合作原则视角下行政助理工作中的言语交际策略-以北醒光子公司为例

本科论文目录摘要 IAbstract II引言 11合作原则理论概述 21.1格赖斯会话合作原则的提出 21.2合作原则的违反及会话含义 21.3合作原则在国内的发展及应用 32行政助理在言语交际中遵守合作原则的必要性 52.1行政工作中言语交际的重要性 52.2遵守合作原则是行政助理发生言语行为的基础 62.3北醒光子公司中行政助理工作言语交际现状 62.3.1违反数量准则，传达信息量不够或多余 72.3.2违反质量准则，交际语言不真实 72.3.3违反相关准则，会话过程没有关联性 82.3.4违反方式准则，表意含糊，逻辑不通 83行政助理工作言语交际在合作原则下的运用策略 93.1遵守数量准则 93.1.1话语信息量不少于所需信息 93.1.2话语信息量不超过所需信息 93.1.3把握好言语与交际目的所需数量 103.2遵守质量准则 103.2.1不说自知虚假的话 103.2.2不说缺乏证据的话 113.2.3正确掌握语言的模糊表达 113.3遵守相关准则 123.3.1不说对方不感兴趣的话题 123.3.2认真倾听，不转移或躲避对方的话题 123.4遵守方式准则 133.4.1言语信息明确，避免歧义 133.4.2说话思路需要具有条理性 13结论 14参考文献 15致谢 17本科论文摘要合作原则是在1967年由美国的一名著名语言学家和哲学家格赖斯在一次演讲中提出的，他认为，为了能够使得会话顺利进行，会话双方会在有意或无意中遵循一条原则，即合作原则，该原则能够保证会话双方在交流中，处于共同的方向和目的中，排除无关的话语信息，使得交际目的更加明确，会话顺利完成。在公司的管理部门工作成为目前就业选择的一大热门，例如行政部门，管理者的话语是社会用语不可缺少的组成部分，本文将以行政助理岗位为例，从合作原则角度出发，对行政部门的言语交际行为进行分析。合作原则是行政助理在发生言语交际行为时的一条重要的遵守原则，它能够有效地指导行政助理发生成功的交际行为，文章先对合作原则的概念进行阐释，然后通过对行政工作的言语交际的重要性，以及在北醒光子公司中行政助理的言语交际现状进行分析，表明遵守合作原则的必要性，最后以合作原则的四大准则为视角，即数量准则、质量准则、相关准则和方式准则，并结合行政助理工作中发生的言语交际行为的实例，分析具体情况的运用，提供有效地提高交际能力的策略，希望能够增强行政助理的工作语言魅力，提高自身的交际水平，从而帮助更好地工作。关键词：合作原则；言语交际；交际策略；行政助理AbstractGrice,afamousAmericanlinguistandphilosopher,puttedforwardthecooperativeprincipleinaspeechheldin1967.Withthepurposeofenablingtheconversationsucceed,inhispointofview,thetwopartiesoftheconversationwillintentionallyorunintentionallyabidebyaprinciple,thatisthecooperativeprinciplewhichcanensurethetwopartieshavesamedirectionandpurposeaswellasexcludeirrelevantspeechinformationinthewholeprocesssoastoclarifythepurposeofcommunication,withtheresultthattheconversationiscompletedsuccessfully.Itisahotchoicetoworkincompany’smanagementdepartmentincurrentemploymentsituation.Forexample,thewordsoftheadministrativedepartmentandthemanagerareanindispensablepartofsociallanguage.Takingthepositionofadministrativeassistantsasanexampleandstartingfromtheperspectiveofthecooperativeprinciple,thispaperanalyzestheverbalcommunicationbehaviorofadministrativedepartments.Asanimportantprinciplecompliedwithadministrativeassistantsinverbalcommunication,thecooperativeprinciplecaneffectivelyguidethemtoaccomplishsuccessfulcommunicativebehavior.Thearticlefirstexplainstheconceptofcooperationprinciple,andthenanalyzestheimportanceofverbalcommunicationinadministrativeworkandthestatusquoofverbalcommunicationofadministrativeassistantinBenewakeCompany.Alltheseshowthenecessityofobservingtheprincipleofcooperation.Finallybytakingthefourmainprinciplesofcooperationprincipleastheperspective,namely,thequantitycriteria,thequalitycriterion,therelevantcriterionandthemodecriterion,thispapercombineswiththeexamplesofverbalcommunicationbehaviorsinadministrativeassistantwork,analyzingonhowtobetterapplyitatspecificsituationswhichprovideseffectivestrategiesforimprovingcommunicativecompetence,enhancesthecharmofworkinglanguageofadministrativeassistantsandadvancestheircommunicativeskills.Consequently,workcanbeachievedbetter.Keywords:thecooperativeprinciple;administrativeassistants;verbalcommunication;communicativestrategies引言语言一直存在于人们的生活，它是用来传递信息、思想和态度的重要交际工具，对于行政部门的工作来说，语言是贯穿始终的，每一项任务都离不开语言的运用，研究行政工作的言语交际行为，能够有效提高其语言表达能力，可以更好的与员工进行沟通，从而获取员工们的信任和支持，实现高效管理。通过查找相关文献和资料，发现大多数研究管理者言语行为都是从语言的艺术化或者演讲稿的写作技巧来论述的，例如高中遥的企业管理者的工作语言，作者是分为三个板块撰写的，第一将管理者工作的语言划分几种类型，分别叙述这些种类的语言特点，第二提出工作语言的艺术化运用，并说明与其工作效率的关系，第三提出提高语言水平的方法，而从语用学角度出发，对管理者语言的整体运用情况分析的研究较少，这就让这一类型的语言研究有了一定的局限性，另外在已经有的研究成果来看，大多还只是停留在管理者的语言技巧中，没有结合科学系统的理论支持，总体来看，比较缺乏一定的理论性和系统化。本文是从语用学中的合作原则角度出发，系统地针对目前的状况，说明在行政助理在工作中遵守合作原则的必要性，以及在违反的情况下会对言语交际行为产生什么影响或作用，之后结合合作原则给出相应的策略，并结合行政助理言语交际行为的一些例子进行分析，最终，达到有效地提高行政助理的话语交际能力的效果，有利于扩大其工作交际圈和工作能力，为日后的工作中减少难度。