学校物资采购管理制度

学校物资采购管理制度第一章总则第一条、根据《中华人民共和国政府采购法》及海宁市财政局有关政府采购文件精神，参照国有企业物资采购的相关管理制度，结合本校实际情况，特制定物资采购管理制度。第二章物资采购范围第二条、本制度规定了学校物资计划管理，采购过程管理，运输、物资交接、验收，采购物资文件资料管理及物资采购监督等的要求。第三条、本制度适用于学校工程物资、项目物资、教育、教学、实验、实训物资设备以及备品备件、办公用品、生活用品、消耗品的采购从计划安排到采购、交接、运输、验收等全过程的管理。第三章物资采购管理内容第四条、物资采购基本原则1、物资的采购管理，结合学校相关部门物资采购实际情况，按精简高效的原则进行组织和管理。2、物资的采购管理，执行市财政局对政府采购相关规定和学校其他的有关规定和要求。第五条、物资采购计划管理1、物资采购计划管理的内容（1）物资计划管理主要包括核实物资需要，落实供货资源，经过综合平衡，组织物资采购、运输、验收等各个环节的有关计划的编制、执行、检查。（2）主要物资采购计划、基建项目计划等。2、编制物资计划的原则、要求和依据（1）严格执行国家的方针、政策及上级的有关规定。（2）质量、效益优先的原则。（3）坚持计划的严肃性与灵活性相结合。（4）统筹兼顾的原则。第四章编制物资计划的要求第六条、编制物资计划要做到系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和协调性。第七条、编制物资计划的主要依据为：1、项目任务量。即根据批准的项目建设计划确定的项目工作量及建设进度进行编制。2、项目物资需用量。3、教育、教学、安全、消防和维修的需求。4、资源量。已落实的供货资源或订货量、库存量等资源。5、合理的库存要求。第五章物资计划的编制第八条、物资采购计划按年编制，编制内容分为物资采购计划、资金计划；第九条、物资采购计划：学校项目物资需用计划由各相关处室根据基建、教育、教学（包括实验、实训）、安全、消防和维修需要，按照不同项目、物资类别分别编制单项项目物资需用计划。第十条、年度采购计划由各相关职能处室会同计划财务处根据实际需求情况提出。第十一条、物资采购计划应详细、准确，它是物资供应最基础的资料。物资采购计划编制时应有以下要求：1、项目物资采购计划内容包括项目名称、物资名称、规格型号、技术要求、数量等。2、其他物资采购计划应按类别注明物资名称、规格型号（或图号、等级、标准版本号）、用途、数量等。3、物资采购计划应注明填报部门、填报人、申报日期及需要日期。第十二条、资金计划：在采购计划等编制完成后，由各相关职能处室会同计财处综合考虑有关运输、代理、仓储等费用，编制年度物资采购资金计划。第十三条、计划编制的时间要求：1、物资采购年计划应在每年12月5日前编制完成；2、资金年计划应在每年12月15日前编制完成；第六章年度物资需求计划的审批程序第十四条、各处室在编制物资需求计划时，必须以工作计划和有关物资消耗定额为依据，使编制的物资需求计划尽量接近实际。第十五条、有关教育、教学等项目的年度物资需求计划由教务处、学工处各自编报，有关基建项目的年度物资计划由总务处编报。第十六条、年度物资采购计划编制后需求经分管校长审核，在当年的十一月底报财务部门平衡，校长办公会议会审后转计划财务处编制年度采购计划。第十七条：年度物资需求计划的编报审批流程图：分管领导审核职能分管领导审核职能处室编报教育教学、安全、消防等项目的年度物资计划校长办公会议审议校，校长审批权。校长办公会议审议校，校长审批权。计划财务处平衡总务处编报有关的年度物资计划计划财务处编报有关基建项目的年度物资计划计划财务处编报有关基建项目的年度物资计划列入年度计划列入年度计划第十八条、年度需求物资计划编制内容1、日常办公用品。2、日常维修用品（专业设备除外）。3、教育教学、安全、消防设备。4、办公家具：桌椅、文件柜、保险柜等。5、办公设备及交通工具：电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。6、工程建设项目。第七章物资采购计划的执行第十九条、物资计划经审批后，由学校采购、验收、监督三小组联动组织实施，严格执行。分管领导负责各项计划的定期检查和落实，确保计划任务的完成。第二十条、因项目任务的变更，造成需用量的增减，由责任部门的书面资料及时进行调整，编制调整计划，并按相应程序审批。第二十一条、因设计变更，总务处应根据设计变更单对原编制的物资计划及时进行相应的调整，以保证物资供应准确。第二十二条、物资采购管理主要内容有：实施物资采购计划、组织市场调查及进行技术交流、询价比价，对供应商进行选择评价，组织采购招标、合同谈判与签订购货（服务）合同、催交催运等。第二十三条、物资采购必须遵照准确及时、保质保量、经济合理的原则。第二十四条、物资采购过程的前期工作1、对采购计划进一步核实和细化。落实计划有无变更、技术条件有无修改、是否进行相应调整、交货时间地点的详细要求。2、做好市场调查，建立需用主要物资生产厂商信息档案，掌握市场物资行情。3、根据物资需用特点和要求，物资采购小组应多渠道、广范围收集供货厂商的资料，主要包括货源的分布、生产供货能力、价格等。