某物业公司行政人事部岗位设置作业规范

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：1

公司

作业规范版本：A

行政人事部岗位设置修改状态：0

第1页共1

签发人：

图页

签发日期编制

经理

经理助理

副经理

行

政采

人购

事主

主

管

管

培

资

行

训

料

政文库

专

内

人管

员

勤

事

员员

员

专

员

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文件名称编号：2

公司

版本：A

作业规范

行政人事部主要职能修改状态：0

____________________________________________________I第1页共1页

1.针对公司的经营治理目标和发展规划，提出合理的机构设置和职位配置方

案，制定人力资源开发和治理计划。

2.负责实施员工的招聘、培训、转正、考核和人员调配等工作，并建立人事档

案。

3.健全公司内部治理规章制度和岗位职责，制定工作标准和职业道德规范，监

督检查实际执行情形。

4.对员工、业主、住户以及相关方意识与技能的培训进行有效策划、实施和治

理。

5.跟踪公司的质量方针和目标适时实施人力资源治理。（含建立公司人才资源

档案）。

6.以公司名义向内向外发送的文件的起草和文印。

7.安排各种会议，编写会议纪要、决议、领导讲话等材料。负责处理日常行政

事务，和谐各部门的关系，督促、检查各项决策、决议的实施，反馈有关信

,国、0

8.外部文件资料（含开发商移交的技术档案资料）的完整收集和储存及档案治

理。

9.公共关系事务的处理。

10.法律事务的处理。

11.本部日常治理工作台，以及电脑、局域网、清洁卫生的治理。

12.公司各部门对公司的相关合同进行评审。

一三.有关部门按程序进行供主评定，负责在合格供方名单规定的单位中采购物

资/服务（含重要设备的关键备品配件）。

14.公司车辆、后勤、BaoMi、安全等方面的治理，保证公司日常经营活动的需

要。

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文件名称编号：3

公司

版本：A

作业规范行政人事部质量目标修改状态：0

第1页共1页

根据公司2003年质量目标，结合本部门实际工作制订2003年行政人事部质量

目标：

1.公司各项行政治理工作实现循环率100%

2.员工培训覆盖率/合格率100%

3.业主/租客培训覆盖率/培训合格率》80%

4.内外文件起草合格率三90%

5.内外部文件资料收集完整率及储存完好率295%

6.公司本部清洁卫生日检查合格率100%

7.公司公共/法律关系事务处理及时率/中意率290%

8.完成公司领导交办事务的成功率/及时率100%

9.合同评审率100%

10.内外关系信息传递准确率/及时率100%

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文件名称编号：4

公司

版本：A

作业规范行政人事部工作职责修改状态：0

第1页共1页

1.负责公司总部来电、来访、来信等日常行政接待工作。

2.负责草拟公司行政公文（如通知、请示、决议等）和各类文件的打印工作。

3.负责公司行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、储存、注销及文件档

案资料的立卷归档工作。

4.负责公司各类书籍报刊的购置、分类、保管、借阅、治理工作。

5.负责公司行政印鉴及各服务中心印章治理工作。

6.负责公司总部各部门及各服务中心的和谐工作，落实上传下达任务。

7.负责公司与万怡公司及其下属各分公司、楼盘项目部，行政人事主管部门及

其它相关业务单位的沟通、联络、和谐工作。

8.负责办理公司各种业务招待活动。

9.负责公司车辆的调度使用和修理工作。

10.负责公司各部门/各服务中心所有物资的库存、调度及分配工作。

11.负责公司各部门/各服务中心固定资产的建账、登记、领用等治理工作。

12.负责公司行政人事部布局规划及办公环境、办公秩序的治理与保护工作。

一三.负责公司内部文体娱乐活动和其它各种对外活动的策划组织及安排工作。

14.负责公司工商营业执照、资质证书等各种证件的治理及年审工作。

一五.负责公司行政人事部办公设施设备（运算机、复印机、油印机、传真机、

饮水机、办公桌椅、空调机、文件柜等）的治理、保护、保养。

16.负责协助各服务中心与市物价局、地房局、市公安局相关部门、物业服务中

心业务联系及沟通工作。

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文件名称编号：5

公司

版本：A

行政人事部经理岗位职责与入职

修改状态：0

作业规范要求

第1页共1页

行政人事部经理岗位职责

1.直接对总经理助理负责。

2.按循环的方式对行政人事部工作实施治理并指导其员工的工作。

3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。

4.负责主持初审公司各项治理规章制度并监督实施。

5.负责牵头对分包方、供方进行评判。

6.负责办理公司工商营业执照、资质证书等各种证件的年审及变更工作

7.主持合同评审。

8.负责采购计划的审核。

9.负责组织对文件资料收集准确/完整率及储存完好率，合同评审率，合格供方

评定率，物业治理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务中意

率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质治理部。

