公司行政公文制发管理制度参考

公司行政公文制发管理制度参考公司行政公文制发管理制度

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目的

为使公司行政公文制发程序规范化，特制定本制度。

2

范围

本制度适用于公司机关及各直属单位、分公司、子公司和各分支机构。

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术语和定义

主要术语：行政公文3.1

行政公文指代表公司制发的上行文和下行文，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。3.1.1

决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.1.2

通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。3.1.3

通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。3.1.4

报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。3.1.5

请示

适用于向上级机关请求批示、批准。3.1.6

批复

适用于答复下级机关的请示事项。3.1.7

意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。3.1.8

函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。3.1.9

会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4

职责

4.1

公司办公室是公司行政公文制发的管理机构，主管本机关的公文制发并指导各直属单位、分公司、子公司和各分支机构的公文制发工作。4.2

各职能部门负责属于部门职权范围内事务的行政公文的起草。

5

工作程序

5.1

行文规则5.1.1

行文应当确有必要，注重效用。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。5.1.2

凡以公司名义上报或下发的文件由职能处室拟稿，经处室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室审核（审核重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制的有关要求等）后送分管领导签发。5.1.3

人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5.1.4

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。5.1.5

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、及有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.1.6

“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请求事项。5.1.7

机关内设机构除办公室外不得对外正式行文。

5.2

公文格式5.2.1

发文字号（用3号方正仿宋）5.2.2

标题（用2号方正小标宋）5.2.3

主送机关（用3号方正仿宋）5.2.4

正文（用3号方正仿宋）a)

第一层一、（用3号方正黑体）b)

第二层（一）（用3号方正楷体）c)

第三层1.（用3号方正仿宋）d)

第四层（1）（用3号方正仿宋）5.2.5

附件和附件内容（用3号方正仿宋）。附件在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。（如：“附件：1.XXXXXXXX”）5.2.6

落款日期（用3号方正仿宋）用汉字将年、月、日标全，零写为○。5.2.7

附注（用3号方正仿宋）居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。5.2.8

“主题词”3个字（用3号方正黑体），主题词内容即词目（用3号方正小标宋）5.2.9

报、送、发及印刷机关（用3号方正仿宋）

5.3

规范5.3.1

公文用纸采用A4型纸，尺寸：210mm×297mm5.3.2

公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm（含页眉）公文用纸订口（左白边）为：28mm版心尺寸为：156mm×225mm5.3.3

正文一般每面排22行，每行28个字。行距为1.5倍行距,字距为标准。5.3.4

页码使用4号半角白体阿拉伯数字标识，单页码居右空1字，双页码居左空1字。5.3.5

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