办公软件综合应用技能考核及竞赛专家讲座

Office办公软件综合应用技能考核及竞赛2024/7/121办公软件综合应用技能考核及竞赛第1页汉字Excel基础知识Excel是MicrosoftOffice一个套装软件。是一个功效强大电子表格应用软件，以表格方式来完成数据输入、计算、分析、统计、并能生成各种统计图形。2024/7/122办公软件综合应用技能考核及竞赛第2页汉字Excel数据编辑

2

Excel基础知识

31单元格编辑

33目录工作表编辑

4数据分析——排序、筛选、分类汇总及数据透视表

35建立图表

6页面设置

72024/7/123办公软件综合应用技能考核及竞赛第3页第一关基础知识2024/7/124办公软件综合应用技能考核及竞赛第4页1.1工作簿、工作表和单元格工作簿（Book）工作表（Sheet）单元格也称作电子报表是Excel工作表基本元素，用来存放文字、数字和公式等信息通常意义上Excel文件。扩展名为xls,1基础知识1、概念

工作簿（255）2024/7/125办公软件综合应用技能考核及竞赛第5页电子表格概述工作簿工作表编辑栏行号活动单元格地址单元格列号全选按钮当前工作表办公软件综合应用技能考核及竞赛第6页2、单元格地址行号列号1.1工作簿、工作表和单元格1基础知识c2单元格引用方式：列号行号。比如：B8单元格区域引用方式：A2:C82024/7/127办公软件综合应用技能考核及竞赛第7页1.2Excel开启及工作簿窗口组成1基础知识1、开启12342024/7/128办公软件综合应用技能考核及竞赛第8页

1.3工作簿建立、打开和保留1基础知识1、建立新工作簿(1):“文件”“新建”.xls(2):“文件”“新建”模板例子：模板2024/7/129办公软件综合应用技能考核及竞赛第9页

1.3工作簿建立、打开和保留1基础知识4、保护工作簿（设置密码）“文件”“另存为”“工具”“常规选项”5、关闭工作簿2、打开工作簿3、保留工作簿2024/7/1210办公软件综合应用技能考核及竞赛第10页第二关数据编辑2024/7/1211办公软件综合应用技能考核及竞赛第11页2.1单元格数据输入2工作表1、输入文本2、输入日期和时间文本输入后自动左对齐，数字自动右对齐。有时为了将电话号码、学号等数字作为文本处理，输入时在数字前加上一个单引号，即可变成文本类型。输入日期时，要用斜扛(/)或连字符(-)

隔开年月日，如：/6/6或-6-6输入当日日期，可按组合键“Ctrl+;

”

输入时间时，要用冒号(:)隔开时分秒，如“

6:18

”或“18:18:18

”或“6:18pm

”输入现在时间，可按组合键“Ctrl+Shift+;

