档案管理制度细则2023五篇

档案管理制度细则2023五篇档案管理制度细则2023五篇学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。中国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文，以下是为大档案管理制度细则20235篇《公司档案管理制度细则》为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作总结计划等。2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理(一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：1、行政部：A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；B、与总部及其他单位往来发文；C、行政管理面，包括：1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；2）日常管理面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；2、人资部：人事面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。3、企划部：A、公司企划面的宣传案、形象展示、广告宣传、营销案等；B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；D、市场调研案、搜集的客户资料等。4、仓管部：仓库管理面的材料进出登记、核算、保管等容。5、客服部：主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录。6、装备部、工艺部、数字部：主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。7、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤面的固定资产核算、费用申请8、市场部：有关营销促销活动案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。以上各部门归档材料的围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：（三）档案编号法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的容和档案载体的形式制定编号法，便于科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：行政部：XZ人资部：RZ客服部：KF装备部：ZB工艺部：GY数字部：SZ市场部：SC财务部：CW企划部：QH仓管部：CG3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对制度/规性文件的页眉文字为靠左公司VI规标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规性文件均需要编号。无论对对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：编制法：202303-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中202301为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。（四）归档法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实容和历史进程。2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。3、按要求填写卷目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷文件材料主要责任者、容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程（一）归档时间。各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。（二）档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双履行签字手续，办理移交。根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅管理（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。（二）建立档案借阅及制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用围，规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后可借阅。2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后可借阅。（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须格，不得泄漏资料容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库各档案的情况表。下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保八、档案（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。（二）不准向无关人员提供或泄漏档案容；不准通过、电子、普通等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于的场合谈论涉密档案容。（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予肃处理。俗话说得好：“滴水之恩，当涌泉相报”.知恩图报，是做人的良知；忘恩负义，被人们所不谓恩情？恩情即施惠人给受惠人的好处，恩惠情谊。恩情言其大，有“养育之恩”、“救命之恩”;恩情言其小，有“滴水之恩”、“帮扶之恩”……大恩大德，人们会没齿不忘，刻骨铭心；小的恩惠，我们同样会念念不忘，记挂在心。恩情，难以用确切的言辞来表述，只能用心灵去感受，用行动去报答。