4、物资采购小组必要时应与主要厂商进行技术交流或进行实地考察，进一步掌握生产厂商的技术、质量状况及新产品开发应用发展动向，必要时应签订技术确认书。5、对供货厂商进行资格预审。通过市场调查和技术交流，采购小组要组织对供货厂商进行资格预审，审查内容主要应包括企业的资质、业绩、质量体系、生产能力、信誉、产品质量等，提报综合评价报告，经主管领导审批后，列入预审合格厂商名单。只有经过资格预审的厂商，才能参与项目物资采购招标的投标。第八章物资采购方式第二十五条、物资采购方式有招标采购、评价采购、谈判采购、自行采购、委托采购、其他采购六种。1、招标采购。（一）施工单项合同估算价在50万元（装饰装修、地基基础在20万元，园林、绿化在30万元）人民币以上(下同)（含）或建筑面积在1000平方米以上（含）的；（二）重要设备、材料等货物采购，单项合同估算在30万元以上（含）的；（三）勘察、监理等服务性采购，单项合同估算20万元以上（含）的（国外采购按相应汇率计算），应以招标方式进行采购。物资采购招标具体要求根据市财政局对政府采购相关规定流程，启动学校采购、验收、监督小组及中介机构联动执行。2、评价采购。在招标采购范围规定以外的A(货物类)、B（工程类）类物资，应在合格供应商处采购。对合格供应商应通过调查、评价、审批后产生，具体控制按《物资采购控制程序》执行。3、谈判采购。在招标采购范围规定以外的物资，采购计划经审批后，由采购小组直接向有关供货厂商询价，进行货比三家，做好必要的记录，按性价比及服务质量谈判采购。一次性采购金额在壹万元以上的物资必须实行询价比选的采购方式，必要时其他采购也可实施简易询价。4、自行采购。非重要物资另星采购。5、委托采购。进口物资或其它小量物资采购，学校与代理商签定委托采购代理协议，明确双方的职责和义务，委托代理商采购。具体要求按物资采购委托代理协议执行。6、其他采购。其他采购按以下情况控制：⑴在特殊或紧急状态下，部分急用物资来不及按正常程序采购，可先由物资采购小组迅速组织采购，事后按相关要求补办手续。⑵一些专用备件及消耗品采取与经销商签订年度采购合同的方式购置。⑶零星急用物品由使用部门自行采购，同时向采购小组补报采购计划。第九章物资采购的实施第二十六条、按招标方式进行采购的物资，授标后物资采购小组应在规定的时间内组织相关部门与中标人进行合同谈判，进一步明确合同的商务、技术内容，拟定合同条款。第二十七条、经谈判达成的合同协议条款，按合同管理程序报学校有关部门会审，经主管领导审批后方可签订正式合同文件。第二十八条、商务部分、技术部分应分别由授权委托人在合同上签字。第二十九条、进口物资在招标完成，发出中标通知书后，计划财务处应按中标通知要求向代理商下达订货委托书，订货委托书是对中标通知书进一步说明和细化，订货委托书由主管领导签发，由代理商负责按订货委托书、招标文件要求与中标人进行谈判，合同内容必须符合业主的要求，必要时业主有关部门应参与谈判，代理商应将合同谈判结果报业主确认后方可签定合同。第三十条、招标采购物资由物资采购小组组织合同谈判，并按合同审批程序报批后签订采购合同。第三十一条、物资采购合同签定后，为了保证合同的正常履行，必须加强催交催运工作，以确保订购的物资及时交货，满足项目需用。第三十二条、催交催运由合同签订处室负责管理，其他相关处室协助配合。第三十三条、总务处根据订货合同情况应全面掌握各生产厂生产及交货进度，协助责任处室组织物资的催交催运，对重点生产厂家应派驻催交人员，随时掌握生产及发货动态，及时反馈信息。第三十四条、必要时派出驻厂监造人员，该人员作为业主的代表，应有相应的义务及时提报生产厂的生产及交货进度情况，并采取适当的措施催促其按期及时交货。第十章物资采购合同的管理第三十五条、采购小组设专人负责合同的管理。合同管理人员应详细核对合同的物资名称、规格型号、材质、技术标准、质量要求等是否准确无误。第三十六条、采购合同应分类管理，装订成册。合同的原件按规定存档。根据需要合同管理人员应将合同复印件提供给计划财务处及总务处。第三十七条、建立合同管理台账，及时登记合同的执行情况。主要包括到货、验收入库情况、实收量、承付情况、损坏索赔情况。合同管理人员应定期编制合同执行情况表提供给有关部门及采购业务人员。第三十八条、因买方原因需对数量、规格、技术条件等进行部分变更时，采购小组应有书面的变更依据，并及时与供方协商，签署变更协议。涉及合同重要条款变更时必须履行相应的审批手续。第十章采购物资交接验收第三十九条、供货厂商的发货依据为订货合同及相应的调拨通知单。第四十条、物资交接程序，采购物资到货后，物资验收小组应先初步验证货物准确性，然后由总务处及时组织人员进行卸货，在物资卸货完成后，供货方(代理人)验收小组同时对所到货物逐项逐件核实名称、规格、型号、数量等，双方认真做好物资交接记录。第四十一条、验收程序验收小组在物资到货后应对供货方提供的质量证明资料等进行查验，确保资料齐全并符合要求。第四十二条、验收小组在规定的时间内依据供货方提供的质量证明资料及发货清单对实物进行检验，并按规定做好物资检验记录。第四十三条、必要时需对到货物资进行理化性能复检的，由总务处按规定要求进行取样，及时送到有关具有相应资质的检验机构进行检验并取得检验报告。第四十四条、经验收合格后，验收小组负责填写“物资验收确认单”并签字确认，根据需要在验收时须由收货方外的第三方进行检验时，第三方检验人员应