从总体的文献上来看，有关研究管理者的话语交际，能够达到真正推动该领域做到实质性发展的不多，绝大多数国内的文献都是由国外的书籍翻译而来的，例如《领导力译丛》。通过国外和国内的文献来看，大多数还是倾向于从语言的艺术化角度对管理者的语言进行研究，如《领导者语言艺术》，它是我国国内第一部研究该领域的作品。管理者的言语交际行为，在以前的文献和资料当中，很少能够见到从语言学的角度进行研究的作品，综上，就目前的研究现状而言，从语言学角度出发，研究管理者或者某一类管理者的言语交际行为，还有很大的研究空间。1合作原则理论概述语言伴随着人们的日常活动，人们避免不了言语交际行为的发生，当人们用言语来表达自己的目的、思想和态度时，这就是言语交际行为，想要言语交际行为能够顺利的进行下去，合作原则是应该遵守的基本规则。1.1格赖斯会话合作原则的提出在通常情况下，对于人们的话语交流来说，是富有逻辑性的，一般不会以毫无逻辑或者无关紧要的话语构成。当我们在进行会话交流时，若想要使得此次对话顺利的进行下去，交流的参与者或多或少都需要存在同一个话题方向、目的或者是彼此都接受的谈话内容。在一段会话当中，对于会话参与者的共同谈话目的或者方向的明确度来说，大致可以分为三种类型，第一种是从交谈过程的开始时，本次的会话目的和方向就已经明确了，比如对一个问题的商讨；第二种是会话的目的和方向不明确，比如与一个老朋友闲聊；第三种是在会话的过程中逐渐明确了方向和目的。总的来说，无论是哪一种情况，会话双方都需要保证所说的话要与会话的主题相关，一些与会话目的或方向无关的话语则需要排除，有了这样的会话前提，才能够保证话题是一致的，会话可以顺利的进行下去并完成，那么在此过程中，会话双方都在有意或无意中共同遵守着一条原则，即合作原则，它是在1967年由美国著名的语言学家和哲学家格赖斯在一次演讲“逻辑与会话”中提出的。格赖斯借助康德在“范畴表”中所列举的四个范畴作用方式，分别为“量”、“质”、“关系”和“模态”，把合作原则同样也划分为四个板块，称作为“数量”、“质量”、“相关”和“方式”，这也是会话双方在进行沟通交流时，需要遵守的四条准则。首先是数量准则，它要求会话者在交流过程中，话语所提供的信息要充分，但提供的信息不能够超出所需要的信息量，其次是质量原则，简而言之就是所说的话语必须要是真实的，不可以是假话谎话或者是没有证据的话语，然后是相关准则，指的是话语之间要有关联性，符合会话的主题和目的，最后是方式准则，要求会话参与者的话语要简短简洁，避免有歧义的话或是所包含的信息是不清楚的。1.2合作原则的违反及会话含义话语交际是一种具有目的性的社会行为，会话双方在交流的过程中，为了确保交流沟通能够达到最优的理想效果，遵守合作原则便是一个最快速的方式，但是在现实的言语交际中，会话参与者往往由于一些自身的目的，或者根据某种特定语境要求下，而违反合作原则，这就导致了会话含义的产生。“意义”的含义一直以来都是语言学家们想要探讨的内容，上世纪五十年代，格赖斯在《哲学评论》上发表了一篇《意义》文章，他将“意义”划分了两个方面，一是自然意义理论，另一个是非自然意义理论，在非自然意义理论当中，又分为两个部分，字面意义和话语含义，其中一直作为语用学的核心内容——会话含义，就包含在话语含义之中，即隐含意义、言外之意。在实际交流的过程当中，当说话者没有遵守合作原则，违反了合作原则或其次准则时，那么这时作为听话者则需要理解这个话语的会话含义，领会到说话者的真正含义和意图，而不能简单的停留在话语的字面含义。1.3合作原则在国内的发展及应用“语用学能提高我们对说话者传达的真正意义的领悟能力”[1]何自然.语用学概论[M].[1]何自然.语用学概论[M].长沙:湖南教育出版社,2006：77在国内，对于合作原则的理论研究介绍是从胡壮麟开始的，提出“合作原则从某种视角来看就像是一种不成文的约定”[2]胡壮麟[2]胡壮麟.语言学教程[M].北京:北京大学出版社,2007：189合作原则在国内的应用研究上，可以初步分成一下几个类别，第一类是翻译工作，有很多翻译家们将合作原则理论与翻译工作相结合，能够有效的使读者更好地理解作者本意，减少一定程度上的跨文化差异。第二类是交际活动，使用合作原则，能够让人们更好的对话语有着正确的理解，达到会话过程顺利进行。