公司内部通信与沟通管理制度

公司内部通信与沟通管理制度第一章总则第一条目的与依据为了提高公司内部协作效率、促进内外部各部门之间的沟通与沟通，加强信息流动和团队协作，确保公司各项工作有序进行，特订立本制度。第二条适用范围本制度适用于公司内部各级部门、团队成员之间的日常通信和沟通管理。第三条原则公司内部通信与沟通管理应遵从以下原则：1.透亮公开原则：信息共享应公开透亮，避开信息不对称。2.及时准确原则：通信应及时准确地转达信息，确保信息的真实性和准确性。3.简洁明白原则：沟通内容应简洁明白，避开冗长和多而杂。4.敬重互信原则：相互之间应敬重和信任，建立良好的沟通氛围。5.团队协作原则：强调团队间的合作与相互支持，促进工作高效进行。第二章沟通渠道与工具第四条沟通渠道分类依据不同的沟通目的和方式，通信渠道可分为以下几种：1.日常工作沟通：重要采用面对面沟通、电话、电子邮件等方式进行。2.紧要事项沟通：采用公司内部通知、会议、公告等形式进行。3.跨部门协作沟通：通过团队讨论、特地工作群组等方式实现部门间协作沟通。4.总结与反馈沟通：通过员工定期报告、绩效评价、共享会等形式进行。第五条沟通工具选择依据沟通目的和信息的紧急程度，应合理选择以下沟通工具：1.邮件通信：适用于形式较正式、需要保存沟通记录的信息传递。2.即时通信工具：适用于业务部门内日常工作的实时沟通，如企业微信、Slack等。3.电话通讯：适用于紧急情况下的及时沟通，或多而杂问题需要口头解释的情况。4.会议沟通：适用于紧要事项讨论、决策、跨部门协调等情况。5.文件共享与协作工具：适用于多人共同编辑、共享文档、文件、项目进度等。第六条沟通工具使用规范全部沟通工具的使用应符合相关法律法规、公司规定和道德准则。使用企业内部通信工具时，应注意信息安全，谨慎处理机密信息和个人身份信息。对于不同类型的工作沟通，应选择最为适合的沟通工具，确保信息转达无误。沟通工具的使用应遵守公司相关规定，不得用于传播不良信息、谣言或泄露公司机密。订立沟通工具的使用规定、权限设置和审核管理制度，保证正常工作运行。第三章沟通流程与管理第七条日常任务沟通部门间和团队内的日常任务沟通应建立明确的流程，确保工作高效进行。采用在线通信工具时，应在工作时间内及时回复或处理他人的沟通恳求。沟通内容应包含工作计划、进度、问题与解决方案等，方便他人了解和参考。信息转达过程中，应注意语言礼貌、表达清楚，避开产生误会或不必需的冲突。第八条紧要事项通知公司紧要事项通知应采用正式的通知书、公告或会议召开等方式进行。通知应包含紧要事项的背景、目标、具体执行措施、完成期限等内容。通知应明确责任人和参加人员，确保信息准确转达，避开产生漏洞或误导。第九条跨部门协作沟通不同部门间的协作沟通，应设立特地的工作群组或项目组，明确沟通目的和内容。部门间协作沟通应建立相应的工作机制和流程，确保信息流畅、工作高效。协作沟通需要明确各阶段的任务和责任分工，及时解决显现的问题和纠纷。第十条总结与反馈沟通定期进行工作的总结与反馈沟通，可以通过员工报告、绩效评估、共享会等形式进行。总结与反馈应包含工作成绩、问题反馈、经验共享、改进方案等内容。相关部门应在总结与反馈后，及时接受对问题和建议的响应和改进。第四章管理与监督第十一条上级管理责任上级部门负责人应对本部门的沟通与协调负重要责任，并指定专人负责沟通协调工作。上级应督促部门间沟通的顺畅进行，解决协作中的问题和纠纷，帮助推动工作进程。上级部门负责人应关注员工的工作沟通情况，保持与员工的良好沟通和关系。第十二条内部沟通监督建立内部沟通监督机制，由特地的沟通管理人负责监督日常的沟通与协作。对于紧要事项通知、跨部门协作、工作总结与反馈等，应进行审核和验收。发现沟通流程中的问题和改进措施，应及时提出并向公司管理层反馈。第十三条沟通培训与引导组织内部沟通培训，提高员工的沟通本领、协作本领和问题解决本领。在新员工入职培训中，加强沟通与沟通技巧的讲解和示范。部门负责人应定期组织团队内的沟通引导活动，促进团队凝集力和性凝集力的形成。第十四条绩效考核与激励在绩效考核中，应结合沟通与协作本领，评估员工在项目协作、跨部门沟通中的表现。凡是在沟