业务支持部工作流程汇编

业务支持部工作流程汇编目录TOC\o"1-1"\h\z传真发送流程图 1会议室、洽谈室工作流程 2电话接听工作流程 6发送信件工作流程 1传真件收取流程图 2来宾接待工作流程 4名片制作流程图 6生日礼品发放流程 7信函收取工作流程 2卫生、保洁管理流程 8办公家具维修调整流程 9办公区调整流程（办公区及公位） 10电话维修流程 11电力设施维护维修流程 12员工午餐管理流程 13安全保卫工作流程 14购置流程 15临时培训、开发环境搭建流程 16绿化、饮水管理工作流程 17外埠员工、客户住宿申办流程 18办公家具申购流程 19携物物出门审查流程 20用电设施维护流程 21传真发送流程图开始开始急件！机密！CEO！急件！机密！CEO！《传真发送工作规定》《传真发送工作规定》确认、分类确认、分类确认后先发送确认后先发送市内长途长途登记长途登记按来件顺序发送登记按来件顺序发送登记发送发送签字、确认签字、确认原件是否保存原件是否保存YN保存/归还当事人归还当事人/销毁保存/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报费用汇总、分摊、上报结束结束传真件收取流程图开始开始《传真收件工作规定》《传真收件工作规定》可根据内容判断收到传真，判断是否有收件人名。可根据内容判断收到传真，判断是否有收件人名。NYYN盖章、登记盖章、登记送各部门判别送各部门判别Y急件分部门放置于文献分类架中机密件分部门放置于文献分类架中CEO立刻！每15分钟一次N登记、编号说明情况送相关部门接口人或当事人登记、编号说明情况送相关部门接口人或当事人存档签收存档签收费用记录、分摊、汇总上报费用记录、分摊、汇总上报结束结束分部门放置于暂放加分部门放置于暂放加发送信件工作流程部门确认每月25号汇总负责分摊表每月分摊表留档查看报费用核对员费用记录补充封装材料检查无误联系发送分检封装需求人确认需求分类办理发送登记需求有误重新填写本市件外埠件国际件EMS市内速递挂号函平信包裹发送登记本需求发生Y部门确认每月25号汇总负责分摊表每月分摊表留档查看报费用核对员费用记录补充封装材料检查无误联系发送分检封装需求人确认需求分类办理发送登记需求有误重新填写本市件外埠件国际件EMS市内速递挂号函平信包裹发送登记本需求发生Y《信件收发管理规定》《信件收发管理规定》NN发送结束发送结束信函收取工作流程收取信件发生收取信件发生EMS市内速递EMS市内速递挂号函包裹单汇款单分检收发信件管理规定分检收发信件管理规定收件地址收件人收件地址收件人核对Y办理退信手续有误N办理退信手续有误检查无误检查无误分类登记分类登记投送投送收件登记本接受人签字收件登记本接受人签字收取结束收取结束电话接听工作流程NYNY无人接听电话记录《前台接听程序规范》被访问人暂离座位位前台接听辨别需求是否合法结束来电发生员工语音信箱代为转达联系方式礼貌谢绝恢复待命转接完毕二次转接迅速转接无人接听电话记录《前台接听程序规范》被访问人暂离座位位前台接听辨别需求是否合法结束来电发生员工语音信箱代为转达联系方式礼貌谢绝恢复待命转接完毕二次转接迅速转接来宾接待工作流程来访需求来访需求来宾接待程序规范问明需求是否合法，作出反映来宾接待程序规范问明需求是否合法，作出反映保卫人员协助阻拦保卫人员协助阻拦NY电话联系被访问者礼貌请其拜别电话联系被访问者礼貌请其拜别需在休息区会见参观拍照需求需在休息区会见参观拍照需求N请示领导批准放行Y请示领导批准放行需要进入办公区需要进入办公区来宾登记本请来宾在休息区等候来宾登记本请来宾在休息区等候办理登记发放来宾卡办理登记发放来宾卡办理登记发放来宾卡办理登记发放来宾卡会见完毕目送客人拜别会见完毕目送客人拜别保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行访问结束访问结束访问结束访问结束有关部门员工全程跟随有关部门员工全程跟随会议室、洽谈室工作流程开始开始告知申请部门暂时无法满足，建议重新安排部门申请、预定告知申请部门暂时无法满足，建议重新安排部门申请、预定NＹ会务登记：部门、时间、人数、所需服务会务登记：部门、时间、人数、所需服务在会务情况一览板上标出“在会务情况一览板上标出“已预定”“布置会场，服务准备使用使用时间未延长时间延长在会务情况一览表上标出“在会务情况一览表上标出“使用”告知会务人员提前30分钟告知会务人员提前30分钟告知会务人员告知卫生人员清扫告知卫生人员清扫更改会务登记表会务人员告知下一个单位更改会务登记表会务人员告知下一个单位在会务情况一览表上标出“在会务情况一览表上标出“