第三类是广告的应用，比如何建梅、韦汉等各位学者们，就是从合作原则的角度出发，针对广告语的含义产生、想要达到的效果等方面进行诠释。关于合作原则的应用方面，自然不只是这几大方面，涉及的方面还有辩论、跨文化交际和一些文书的写作等。2行政助理在言语交际中遵守合作原则的必要性行政助理在工作中为了使言语交际行为顺利进行，必须遵循合作原则的四大准则。具体说来，根据数量准则规定，行政助理在工作中必须向会话的另一方传达合适的信息量，质量准则要求其言语内容必须真实可信，在进行会话时，针对谈话内容需要有关联性，这是由相关准则规定的，方式准则要求其所说的话语内容必须是清楚明确的，不可以有歧义。2.1行政工作中言语交际的重要性行政部门属于企业中的管理部门，它由行政经理、行政专员和行政助理构成。在公司中是负责管理公司内部事务的部门，其中涉及到重要的事务则由行政经理来处理，而一些比较杂乱的则由行政助理负责，总体而言，保证各部门正常流转、监督各项任务执行的进程，传达命令、与上级领导进行工作汇报以及调节各部门之间的矛盾等都是他们的工作内容，行政工作离不开言语交际行为。在《中国企业家10年成长报告》中，有一项企业管理者应该具备的技能中，理解能力、尊重他人和语言表达能力分别排到了第四、第五和第六名，这三个技能都是交际能力的主要体现[1]赵代波.中国企业家10年成长报告[J].商界,2004(1)：28-321]，这一点在《论中国企业家的成长》中也有体现，文章中认为企业管理者的人际沟通能力是能够让企业家成长的重要因素之一[2]郑海航.论中国企业家的成长[J].经济与管理研究,2003(5)：3-82]，除此之外在《中国企业家研究》当中也有强调表达能力，交际能力的重要性[1]赵代波.中国企业家10年成长报告[J].商界,2004(1)：28-32[2]郑海航.论中国企业家的成长[J].经济与管理研究,2003(5)：3-8[3]刘传.中国企业家研究[J].新企业,2000(9)：9-11根据金立教授在《合作与会话——合作原则及其应用研究》一文当中，对于浙江省的管理者发出及回收的调查问卷的数据中可以看出，表达沟通能力几乎成为所有管理者公认的最重要具备的能力，希望能够提高自身的沟通能力也成为了共同的愿望[4]金立.合作与会话[4]金立.合作与会话——合作原则及其应用研究[D].浙江大学,2005：96-123“说话就是做事”这一观点是奥斯汀在一次演讲当中所提出的观点，正如表面含义的那样，说话就代表着做事，通过现有的一些有关管理者语言研究成果来看，由于管理者岗位的特殊性，说话成为他们的工作重要组成部分之一，因此对于管理者的语言来说，更加注重说话后所达到的效果，例如是否有效，能否确保有效管理性，是不是达到了一定的权威，就可以看出管理者的语言水平，直接影响到言语交际行为的顺利发生，最终关系到具体的工作能力和水平。2.2遵守合作原则是行政助理发生言语行为的基础当人说出了含有意义的，并且是能够令听话人理解的话语时，这个行为就叫做言语行为[1]周濂.沟通行动具备独立性与优先性吗？——试论哈贝马斯言语行为理论[J].求是学刊,2005(02)：26-[1]周濂.沟通行动具备独立性与优先性吗？——试论哈贝马斯言语行为理论[J].求是学刊,2005(02)：26-31[4]金立.合作与会话——合作原则及其应用研究[D].浙江大学,2005：51-52合作原则一共包含四条准则：第一条是数量准则，意思是在行政助理发生言语交际行为时，所说的话需要包含会话另一方所想要信息，不能含有其他不需要的信息量，使得话语不重复，信息量不累赘。第二条是质量准则，要求行政助理所说的话必须是真实的，不可以说出含有错误的信息。第三条是相关准则，要求行政助理在说话的时候，保持与会话的另一方表达一个意图，围绕同一个意图进行对话。第四点是方式准则，需要行政助理说的话要语言清晰，具有一定的逻辑性，不可以让人产生歧义。行政助理的言语交际行为是信息互换的过程，会话双方的说话者与听话者的角色转换，需要在遵守合作原则的基础上完成，在行政助理工作时实现的所有交际目的，都不能离开会话另一方的合作以及配合，行政助理在言语交际中遵守合作原则时，有利于会话的顺利进行，便于工作任务的完成，因此，遵守合作原则是行政助理在发生言语行为是的基本要求。