入职要求

1.了解9001：2000原理、方法和内容。

2.了解人力资源及培训治理、行政内勤治理、物资供应治理、文件资料治理、

档案治理等工作内容。

3.具有较强的组织和和谐能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为

实现公司及本部门质量目标而作出奉献。

4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。

5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。

6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业治理公司工作体会，并

取得物业经理上岗证，年龄28岁至45岁，性别不限。

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文件名称编号：6

公司

版本：A

作业规范行政人事部经理助理岗位职责与入修改状态：0

职要求第1页共1

页

行政人事部经理助理岗位职责

1.直接对行政人事部经理负责。

2.按循环的方式协助行政人事部经理对行政人事部工作实施治理。

3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。

4.负责初审公司各项治理规章制度并监督实施。

5.负责采购计划的初审。

6.负责协助行政人事部经理组织对文件资料收集准确/完整率及储存完好率，合

同评审率，合格供方评定率，物业治理费收支公告率，业主/租客动态档案建档

率，社区服务中意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递

至品质治理部。

入职要求

1.了解9001：2000原理、方法和内容。

2.了解人力资源及培训治理、行政内勤治理、文件资料治理、档案治理等工作

内容。

3.具有较强的组织和和谐能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为

实现公司及本部门质量目标而作出奉献。

4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。

5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。

6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业治理公司工作体会，并

取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。

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文件名称编号：7

公司

版本：A

作业规范行政人事部副经理岗位职责与入职修改状态：0

要求第1页共1

页

行政人事部副经理岗位职责

1.直接对行政人事部经理负责。

2.按循环的方式行政人事部经理对行政人事部工作实施治理。

3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。

4.负责协助经理对分包方、供方进行评判。并作好相关记录。

5.负责初审公司各项治理规章制度并监督实施。

6.负责采购计划的初审。

7.负责治理职工食堂和员工宿舍。

8.治理车辆和车辆的调度

9.负责协助行政人事部经理组织对文件资料收集准确/完整率及储存完好率，合

同评审率，合格供方评定率，物业治理费收支公告率，业主/租客动态档案建档

率，社区服务中意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递

至品质治理部。

入职要求

1.了解9001：2000原理、方法和内容。

2.了解人力资源及培训治理、行政内勤治理、文件资料治理、档案治理等工作

内容。

3.具有较强的组织和和谐能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为

实现公司及本部门质量目标而作出奉献。

4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。

5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。

6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业治理公司工作体会，并

取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：8

公司

版本：A

作业规范采购主管岗位职责及入职要求修改状态：0

第1页共1页

采购主管岗位职责

1.对行政人事部经理负责。

2.负责对分包方、供方进行评判。

3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购计划的编制。

4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态治理。

5.负责按采购控制程序对质量目标实现情形的统计并将统计结果及时传递到品

质治理部。

入职要求

1.了解9001：2000内容，公司质量治理体系相关作业程序和作业规范。

2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态治理的能力。

3.具有一定的社会关系，并能及时根据公司的实际情形建立供方关系的能力。

4.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作体会，年龄25岁至45

岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：9

公司

版本：A

采购专员理岗位职责及入职

作业规范修改状态：0

要求

第1页共1页

采购专员岗位职责

1.对采购主管负责。

2.负责对分包方、供方进行评判。

3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购计划的编制。

4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态治理。

入职要求

1.了解9001：2000内容，公司质量治理体系相关作业程序和作业规范。

2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态治理的能力。

3.有一定社会关系，并能及时根据公司的实际情形建立供方关系的能力。

3.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作体会，年龄25岁至45

岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：10

公司

版本：A

行政人事主管岗位职责及入职要

修改状态：0

作业规范求

第1页共1页

行政人事主管岗位职责

1.对行政人事部经理负责。

2.负责公司对外联系事务。

3.与政府相关职能主管部门保持联系，及时了解当地物业治理行业动态及相关

政策，并将所获取的信息及时向行政人事部经理报告

4.负责公司规章制度和对外文件起草等和公司部行政人事事务的处理。

5.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。

6.负责协助行政人事部经理主持初审公司各项治理规章制度并监督实施.。

7.负责对分包方、供方进行评判。

8.审核公司刊物。

9.负责对社区服务活动方案的审定。

10.协助行政人事部经理组织对公司文件资料收集准确/完整率及储存完好率，

合同评审率，合格供方评定率，物业治理费收支公告率，业主/租客动态档案建

档率，社区服务中意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传

递至品质治理部。

入职要求

1.了解9001：2000原理、方法和内容。

2.了解人力资源及培训治理、行政内勤治理、物资供应治理、文件资料治理、

档案治理等工作内容。

3.具有一定的组织和和谐能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为

实现公司及本部门质量目标而作出奉献。

4.具有很强的沟通能力，能处理公司对内、对外各种关系。

5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。

6.其它要求：人力资源治理、物业治理专业大专及以上学历，具有三年以上物

业治理公司工作体会，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至45岁，性别不

限。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：11

公司

版本：A

行政人事专员岗位职责及入职要

修改状态：0

作业规范求

第1页共1页

行政人事专员岗位职责

1.对行政人事主管负责。

2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按循环的方式，对公司人力

资源实施动态治理。

3.负责根据员工的招聘、录用等，并建立动态治理。

4.负责牵头策划组织对相关方实施考核、验证，并储存记录。

5.与各部门、各服务中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好

和谐工作。

6.及时传达公司内部各种文件、通知，落实好上传下达任务。

7.并将统计资料和数据及时传递至品质治理部。

入职要求

1.了解9001：2000内容，深刻领会人力资源治理对于本公司兴衰存忘的重要作

用，能熟练把握人力资源治理技能的能力。

2.具有对人力资源实施治理的能力。

3.具有对员工考核过程按9001：2000标准要求进行策划的能力。

4.具有较强的组织和和谐能力，确保培训的有效实施。

5.其它要求：人力资源治理、物业治理专业大专以上学历，具有三年以上相关

工作体会；年龄25岁至35岁之间，性别不限。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：12

公司

版本：A

作业规范培训专员岗位职责及入职要求修改状态：0

第1页共1页

培训专员岗位职责

1.对行政人事主管负责。

2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按循环的方式，对公司人力

资源实施动态治理。

3.负责员工意识及技能方面的培训策划、组织、实施和验证。

4.负责牵头策划组织对相关方实施培训、考核、验证与演练，并储存培训1/演练

记录。

5.与各部门、各服务中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好

和谐工作。

6.并将统计资料和数据及时传递至品质治理部。

入职要求

1.了解9001：2000内容，深刻领会人力资源治理对于本公司兴衰存忘的重要作

用，熟练把握人力资源治理技能，熟悉员工培训程序、业主/租客培训程序。

2.具有对员工培训和业主/租客培训过程按9001：2000标准要求进行策划的能

力。

3.具有较强的组织和和谐能力，确保培训的有效实施。

4.其它要求：人力资源治理、物业治理专业大专以上学历，具有三年以上相关

