金税四期下中小企业“账外账”合并的必要性及思路

引言中小企业在我国国民经济中占有极为重要的地位，而其会计核算不规范也是普遍存在的现象。随着金税工程的不断推进与完善，为保障中小企业健康持续的发展，规范会计核算成了必要且急切的任务。一、我国中小企业“账外账”现象普遍存在在我国，中小企业在发展过程中存在特殊性，面临如今高速发展的信息技术与大数据工程背景之下，日益显现出其弊端，其中最重要方面之一就是设置“账外账”的现象。“账外账”的设置是中小企业在其发展过程中普遍存在的现象，其形成原因无外乎是企业所有者在了解企业发展的实际经营情况之后，对税务方面期望能少交税，对银行方面期望能容易融资，而这些期望之间或多或少都存在矛盾，很难在同一套会计账簿中体现。因此，中小企业对不同需求会设置不同的账簿，而最常见的是设置“两套账”，即“内账”和“外账”，“内账”一般体现的是企业实际经营情况，包括企业经营活动中发生的所有的成本费用；“外账”则是对外提供的账簿，尤其是应对税务方面，而对于银行融资，一般情况下企业会根据“外账”生成的报表进行调整。二、金税工程发展进程及未来趋势金税工程建设是国家级税收管理信息系统，自1993年底为了加强增值税发票的管理，在辽宁鞍山、广东珠海以及江苏镇江开展试点。时至今日，金税工程前后一共经历了二十多年的建设，到目前的第三期，基本形成了覆盖全国的所有增值税一般纳税人和小规模纳税人的国家税务信息系统。2020年11月国家税务总局进行公开采购“金税四期”项目，标志着金税四期的来临。金税四期在金税三期的基础之上，吸取国际先进经验，运用先进的科技手段，结合我国税收征收管理实际需求，将实现全国范围内的税务管理征收业务的通办，实现“税费”全数据、全业务流程的“云化”，进而为智慧监管、智能办税提供条件和基础。通俗来讲，在金税四期的背景下，税务大数据将囊括企业甚至个人方方面面的数据，包括社保缴纳、银行流水、开票情况等，尤其是通过开票情况来推断企业库存账实不一致，企业的“猫腻”会很清楚直白的被大数据展现在税务机关面前。对个人银行流水的监控，使得“公转私”无处遁形，企业再无法藏匿收入逃避应承担的纳税责任。三、“账外账”的现状及合账的必要性面对日益完善的税务征收信息系统、使得企业信息高度透明化的大数据时代，企业要想健康持续地发展下去，就必须加强自身应对风险的能力，规范财务会计制度。《中华人民共和国会计法》第十六条规定：各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反本法和国家统一的会计制度的规定私设会计账簿登记、核算。因此，企业更应尽早将“账外账”合并为一套张，以免在大数据的监察下暴露违反国家法律及相关规定的行为，也为企业持续健康发展壮大奠定牢固基础。四、“账外账”合并的思路对于中小企业设置“账外账”的现象，这里详细阐述两套账合一套张的思路，对于存在三套、甚至跟多套账簿的企业，可进行大体参考。（一）“账外账”的原理所谓“账外账”，即对于同一个会计主体在同一个会计期间，发生的业务记录在不同账簿上，有些情况下会使用不同的会计核算方法，虚构或者变造经济业务事实，导致针对同一个会计主体在同一个会计期间生成的会计报表不同，以达到设置不同账簿的目的。以下提到的两套账，分别为“外账”和“内账”。“外账”也就是税务账，是因为税收法律法规规定，入账的发票、单据必须合法、正规，而收据等单据一律视为“白条”，是不能作为原始凭证入账的，自然也就不会体现在税务账上。“内账”一般情况是记录了企业发生的全部经营业务活动，包括一些没有合法合规的入账单据的业务。也就是说，内账是包含外账的，出于避税等目的，财务人员在每个会计期间做完内账之后，从会计凭证中选取部分经济业务的原始凭证，这些经济业务都有符合规定的原始单据，用来建立外账。（二）合账处理的目的两套账合一套账主要目的是规范企业会计核算，避免大数据时代税务稽查等为企业带来风险，帮助企业为进入金税四期做好充足准备。