国际业务部(外贸部)管理制度

PAGE1管理制度国际业务部管理制度文件号版次编制审核批准共页日期日期日期生效日期目录TOC\o"1-1"\h\z1 目的、纲要及适用范围 22 部门组织设置和岗位职责 33 业务工作管理 34 客户管理 55 应收账款管理 96 单证管理 127 合同管理 138业务用章管理 149业务流程管理 1510 附则 15目的、纲要及适用范围为了规范与提升*******公司（以下简称****）国际业务部业务管理，提高公司运营效率与质量，促进公司战略计划的实现，特制定本制度。本制度由公司国际业务部负责拟定，其解释权及修改权属国际业务部。本制度从20年月日起执行。部门组织设置和岗位职责公司国际业务部部门经理为本部门总负责人，下属业务专员若干，部门经理的直属领导是总经理。部门经理岗位职责：2.2.1依照公司的整体发展战略和销售目标，制定外贸部门的发展战略、销售计划，确保完成部门的销售任务；2.2.2搜集和积累信息资料，分析国际市场形式，选择适合的销售市场，积极推进公司国际业务；2.2.3根据国际市场发展战略，制定部门参展规划，确保参展效果，提升品牌在国际市场的知名度和市场份额；2.2.4督促部门业务专员建立健全各类业务台账，加强各类业务合同、协议的规范化管理；2.2.5组织部门内部专业知识培训，提高团队综合素质，培养能适应不断发展的国际贸易形势的能力。2.3业务专员岗位职责：2.3.1负责国际市场客户开发，及时处理客户询盘，对客户提出的需求进行专业的介绍和引导；2.3.2负责外贸订单从计划、生产、包装、运输等过程的跟踪；2.3.3根据客户订单需求，制作符合国际标准的出口单证；2.3.4制作各类相关业务台账，包括客户信息、跟踪进展、采购订单（数量、价格、货期、货款等），整理归档；2.3.5收集市场信息和用户意见，及时反馈给公司相关部门，对公司市场开发、售后服务、产品质量、新产品开发等提供参考。业务工作管理工作计划及执行汇报目的为了配合业务计划的实施，加强工作管理的规范性，有效控制工作进度与质量，为相关领导进行工作指导或检查提供依据，各位员工均需制定工作计划并记录实际执行情况。计划制定时间工作计划以周为计划单位周期，每周六制定下一周计划。计划的内容主要工作内容、涉及人员、时间安排等等。计划撰写及提交程序每周六，业务部所有人员根据部门月度业务计划及相关业务发展情况撰写个人工作计划，提交部门经理审阅；部门经理审核后执行。计划执行汇报每周最后一个工作日进行工作交流与总结目的为了对阶段性工作情况及时总结与回顾，交流方法和经验，以提高工作效率及质量，并对下阶段工作开展提供指导，定期进行工作交流与总结。类型工作交流与总结分年度与月度两类。每月最后一个工作日对上月工作进行小结，每年一月对上年工作做总结。程序每月最后一个工作日前，业务人员对上月工作情况做简单的书面总结，交部门经理；年度总结应在按照公司统一要求的时间点前完成并提交。部门经理组织开展内部交流会，对本月工作完成情况进行梳理和回顾，提出工作建议，撰写部门月度/年度工作总结。客户管理客户的拓展种类客户拓展包括新客户的发展和原有客户业务范围的发展两类。原则客户的拓展应本着成本效益原则，并重视行业优势的培养与发展。对于现有业务量较大、未来发展潜力较大或客户所处行业是公司未来发展重心的客户应进行重点拓展。为了降低经营成本与风险，客户的信用状况、地域分布、地理位置（周边基础设施状况）等应作为是否列为开拓重点的依据之一。责任各业务人员负责客户拓展工作；部门经理进行督导，必要时提供一定的支持。对于非常重要或发展难度较高的客户，可向总经理申请支持。客户档案管理原则对所有的客户都应建立相应的档案；客户档案必须及时、完整、真实地反映客户信息：每笔交易都必须按实际进度及时全面地记录；客户基本信息的变化也应及时反映，并提出相应的措施。内容客户档案包括客户基本信息、交易记录、客户政策记录等内容。（见客户管理档案）责任人业务人员负责做好客户档案的记录与整理，并按时向部门经理提交；部门经理负责督导业务人员做好客户档案管理，并完成本部门客户档案的汇总与管理，接受总经理审查，同时确保客户档案的安全性。