从内部控制的角度分析中小企业财务信息化建设策略

随着科技的发展和信息时代的到来，中小企业在日常管理活动中普遍融入了信息化管理模式，有效提高了企业财会信息的质量以及内部运营管理效率，为企业内部控制工作的有序开展提供了便利，但是也给中小企业的经营和管理带来了更加严峻的挑战。可以说，中小企业财务信息化建设与内部控制之间有着必然的联系，这也是目前所有企业在经营管理中必须要考虑的新问题。因此，这里从财务信息化建设和内部控制的概念入手，结合当前中小企业财务信息化建设中存在的相关问题，从内部控制的角度分析了相关建设策略，旨在为同行提供一定的参考和借鉴。一、财务信息化建设和内部控制概述(一)财务信息化概述财务信息化主要指的是利用计算机技术、云计算技术、大数据技术、网络技术等，将企业的物流、资金流和信息流整合在一起，形成集中、统一、先进、高效的管理信息系统，构建财务、业务、人力资源一体化管理平台，控制企业内部的所有管理活动，有效地利用企业内部、外部的相关财务信息，为企业发展战略的制定、经营决策的优化提供全方位的准确信息，确保企业管理工作的科学有效。在社会经济飞速发展的新时期，财务信息化已成为当前企业管理必须要具备的管理策略，是提高企业管理效率的主要手段。就财务信息化对企业财务管理工作的作用分析，主要表现在以下方面：首先，财务信息化的应用有助于提高企业会计信息的真实性和准确性，有助于增强会计核算的时效性，将会计工作人员从过去繁忙的手工核算工作中解放出来，收集财务分析、财会信息等信息，确保企业决策的真实有效。其次，财务信息化的运用能够帮助企业及时吸收先进的管理工作经验，及时发现企业财务管理工作中存在的问题和漏洞，改善企业会计核算与财务管理的工作流程。最后，财务信息化能够更加科学有效的为管理者提供财务管理信息，实现物流、信息流、资金流的集成管控，为战略决策、业务操作及资金监管提供了必要帮助。(二)内部控制的概念和意义内部控制是当今企业管理中应用最多、研究最多的内容之一，是企业自行调整、自我规范、自我优化、自我评价和自我改革的重要依据，对企业管理工作的科学开展有着重要的支持作用，对保障企业信息资料准确真实、保护企业资金安全、促进企业经营管理有着巨大的推动效果[1]。就中小企业的内部控制工作分析，其意义主要表现在：首先，内部控制制度的构建有助于完善企业管理制度，对推动企业管理体系的现代化、高效化和集成化有着重要的推动作用，有助于实现企业经营机制的升级，强化了企业管理流程，提高了企业的经营效益，改善了企业管理现状。其次，内部控制的应用使得企业在经营管理工作中更加符合我国法律法规要求，遵循国内外市场规律和第三方监管机制，提高了会计信息的真实性，保证了企业管理工作的科学有效进行。再次，内部控制的应用能够让企业对财务风险有着更加深刻的认识，能够及时管控财务风险，提高企业风险抵御能力和核心竞争能力，帮助企业在激烈的市场环境中立于不败之地。最后，内部控制的应用可以让企业人力资源管理工作更加健康有序，帮助企业塑造出良好的内部文化，引导基层工作人员形成科学的人生观和价值观，让企业内部管理氛围更加优越，进而促进企业的稳定发展。(三)财务信息化和内部控制之间的关系由上述内容可知，企业财务信息化的目标是提高企业的生产经营效益、强化生产管理质量、降低企业财务风险、控制企业经营管理成本，从而提高企业整体经营水平。而企业内部控制的目标则是保证企业管理活动合法合规，资产运用安全的同时，保证财务信息的真实性和完整性，进而提高企业经营效率，实现企业既定发展目标。从这个角度进行分析，企业财务信息化和内部控制的目标是相同的，都是为企业长期稳定发展服务的，其中财务信息化是以企业内部资源为基础，通过改变企业内部资源的利用方式，让企业发展更加符合时代发展规律和市场变化要求。内部控制则是以企业财务信息化得到的数据为基础，确保各种数据处理流程的合规化，保证管理模式的合法合规。因此，二者之间有着相辅相成的作用，将内部控制通过科学的方式嵌入到企业财务信息化系统的各个方面，让财务管理贯穿于管理的方方面面，从而保证企业获取经营效益的同时，保障资金流动安全，实现预计发展战略目标。