（三）合账的思路及方法1.合账前的基础工作在进行内外账合并之前，企业两套账口径往往不同：“内账”很多时候使用的是收付实现制进行核算，有的甚至是非财务口径；“外账”仅为报税使用，账务处理随意性较大，很多业务未纳入核算范围，处理不符合现行准则。因此在合账之前，应该首先考虑的是梳理会计核算方式，建立会计操作手册，统一口径和方式，试运行一段时间，再逐步梳理两套账的差异内容，为后面一套账取代两套账打下基础。合账的时间通常选择在计划报告期的前一年，因为太早进行会加重企业的税务负担；选择在第三季度开始做，这个时间会比较适当，不紧不松；选择某一个月末为“清产核资日”，如9月30日；到年末资产负债表日，整体调整完毕，两账合一整体完成。2.合账调整的总体思路首先，进行内外账差异核对。以内、外账的科目余额表为基础，对企业涉及的资产负债表科目逐一进行核对，对比差异事项，以及形成的原因，根据不同差异原因进行归类汇总，最终将各科目差异原因汇总起来，在整体层面一并考虑并账调整。其次，以外账的资产负债表为基础，将未体现在外账的部分并且考虑到未来会影响企业经营业务的，纳入资产负债表中，如果不相关的，仍然放在体外循环，并且尽快结束收付款。例如，对公账户的往来，以及以后会通过对公账户收支的业务，纳入其中，如果未来期间不通过公户结算的，尽快确认收益或损失，结束体外循环。如果分公司或子公司资产负债表和利润表不平，可以考虑通过内部往来，将其转移至其他公司消化处理，同时降低税负，平衡资产负债表结构。整体调整的过程中，应结合各科目的差异类型，考虑资产负债的抵消、调整，或者资产、负债的内部抵消、调整。最后，“清产核资日”之后内外账不可再发生新的差异，该差异不包括不纳入并账范围的体外循环。如果再发生新的差异，那么两账合一也就失去了意义，合账就宣告失败了。清产核资日之后，内外账并行到年末，期间再调整一些之前对账没有解决的小问题，到年末时，内外账已经一致。3.合账的具体方法（1）库存现金内外账库存现金差异一般金额都比较大，通常情况下外账现金为虚，不少企业的财务人员习惯使用库存现金作为中转科目，而内账现金一般情况下是实在的。这种情况下我们应当把库存现金作为最后的调整科目，其他科目调整完后，看内外账库存现金差异有多少，以外账为基准，多出来的部分由企业所有者取走，缺少的部分由企业所有者补充。（2）银行存款一般情况下外账银行存款是账实相符的，如果会计在每个月末没有严格核对银行对账单，使得银行存款账面金额与银行账户余额不相等，那么以银行对账单为依据，找出错漏的凭证，不管业务实际的发生时间，全部在本期补记或冲红。对于内账银行存款不相符的情况，找出差异原因，对于漏记错记与外账处理方法相同，对于体外循环的业务，尽快处理，以保证内外账银行存款账实相符。（3）应收票据一般情况下应收票据在外账核算没什么太大问题，主要是内账可能不进行分科目核算，而是计入银行存款，这也是内账银行存款存在差异的一个原因。应当对应收票据进行盘点，对于外账漏记错记的应收票据，在本期补记或冲红，确保外账账实相符的情况下，对内账进行调整。（4）应收账款根据内外账设置的目的来看，应收账款一般情况下内账金额大于外账金额，因为有些收入不开票，所以不在外账体现。这种情况下就要积极处理这些未在外账上体现的应收账款，能收回的尽量在合账期的年底前收回，无法收回的全额在内账上确认坏账准备。但如果以前对外虚开、多开发票，实际上并没有这么多的销售，因此外账就会有一块应收账款长期挂账，大于实际应收款的金额。此时如果这部分金额较小时，以现金收款的形式冲掉差异，金额较大时，可选择以公司所有者控制的银行账户向公司还款。如果存在已收款但是无须开具发票的经济业务，可以考虑相互抵消。（5）预付账款对于往来账户总体思路就是该收的收该付的付。对内账而言，实在收不回来的就计提坏账，总之往来科目内外最终要调一致。