事半功倍2教材

事半功倍

-------PowerPoint制作技巧讲座（二）主讲人：王静编辑日期：2011年10月20日授课日期：2011年10月21日

大纲

二让你的PPT讲故事

三让你的模板与众不同

四横竖都有理的表格表达

五趋势图的表达

六如何SHOW出PPT二让你的PPT讲故事1）多用简单句一）不简单的简单完整句6/6法则只用简单词，不用完整句,每页不多于6行字，每行不超过6个单词30法则每页总共不超过30个单词。字数越少，视觉冲击力越强。反正还要讲，要具体解释，所以没必要什么都写。流行说法论据反方观点查阅前期工作只有简单词和图无完整结论的PPT没有参考价值事后阅读PPT需要PPT里有完整的观点，清楚易懂简单完整句是满足要求的最好形式。仅几个关键词容易引起误解完整句节省听众理解时间完整句解放自己例：表1-1短语与简单句对比短语完整句项目背景项目在总结前期工作的基础上进行项目计划项目计划制定得仔细周到项目实施项目实施中得到了各方面的支持项目进展项目中收获酸甜苦辣项目结题项目圆满完成一）不简单的简单完整句2）完整你的简单句示例

短语：项目管理（projectmanagement)

句子：管理项目（manageproject）

句子结构完整，一个句子中有一个谓语观点明确

示例Rehearsal(彩排）Importanceofrehearsal(彩排的重要性）Rehearsalisimportant(彩排很重要）Rehearsalisveryimportant(彩排非常重要）Rehearsalisveryimportanttobuildupconfidence(彩排对提高自信心很重要）示例8月份销售报表8月份销售报表超额完成计划的5%

一）不简单的简单完整句2）完整你的简单句句子结构完整，一个句子中有一个谓语观点明确简单1）句式简单、字数少，一行能写下的完整句。如果是中文，用32号字体，大概可以写下18个字，包括标点；如果是24号字体，大概可以写下25个字。英文用28号字，约50个字母。2）不产生歧义，有自己的观点。简单完整句决定这整个PPT的效果，以及用PPT做报告的质量，绝对不能忽视。不要迷恋KISS原则（keepitsimpleandstupid)。过度形式上的simple带来的是stupid,甚至可怕的后果。

2003年2月，“哥伦比亚”号航天飞机在返航时失事解体，7名机组宇航员全部遇难。美国宇航局随后进行了深入调查，当时把事故原因作为调查重点，结果发现，发射升空时航天飞机外部燃料箱泡沫绝缘材料脱落击中了左翼，给返航埋下隐患。而这一问题，在飞机起飞之前就已经被观察到。波音公司所作的评估报告以PPT形式提交给了美国航天局，但是因为PPT中没有使用简单句，存在的隐患没有得到重视，最终导致了这场灾难。

资料图片：失事的美国哥伦比亚号航天飞机7名机组人员。非简单完整句“击落”航天飞机资料图片：美国空军在哥伦比亚号解体前一分钟拍摄到的图片。SOFI:sprayonfoaminsulation,喷涂保温隔热泡沫，就是它造成了机翼上的洞。波音公司的20余页评估报告中的一页ReviewofTestDataIndicatesConservatismforTilePenetration●

TheexistingSOFIontiletestdatausedtocreateCraterwasreviewedalongwithSTS-87Southwestresearchdatasignificantly—Crateroverpredictedpenetrationoftilecoatingsignificantly

●Initialpenetrationtodescribedbynormalvelocity

—Varieswithvolume/massofprojectile(e.g.,200ft/secfor3cu.in)

●SiginificantenergyisrequiredforthesofterSOFIparticletopenetratetherelativelyhardtilecoating—Testresultsdoshowthatitispossibleatsuficientmassandvelocity

●Conversely,oncetileispenetratedSOFIcancausesignificantdamage

—minorvariationsintotalenergy(abovepenetrationlevel)cancausesignificanttiledamage—Flightconditionissignificantlyoutsideoftestdatabase

●Volumeoframpis1920cuinvs3cuinfortest测试数据的评估指出要用保守主义对待隔热瓦的撞击●值得关注，现存的隔热瓦上的泡沫涂层测试数据被crater模型用STS-87西南研究数据所评估

—Crater模型严重地预测了隔热瓦的穿透性

●被正常速度描述的最初穿透结果

—不同体积、质量的抛射体（如体积3立方英寸以200英尺/秒运动）

●需要巨大的能量来软化隔热层颗粒，从而穿透相对硬的隔热瓦包层

—测试结果的确显示了有足够质量和速度的可能性

●相反地，一旦隔热瓦被穿透，泡沫涂层就能造成巨大的破坏

—总能量（在穿透水平之上）的微小波动就能造成重大破坏

—飞行条件已严重地超出了测试数据库

●碎片是1920立方英寸，而非测试中用的3立方英寸波音公司的20余页评估报告中的一页该PPT页情况分析优点：大量使用完整句缺点：1）结构不简单，使用复杂语法结构

2）观点不明确，让看报告的人不知所以。此为致命处。“碎片是1920立方英寸，而非测试中用的3立方英寸”到底想说明什么问题？表达什么观点？

3）前后矛盾，整个PPT不能有效的讲述故事；并且有很多前后矛盾的地方修改如下：测试模型恐无法正确模拟穿透性的严重程度，故需谨慎处理！隔热瓦的泡沫涂层数据超出了Crater模型及STS-87西南数据研究范围-真是碎片为1920立方英寸，运动速度8.3英尺/秒。--实验碎片为3立方英寸，运动速度200英尺/秒1920立方英寸8.3英尺/秒

