人员信息档案管理制度

人员信息档案管理制度第一章总则第一条为规范医院人员信息档案的管理，加强对医院人员的信息手记、保管、使用和更新工作，提高管理效能，依据相关法律法规，订立本制度。第二条本制度适用于医院的全部员工，包含医生、护士、行政人员、技术人员等。第三条凡是涉及员工在医院任职期间的信息收集、使用和保管的工作，必需严格依照本制度进行操作。第四条人事部门负责本制度的执行和监督，各部门负责本部门员工的信息手记和管理。第二章信息手记与保管第五条医院在招聘员工时，应向候选人发放《个人基本信息手记表》，认真记录候选人的基本信息，包含姓名、性别、降生日期、籍贯、身份证号码、学历、工作经过等。并要求候选人供应真实、准确的信息。第六条候选人须在规定时间内填写完整的《个人基本信息手记表》，并注明本人已阅读并同意遵守医院的相关规章制度。第七条填写完毕的《个人基本信息手记表》由人事部门负责收集，并录入人事管理系统。同时，将纸质表格归档，并保管至少5年。第八条医院应依照国家规定的要求，对员工进行身份证明和相关资质证明的核实和备案工作。确保员工供应的信息真实、准确、完整。第九条医院在员工入职时，应核对员工供应的身份证、学历证书、职业资格证书等原件与复印件的全都性，由人事部门将核对结果记录并归档。第十条员工离职或职位更改时，医院应及时对其档案进行更新和调整。并对离职员工的档案进行封存，保管至少5年。第三章档案保密与使用第十一条医院的人员信息档案属于保密性文件，任何人员未经授权不得擅自查阅、复制或泄露。第十二条人事部门负责人有权管理和保护人员信息档案的安全性，并建立相关的安全掌控措施。第十三条严禁将纸质档案和电子档案外借，如需借阅，必需由人事部门负责人批准，并在借阅记录上进行登记。第十四条除人事部门外，其他部门在需要使用员工档案信息时，必需提出书面申请，并经人事部门批准后方可查阅。第十五条医院应建立完善的电子档案管理系统，将员工档案信息进行电子化存储，确保档案的安全性和可靠性。第十六条电子档案的备份工作由信息技术部门负责，确保档案信息的安全和完整性。第四章档案销毁与归档第十七条依照国家规定，员工离职后的5年内，其档案需妥当保管，并严禁销毁。第十八条员工档案超出5年的，医院可进行档案销毁工作。销毁工作必需由专人负责，记录销毁情况，并经过相关部门的监督和确认。第十九条档案的销毁需保证档案信息的安全性，严禁泄露。销毁后的纸质档案必需进行碎纸等方式的完全销毁，电子档案必需进行彻底删除。第二十条医院应建立员工档案的归档制度，确保档案的有序、便捷检索和使用。第二十一条员工档案的归档要依照肯定的分类、编号和归档规定进行，确保档案信息的清楚和准确。第五章违纪违法处理第二十二条违反本制度的行为，将依照相关规定进行处理，轻则警告、记过等纪律处分，重则解雇或追究法律责任。第二十三条对于严重违反档案管理制度的行为，医院有权将其列入不良记录，并通报相关部门。第二十四条医院将定期进行档案管理制度的宣传和培训工作，提高员工的信息保密意识和规章制度的遵守程度。第二十五条医院将建立多级监督机制，加强对档案管理工作的监督和检查，及时发现和矫正不规范的操作行为。第六章附则第二十六条