2.3北醒光子公司中行政助理工作言语交际现状以北醒光子公司为例，通过结合合作原则针对行政助理在言语交际中存在的一些错误进行分析和研究，说明违反合作原则对行政助理的言语交际的影响，以下语料来源于该公司行政助理与员工之间的对话，为个人亲身经历。2.3.1违反数量准则，传达信息量不够或多余数量准则是要求说话人能够正确把握所说信息量与所需信息量之间的关系，如果行政助理在言语交际中违反了该准则，会使得自己语言繁琐，不能正确表达事物或信息。例如体现在正确快速传达以及执行领导的命令，通常情况下，行政助理需要传达的信息量是要与领导、员工或其他公司客户想要得到的信息量保持一致，如果超出所需信息量就会造成语言啰嗦的问题，反之，若给出的信息量少于听话者所需的信息量，则会造成语义不明的现象发生，结合以上两种情况可以看出，如果说话者与听话者之间传达和接受的信息量没有达到平衡时，说话者的言语行为就会出现问题，就不能够将领导的命令正确快速地传达，进而执行下去。语料一：行政经理问：“通过这几天新员工的工作完成进度情况来看，你认为新员工最近表现如何？”行政助理回答道：“好！”在这里，行政助理在言语交际中违反了数量准则，作为会话的双方就无法获取想要的信息量，不能达到共同的目的，行政经理向行政助理询问，某位员工最近的工作表现如何，可是行政助理只回答“好”，就违反了数量准则，具体好在哪里没有说明，没有回答出领导需要的答案。2.3.2违反质量准则，交际语言不真实行政助理在言语交际过程中，需要遵守合作原则中的质量准则，即说的话要是真实的，它要求行政助理在工作中不能说虚假的话、任意歪曲事实或者缺乏证据的话，它主要体现在汇报或总结某项工作上的事物，如果违反了该准则，会在一定程度上影响领导对其判断。例如在行政助理需要向上级领导汇报有关工作开展的情况时，如果违反了质量准则，就会说假话，甚至刻意隐瞒或歪曲事实真相，就无法给上级领导汇报该工作进度的真实情况。语料二：在开会过程中，行政经理问：“你觉得采购部经理这个件事情计划可行吗？”行政助理回答道：“当然！计划的非常好！”在这个语料中，由于行政部和采购部需要针对某项项目进行合作，在合作之前两个部门需要开一次会议，理顺合作步骤，只因为发言人是采购部门的主管，不管回答什么行政助理就只说恭维的话，甚至当发现采购部经理提供的意见与实际不符时，也不敢提出相应的建议，这种做法不仅不能达到本次会议的目的，甚至还会导致一些其他问题的产生。2.3.3违反相关准则，会话过程没有关联性合作原则中相关准则要求行政助理在交际中，使用的言语需要有相关性，会话过程的前句和后句要有联系，若是违反了相关准则，原本的会话内容会被中断，会话将无法顺利进行下去。语料三：行政专员对行政助理说“今天我们部门这个项目终于完成了！”行政助理回答：“嗯，昨天我把自己的钥匙弄丢了。”在本段语料中，行政助理可以回应表示我们部门可以聚餐庆祝，但是却很敷衍的回答了一句“嗯”，提起“昨天我的钥匙丢了”一事，那这就是违反了相关准则，该回答与行政专员所提出的问题是没有逻辑关系的，整个交际的内容终止，这段会话过程是失败的。2.3.4违反方式准则，表意含糊，逻辑不通方式准则要求行政助理在言语交际中，使得自己的表达是清楚明确的，尽量把话语说的简单准确，如果违反方式准则，就会造成话语逻辑错误，造成歧义等。语料四：行政经理问：“把你最近一周的工作内容汇报一下。”行政助理回答道：“昨天对项目进行了进度跟踪，周一维修了研发部的水管，周三解决了办公室信号的问题，周二与财务部核对了近半个月的发票。”行政经理要求行政助理针对这一周的工作内容进行汇报，按照方式准则的要求，行政助理需要按照时间顺序来总结本周工作情况，但是在该语料中，行政助理很明显违反了方式准则，造成了汇报的内容没有逻辑性，先说周四，紧接着说周一，让行政经理听起来也会一头雾水。3行政助理工作言语交际在合作原则下的运用策略行政助理充当着行政人员的辅助角色，不仅需要承担一些行政任务，更是要做好辅助职能，在很多场合中都要求抱有合作的态度进行对话，因此充分运用好合作原则，对提高行政助理的言语交际能力来说是十分重要的，其中，合作原则共分为四个方面，分别是数量准则、质量准则、相关准则和方式准则。3.1遵守数量准则根据行政助理的角色特殊性，要求话语必须符合主题内容、目的和语境等，不能想说什么就说什么，所以需要有选择地组织和运用语言，将想要传达的话语信息进行适度调整，掌控好话语的“数量”。