信息技术基础4-excel电子表格

第5章Excel电子表格软件内容提要Excel工作表建立基本概念工作表的操作与编辑、格式化打印工作表公式与函数的应用Excel图表图表相关名词术语创建和修饰图表数据管理数据清单概念数据排序筛选数据分类汇总基本特点：1）具有Win窗口的统一外观和操作方式，增加了快捷键、向导和工作表的多步撤消功能。2）具有建立、编辑、计算大型工作表的能力，每张工作表可达65536行，256列，每个单元格中最多可容纳32000个字符。新增的公式选项板与粘贴函数命令使建公式简便，9类300多个函数进行复杂的数学计算和统计分析。3）具有102种丰富多彩的图表格式选用，制作图表时，通过向导作出精美图表，用图形方式表示表格中的数据。4）数据库管理功能数据库形式的工作表，Excel可提供“数据列表管理”，实现排序、筛选、分类汇总等操作。5.1概述5）可方便将Excel电子数据表、图表、数据透视表融合到PP文档中。6）可向Internet、Intranet站点发布电子数据表、图表、数据透视表，允许其他用户向发布的数据表输入自己的数据。Office家族成员之一——电子报表软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能建立基本概念5.2Excel工作环境与基本概念5.2.1Excel2000窗口及基本概念

Excel界面由应用程序窗口+工作簿窗口组成。当工作簿极大化时，两个窗口合二为一。名字框编辑栏：名字框+3个工具钮+编辑框组成。名字框中显示活动单元格号=列号+行号；并设有确认（∨）取消（

）退出编辑状态，（=）编辑公式按钮，可得函数列表。编辑区：在某一个单元格输入数据时，数据会同时显示在单元格和编辑区中，即数据可直接在单元格输入，也可在编辑区输入。行号/列标：用于指示当前单元格的行、列坐标。工作簿编辑区：用于输入数据、制作表格。工作簿窗口

Excel文件称为工作簿，工作簿窗口就是它的工作区域，窗口包括标题栏、工作表、工作表标签、滚动条等。

标题栏：显示工作簿的名称。

工作表：由行和列组成，用列标+行标=单元格地址。列标用字母表示，共256列；行标用数字表示，共65536行；每张工作表为256列65536行。

工作表标签：系统默认为sheet1,sheet2,sheet3,三张表格，可以设定，白色为当前工作表。鼠标指针形状（P183）的介绍。工作表图表工作簿与工作表工作簿（Workbook）工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。工作簿（255）建立基本概念5.3excel的基本操作基本操作：创建工作簿，数据输入、工作簿保存及范围选取与命名。5.3.1认识电子表格

数据规律排列引入公式实现自动重算建立基本概念特点：货币号等表示5.3.2工作簿与工作表基本概念一、工作簿与工作表概念1、工作簿用于存放表格内容的文件称为工作簿，它以文件的形式存放在盘上，其扩展名为.xls。每个工作簿最多可包含255张工作表，默认只包含3张工作表，可利用工作簿摸板创建工作簿或将某些常用的工作簿存为模板。2、工作表行号、列标和网格线组成。是用来存储和处理数据的区域。编号区为各行行号，用1—65536表示；各列列号A—Z，AA—AZ，BA—BZ表示。二、创建工作簿