恩情，就是当你身处困境时，有人愿意帮你的那份情；恩情，就是当你失意落魄时，有人不离不弃的那份情；恩情，就是当你遇事有难时，有人无私帮助你的那份情。做人千万不能忘恩，忘了恩，就负了义；忘了恩，就负了人；忘了恩，就没有了良心！谓真情？真情，就是寒冷时的一把火，让人感觉暖意融融；真情，就是冬里的一轮暖阳，它的光和热都洒在了你的身上；真情，就是黑暗中的一盏灯，照亮了你前行的向；真情就是一眼清泉，滋润着每个人的心田，让我们精神旺盛，生命茁壮！真情，就是一首动听的歌曲，它能将你的烦恼驱赶；真情，就是一个灿烂的微笑，它能让你心花怒放；真情，就是一场及时雨，它能让你干涸的心灵滋润舒畅！真情，是无私的奉献；真情，是真诚的情谊；真情，是纯洁的爱心。做人，真情不可少，感恩最重要。一颗感恩的心，人人都需要；有了感恩的心，彼此都温暖；捧出感恩的心，个个皆欢笑。恩情很贵，真心难得，真情莫伤。伤了真情，就伤了真心，伤了真心，就伤了好人，伤了好人，就落下了悔恨。恩情最怕忘，真情最怕伤！母亲的恩情不能忘，生我九死一生，养我含辛茹苦，襁褓中奶我喂我，怀抱中亲我宠我，双手中托我举我，出门时想我盼我，病痛中怜我惜我。父母的真情不能伤。自古以来，父母千万倍的付出，难以换回子女百分之一的回报。父母一生真情付出，他们用心血和汗水滋养我们成长、成熟和成功，谁如果伤害了父母的真心真情，谁将悔恨终生！老师的恩情不可忘，老师的真情不可伤。为人之师，尽心尽力，小小三尺讲台，乃育人之天地；看那满头银发，皆是岁月里积聚。绞尽脑汁，为让学生们多获取些知识；千百计，为的是让自己问心无愧，良心得到慰藉。朋友的恩情不可忘，朋友的真情不可伤。真正的朋友，总能想你所想，急你所急；真正的朋友，总是雪中为你送炭，风雨中为你遮风挡雨。当你遇有不顺时，他总是无私的帮助你，热情的鼓励你，真心的支持你，关键时候能够舍己为你！我们怎能忘记好朋友的恩德？我们怎能伤害好朋友的纯真情谊？恩情，不分轻与重。养育之恩，指点之恩，滴水之恩，所有的恩，都是不容忘记的恩！真情，不分淡与浓。父母真情，恩师真情，朋友真情，所有的真情，都是不容伤害的情！人生在世鸣警钟，为人行事要记清：恩情无关大与小，真情不在富与穷。忘啥不能忘恩情，伤啥不能伤真情！《公司档案管理制度细则》为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作总结计划等。2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：1、行政部：A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；B、与总部及其他单位往来发文；C、行政管理方面，包括：1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。3、企划部：A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；D、市场调研方案、搜集的客户资料等。4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。5、客服部：主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录。6、装备部、工艺部、数字部：主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。7、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申8、市场部：有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件类型保管期限秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等。重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等五年以上普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等。（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：行政部：XZ人资部：RZ客服部：KF装备部：ZB工艺部：GY数字部：SZ市场部：SC财务部：CW企划部：QH仓管部：CG3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：编制方法：202303-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中202301为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程（一）归档时间。各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。（二）档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅管理（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。八、档案保密（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。以下是企业人事档案管理制度的范本一、人事档案包括内容员工基本信息档案。员工异动档案。员工业绩档案。员工培训档案。1.员工基本信息档案员工基本信息档案是对员工个人基本信息情况的详细记录，主要包含以下内容：1)个人基本情况。2)联系方式。3)直系亲属、主要社会关系及在浙江公司内部的亲属关系。4)工作现状及工作履历：主要指员工目前的工作现状、员工跨公司/企业/行业的工作履历及在浙江公司内部的工作履历。5)教育背景：主要指员工的基本教育情况和员工个人详细的教育经历。6)文件材料：求职个人简历、求职人员登记表、应聘人员面试结果表、身份证复印件、毕业证书复印件、学位证书复印件、资格证书复印件、与原单位解除劳动合同证明原件、员工转正审批表、职务变更审批表、员工续签劳动合同审批表、劳动合同书等文件的复印件。附表1：《XXX公司员工基本信息档案》2.员工异动档案员工异动档案是对员工自进入公司开始个人岗位发生变化、个人调动的详细记录，这样可以详细记录员工在公司内部的发展轨迹。人事调令公布后，连同该调令复印件及签批文件复印件合并归入员工个人档案袋，并由人事专员将此变化记录在员工异动档案上。3.员工业绩档案员工业绩档案是对员工在公司内工作业绩情况的详细记录，是对员工各段时期工作的评价和考核。员工工作业绩档案内容主要包括：1）考评记录。员工的考评记录主要通过《员工业绩考核评分表》来进行考评。