工作体会；年龄25岁至35岁之间，性别不限。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号:一三

公司

版本：A

作业规范文员岗位职责及入职要求修改状态：0

第1页共1页

文员岗位职责

1.负责公司总部各部门各类文件的打字（EP）工作，并做好记录。

2.负责公司总部来访接待，做好来访登记，对电话预约的来访要及时告知相关领

导或部门人员；对突然来访者，要报告相关领导或部门人员后，再约时安排见

面。

3.负责公司总台的长途电话、传真机、总台电脑使用治理，做好使用记录。

4.负责公司行政公文分发至公司各部门/服务中心；负责接收公司各部门/服务中

心各种来往信函、传真件，并及时分发至各相关领导或部门人员。

5.负责公司各种会议会前准备工作（如预订会议室、通知与会人员）。

6.负责公司中高层例会、部门例会的会议记录分发至各有关部门。

7.负责公司总部运算机（除财务专用外）、复印机、传真机的关机治理，联系

修理，定期保养及及时更换墨粉、复印纸等工作。

8.负责公司总部行政人事部报刊书籍的装订、接收、分类治理工作。

9.负责公司总部各部门/各服务中心文件资料的复印、油印工作，并做好登记。

10.负责按时开启、关闭公司总部行政人事部所有门窗（帘）、空调机及饮水

机。

11.负责公司总部行政人事部员工饮用水的订购及更换。

12.负责给公司重要来访客人端茶送水，保持总台接待物品摆放整齐。

一三.负责定期更换和打印公司通讯录。

14.负责公司总部打孔机、装订机的治理和使用。

一五.负责公司总部人员考勤登记工作。

16.完成上级领导交办的其他工作。

入职要求

1.熟悉办公室的工作，接受过专业的礼仪礼貌知识培训，对物业治理方面的知

识有一定的了解。

2.具有较强的运算机操作技能，能熟练的应用办公软件进行文字表格处理。

3.具有良好的语言表达能力，应变能力，亲和力强。

4.其它要求：物业治理、文秘专业等相关专业大专以上学历，有一年以上相关

工作体会，工作态度认真、不卑不亢、踏实肯干，年龄最好在21岁至26岁之

间，女性为宜。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：14

公司

版本：A

资料内勤岗位职责及入职要

作业规范修改状态：0

求

第1页共1页

资料内勤员岗位职责

1.对行政人事主管负责。

2.负责公司行政人事部各类行政公文（除人事任免）的草拟、送审、登记、储

存、归档工作。

3.负责公司外来文件（特指政府部门、上级公司、同级项目部）的收集、传

阅、呈批、催办、储存、归档工作。

4.负责公司总部行政人事部各类专业书籍、业务资料的分类、整理及借阅登记

按期催还工作。

5.负责接收登记公司内部（各部门/各服务中心）来函，及时分送各相关领导和

部门处理并负责催办，最后分类整理归档。

6.负责公司各部门/各服务中心各种合同协议送审、分发、归档、储存整理工

作。

7.负责公司工商资料、各类资质证书等jimi资料的登记、归档、保管工作。

8.负责公司总部行政人事部所有台式运算机、手提电脑、打印机、复印机、空

调机等使用说明书、保修（修理）卡、驱动光盘等资料的登记、分类、整理、

归档及借用治理工作。

9.负责对公司各种活动图片、相（影）片、图表收集、分类、整理归档工作。

10..负责装订公司各类文件资料。

11.负责指导各部门/服务中心资料内勤员进行资料和档案治理工作。

12.每月20日定期对公司所有档案集中系统整理、盘查一次。

一三.遵守公司BaoMi制度，不散布、传播在工作中接触的公司资料、决策等

属BaoMi的事项。

14.负责参与公司拟接管物业的标书或物业方案的策划和制作。

一五.完成上级领导交办的其他工作。

入职要求

1.了解职9001：2000内容，熟悉公司各部门职责及工作程序，热爱物业治理内

勤工作，熟悉文件资料控制程序，熟悉档案治理工作及相关的法律法规。

2.具有文印能力，档案收集、分整、归档、整理和保管的能力，实施各种物业

相关中介服务的能力。

3.具备一定的运算机操作技能，会使用常用的办公软件。

4.其它要求：物业治理、行政治理、法律等相关专业大专以上学历；接受过主

管部门正

规的物业治理培训，取得国家建设部颁发的物业治理上岗证；具有两年以上相

关工作体会，年龄在23岁至30岁之间，身心健康，性别不限。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：一五

公司

版本：A

作业规范库管员岗位职责及入职要求修改状态：0

第1页共1页

库管员岗位职责

1.对行政人事主管负责。

2.负责公司总部行政人事部所有物品、工具、材料的验收、入库登记并做好实

物账的登记工作，负责各服务中心物资物品的调拨治理工作。

3.严格按照物品领用制度进行办公用品、材料、其它物品的发放、回收并做好

登记工作。

4.物品出入库、调拨要及时登记，做到入账及时，入库单、出库单、调拨单等

单据当日清理。

5.把握物品库存动态，负责物品申购计划；

6.负责日常的仓库检查及每月月底各服务中心的盘点工作，并编制月度报表报

送公司财务部；

7.做好专用工具的借用、归还、登记工作，严禁私自借用工具及用品。

8.负责仓库环境清洁卫生及安全消防治理工作；

9.完成上级领导交办的其他工作。

入职要求

1.对9001：2000的内容有一定的了解。

2.有一定财务知识和运算机操作能力，具备仓库物资治理能力，熟悉财务盘

点、物品盘存的相关流程。

3.其它要求：行政治理、财经等相关专业中专以上学历，半年以上物质、仓库

治理工作体会，为人诚实，作风正派，年龄在23岁至30岁之间。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号:16