创建工作表就是向工作表中输入数据。进入EXCEL后总是打开一个新的工作簿book1，当前工作表为sheet1.鼠标左键单击某单元格，成为活动单元格（变为粗黑线），可以输入数据。（1）“新建”钮。（2）“文件”有三个标签：常用、电子方案表格、其他文档3个标签。“常用”标签创建一个空白工作簿。三、打开工作簿1、打开最近使用过的文件“文件”—/“开始”—“文档”2、打开多个文件“窗口”/“窗口”—“重排窗口”四、保存工作簿1、保存新的工作簿文件—保存/另存“保存”钮。2、保存已存在的文档工作表操作2000允许一个工作簿中有多个工作表，缺省使用sheet1、sheet2等命名。当打开工作簿时，它所包含的所有工作表也同时打开，用户可增加/减少工作表数量，可切换、表命名、插入表、复制/移动表等。一、工作表选取要操作，必须先选中工作表。单击底部标签，选中工作表标签变白色，则为当前工作表。（1）选取一个工作表：击标签（2）选连续多个工作表：按shift键。（3）选取非连续多个工作表：按ctrl键。（4）选全部工作表：右键单击工作表标签—“选定全部工作表”。若所要选择的工作表标签看不到，按标签栏左边的标签滚动钮。共4个钮。二、工作表命名在新建工作簿时，所有工作表以sheet1、sheet2等命名，但为记忆表内容，必命名：（1）双击工作表标签，输入名称。（2）右键击工作表标签—重命名。（3）单击表标签，在“格式”—“工作表”—“重命名”。三、插入工作表2000有3张工作表，最多建255个表。击活一个表，“插入”—“工作表”，在该表前插入一个表。右键击表标签—“插入”——“工作表”。用户改变缺省表数目：“工具”——“选项——”常规“四、工作表删除选择一个/多个工作表。“编辑”——“删除工作表”/右键击表标签——“删除”五、工作表移动或复制在工作簿中移动工作表或将工作表移动到其他工作簿中。可用鼠标/移动复制。1、用鼠标在当前工作簿中移动工作表。选要移动表指针到表标签上，按住左键拖动。/移动同时按ctrl键复制2、用菜单命令实现不同工作簿之间工作表的移动。打开要移动工作表的工作簿，并选取要移动的表。“编辑”——“移动/复制”选用于接收工作表的目标工作簿，可选新工作簿。实现移动。“建立副本”可实现复制。5.3.3建立工作表一、单元格和区域的选择1、单元格表的基本元素是单元格，格内可包含文字、数字或公式。一个工作表最多有256X65536个单元格。单元格初始宽度为8个字符，最多可容纳32000个字符。由粗框线包围为活动单元格。单元格在表中的位置用地址标识（列号、行号如：C4）单元格地址表示有3种方法：（1）相对地址：直接用列号和行号组成。A1，V25等。（2）绝对地址：在列号、行号前加＄，如：＄B＄2等。（3）混合地址：在列号/行号前加＄，如：＄B2等。2、选择单元格用鼠标/键盘（P220）3、选择区域用对角的地址组成，用：相连，（1）选单个区域三种：选左上角，再拖到右下角。选左上角，再将鼠标放到右下角，按shift键。在编辑栏的“名字框”内直接输入区域名称，如：A1：D10。（2）选择行或列单击列标/行号，可选整列/整行。在行号/列标上按住鼠标拖动选多行/多列。=在名字框输入A：P/1：15（3）扩展区域原A1：D4扩展到A1：E10，按住shift键并单击E10单元格。（4）选择多个区域选左上角拖动，+ctrl。（5）选整个工作表内的单元格。左上角小方格。二、输入数据输入文本、数字、日期和时间、公式等，并自动判断所键入的数据类型。（1）单击单元格，然后输入数据。（2）双击单元格（3）单击单元格，再单击编辑栏，在编辑栏输入。1、文本输入汉字、英文字母、数字、空格和键盘上符号。结束后击“∨”钮/回车、Tab键/箭头键确认。若取消输入内容，击“×”/“Esc”输入规则：（1）自动左对齐，要改变对齐方式：“选中单元格，按”格式“—”单元格“—”对齐“（2）当超过8个字符时，右格若无数据，则延伸。否则不显示超过宽度的文本。（3）若把数字、逻辑值、公式等做文本处理，在内容前加“‘”，如：22110，应键入’22110。（4）若要在单元格中加入回车符，应按Alt+Enter。2、数字输入按常量处理，有效数字是（0-9）和特殊字符组成的字符串。

如+、-、（）、/、%、$、E、，、.、等。数值型数字输入规则：（1）数值型数据采用右对齐方式。（2）负数要加负号或用（）。（3）分数为“0+空格+分数”。如：0½（4）若输入数字太长，Excel默认列宽为8.38个单位，输入数字<11位时，系统会自动加宽，若>11位数字，自动用科学记数法显示。（5）格中显示多个“#”时，表示单元格列宽太小，不能完整显示整个数字。（6）以货币打头，￥123445，则单元格显示￥123，445，而编辑栏显示123445，逗号是货币格式组成部分。（7）当输入3.14159时，显示数据为3.14，但excel以输入为准。3、日期、时间输入Excel内置有日期与时间的格式，当输入的数据与这些格式匹配时，