二、中小企业内部控制和财务信息化建设中存在的问题分析中小企业作为当今社会经济组织中十分重要的组成部分，其在发展过程中存在突出的发展优势，整体结构相对简单，经营管理机制灵活，能够科学应对市场环境变化，因此存在管理效率相对较高的特征。与大型企业相比，中小企业往往比较敢于创新，进取心比较强，再加上目前国家政策的大力扶持，中小企业在国内各地区发展速度非常快。但是中小企业在发展过程中也不可避免的出现了许多共性问题，如规模小、资金匮乏、人力资源管理机制不成熟、管理水平落后、装备技术水平有限以及各种信息获取渠道少的现象。在这种背景下，企业管理层容易出现对内部控制和财务信息化建设不重视的现象，在人力、物力方面投入不足，存在资源分配不合理的现象，另外，在内部控制和财务信息化管理中缺乏具体的管理目标和规划，错误的认为财务信息化和内部控制之间彼此独立，导致内部控制与信息化管理出现目标、理念和策略上的脱节，影响了工作效率和进程，增加了企业管理成本的同时，也让正规管理效率出现拖延[2]。一些中小企业在开展财务信息化建设与内部控制管理的时候，错误的认为信息化就是购买一些计算机相关的硬件和软件，只要正确安装和操作就行了，忽略了信息化与企业实际之间的关联，导致信息化运行效率不高，甚至在一定程度上影响了企业的发展；也有一些企业对内部控制的认识不足，单纯的追求信息化效率和速度，风险防范与监督机制流于形式，没有得到科学的应用，最终影响了企业的经营效率。财务信息化建设与内部控制工作都是新型企业管理模式之一，其应用不仅需要内控管理专业人员，还要懂信息化管理的专业人才，而目前这类复合型人才比较紧缺，导致不少中小企业在内控管理和财务信息化人才选择中出现顾此失彼的现象，导致财务信息化建设结果与内部控制、信息化发展战略要求不相符；也有一些单位在构建信息化基础设施的时候为了省钱而购置一些与社会发展实际不匹配的设备，不仅无法满足财务信息化建设要求，还导致不必要成本的出现，影响了企业发展效益[3]。三、内部控制的角度下中小企业财务信息化建设新策略(一)起始阶段的建设策略1.明确建设目标财务信息化是一项系统、综合的内容，在工作中需要由公司决策层、管理层、内部控制部门、信息技术部门、财务部门以及其他员工共同组成信息化项目小组，在预算允许的条件下可以聘请外部专业团队进行构件。对内大力宣传信息化建设的优越性，让员工对信息化建设有正确的了解并能够积极主动地参与到企业信息化建设活动中，增强信息化建设效率。在进行信息化建设的时候，还要提前梳理企业内部的组织结构、岗位职责和工作流程，结合企业内部业务特点、管理现状和财务人员工作能力，重新审视企业财务制度、内部控制制度以及其他岗位管理流程是否与内部控制要求一致，是否有助于提高企业经营管理效率，围绕这些内容提出新的组织结构和权限，保证财务信息化建设目标与企业长远规划和发展相一致。另外，根据企业战略部署和发展规划对信息化建设策略展开模拟，反复进行各项业务流程的推演，将财务信息化效果科学的运用到管理活动中，吸取同类型企业的成功经验，不断完善信息化建设目标，确保其合理性和科学性。2.实现信息化一体化建设一体化建设是财务信息化管理的主要目标，是以财务、采购、生产、研发、销售以及人力资源等相关信息为一体，在这些信息共享的基础上实现审批、执行、考核信息的自动传递，保证各个部门在管理活动中采用的信息都是真实准确的。目前，很多中小企业在信息化建设中采取了多种不同的产品结构，如办公自动化系统、客户管理系统和企业资源计划管理系统等，这些系统之间如果在前期没有做好相应规划，容易造成各个系统之间的不兼容，最终影响工作效率。因此，企业在开展信息化建设的时候需要全盘考虑，综合分析，慎重选择电子产品和软件系统，要充分论证和分析各个产品模块之间的兼容性，让各个部门之间的信息能够实现科学传递，保证内部控制关键点能及时准确地获取有效信息，并对这些信息给予控制和处理，不能出现产品、部门之间信息传递盲点，避免因此影响到企业的工作效率。3.实现信息化建设与人工控制之间的结合财务信息化是当今企业发展的主旋律，也是信息时代背景下不可避免的过程之一。