现金是一个很好借助的调整科目，但是外账在使用时一定要慎重。如果外账上没有预付账款，但内账上有，这种情况下如果以后无法收到采购发票，无法冲平，成为应付账款，导致多出来的应付账款按应付账款的处理方法处理掉。（6）其他应收款、其他应付款其他应收款这个科目可以借助填写现金收据来“收回”款项，或者找一些费用发票来冲平，但如果是占用资金导致的，譬如企业所有者或者股东借款，那么可以由占有者银行账户归还。如果内外账一致都是真实发生的业务，可不做处理。其他应付款这个科目一般情况下核算的是占用别人资金，比如借款，内外账一致的话可暂不做处理。如果仅存在内账，无须纳入并账范围，利用现金处理后使得内外一致即可。（7）存货这里主要想谈“库存商品”和“发出商品”这两个科目。对于“库存商品”而言，一般情况下内账反映的是真实的库存情况，建议进行盘点核对，盘出实际库存并调节一致，而外账有时候会因为没有采购发票而未入账，实际库存大于外账上金额，此时有两种解决方法：其一如果差异不大，可以考虑盘盈处理，使得外账“库存商品”账实相符；其二是如果差异较大，可以在清产核资日到年底这段时间一次或者分批采购入库，并挂“应付账款”，并在采购之后逐步按照应付账款的处理方法处理掉。对于“发出商品”，是要确认收入的在途存货，一般情况下内账不会涉及这个科目，为了年末核对方便，可以设明细科目将其分出来。对于外账，企业没有及时开具发票，导致未及时结转发出商品，大量发出商品挂账。要分析企业未开票原因，如果是为了逃避缴纳税款，企业就应当及时开票结转发出商品；如果是因客户验收障碍，迟迟没有开票，那么企业应积极采取行动，解决分歧，尽早开票并结转收入。（8）固定资产固定资产来讲，内外账同理，总体思路是要调整到账实相符。对于存在未入账的固定资产，考虑金额大小：金额小的建议直接做固定资产盘盈处理，调整以前年度损益；金额大的可以考虑购入固定资产使其上账，挂应付账款，并在采购之后逐步按照应付账款的处理方法处理掉，或者在整体层面考虑，资产负债的相互抵消后，再调整。对于账上挂的固定资产多余实际存在的，要进行固定资产清理。（9）应付账款对于外账而言，如果是因虚假采购导致账上有应付账款，实际并不需要支付，可以考虑直接提现支付，如果金额比较大可以在一段期间内分次支付。对于内账而言，为了与外账对齐，该付款项尽早支付。（10）预收账款外账上来说，预收账款一般而言都是未确认收入而导致长期挂账，这种情况下尽快确认收入；内账而言存在预收账款要查明原因，尽快处理，使得内外账的预收账款一致。（11）应交税费核对外账税金计算是否正确，申报是否有误，如果存在错误，及时更正，内账根据实际情况调整到与外账一致。合账的过程实际上是一个更正错误的过程，最好能对每一个科目都详细检查一边，以保证合账之后不存在合账前期遗留的错误。（12）应付职工薪酬应付职工薪酬往往在内外账上核算是有比较大的差别的。外账很多情况下是财务人员制作一张工资表，卡着不交个人所得税的金额来“发工资”，往往是通过现金“支付”；而内账核算的通常是实际发放的工资。很多中小企业由于一系列原因财务核算不规范，将银行账户的钱体现到个人卡，再由个人卡转账发工资，这在即将到来的金税四期背景下是行不通的，因此更要提早规范，避免给企业带来风险。具体做法就是将实际发生的职工薪酬，包括工资、奖金、津贴和补贴、职工福利、社会保险费、工会经费和职工教育经费等，统统体现在外账上，支付工资走企业的银行账户，杜绝体现支付。对于个人所得税申报，也按实际发生的进行申报、代扣代缴个人所得税。（13）其他其他科目可参照上述具体方法进行调整，通过各种方式将外账反映为真实业务，同时考虑会计账务处理的合理性，差异科目通过其他往来科目调整，最终通过现金或银行存款调平。4.合账方法小结通过上述方法，我们可以总结调账及合账的步骤如下：（1）根据内外账明细，进行核对并识别差异，归类对账差异形成原因；（2）