Excel会自动识别为日期型或时间型。如：“月—日—年”“年/月/日”“时:分:秒”，“分:秒”等。1999/1/216：30=1999/1/24：30PM；若输入当前日期：ctrl+；键。当前时间：ctrl+shift+；若想设置其他格式日期和时间：“格式”—“单元格”—“数字”—“日期”/“时间”4、输入批注可注释，“插入”—“批注”。若要编辑批注：“插入”—“编辑批注”。“编辑”—“清除”——批注。5、记忆式输入5.4编辑工作表数据工作表编辑包括：修改，插入，移动，复制，查找，替换等。

一复制和移动：鼠标拖曳和“剪切板”两种方法工作范围：同表不同单元格，不同表格，不同工作簿

1使用剪切板复制（移动）选定待复制（移动）区域；单击复制按钮（或剪切）；移动到目标单元格，单击粘贴按钮。/选定待复制（移动）区域，按回车。

2使用鼠标复制（移动）

选定待复制（移动）区域；移动鼠标到被选区域的边框，鼠标由空心十字变为左键头；拖曳鼠标可移动，Ctrl+拖曳可实现复制。

3不同工作表或工作簿间的复制（移动）不同工作表（工作簿）间复制（移动）数据时，只要在选定目标单元格时，切换工作表或打开另一个工作簿。鼠标操作切换时，须左手按住Alt键，右手拖曳鼠标到目标工作表标签上，然后将数据移到所需单元格；而复制操作则须左手按住Ctrl+Alt,右手操作与移动数据相同。4选择性粘贴

利用“粘贴”按钮，或“编辑”菜单中的“粘贴”命令，可以有选择性地复制单元格中的数据、公式、格式、批注等。根据需要，在“选择性粘贴”对话中进行选取。P288例12。二插入和删除

单元格（区域）、行、列的插入：选取要插入单元格的位置；选取“插入”菜单的插入单元

格，插入行或列的命令；根据对话框进行选项，最后确认。

单元格（区域）、行、列的删除：选取要删除的单元格（单元格所在的行或列）；选择编辑菜单中的“删除”命令，进入删除命令对话框；根据对话框进行选项，最后确认。

清除单元格（区域）中的数据：清除单元格中的数据，单元格仍然存在；选取单元格，（区域），按Del键或选取“编辑”菜单中的“清除”菜单。三、自动填充1、自动填充系列数据自动填充通过鼠标拖动“自动填充柄”完成。纯字符，纯数字，混合a1、a2、a3等。星期一、星期二等。自定义自动填充（先定义后使用）：工具选项自定义序列。2、建立数据序列（1）拖动鼠标建立序列输入第一个格中数值，用右键拖动—“序列“—选步。（2）用“序列”对话框建立序列选中第一个单元格，并输入初始值。选中该区域。“编辑”—“填充”—“序列”——选步长

四、查找与替换：

查找

：选择“编辑”菜单中的查找命令，打开查找对话框；在“查找内容”框内键入查找内容，字符或公式；确定搜索方式（按行或列）和搜索范围；单击“查找下一个”按钮，开始查换，光标定位在找到的单元格上；若要继续查找，继续单击“查找下一个”按钮；（查找内容框中，可使用通配符“？”和“*”）

替换：替换是查找的延伸，一次可更换多处内容，但公式和附注不能替换。替换操作与查换方法类似，选择替换命令，键入替换内容，单击’替换按钮。5.5工作表格式化格式化工作表有两个目的：数据更易理解；美化工作表；

1调整单元格的列宽与行高：拖动鼠标调整/命令调整；（格式行/列）格宽默认8.38单位(4个字)，行高为14.25点(一字高).