但是在信息化预算建设中，中小企业不仅要遵循基本内部控制规范要求，还要着重分析成本效益原则，要知道中小企业普遍存在资金不充足的特征，如果不注重成本与企业发展管理要求，财务信息化建设结果必然会出现与中小企业发展实际不相符的现象，影响工作效率。另外，在进行财务信息化建设的时候，需要注意信息化不能解决所有问题，因此内部控制也不能完全依赖信息化产品，此时需要注重信息化建设与人工控制之间的结合，让二者合二为一，进而达到提高工作效率的目的[4]。(二)财务信息化应用阶段需要注意的事项1.落实权限管理原则在财务信息化建设完成之后，要严格执行分权管理制度，明确各个部门的工作职责和岗位需求，了解不同部门之间的工作内容、工作要求和工作方法，遵循具体设计标准和制衡原则在实际工作中的科学运用，而不是挂在墙上得不到有效的落实。如中小企业在制定销售业务内容时，对合同的审批、订单制作、货物派送以及费用收取均需要由不同部门根据业务信息来完成，这个时候需要提前设置不同的管理权限，根据客户信用条件改变订单状态，从而确定发货指令，并由物流系统根据管理层给出的指令发出相应的产品，财务部门则根据发货信息出具发票，并列出应收账款清单，将清单下发给相关业务人员进行催款。由此可见，在财务信息化建设的时候，不仅要按照业务和内部控制的需要设定相应的岗位职责，还要通过操作权限、审批权限和查询权限的科学设定来保证各个部门之间的相互监督、彼此制衡，这样不仅保证了工作质量，提高了工作效率；还有效推动企业发展效益，提高企业核心竞争力。2.注重内部控制中的结合原则在过去，不少中小企业管理人员错误地认为财务信息系统和内部控制工作是刚性的，是需要严格遵守的，认为在计算机中只有制度和原则，只有对和错。但是在实际业务和管理制度执行中，不仅需要考虑业务和财务执行情况，还要具备前瞻性目光，能够科学分析问题发生的原因，明确各个部门之间的关联指标，利用计算机系统优势解决大量数据运算问题，并且将复杂的管理问题简单化。比如在企业预算控制环节，通过科学完善的超预算审批流程和预算外审批制度，将企业预算总额与单项预算结合在一起，允许单向预算之间合理进行分配，利用收入、成本和利润之间的联动关系对弹性数据展开管理，而非机械式、单一的进行预算编制审核，确保企业内部控制和财务管理不会因为内外环境变化而发生改变。3.信息系统的监督作用良好的监督机制是保证企业财务管理和内部控制科学实施的关键，根据企业经营经验、实际现状和历史数据采取科学的方法进行优化，并设置自动提示和预警功能，对重要指标能够提前预警并且监督警告。比如企业在采购前期和生产计划制定的时候，提前设定最低库存报警，库存数量在低于设定标准之后及时发出警报，确保产品质量、生产效益和企业经营效率。也可以根据存货的保质期和最佳使用期限设定科学的监督提示，保证存货不会出现过期和断货。利用信息系统能够及时的提示企业经营管理过程中可能存在的风险，评估风险等级，采取行之有效的方法对风险进行控制，保证资产安全、生产经营管理顺畅，实现企业具体发展目标[5]。4.信息系统的安全中小企业在制定信息安全管理制度的时候，需要重视服务器、计算机、软件等关键信息设备的选用，要设定专门的场所存放这些重要设备，指定专业人士进行管理，未经授权的任何人都不得进入重要场所，也不得接触这些信息设备。对信息系统要定期进行备份和维护，及时更新硬件和软件，设置精准的管理权限，避免内部数据在运行过程中出现篡改和泄露。在信息系统管理工作中还要重视信息网络安全建设，利用防火墙、软件硬件加密技术防止非法侵入，并且结合企业内外环境变化设定相应的应对措施，保证信息系统运行正常、稳定、安全。5.加大财务信息化人才培训财务信息化是一项系统、复杂的管理体系，工作人员不仅需要具备专业财务知识，还要具备扎实的计算机、信息技术功底。而中小企业人员管理中普遍存在专业技术水平低、人员配置不足的特征，为此在工作中可采用外部招聘、内部培训的方式构建一支既具备财务知识又懂信息化知识的人才团队，并构建完善的激励机制，保证财务信息化人才能够保持高昂的工作激情，能够在工作中发挥更大的价值。(三)信息化和内部控