空闲”重新安排会议预定重新安排会议预定结束结束名片制作流程图员工将人名及相关信息交至部门秘书员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否对的对的有误秘书检查是否对的对的有误退回更改退回更改NY秘书将人名及相关信息交至行政管理员秘书将人名及相关信息交至行政管理员管理员检查是否有误退回更改管理员检查是否有误退回更改YN传真至印刷厂N传真至印刷厂底样分部门存档电话询问及拟定期间底样分部门存档电话询问及拟定期间电告有关部门电告有关部门查收名片检查是否有误查收名片检查是否有误印方有误供稿有误退回重印告知部门更改送达部门签收N退回重印告知部门更改送达部门签收电告有关部门电告有关部门送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放流程送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生日卡协助购买或补充更改协助购买或补充更改卫生、保洁管理流程开始开始检查记录检查记录每日检查有记录每日检查有记录不能现场解决问题立即告知保洁公司协商解决发现问题不能现场解决问题立即告知保洁公司协商解决发现问题现场纠合法时解决现场纠合法时解决每月工作情况同保洁公司负责人互换意见每月工作情况同保洁公司负责人互换意见经常出现问题，多次协商不能解决经常出现问题，多次协商不能解决使办公区保洁用品带到公司整体规定使办公区保洁用品带到公司整体规定更换保洁公司更换保洁员更换保洁公司更换保洁员结束结束办公家具维修调整流程开始开始现场检查并对问题进行判断现场检查并对问题进行判断问题较大需专业修理问题较大需专业修理维修、调整到位回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用认可联系厂家或维修人员不满意部门验收结果不认可维修、调整到位回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用认可联系厂家或维修人员不满意部门验收结果不认可满意满意费用分摊至使用部门费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见接到维修、调整申请小修立即解决追踪结果征求用户意见接到维修、调整申请小修立即解决结束结束办公区调整流程（办公区及公位）开始开始部门提出需求，填写需求报告部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准事业部总经理批准暂时无法解决物业支持部提出方案暂时无法解决物业支持部提出方案可以解决可以解决无意见故意见无意见故意见部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见调整修改使用部门确认方案部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见调整修改使用部门确认方案结束结束电话维修流程开始开始《通讯系统维护管理办法》《通讯系统维护管理办法》通讯维护通讯维护员工报修定期检查巡视，天天一次员工报修定期检查巡视，天天一次当天给予答复，小修当天解决发现问题及时修理当天给予答复，小修当天解决发现问题及时修理未批准提交报告申请费用一天不能解决的问题须做出书面报告未批准提交报告申请费用一天不能解决的问题须做出书面报告维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门领导批准维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门领导批准作分摊表部门签字确认实行作分摊表部门签字确认实行转资产管理部办理设备报废转资产管理部办理设备报废结果告知部门结果告知部门询查维修后效果询查维修后效果结束结束验收部门需求24小时内予以答复大修当天提出解决方案急修24小时解决小修当天解决查找问题、拟定方案每日巡检，发现问题或部门报修开始电力设施维护维修流程验收部门需求24小时内予以答复大修当天提出解决方案急修24小时解决小修当天解决查找问题、拟定方案每日巡检，发现问题或部门报修开始参照〈电力设施设备维修办法〉参照〈电力设施设备维修办法〉不合格不合格合格合格告知有关人员告知有关人员验收、使用验收、使用小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊费用分摊至使用部门费用分摊至使用部门检查结果，跟踪使用情况检查结果，跟踪使用情况结束结束员工午