”例子：数据输入2024/7/1212办公软件综合应用技能考核及竞赛第12页2.1单元格数据输入2工作表3、特殊数字输入用括号将数字括起来，表示输入是负数，如“(321)”表示-321。输入分数时，为了防止将分数当做日期，应在分数前加0和空格，如“01/3”，表示1/3。当输入数字长度超出列宽，则以科学计数法表示，若连科学计数法表示都不够宽度，则以“####”表示，此时，需要改变数字格式或者改变列宽。2024/7/1213办公软件综合应用技能考核及竞赛第13页2.1单元格数据输入4、自动输入数据序列相同数据在起始单元格输一个数据,然后将鼠标箭头移向该单元格右下角填充柄，指针变成实心十字形，按下左键，向任一方向拖曳到最终一个单元格即可。2数据编辑差1数列若拖动是数字，且ctrl+填充柄，则输入是差1数字序列。2024/7/1214办公软件综合应用技能考核及竞赛第14页2.1单元格数据输入等差、等比数列首先在起始两个单元格区域分别输入开始两个数据，比如2和6，然后选中这两个单元格区域，鼠标箭头移向该区域右下角填充柄，指针变成实心十字形，按下左键，向任一方向拖曳到最终一个单元格2数据编辑有规律数据，例如等差、等比数列可自动填充。拖曳填充柄到结束2024/7/1215办公软件综合应用技能考核及竞赛第15页2.1单元格数据输入系统提供序列数据例：甲、乙、丙...；星期一、星期二...方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充2数据编辑2024/7/1216办公软件综合应用技能考核及竞赛第16页2.1单元格数据输入混合体若初始值是文本和数字混合体，如B2，B4，拖曳后文本不变，而数字改变，即为B6，B8，B10．．．．2数据编辑2024/7/1217办公软件综合应用技能考核及竞赛第17页2.1单元格数据输入5、设置有效性数据2数据编辑设置有效数据：“数据”-》“有效性…”例子：数据有效性2024/7/1218办公软件综合应用技能考核及竞赛第18页2.1单元格数据输入选择“插入”/“批注”命令。6、添加批注2数据编辑2024/7/1219办公软件综合应用技能考核及竞赛第19页2.1单元格数据输入7、从外部导入数据2数据编辑比如：从word、文本文件等导入数据例子：成绩单.txt、成绩单.doc2024/7/1220办公软件综合应用技能考核及竞赛第20页2.2单元格选定操作2数据编辑单元格选取单个单元格：单击所需单元格连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格或直接拖动鼠标多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格整行或整列：单击行头或列头全部单元格：单击行头、列头相交全选按钮去除选定单元格：工作表任意处单击2024/7/1221办公软件综合应用技能考核及竞赛第21页2.3使用公式2数据编辑公式形式：＝操作数和运算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）操作数：单元格、数字、字符、区域、函数算术运算符：＋、－、*、／、%、、（）字符运算符：＆关系运算符：=、>、>=、<=、<、<>2024/7/1222办公软件综合应用技能考核及竞赛第22页2.3使用公式=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符号区域范围引用单元格地址数值型常量Excel函数运算操作符号2数据编辑2024/7/1223办公软件综合应用技能考核及竞赛第23页2.3数据计算——输入公式和函数双击目标单元格输入公式输入公式：2数据编辑须先输入等号“=”公式中不能含空格例子：公式2024/7/1224办公软件综合应用技能考核及竞赛第24页基本操作-使用求和函数

双击∑看到计算结果2.求和单击∑看到计算公式1.选取存放结果单元格办公软件综合应用技能考核及竞赛第25页基本操作-使用函数(p146)函数形式：函数名（参数表）参数：常量、单元格、区域、区域名、公式或其它函数函数输入：粘贴函数法直接输入法例：使用If函数对年纪>49职员增发100元选取函数类型和函数If条件满足条件取值不满足条件取值办公软件综合应用技能考核及竞赛第26页2.3使用公式——函数引用财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数和信息函数等九类函数分类：2024/7/1227办公软件综合应用技能考核及竞赛第27页2.3使用公式——单元格引用2数据编辑=（B4+25）/SUM（D5:F5）依据公式中引用单元格地址在复制、移动时自动调整情况分为：单元格引用方式：相对引用

绝对引用混合引用

2024/7/1228办公软件综合应用技能考核及竞赛第28页2.3使用公式——单元格引用相对引用

在公式复制、移动时自行调整绝对引用在公式复制、移动时不会改变。C5,B6$C$2,$E$2混合引用

前两种综合$E2，E$22数据编辑例子：单元格引用2024/7/1229办公软件综合应用技能考核及竞赛第29页2.3使用公式——不一样工作表或工作簿单元格引用引用同一个工作表中单元格地址引用同一个工作簿但不一样工作表中单元格地址。引用不一样工作簿工作表中单元格地址如:sheet3!D4如：

[book2]sheet6!A12数据编辑如:D42024/7/1230办公软件综合应用技能考核及竞赛第30页第三关单元格编辑2024/7/1231办公软件综合应用技能考核及竞赛第31页2024/7/1232办公软件综合应用技能考核及竞赛第32页2024/7/1233办公软件综合应用技能考核及竞赛第33页3.1单元格格式编辑——单元格格式化

“格式”“单元格”设置单元格边框设置单元格字体设置单元格对齐方式设置单元格数字类型设置单元格保护设置单元格底色图案3单元格编辑例子：单元格格式化2024/7/1234办公软件综合应用技能考核及竞赛第34页单元格格式复制3.1单元格格式编辑——单元格格式化

利用工具栏上“格式刷”按钮。单击“编辑”菜单中“复制”命令。选择目标区域，单击“编辑”菜单中“选择性粘贴”命令，在打开选择性粘贴对话框中选中“格式”按钮。2024/7/1235办公软件综合应用技能考核及竞赛第35页自动套用格式3.1单元格格式编辑——自动格式化利用“格式”菜单中“自动套用格式”命令，能够选择某种excel中自带格式。2024/7/1236办公软件综合应用技能考核及竞赛第36页条件格式化能够为满足条件单元格设置指定格式。“格式”“设置条件格式”3单元格编辑3.1单元格格式编辑——条件格式化2024/7/1237办公软件综合应用技能考核及竞赛第37页3.1单元格格式编辑—行高和列宽调整1拖曳分隔线法2双击分隔线法3“格式”菜单法3单元格编辑行高列宽调整：2024/7/1238办公软件综合应用技能考核及竞赛第38页1、鼠标拖曳法（移动、复制）