各公司人力资源部按规定对员工工作业绩及工作表现定期进行考评，员工个人考评结果相关表格复印件归入员工个人档案袋。2）奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、忠诚度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。3）职级变更。员工在工作中，根据工作表现及服务年限等条件、其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。员工业绩档案中员工职级变动的记录作为考查员工工作表现的客观依据。附表2：《XXX公司员工业绩档案》4.员工培训档案员工培训档案是对员工所参与的各种培训的详细记录。员工培训档案与员工基本信息档案、员工工作业绩档案一起作为人力资源部对员工奖励、晋职、晋级、加薪时参考的依据。员工培训档案内容包括：1）职前培训：主要指员工进入公司前接受的各种专业培训，包括培训时间、地点、培训的课程名称、培训机构、培训成绩、证明附件等/证书复印件等有关材料。2）在岗培训：主要指员工在公司内部参与的专业培训，包括培训时间、地点、课程名称、培训讲师、考试成绩、评估表格、总结报告等。3）其他培训：在工作期间，员工自费/公费参加社会上举办的各类业余进修课程，包括培训时间、地点、培训课程名称、培训机构及证明附件/证书复印件等有关材料。附表3：《XXX员工培训档案》5.其它在员工档案中，还应对员工工伤情况、客户表扬或投诉员工信件（复印件）等进行详细记录进行归档，这对于全面、有效的考察员工工作表现都有重要作用。二、人事档案管理1.管理原则1）档案编号原则。所有在编员工档案实行统一编号管理，编号一旦确定，不能更改，编号方法如下：XXXX2）真实性原则。员工信息必须确保真实，有据可查。3）完整性原则。确保员工档案信息完整，没有遗漏。4）保密性原则。人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保密，除工作和管理需要不得私自向任何个人、任何单位提供员工个人档案。5）动态管理原则。新入职员工，在到岗前，各单位人事档案管理人员根据本管理办法，新建档案。在职员工，员工信息一旦发生变化，及时更新，并将相关信息录入归档。员工调动发生后，员工本人从调出单位档案管理人员处取出本人档案复印后，将复印档案带入调入单位，调入单位档案管理人员根据此档案继续建档。离职、辞退等解除劳动合同员工，各单位设立离职人员档案库，对离职人员档案封存管理，离职人员档案按照员工级别分类归档，人事档案管理人员不得泄露离职人员档案信息。2.各单位承担的管理职责1)各工厂人力资源部、销售公司人力资源部负责本单位所有员工人事档案的建设与管理，按照要求完善、健全员工个人人事档案。对员工人事档案实施动态管理，对新形成的员工档案材料进行鉴别、按照材料属性及时归档。对员工人事档案进行定期或不定期检查与核对，保证档案不损坏和遗失。对员工人事档案进行保密。销售公司人力资源部负责对各销售分公司主管级（含主管）以上员工的人事档案进行备案管理。销售公司人力资源部负责指导、检查各销售分公司员工人事档案建设与管理情况。2)总公司人力资源部负责总公司各职能部门员工档案的建设与管理，实施动态管理。负责对各生产工厂、销售公司中层及以上员工档案进行备案管理。负责指导、检查各生产工厂员工人事档案建设与管理情况。对员工档案进行保密。3.总公司人力资源部会不定期对各单位的人事档案管理工作进行检查，若未按照管理要求进行人事档案建设与管理，将视情节给予口头警告、通报批评、扣该公司人力资源部及人事专员考核分。4.员工个人人事档案含文本版和电子版两部分，各单位应确保两版信息的完整性，一致性。5.档案管理期限。凡在公司就职的员工，档案永久保存，对于不在职员工，档案保存期限为二年，超过二年，各公司可报总公司人力资源部审批，经总公司人力资源部同意后可销毁。三、档案的利用1.外部利用。由于需要，员工档案需要对外提供，需经过各公司人力资源部第一负责人同意，报总公司人力资源副总同意后，员工相关信息才能对外提供。2.公司内部利用。由于工作需要，各公司其他部门或员工自己需要使用员工档案时，需经过人力资源部第一负责人同意后，人事专员方可提供相关信息，但需求者必须对相关信息进行严格保密，若出现相关信息泄漏，总公司人力资源部根据情况进行处罚。附表4：《XXX公司人事档案借阅单》四、本管理办法相关附件：附表1：《员工基本信息档案》附表2：《员工异动档案》附表3：《员工业绩档案》附表4：《员工培训档案》附表5：《员工档案借阅单》沁园春·雪北国风光，千里冰封，万里雪飘。望长城内外，惟余莽莽；大河上下，顿失滔滔。山舞银蛇，原驰蜡象，欲与天公试比高。须晴日，看红装素裹，分外妖娆。江山如此多娇，引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武，略输文采；唐宗宋祖，稍逊风骚。一代天骄，成吉思汗，只识弯弓射大雕。俱往矣，数风流，还看今朝。克出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。臣不胜受恩感激。今当远离，临表涕零，不知所言。档案管理制度细则档案管理制度一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤收集、审定、整理、立卷。3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复无缺页、破损现象。4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。7.机关工作人员外出、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。4.负责档案库房各项制度的落实。5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。三、兼职档案工作人员岗位责任制1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。4.严格执行各项档案管理制度。5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。四、部门立卷制度1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。五、档案保管制度1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。六、档案保密规则1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室