客户分析与评审种类客户评审分年度定期评审与特殊要求评审两类。对于长期稳定的客户，在每年年底进行统一分析与评审；对重要的新客户，或业务量发生反常波动的客户，应组织特殊要求评审。责任人部门经理根据客户档案，主持分析、评审工作的开展。业务员及财务主管应配合提供必要的客户信息及评审意见。部门经理对客户评审结果及相应的分析与改善措施进行审核，确定本部门客户等级及相应的实施措施。客户政策的制定内容客户政策包括提供给客户的价格、结算方式、服务及其他待遇等内容。依据客户政策应根据客户评审的结果、公司发展战略及相关管理制度而制定。原则根据不同的客户评级，制定差异化措施。应重视重点客户的维护与发展，为其提供附加值较高的服务。必要时，部门经理或技术研发部相关负责人应亲自拜访或接洽。责任人部门经理负责主持客户政策的制定；外贸业务财务负责人可提出相关建议或意见；总经理负责对客户政策进行审核，提出改善建议。客户服务种类客户服务包括售前、售中和售后三部分。客户服务内容售前：主动拜访或联系客户，建立合同关系；礼貌地接受客户询问或调价等要求，并及时给予回复；售中：合同执行过程中，与客户保持较密切的联系，就合同进展情况进行必要的沟通；对客户提出的质询进行解答或说明；售后：追踪产品情况及客户需求，提供必要的支持。应收帐款管理定义应收帐款泛指货款、税款、运费、仓储费等在合同中规定由客户支付给公司公司的款项。责任人业务人员应对每笔业务所涉及的应收账款进行记录；根据合同，提示客户按时付款，并及时通知财务部准备收款；根据财务主管的反馈，对到期未付或逾期未付账款进行催讨。财务部应配合业务部做好收款工作，由财务主管及时反馈收款情况。部门经理督导产品经理做好催收工作，并对本部门所有应收帐款情况负责。单证管理单证的分类公司业务单证分外部单证和内部单证两类。外部单证指由公司以外单位制定并使用的单证，内部单证是指由公司制定并在公司内部使用和流转的单证。单证的管理要求填写、审核和备案外贸业务相关单证的制作和填写应符合国际惯例，填写完毕后需交给部门经理审核，审核通过后发送给客户或相关机构。业务人员需对其制作的单证进行备份归档。保管原始单证的保管：外部结算单证由财务部保管，其他外部单证由相关业务部门保管；外部鉴定机构出具的出口所需单证，部门经理对原件进行保管；内部单证由相关业务人员和部门经理各保存一份。保证单证的完好、不缺失，单证在规定的时限内不得销毁。查看责任单证保管人应确保单证的保密性和安全性。必须根据公司权限规定，提供查看人员相应的查看内容，并做好登记手续（记录须留存）。权限的设定业务员只能查看经办业务的相关单证；借用无特殊情况，单证不得外借；借用者须办理借用手续，由总经理签字认可，借用者在借用过程中须保证单证的完好、不缺失，并按时返还。合同管理合同的签订所有与业务相关的合同都由法律顾问负责拟定合同范本。业务部根据范本填写数量、金额、交货时间与地点、付款方式等内容。合同条款的变动或附加条件的提出都需经法律顾问审核，报总经理批准。部门经理作为签约代表对外签订业务合同。合同的保管所有合同正本由综合办统一归档保存。国际业务部和财务部各留一份合同副本，分别由部门经理和财务主管负责保管。并确保合同的安全性、保密性和完整性。业务用章管理外贸业务所需使用的印章主要有合同章、报关专用章、公章及业务专用章四类。合同章主要在签订内贸合同/协议时使用；报关专用章用于出口报关；公章主要用于提单背书、进口分类明细说明、开立介绍信、联系单、各类情况说明等；业务专用章在签订外贸合同时使用。业务专用章由业务部门经理掌握，必须对相关合同进行审查后方可盖章。业务流程管理9.1原则9.1.1部门所有的程序文件需经部门经理批准后方可实施。9.1.2各部门各岗位应严格按照业务流程规定执行各项工作。如有特殊情况需调整，应向部门经理汇报，获得批准后方可执行。9.2流程的制定与调整9.2.1原则9.2.1.1部门所有人员均可提出制定或调整要求；9.2.1.2流程的制定与调整须按照公司规定的程序进行；9.2.1.3新制定或调整的流程若与公司管理制度的原则性条款相冲突，须报总经理审批，得到批准后方可修改有关制度条款，并报总经理审定。若总经理对修改制度意见予以否决，则应调整流程使之符合公司制度