2设置字体:设置字形、字体、字号、字色、字底。

（格式单元格）

3设置对齐方式:；（格式单元格）

4设置边框线与图案:；（格式单元格）

5设置数字格式:表中数据一般预设为常规格式,最多为11位,如需要可对单元格数字格式重新设定；（格式单元格//工具栏）

6表格自动套用：（参见WORDA制作）；（格式自动套用,“编辑—”清除“）

7、行、列的隐藏：“格式”—“行/列”—“隐藏/取消隐藏”（不参加计算和打印）8、工作表的整体显示控制（1）背景可选剪贴画/图片作背景。“格式”—“工作表”—“背景”/“删除背景”（2）工作表显示窗口设置“工具”—“选项”—“视图—“公式”/网格线/颜色（3）条件格式选定要设置条件格式的区域。“格式”—“条件格式”（该对话框最多3个，不及格，及格，优点添加）9、格式的复制与删除（1）格式复制格式刷“选，”编辑“—复制—”选择性粘贴“—”格式“（2）格式清除“选，”编辑“—”清除“—”格式“5.6公式与函数的运用

自动计算是电子表格的重要特性，利用电子表格的自动求和按钮（）可进行行列的数据求和。选中区域的下面或右面必须有空行或空列。自动求和公式对第一次求和有记忆功能;而复杂计算则需要建立公式后才能计算。

5.6.1公式1、公式的输入

1）公式语法：最前面为“=”号，后面为数据和运算符，有数百个内置公式，称函数。遵循从左到右的原则=SUM（A1：A5）2）运算符种类与优先级：运算符有三大类：算术、文本、比较、+--*/^=<>&>=等。如：=“信息”&“科学”（&是文本运算符）。

3、单元格数据引用：在公式中将单元格的地址作为参数；相对、绝对、混合。如：=A1+A2；复制，=B1+B2；绝对、=＄A＄1+＄A＄2；不随单元格位置变化而变化混合：A2&D1&D2；=A1+20；=（A1+A2）/2。4）公式建立有三种方法：公式中直接输入单元格地址；

[“=”不能省]公式中用鼠标单击相应单元格；公式中的三维引用（引用其它表格中的数据）三维公式引用格式：<工作表名>!<单元格地址>如=Sheet1!(空)B2+Sheet2!(空)B5

4、公式的拷贝

公式拷贝类似于数据拷贝,利用填充柄,将含有公式的单元格直接拖曳，因为在EXCEL中，COPY包括数据和结构格式的拷贝。

5.6.2相对引用、绝对引用、混合引用、循环改变相对引用：直接以列标与行标为单元格地址，进行数据引用，相对地址值随目标地址的变化而变化。如A1

绝对引用：将单元格地址固定，表示为$A$1，公式拷贝时地址保持不变。此类数据引用为绝对引用。混合引用：某一单元格地址的行标与列标既可采用绝对引用又可采用相对引用的引用方式。如$A1、A$1。循环改变公式中单元格的引用类型：将光标移至地址名前，键入F4可循环改变公式中的引用类型。如A1$A$1A$1$A1

5.6.3公式中使用函数

Excel提供300多个函数并附函数向导,无须记忆函数名，用户就可以快捷简便地进行复杂计算，用户也可自定义函数，

函数形式为：函数名（参数1，参数2，参数3,···)单击工具栏中的“粘贴函数”按钮或者选择“插入”菜单中的“函数”命令后，出现粘贴函数对话框，选择需要的函数，单击“确定”按钮，在数学函数对话框中，分别输入对应的参数，再确认。（注意：不要循环引用）1、自动求和利用电子表格的自动求和按钮（）可进行行列的数据求和。2、自动计算选定单元格后，状态栏，求和=，右键。5.7工作表打印1、页面设置：文件——页面设置——工作表卡2、设置打印区域：选中要打印的区域，“文件”——“设置打印区域”3、设置打印标题重复：选中——设标题行重复4、分页：放置光标，“插入”—“分页符”。看分页状态：“视图”—“分页预览。5、设打印顺序6、打印预览7、打印（与WORD类似）

5.8图表功能

Excel提供多种内置的图表类型14种，每种类型又有不同的格式，20种自定义类型。用以对工作表数据进行图形化，用户也可以自己制定格式。

图表有两种形式，内嵌图表和独立图表。

内嵌图表和数据显示在同一张工作表中，作为工作数据的补充说明，可同时打印数据和图表。

独立图表将图表与数据显示在同一工作簿的不同工作表中，可分别打印数据和图表。这两种图表都与工作表之间建立链接，数据更新时，图形自动更新。（选数据区按“图表”钮选图表类型加标题、坐标轴等规定图表位置）创建嵌入式图表

操作步骤：2种：插入——图表//图表钮1）选取制作图表的区域，本例选取A2：E7区域，这样可将第二行与第一列的汉字显示在图表上。2）单击图表向导按钮，屏幕显示图表向导对话框。