3.2单元格内容复制、移动选定要复制（或移动）区域，将鼠标移动到选定区域边框选定区上，鼠标指针变成“花型”箭头，此时按住键盘上Ctrl键（移动时不按），拖曳到复制（移动）目标位置。

2、使用剪贴板法3单元格编辑3、“选择性粘贴”2024/7/1239办公软件综合应用技能考核及竞赛第39页3.2单元格去除3单元格编辑“编辑”“去除”“全部”“格式”“批注”“内容”选定单元格Del键只能删除内容2024/7/1240办公软件综合应用技能考核及竞赛第40页第四关工作表编辑2024/7/1241办公软件综合应用技能考核及竞赛第41页工作表选择、插入、删除、重命名、复制、移动、窗口拆分、窗口冻结等4工作表编辑举例2024/7/1242办公软件综合应用技能考核及竞赛第42页4.4工作表窗口拆分4工作表编辑分割条分割条例子：07届计算机科学与工程系本科生毕业论文（设计）成绩一览表.xls2024/7/1243办公软件综合应用技能考核及竞赛第43页4.5工作表窗口冻结

4工作表编辑工作表冻结是指将工作表窗口上部或左部固定住，使其不随滚动条滚动而移动。

选定冻结行或列下一行或右边一列“窗口”“冻结窗格”冻结方法：2024/7/1244办公软件综合应用技能考核及竞赛第44页第五关数据分析2024/7/1245办公软件综合应用技能考核及竞赛第45页数据排序升序、降序重排数据筛选数据筛选满足条件数据行分类汇总按单个分类进行汇总数据透视表按多个分类进行汇总5数据分析2024/7/1246办公软件综合应用技能考核及竞赛第46页数据清单表中一列为一个字段，一行为一条统计同列数据数据类型和格式应完全相同表中不允许有空行或空列

特点由工作表中单元格组成矩形区域例子：数据清单1办公软件综合应用技能考核及竞赛第47页5.1数据排序排序字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。简单排序：1个排序字段（1）选中要排序列中任一单元格复杂排序：多个排序字段（1）单击列表，“数据｜排序”命令

降序升序（2）设置条件（2）例子：排序办公软件综合应用技能考核及竞赛第48页自定义排序次序：“数据｜排序｜选项”命令

办公软件综合应用技能考核及竞赛第49页5.2数据筛选5数据分析假如想从工作表中选择满足要求数据行，可用筛选数据功效将不用数据行暂时隐藏起来，只显示满足要求数据行。单一条件筛选（自动筛选）多重条件筛选（高级筛选）（1）自动筛选：“筛选”“自动筛选”选择数据区任一单元格“数据”例子：筛选2024/7/1250办公软件综合应用技能考核及竞赛第50页“高级筛选”：含复杂“与”和“或”关系数据。或与数据筛选5.2数据筛选（2）高级筛选：5数据分析2024/7/1251办公软件综合应用技能考核及竞赛第51页5.3分类汇总按某关键字段进行分类，并对各子分类其它字段进行汇总必须排序公式计算计算项在汇总前必须按该分类关键字段进行排序办公软件综合应用技能考核及竞赛第52页5.3数据分类汇总5数据分析例子：分类汇总2024/7/1253办公软件综合应用技能考核及竞赛第53页嵌套汇总对同一分类字段进行各种不一样方式汇总不能选中结果见p159图5.3.36办公软件综合应用技能考核及竞赛第54页5.3数据分类汇总5数据分析分级显示符号例子：分类汇总22024/7/1255办公软件综合应用技能考核及竞赛第55页5.4数据透视表数据透视表

可实现按多个字段分类汇总数据|数据透视表和数据透视图命令行、列、页为分类字段汇总方式数据清单字段例子：数据透视表办公软件综合应用技能考核及竞赛第56页第六关制作图表2024/7/1257办公软件综合应用技能考核及竞赛第57页6.1图表类型6建立图表用图形描述工作表中数据称为图表图例数据标识数据序列类型轴(X)值轴（Y）刻度线2024/7/1258办公软件综合应用技能考核及竞赛第58页6建立图表6.2建立图表“插入”“