3.1.1话语信息量不少于所需信息在话语交流中，经常会有公司内部人员或者外部客户向行政部门询问一些问题，这个时候往往是行政助理需要针对这些问题进行回答，在解答问题的时候，则要求把控好提供的信息的量，例如有人向你询问“王经理在吗？”作为行政助理回答“您现在找他有事吗？”这样的回答往往会引起对方的反感，既然对方现在要寻找王经理，那一定是找他有事，不然为什么要找，对方现在只想要行政助理提供王经理在或者不在的信息，而不是被行政助理反过来问找王经理有什么事情，这显然会使对方感到莫名其妙，甚至一丝反感。3.1.2话语信息量不超过所需信息合作原则下的数量原则要求自身所提供的话语信息量要与交际目的相等，如果自己的话语信息量超过了对方所需要的信息量，就会显得啰嗦，使得对方产生一种厌恶感。例如如果有公司外部的客户进入公司，想要打听一下公司里某一种产品的销售情况，其实这是有关销售部门的事情，作为行政助理，将客户引进销售部门自然会有专门的负责人员给他解答，然而有些行政助理自己是不了解这方面的情况，还非要给客户介绍，不仅不能让人感到自身的热情，还会引起他人反感，出于礼貌和对彼此的尊重，客户也只能硬着头皮听完行政助理提供的一知半解的信息，甚至是虚假的信息，最后还要面带微笑表示接受了行政助理所提供的信息。在这里可以看出行政助理所提供的信息量超过了客户所需的信息量，在上述的场景下，只需要表示自己也不清楚，然后将客户接待到销售部门即可。3.1.3把握好言语与交际目的所需数量按照数量准则的要求，需要自己提供的信息量与所需的信息量相符合，不可以多出或缺少，但是在实际工作当中，这样会显得有一点死板，作为行政助理，要求做事说话果断、干练和谨慎细致等品质，那么平衡好语言的经济性和剩余性，对展现和提升必需的品质有着很大的作用。首先是语言的经济性，意思是要求在行政助理进行言语交际中，要使得自己的语言尽可能的精简，明确自己的意思，突出说话重点，用最少的词包含最多的信息，不说废话，然后是语言的剩余性，意思是在某些语境当中，即使是重复的信息量，根据实际情况来看也不必删掉，能够起到强调的作用。例如行政人员要求行政助理发一个召开年会的通知，那么就可以写成：本月十三日（下周六）下午五点在某地召开公司年会，望周知。通过这句话可以看出，本月十三日和下周六就是属于提供信息量重复的情况，但是这个多余的信息，在这个通知里并不多余，这是行政助理在有意识的增加这个信息，能够更好地引起员工们的注意，很好的起到强调的作用，可以将其作为一个时间信息量的补充。由此可见，行政助理在工作中处理好语言的经济性和剩余性之间的联系，是十分重要的，有时多余的信息量可以选择不删除、不避免。3.2遵守质量准则当充当行政助理角色时，向领导或者员工们接收并传达信息是经常要做的事情，无论是在向他人传达领导的意见时，或是向领导汇报工作进度情况时，都要使得自己的话语是真实的，不能传达错误或者虚假信息，不对信息进行捏造、歪曲和篡改。3.2.1不说自知虚假的话在公司工作时，行政助理需要表达或传递正确的信息，才能够有发挥自己的辅助职能，使得领导对于各类问题能够第一时间作出有效的决策，不然就会干扰到其他部门的工作，也给公司的整个行政部门带来一定的负面影响，例如在监督某项工作任务的进度时，也许是出于自身的利益，在对领导进行汇报时，可能会存在隐瞒部分实际情况，或者扭曲事实的现象发生。另外还要学会正确的察言观色，而不是一味地恭维，例如在领导面前，或者在汇报工作时提到其他部门的主管就只挑好听的话说，隐瞒工作失误，这样的做法很有可能导致一个工作任务的结果是错误的，甚至不可弥补。3.2.2不说缺乏证据的话无论是与上级领导沟通时，还是与其他部门之间沟通，都不能够把话说得过于绝对，除非自己拥有足够的证据，可以证实自己的话，因为岗位的特殊性，它起到一种连接部门之间配合的问题，如果没有足够的证据，就把话说得非常绝对时，极有可能造成歪曲事实情况，员工之间不能做到有效协调，最终造激化成部门之间的矛盾。另外还需要对领导的意见进行反复琢磨，很多情况下领导看似是不经意间表达出对一件事物的不满，那么作为行政助理需要及时把握领导的态度，认真思考领导是针对负责人的不满还是物品的不满，在传达给其他有关人员的时候，就需要把领导的原话说出来，然后针对自己的理解进行处理，这样也会让其他员工能帮助理解领导的意思，更好的将工作开展下去。