5.8.1创建图表

进入对话框后，分四步进行操作：

选择“图表类型”及“子图表类型”后，单击“下一步”按钮；

确定数据区域，可在“数据区域”框中输入单元格地址，多个区域用逗号分开，也可用鼠标直接选取数据区域。然后进入“下一步”；

确定分类轴（X轴）和数值轴（Y轴），并决定是否加入坐标轴标题，图表标题，图例及其位置，再进入“下一步”；

确定图表存放位置，选择“嵌入工作表”，单击完成，则图表嵌入工作表；若选择“新工作表”，则制成独立图表。图表术语：数据系列、分类、坐标轴、图例、数据点、网格线、图项。

图表相关名词术语图例数据标记数据序列类型轴(X)刻度线值轴（Y）图表相关名词术语

5.8.2修改（编辑）及修饰图表（实际操作）图表可以进行复制、移动、等各种编辑，图表中的每一项都可以进行编辑修改。1图表的缩放、移动、复制和删除

选中图表—单击图表上的空白区域，选中整个图表；单击绘图区或图基，则选中绘图区或图项；拖曳图表外围的小方块，可以放大或缩小图表；拖曳图表（或加Ctrl),可以进行移动（或复制）；利用“剪切”、“复制”、“粘贴”按钮，实现移动与复制；按Del键，可将整个图表删除；2图表数据的删除、增加与修改

1）删除数据系列—将图表上的同类数据删除；选中系列—“编辑—”清除“——”系列“2）增加数据系列—拖曳鼠标（数据中）；使用“复制”与“粘贴”按钮；3）重排图表数据—选中调整系列——“格式”——“数据系列格式”；/双击要调整系列。调整次序后确认；4）修改数据—单元格中修改；图表中修改数据点：3在图表中添加图项利用“图表”—图表选项/“快捷菜单”—“图表选项”，

可在图表中添加标题、标记、网格线、图例及趋势等各种图项。4改变图表类型对不满意的图表，利用“图表”/“快捷菜单”—“图表类型”重新选择。5设置图表格式指图表外观、颜色、图案、字体、属性等。（双击柱状图设图案、坐标轴。双击图表区域设字体、图案、属性）图表区、绘图区、背景/右键/“格式”——“图表区”//“格式”——“绘图区”5.9Excel数据库管理Excel利用数据列表的方式，对工作表数据进行管理与分析；数据列表就是数据库的电子表格，它功能较大，可以有效地进行数据分析与管理。

5.9.1数据清单概念数据清单概念数据清单正确创建规则：列名唯一纯数据（杜绝空行、非法数据）同列数据的数据类型和格式应完全相同避免在一张工作表上放置多份数据清单数据清单概念使用“数据”——“记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。利用记录单可以进行下列操作：输入数据修改和删除数据查找数据清单中的记录使用记录单编辑数据清单数据清单概念创建步骤：5.9.2筛选数据大表明晰的小表有条件的筛选自动筛选高级筛选数据筛选使用“高级筛选”功能“高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据。或与数据筛选

可用通配符“*”和“？”筛选条件选项：p214排序条件：单一条件的排序（快速排序）多重条件的排序（轻重缓急）数据类型： 升序： 降序：文本 A,B,…Z Z,X,…A数字 1,2,… 10,9,…日期 Jan1,… Dec31,… 5.9.3排序数据数据排序多重条件的排序用以设置两个以上的排序约束条件。数据排序自定义排序序列升序北京、东京、南京、西京降序西京、南京、东京、北京自定义总部（南京）、分部（北京、东京和西京）数据排序5.9.4分类汇总先分类（排序），后按类汇总分析。分级显示符号分类汇总分级显示数据分类汇总作业：5-15-75-8上机：5-2、5-3、5-4、5-5、5-6、5-9大作业：设计表格，主题不限。要求：将表格格式化、美观、漂亮；以学生班级姓名命名。要有公式、函数计算；有货币符号、千分符等；有对应的图表；有数据库管理功能：筛选、排序、分类汇总、分级显示上交到主机“pub”——学生大作业——***班级要求：只准粘贴本人文件，禁止修改或删除其他人文件。嵌套分类汇总嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上关键字排序分类。分类汇总创建工作表（输入数据）输入：原始数据（中英