案管理工作，找出影响城建档案使用效率的原因，形成智能化的档案管理系统，实现城建档案资源的全面开发。首先，基层单位应当明确区域性与阶段性的城建档案管理主题，基于现有的经费配置提高城建档案管理的整体质量，建立完善的知识管理系统，这样才能明确城市档案管理的主题，在复杂的技术更新与城建系统改革中保持档案数据的稳定性。其次，采用集成管理的思维构建大型的城建档案管理数据库，可部门应当尝试进行数据信息的扩展，有条件的地方可以采用分布式存储的方法。第三，基层单位还要适时更新的跨越智能化管理技术范围的措施，实现所有部门人员的数据信息共享，通过互联网广泛的收集散存于各个部门的城建档案资料。现代城建档案管理系统应当加强超文本、多媒体等先进技术手段的应用水平，对关键信息进行加密处置，从而保证城建档案的安全性。档案数字化是依靠浏览器或者互联网查询档案的方法，该方法具有标准化程度高、通用性强、可视性好特征，把虚拟的网络应用于城建档案管理，可以更好的实现档案资源的共享，助于发挥虚拟资源的价值，从而提高信息共享的便捷性。智能化城建档案管理系统是提高网络信息利用效率，更好的获得精准信息资源，节省大量人力、财力、物力的重要方法。4.采用依法治档工作方法为了提高城建档案管理工作的效率，全面推动依法治档案工作的深入实施，还要加强城建档案管理法规的建设工作，根据国家现行的《档案法》、《科学技术档案管理条例》等出台城建档案管理工作标准，在《建筑法》等业务法规的指导下突出城建档案管理特色，使得基层城建档案管理有强有力的法律支援，保障城建档案管理的深度实施。城建档案管理法规的建设应当具有系统性、全面性和科学性，进一步发挥城建档案管理法规对于城建档案管理工作法台化的重要作用。基层单位应当大力宣传城建档案管理法规与具体的工作标准，提高全民法治化工作的意识，引导广大市民共同关注城建档案管理工作的重要意义，促进各城建管理部门积极运用城建档案法规指导相关的业务工作。还要成立专门的城建档案法规的监督执法机构，加强对城建档案的审核力度，根据相关法规对各基层工程建设企业的城建档案进行全面的审核。重点加大城建档案的质量监督、竣工验收、规划验收等方面城建档案的服务工作力度，形成专业化的城建档案的报送机制。依据法律法规扩大城建档案管理队伍，提高法规的执行能力与水平，开展好基层城建档案的执法大检查工作，进一步强化城建档案法规化的观念。采用法制手段可以提高城建档案管理的总体水平，有助于丰富城建档案管理工作的途径，消除城建档案管理工作的信息存储隐患，更好的保证城建档案数据信息得到永久高效的保存。结论：做好基层城建档案管理工作，应当分析城建档案管理工作的特点，把提升城建档案管理部门的服务能力作为重点，为基层城建档案事业奠定优良的基础，着力提高城建档案管理人员的专业性。围绕信息化的时代特征不断优化城建档案管理技术措施，优化城建档案管理工作的环境，全面推动城建档案管理事业的快速发展，达到提升城建档案管理效率，降低城建档案管理成本目标。参考文献：[