餐管理流程YYYYNN希格玛办公区希格玛办公区填写领用申请并领用领用餐卷领用餐卡结束费用根据登记分摊至使用部门每月底将下月费用打入卡内每月初对食堂费用审核结算每月底业务支持部为员工办理续卡工作到北图食堂就餐到地下餐厅用餐午餐时到前台领取餐卷报道时到业务支持部领取饭卡是否是新员工科贸办公区开始填写领用申请并领用领用餐卷领用餐卡结束费用根据登记分摊至使用部门每月底将下月费用打入卡内每月初对食堂费用审核结算每月底业务支持部为员工办理续卡工作到北图食堂就餐到地下餐厅用餐午餐时到前台领取餐卷报道时到业务支持部领取饭卡是否是新员工科贸办公区开始早7：30开门，准备好打卡机切断电源，保存消防电源及照明发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查巡查：下班后1小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员每小时巡查一次门口须有人值班门口须有人值班作好巡查记录，携物得有出门条工作时间8小时以外安全保卫工作流程早7：30开门，准备好打卡机切断电源，保存消防电源及照明发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查巡查：下班后1小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员每小时巡查一次门口须有人值班门口须有人值班作好巡查记录，携物得有出门条工作时间8小时以外结束符合规定客户进入办公区须签字天天巡查外部两次，及时发现问题午餐时办公区巡视，加强防范工作下班前准备好打卡机18：00时前开始检查各处死角、纸篓，杜绝非正常火源〈保安员岗位职责〉开始保安员结束符合规定客户进入办公区须签字天天巡查外部两次，及时发现问题午餐时办公区巡视，加强防范工作下班前准备好打卡机18：00时前开始检查各处死角、纸篓，杜绝非正常火源〈保安员岗位职责〉开始保安员向来宾介绍签字规定向来宾介绍签字规定NNYY资产购置流程参照《参照《IT类个人固定资产领用标准》填写《固定资产收货单》资产卡片上签字确认。申请部门办理领用手续时间：3个工作日负责人：林鹏业务支持部按申请采购调整《部门剩余额度》YYY参照《部门剩余额度》填写采购申请单结束N企划办审批提交额度增补报告N是否有采购额度N修改设备配置配置是否符合规定开始结束填写《固定资产收货单》资产卡片上签字确认。申请部门办理领用手续时间：3个工作日负责人：林鹏业务支持部按申请采购调整《部门剩余额度》YYY参照《部门剩余额度》填写采购申请单结束N企划办审批提交额度增补报告N是否有采购额度N修改设备配置配置是否符合规定开始结束完毕时间费用标准配套设施不符合规定结束追踪使用效果，记录反馈意见符合规定，投入使用配套方案交部门接口人确认后执行。不带装修一周完毕简易装修两周完毕整体装修30-40天完毕（电力增容及外部因素具体商议）支付部门验收数量、品质时间、费用接口人面积家具设备电力网络交通贯彻需求物业部接受申请核对需求部门报汽化办总经理批准经部门总经理审核签字批准申请部门提交需求报告开始临时培训、开发环境搭建流程完毕时间费用标准配套设施不符合规定结束追踪使用效果，记录反馈意见符合规定，投入使用配套方案交部门接口人确认后执行。不带装修一周完毕简易装修两周完毕整体装修30-40天完毕（电力增容及外部因素具体商议）支付部门验收数量、品质时间、费用接口人面积家具设备电力网络交通贯彻需求物业部接受申请核对需求部门报汽化办总经理批准经部门总经理审核签字批准申请部门提交需求报告开始参与《办公区装修申请\执行\管理办法》参与《办公区装修申请\执行\管理办法》结束对合理规定，进行调整补充每周征求员工意见参照《绿化管理办法》《饮水管理办法》厂家准时提供水源验证证明水制检查：每半年一次，达成用水标准饮水断水一次后更换供应商饮水：不断水、不空桶绿化解决不了提出警告三次后更换供应商绿化问题：发现后一周内解决。出现问题绿化、饮水管理工作流程结束对合理规定，进行调整补充每周征求员工意见参照《绿化管理办法》《饮水管理办法》厂家准时提供水源验证证明水制检查：每半年一次，达成用水标准饮水断水一次后更换供应商饮水：不断水、不空桶绿化解决不了提出警告三次后更换供应商绿化问题：发现后一周内解决。出现问题开始开始绿化天天检查一次绿化天天检查一次饮水每小时巡查一次结束公司批准支付费用的，客户退房后统一办理总经理审批电话、传真告知协议单位符合条件，2小时内反馈《住宿管理办法》核查费用标准填写住宿申请表部门提出申请开始外埠员工、客户住宿申办流程结束公司批准支付费用的，客户