公司

版本：A

作业规范司机岗位职责及入职要求修改状态：0

第1页共1页

司机岗位职责

1.负责公司的公务用车。

2.服从调度分配，根据要求执行出车任务。

3.负责车辆的日常保护和保养，注意保持车辆整洁。

4.努力钻研业务技术，熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发觉

不安全因素，及时排除。

5.加强安全意识，自觉遵守交通规则，保证行车安全。

6.配合主管部门做好车辆的修理保养和年审工作。

7.严格执行车辆治理规定，节省用油，降低能量消耗。

8.下班后按指定地点停放车辆保管，严禁公车私用。

9.完成公司领导交办的其他工作。

入职要求

1.熟悉各种机动车辆的驾驶技能、交通规则以及重庆交通地势。

2.熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发觉不安全因素，及时排

除。

3.其它要求：经过驾驶培训，取得相应车辆驾驶证，三年以上机动车驾龄，高

中以上学历，年龄最好在23岁至40岁之间。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：17

公司

版本：A

作业规范接待来访治理规定修改状态：0

第1页共2页

1.目的

明确公司行政人事部接待来访制度，树立企业良好形象，提高服务质量。

2.适用范畴

适用于公司总部行政人事部总台接待工作。

3.职责

公司行政人事部负责来人来访接待工作。

4.工作规定

4.1保持接待区域的整洁及待客用品（纸杯、茶叶）齐全。

4.2工作期间要穿着工作降服或职业装，仪态端庄，保持良好的精神面貌。

4.3来访人进入行政人事部，接待人员应点头示意或起立，以表示尊重。尽量

少让客人久等，否则，应诚恳表示歉意。

4.4及时、准确地记录来访者姓名、单位及来访意图，能解决的问题及时解

决。自己不能解决的，应向来访者说明清楚或说明找哪个部门解决，杜绝说

“不知道”。

4.5有关人员不在，应礼貌地代为约定时间；如有重要事情，应在“接待记录

表”内登记，并及时联系有关人员。

4.6给客人指示方向或作介绍时，不要用一只手指指点点，应手臂伸直，手指

自然并拢，掌心向上，身体前倾、眼睛兼顾对方并指示目标。

4.7接待人员不得擅离岗位；如遇特别情形离岗，必须请其他同事替换。

4.8行政人事部接待的礼貌语言和礼貌动作：

4.8.1客人进门说：您好、请坐、请喝茶、您请看。

4.8.2客人走时说：谢谢、对不起、这是我应该做的、您慢走、再见。

4.9迎接重要客人时，相应的领导、人员要出门等候，不能坐在室内静候。

4.10他人相互交谈时，不要随便去旁听或随意插话。若须打断，应等对方谈话

告一段落时，说声“对不起，我打断一下可以吗？”得到答应后再插话。

4.11客人在过道或楼梯间，工作人员不能从客人中间穿过，应先道一声“对不

起，请让一下”，待对方移步后再从侧面通过。

4.12送客时，应等客人站起来后同时起身，亲切道别。客人伸手之后再握别。

4.一三对一样的客人送到门口，等待客人提出“留步”后方可说：“原谅不远

送，欢迎您再来。”返身进门时关门要轻，不能重重一扣。对于重要客人，领

导或长辈，应扶送上车，待到车子启动，面带微笑挥手道别，目送车子远去。

4.14接听来电时，应使用礼貌用语，如所找的有关人员在场，应及时通知；如

有关人员不在，

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文件名称编号：17

公司

版本：A

作业规范接待来访治理规定修改状态：0

第2页共2页

可在“接待记录表”内登记主要内容，并负责跟进。

5.质量记录

5.1接待记录表

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文件名称编号：一八

公司

传真复印打印油印治理规版本：A

作业规范修改状态：0

定第1页共1页

1.目的

为规范传真、复印、打印、油印工作制度，明确工作内容，提高工作效率。

2.适用范畴

适用于公司行政人事部传真、复印、打印、油印工作治理。

3.职责

3.1行政人事部经理负责监督指导工作。

3.2行政人事部文员负责传真、复印、打印、油印工作。

4.工作规定

4.1受控文件与Jimi文件资料，必须持有其领导签字的申请单及行政人事部审

批的手续，方可复印、油印。

4.2公司员工复印、油印、传真材料，须办理登记手续、审批手续并妥善储存

备查。

4.3严格控制复印和传真数量，非必要材料不予复印和传真。数量多，宜油印

的材料不复印。

4.4行政人事部不承接外单位及私人托付的打印、复印、油印传真文件。

4.5打印机、复印机、油印机和传真机由专人保管，定期修理和保养。无关人

员未经许可不得操作。

4.6打字、复印室系机要重地，非工作人员未经许可不得入内。

4.7公司总部电话，除总经理批准的电话外，其它电话均须取消长途直拨功能，

须打长途电话的部门/人均需填写“长途电话登记表”。

5.质量记录

5.1接收传真登记表

5.2发送传真登记表

5.3受控文件复印申请表

5.4复印油印记录表

5.5长途电话登记表

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：19

公司

行政人事部文书处理治理版本：A

作业规范修改状态：0

规定第1页共2页

1.目的

为使公文处理规范化、制度化和科学化，以提高公文处理的效率和质量。

2.适用范畴

公司行政人事部的文书治理工作。

3.职责

行政人事部资料内勤员负责公司公文处理的治理工作。

4.工作规定

4.1公文处理

4.1.公文处理主要包括；公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。