3立方英寸，200英尺/秒（示意图，未显示真实比例）基于模型测试条件，结果证明须谨慎考虑安全性能—测试结果显示碎片质量和速度有可能穿透隔热瓦包层—一旦隔热瓦被穿透，总能量的微小波动就能造成重大破坏因结果超出模型范围，测试结果仅供参考二）骨灰级的PPT结构—总分总第一个总：概述□

第一部分内容

□

第二部分内容

□

第三部分内容

□

第四部分内容概述第x部分内容

●

第一分论点

●第二分论点

●第三分论点

●第四分论点二）骨灰级的PPT结构—总分总第一个总：概述概述。。。。。。

□

第一部分内容□第三部分内容

●分论点1●分论点1

●分论点2●分论点2□第二部分内容

●分论点1

●

分论点2

●

分论点3

概述页里，设置3-5条要点比较合适，每一条的层次不多于两层。二）骨灰级的PPT结构—总分总分：把你的分论点做成页标题跨地区项目之特点1参与项目的人员和部门众多二）骨灰级的PPT结构—总分总分：把你的分论点做成页标题跨地区项目之特点2不同的文化、语言和时区会导致交流困难álor明天跨地区项目之特点3传统项目组织结构不适用于跨地区项目二）骨灰级的PPT结构—总分总第二个总：概述□

回顾内容recap□整理逻辑logic□提出最终结论conclusion□计划下一步工作nextstep□寻求反馈feedback

三让你的模板与众不同

1）模板里的小细节和大学问1PPT页按页码布局、功能来分类首页概述页章节页内容页结束页首页显示题目和作者，让听众明白要讲什么，谁来讲，演讲者所在单位概述页是希望听众在正式内容前有一个全局观篇幅较长的PPT中间要加一些过渡的章节页引到听众到下一部分的内容内容也要多用简单完整句，表达明确的观点和听众最关心的内容最后，千万别忘了感谢你的听众放到结束页中。

1）模板里的小细节和大学问2首页尽显个人修养要体现出制作者和制作团队的精神风貌Thereisno2ndchancetomakefirstimpression.(没有第二次机会给别人第一印象。）首页是张嘴说话前给人的第一印象。所需细节：（1）大标题抓住听众眼球（2）副标题说明具体内容（3）人名显示团队精神（4）及时修改日期和添加单位标志，表达对听众的尊重

1）模板里的小细节和大学问3结构变活，要靠概述页和章节过渡页1）目录页标题或章节页标题：要用最简练的话概括内容，提示听众进入下一部分2）内容简介：用简单完整句把整个PPT或者一章的各个分观点说清楚3）进程指示标志：可以吧概述页和章节过渡页做在一起用。先做个目录页，然后每到新的一章，就把目录页在显示一下，同事用动画或者方框把要讲的下一章突出出来。最出彩4）时间分配：告诉听众每一部分安排的时间，非常有效。

1）模板里的小细节和大学问3让内容页清晰完整1）章节标志和本页观点（1）缩小标题的字号（2）用图片代表主题2）核心内容（1）观点一定要单一（2）各个要素一定要一致，包括：字体、字号、颜色的一致。页边距一致。提示符一致。语言风格一致（3）注释如果引用了别人的观点或者工作，特别是正式的报告，一定要注明出处信息。1来表示对原作者的尊重；2来避免了抄袭他人的嫌疑（4）页码可加可不加结束页要表达一颗感恩的心感谢支持者，感谢观众参与并引导观众提问二）省心型模板简单不“撞衫”1）给现成模板做个整容小手术/zh-cn/templates/CT101172622052.aspx2）让模板有些新变化

1）给现成模板做个整容小手术

二）省心型模板简单不“撞衫”二）省心型模板简单不“撞衫”2）让模板有些新变化

二）省心型模板简单不“撞衫”添加标题添加副标题第一类模板几何图形的组合添加标题添加副标题背景拆开后，是几个几何图形的组合

页标题

.内容原来的模板

页标题

.内容

.内容

页标题在主题里改变颜色和字体在母板里改变一些设计元素改变颜色改变颜色把分隔栏下移点击插入标题内容第二类使用照片做模板几何型背景有很多优点，但是难以通过模板烘托主题，也不能体现作者的风格。所以用照片做模板，以增加质感，体现个性。主标题副标题提防两个陷阱1)不要把图片做成水印作为背景，费力不讨好;2)不用很炫的模板作为背景三个贴士1)设计模板并不难，并不是专业设计人员的专利；2)一个自己设计的模板能更好地为我所用；3）高明的PPT作者是在无数“很土”的PPT基础上锻炼成长起来的。四横竖都有理的表格表达1）表格是PPT的天敌2）别把Excel表格原样贴过来3）循规蹈矩做表格：有表头、分行线、数量要有单位、一行只写一个种内容4）表格不能过度图形化5）讲述表格的套路表1冬天的洗衣频率明显地低于夏天

冬天夏天>=7/周11854-6/周13102-3/周5851/周150<1/周40平均（/周）37问题表头没有编号，信息不明确；没有画线，没有对齐，字号小；单位缺失夏天的洗衣频率明显地高于冬天表一：冬夏洗衣频率调查洗涤次数/周冬天夏天7or>711%85%4-613%10%2-358%5%115%0%<14%0%平均3次/周7次/周地点：青岛参与调查人数：女性20