4.1.2公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、BaoMio

4.1.3公文种类：通知、通报、报告、请示、函、会议记录等。

4.2公文格式

4.2.1发文机关标识在公文正上方；

4.2.2发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺序号、按顺序标识下

方,如“万怡渝能字［2003］第001号”；

4.2.3公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或

发文字号下方居正文上端中央位置书写；

4.2.4公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，

印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置。

4.2.5成文日期，一样以领导签发或会议通知的日期为准，亦可以印发时间为

准，成文日期要完整写出年、月、日。

4.2.6凡需联系办理的公文，要在公文末下端，标注承办单位、联系人及电话号

码。

4.3公文的起草和审批签发

4.3.1公文起草的基本要求是：

a）重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇

幅要简短、结构要严谨，层次要分明；

b）拟稿人必须用方格稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，用钢笔或毛笔

书写，不得用圆珠笔或红笔书写；

c）文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核

对。

4.3.2公文的审批签发程序为：

行文稿先由行文部门负责人审核签名，再送行政人事部核稿，不属急件，一样

不得将文稿

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：19

公司

行政人事部文书处理治理版本：A

作业规范修改状态：0

规定第2页共2页

呈送领导；如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事部将符合要求的文

稿送有关领导签发。“要求”、“报告”和对外行文由公司总经理签发，一样

例行事务性公文，由分管领导签发，最后由行政人事部编号签字并交打字室打

印、其它各部门均不得直接安排打字员打印。

4.4公文处理

4.4.1公文处理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。

4.4.2登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、

份数、收发时间及办理情形等逐项记载清楚，以便今后回收和销毁。

4.5分发公文

4.5.1一切外来公函，统一由行政人事部资料员签收、登记并及时分送；

4.5.2根据公文性质和内容，由行政人事部经理提出处理意见，送领导阅示，

或根据需要交有关业务部门办理；

4.5.3凡需业务部门经办的公文，由行政人事部负责催办，并将落实结果报告

主管领导。

4.6承办公文是指接受下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发

翻印的公文等，承办请示的公文，凡属本公司权限范畴内能批复的事项，一样

先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一样

不得超过一周，重要事项和重要问题的请示、可直接送领导批阅后批复、时限

不得超过三天，承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。

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文件名称编号：20

公司

版本：A

修改状态：0

作业规范行政人事部书籍治理规定

第1页共1

页

1.目的

规范书籍治理工作，使书籍治理工作有序。

2.适用范畴

适用公司所购书籍的治理工作。

3.职责

3.1行政人事部经理负责对书籍治理工作的检查指导。

3.2行政人事部资料内勤员负责对书籍编号、归类、登记、保管、借阅等治理

工作。

4.0工作规定

4.1书籍的日常治理工作由资料内勤员负责，行政人事部经理负责监管。

4.2资料内勤员将所有书籍进行编号，然后登记在“书籍目录”中，内容包

括：编号、书目名称、类别、册数、单价、购买时间、备注等栏目。每次购进

新书，需进行编号登记，再办理借阅手续。

4.3资料内勤员按编号顺序将书籍依次排放在安全地点，并注意防潮、防霉、

防腐蚀防虫蛀、防火、防盗工作。

4.4资料内勤员每月对书籍进行一次清点，每季度将清点结果记录在“书籍目

录”内报行政人事部经理审核参阅。

4.5行政人事部每月底末将“书籍目录”提供给各个部门，供各部门挑选借

阅。

4.6书籍出库一律办理借阅手续，否则不准出库。

4.7借阅人员到资料内勤员处查阅“书籍目录”，按需要挑选书籍，每一次一

样不得超过两本，并在“公司资料文件/借阅登记表”中签名并注明借阅时间。

4.8书籍借阅一样不超过一五天，超过一五天的需要办理续借手续（己被预约借

阅的书籍除外）。

4.9借阅人发觉欲借阅的书籍已被他人借走，可向资料内勤员预约借阅。

4.10书籍借阅工作必须经资料内勤员办理，同事之间不可相互转借。

4.11借阅人应爱惜公司财产，在书籍中勾画、涂改、撕毁、损坏或因不慎丢失

书籍，照价赔偿。

4.12借阅人应在归还日期前主动将书籍归还行政人事部。经行政人事部两次催

交不还的，视为丢失，由行政人事部将扣款项目报财务部，在员工当月工资内

按书籍原价的两倍价款予以扣除。

4.一三借阅人将书籍归还，资料内勤员应注销借阅人签名。

5.质量记录

5.1书籍目录

5.2行政人事部资料文件/书籍借阅登记表

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号:21

公司

版本：A

作业规范办公用品使用治理规定修改状态：0

第1页共2页

1.目的

为明确员工领用办公用品制度，节省办公用品成本。

2.适用范畴

公司总部行政人事部领用办公用品的治理工作。

3.职责

3.1行政人事部经理负责对办公用品领用治理工作的监督检查。

3.2库管员负责办公用品领用治理工作。

4.工作规定

4.1办公用品供应采取集中治理、分部门申请、定期供应、尽量选配实用、低

中档价格用品的原则。

4.2办公用品的使用应本着节省实用的原则，各部门/各服务中心要按实际工作

需要申报，不得夸大，不得虚报，库管员应认真严格审核，避免浪费和虚报。

4.3库管员要经常深入各部门/各服务中心，了解办公用品使用情形，做出合理

规定，保证供给。

4.4办公用品定义：办公用品主要包括各种文具、清洁用具等。办公用品的发

放由行政人事部具体负责实施。

4.5办公用品的申请领用

4.5.1公司各部门/服务中心全体员工必须本着“节省第一，按需领用”的原则

使用和领用办公用品，不得以任何形式和借口多占多领。

4.5.2个人常用办公用品的领用方法原则上采用按职务及工作性质按月领用。

领用时需在办公用品领用登记本上签名，注明办公用品的名称、数量等。

4.5.3公用常用办公用品在领用时需在“办公用品领用登记表”上签名，注明

办公用品的品名、数量，并注明“公用”。

4.5.4非常办公用品的领用按照申请购入多少、领用多少的原则发放，领用时

必须在办公用品领用登记本上签名，并注明用途。

4.5.5各部门主管/服务中心主管须建立办公用品实物账，进出物品要登记入

账，领用人要签名，以备仓库专管员查验。

4.5.6行政人事部每个月对部门/服务中心的领用情形进行统计，并登记到办公用

品账本上。

4.5.7办公用品每月按部门的工作需要进行预算，月末进行盘点。

4.5.8各部门应本着节省、节俭的原则申领办公用品。如未经部门主管同意，

发放领用办公用品超过规定数量的，从工资中扣除多领取用品的费用；发觉挪

用、贪污和浪费办公用品行为严重的，行政人事部将予以严肃处理。

重庆万怡舞物业治理文件名称编号：21

版本：A

作业规范办公用品使用治理规定修改状态：。

第2页共2页

5.质量记录

5.1.物品领用登记表

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号:22

公司

公司物资物品盘点治理规版本：A

作业规范修改状态：0

定第1页共1页

1.目的

规范公司所购物资物品的清查、盘点工作，把握物资物品分配动态。

2.适用范畴

适用于对公司物资物品的盘点工作。

3.职责

行政人事部库管员负责对公司物资物品的盘点。

4.0工作规定

4.1行政人事部物资物品盘点

4.1.1每月底库管员会同财务人员共同清点行政人事部库存物资物品。

4.1.2盘点对象为库存的办公用品、日用品、服装等物品。

4.1.3库管员根据本月出入库单、调拨单等单据核对库存物资物品的数量。

4.1.4将库存物资物品区分为物料用品、低值易耗品及固定资产，制作月盘点

表，一式贰份，交财务一份，自备一份。

4.2各部门/服务中心物资物品的盘点

4.2.1行政人事部库管员每月定时应到各服务中心清点库存的办公用品、工程用

品、保洁用品和服装等物资物品。

4.2.2行政人事部库管员应会同各服务中心库管员共同清点。

4.2.3各物资物品的数量清点完毕，行政人事部库管员与服务中心库管员应在

盘点表上签字确认。

4.2.4行政人事部库管员自留一份，以核对下月各服务中心采购申请单。

5.质量记录

5.1入库单

5.2出库单

5.3盘点报告表

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：23

公司

版本：A

作业规范公司仓库治理规定修改状态：0

第1页共1页

1.目的

规范仓库治理制度，确保仓库物品完好。

2.适用范畴

适用于公司办公用品、工装的仓库治理。

3.职责

行政人事部库管员负责入库物资物品的验收、出入库和调拨工作。

4.工作规定

4.1入库

4.1.1对公司采购部采买的物料，库管员根据各部门/服务中心“采购申请”的

要求对采购部采购回的物品会同相关人员按常用物料检验标准进行验证。

4.1.2验收无误，办理入库手续，并填写“入库单”。

4.2标识、贮存和防护：

4.2.1入库物品分类摆放，进行标识工作，并登记实物保管帐。

4.2.2仓库实行规范治理，明确设立“合格区”、“待检区”、“不合格区”，并有相应标

识牌。

4.2.3经检验合格入库的物料放入“合格区”；已进库但还未检验的物料放入“待检区”；

不合格物品放入“不合格区”。

4.2..4库管员应经常对库房进行清扫，保持库房内干净、整洁。

4.3出库

4.3.1库管员按“先进先出”的原则发放物资物品，紧急情形下可先行发放，

但事后必须补办出库手续，出库时应填写“出库单”。

4.4调拨：

4.4.1库管员按各服务中心交上的“采购申请单”内采购回的物资物品，填写

调拨单，并交各服务中心仓库理管员进行核对签收。

4.5物资盘存：

4.5.1库管员每月底汇总出入库、调拨物料的数量、单价及结存数量，并作出

实物盘点表，一式二份，交公司财务部一份，自留一份。

4.5.2库管员依据结存数量，做出下月采购计划。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号:24

公司

作业规范版本：A

物资、车辆及电脑网络治理修改状态：0

第1页共4

签发人：

规定页

签发日期编制

1.目的

规范公司物资采购、公司各种车辆及电脑网络系统的治理，确保公司物资

采购来自合格供方，各种车辆及电脑网络系统运行正常。

2.适用范畴

公司所有物品采购、材料、车辆、电脑等固定资产或流动资产的治理。

3.职责

3.1库管员负责按库存物资状况和物品质量监控情形核对各部门于每月底提交的

《采购申请表》，并及时将核对、增删后的《采购申请表》交上级主管或总经

理审批。同时做好公司材料库房的入库、保管、发放等工作。

3.2公司采购专员负责按批准后的《采购申请表》及时采购相应的物资，并负责

实施合格供方的适时增删。

3.3工程治理部经理负责审批与工程相关的各种工具、材料物资的领用和零星急

用物资的采购，并负责监督、治理。

3.4行政人事部经理负责审批办公室物资的领用、车辆安排以及本规定执行情形

的监督。

3.5总经理负责审批车辆重大修理、保险办理以及重大事故的解决方案。

3.6各部门经理或其指定的电脑操作员负责本部门所有电脑、网络设备的治理。

行政人事部负责公司所有电脑的系统的保护、治理和相关人员的电脑知识的培

训。

4.治理规定

4.1计划内采购申请

每月25-30日，各服务中心、各部门填写《采购申请表》交库管员按库存

物资状况和物品质量情形及时核对、增删，并报上级主管或总经理审批。经过

审批后，由采购专员负责在每月10日以前采购入库。然后将《采购申请表》交

库作为领用物质的依据。

4.1.2计划外采购申请

1）、服务中心在工程修理或施工中急需用的特别或零星计划外物资，经库管

员签字确认公司库房无存货，应填写《采购申请表》，其总价在100元以

内，可由工程治理部经理直接购买，经库管员验证、登记后投入使用。

2）、如总价在100元及以上的急用物资，应该由需用部门经理电话告知分管

领导或总经理，征得同意后，由采购专员及时采购，办理验证入库手续，方

可通知需用部门领出。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：24

公司

版本：A

物资、车辆及电脑网络治理

作业规范修改状态：0

规定第2页共4

页

3）、若因客观原因，采购需要时间较长，采购专员应及时向物资需用部门反

映情形。需用部门协助采购、提供采购信息或选用替代物品，并及时通知因

此受到影响的业主或客户，向其说明原因。

4.2材料库房治理

4.2.1库管员认真做好物资入库验收工作，确认账、物相符合后在《实物入库

单》上签字。

422库房内保管物品要分类摆放，编号上架，建立物品保管卡片。

4.2.3各保管处，各部门材料领用人根据《采购申请表》所列计划，分类填写

《实物出库单》，必须有工程治理部经理签字认可，方能发放。否则，一切后

果由库管员承担。

4.2.4各服务中心，各部门无特别情形，办公用品采取一个月一次领取。办公用

品类物资的领用必须有行政人事部经理签字认可，并如实登记后，方可发放。

否则，一切后果由库管员承担。

4.2.5个人工具的领用，除按材料的领用程序办理领用手续外，库管员及时将个

人领用工具填入其《个人工具台帐》，并定期盘查。未到使用年限擅自发放工

具，造成的一切缺失由库管员承担。

4.2.6库房应每月清库一次，做可到帐、卡、物相符合，并严格实施防火、防

盗、防爆、防潮、防霉等防护措施。由行政人事部负责抽查。

4.2.7各楼盘工程治理主管负责对每次领用的工程修理材料及时填入《材料领用

台帐》，暂时未使用的材料存入本组材料柜。同时，将派工单及时交回服务中

心负责人。各服务中心负责人负责对派工单所列的材料使用情形建立《材料使

用台帐》。库管员负责对各楼盘材料，物质的领、用、库存情形进行随机抽查

核对。每月25-28日，各服务中心将本月《物质耗用汇总表》交库管员进行核

对汇总。并如实清退各工程组暂未使用的物质。

4.2.8每月末，由库管员编制公司总的本月物质领用汇总表、领用物品总帐、库

存状况、合格供方所提供物品使用质量状况等分别交财务部建帐和行政人事部

审查，挑选合格供方。

4.3车辆治理

4.3.1一切业务用车由行政人事部安排和治理，驾驶员不得私自出车。

4.3.2公司车辆由指定司机驾驶，换人驾驶必须经过行政人事部经理同意。各种

车原则上不外借，确需外借，须车况良好，并征得行政人事部经理的同意，并

由车辆指定司机驾驶。

重庆万怡渝能物业治理

文件名称编号：24

公司

版本：A

物资、车辆及电脑网络治理

作业规范修改状态：0

规定第3页共4

页

4.3.3公司车辆的使用、保护、保养、清洁、送修、加油、办理保险费、养路

费、年检、随车工具及车辆证件等由指定的司机负责。

4.3.4如遇到下列特别情形，司机可直接出车，但事后应及时向行政人事部经理

说明原因。

1）工程设备保护抢修、故障排除、事故处理、救灾抢险是急需用车。

2）员工抢救业主或业主以外受伤、危险、重病情等急需用车。

4.3.5每次出车驾驶员必须填写《出车记录表》，写明出车事由、用车人、往返

区域（含公里数）、批准人等，以便月底检查、考核。

4.3.6公司车辆的修理、保养、年审等估量金额超过200元的，必须先填写书面

报告（包括修理项目、修理地点、估量费用等），经总经理批准后由专职司机

负责实施。

4.3.7公司车辆，每天必须回公司车库统一停放，未经批准不得在外过夜停放。

4.3.8司机应严格遵守交通规则，坚固树立安全第一的思想。严禁酒后开车、过

度疲劳开车，严禁“三超一越”（超车、超速、超载、越红线驾驶），防止事

故发生，保护车辆的完整、完好。如因驾驶员违规造成的赔款、罚款，由驾驶

员自行负责。

4.4电脑网络治理

4.4.1电脑、网络的所有设备属于公司财产，仅限于公司日常治理工作，任何人

不得私自开启运算机处理个人的事务或随意上网，更不答应玩电脑游戏。否

则，发觉一次处以20元以上的罚款。

4.4.2公司电脑设备实行专机专用制。每台电脑、网络设备在领用前均由行政人

事部对其配置进行全面登记注册，建立台帐，并将电脑贴上封条。由使用人在

行政人事部《电脑、网络设备台帐》上签字认可后方可使用，并负责日常治

理。发觉人为损坏或丢失，由负责人根据情节轻重，承担相应赔偿责任。

4.4.3电脑、网络设备在正常使用中显现问题或需要保护、修理，由使用人书面

向行政人事部提请报修。修理时如电脑、网络设备及配件被确认无法修复，其

变更后的配置应重新登记，并由使用人签字认可。

4.4.4凡擅自开封设备，造成设备损坏者，将予以严肃处理，并照价赔偿。

4.4.5因工作需要，增购电脑或网络设备