3.2.3正确掌握语言的模糊表达言语模糊是言语准确的一个相对概念，其模糊程度是判断言语准确程度的标准，即言语模糊程度越高，则言语准确度越低，反之则高。通常依照固有思维来思考，大多数会认为言语准确度越高越好，但其实不然，虽然针对一段模糊的言语，会非常容易造成语义不清，导致听话者无法正确领悟到其正确含义，但是从整体上看，一定程度上的言语模糊非但不会造成交际不畅，反而会更好地表达含义，在这里要注意的是，行政助理在言语交际中，需要把控好言语模糊的程度，要具备灵活性，必须准确的地方要精确不能模糊不清，运用言语模糊的技巧只是为了在某些特定语境下恰当地表达自己的含义或意图，绝对不是说话含糊。例如先前已经知道某位领导不想与某位客户合作，当行政助理接待这位客户时，客户可能会询问领导的安排，现在是否可以见面洽谈，这个时候根据实际的具体情况，可以回答“不清楚，这段时间挺忙的，可能还在开会。”客户听到这种回答，也就明白了现在无法见到公司领导，这就运用了一定的言语模糊，在能够表明自己话语的含义时，还不让对方感到尴尬。3.3遵守相关准则合作原则当中的相关准则，对于行政助理来说是最重要的，相关准则要求话语之间必须具有一定的关联性，会话双方要保持共同的目的的反应态度，所说的信息要与听话者想要寻求的信息相符合，不然就无法进一步交流。3.3.1不说对方不感兴趣的话题在生活中，常常能够听到“话不投机半句多”，在行政助理言语交际中要力求避免话不投机的现象发生。谈论感兴趣的话题则是成功完成一个言语交际行为的基础，例如有提前预约好的客户进入到公司时，而项目的负责人临时有事，这个时候就需要行政部门的人员进行接待，此时找好话题就很重要，根据当时的语境情况下，决不能从询问家乡、年龄等方面入手，可以先进行观察，寻找客户的特点，比如一直倒面前的茶水喝，那么茶就可以成为此次交际行为话题的出发点。在其他场合，比如看望生病的员工或者外出与其他公司的员工进行合作时，都可以通过发现他人的特点，从而找到对方感兴趣的话题，让交际过程更为自然。3.3.2认真倾听，不转移或躲避对方的话题言语交际行为是一个双方行为，会话双方是在讲话者和听话者两种角色之间进行互换的，因此要想提高自己的言语交际能力，提高表达能力和倾听能力是十分重要的，在对话的过程中，行政助理需要把握好倾听能力的两大方面，分别是领会和不抢话，当对方要讲话时，充当听话者角色的行政助理需要认真倾听，要快速并且准确的领会对方的意思，即使很快就领会到对方的意思时，也不要急于表达自己的想法，否则会打击对方的讲话积极性，这也是一种不礼貌的行为。在行政部门工作时，调节员工或者部门之间的矛盾是经常要做的工作，例如公司中的某一个项目被分配给了一个部门，有些员工针对该项目的负责人行为表示不满，到行政部门进行投诉，此时这位要投诉负责人的员工现在可能还处于极度生气的状态，行政助理就要先询问发生了什么，然后充当一个倾听者的角色，先不急于用话语进行安慰，要让员工先把自己的怒气发泄，然后等待员工恢复冷静之后，再进行协调沟通。3.4遵守方式准则当行政助理想要传达信息时，选择一个清楚的表达方式是很重要的，更加有利于促进言语交际行为的顺利进行。3.4.1言语信息明确，避免歧义行政助理在工作中，通常是有目的性的言语交际，无论是传达信息、接待客户或汇报工作安排和进度情况，都要由工作出发的，具有表达自身目的的话语，正是因为行政助理工作有这一个特点，对于言语的简洁和准确程度，要求都比较高，传达的信息要尽可能明确和肯定，这样才会给其他员工带来一种果断干练的印象，决不能说话模棱两可或含糊不清，这不仅会直接影响到工作的进度，还会造成其他员工对自己有着不良的印象。3.4.2说话思路需要具有条理性说出的话具有清晰的条理性，能够反映出行政助理的工作能力，尤其作为一个管理部门的人员，在话语表达上一定要清楚，做到讲话有缓有急，重点突出。当需要行政助理在公司内部发布通知时，更需要先理清思路，既能让员工们一看就懂，还要做到不啰嗦，让语言具有条理性。结论行政部门处于公司的管理阶层，承担很多的责任和任务，他们在发生言语交际行为时，其目的就是要通过自己的语言来传达必要的信息，实行好上级与下级之间的沟通交流，在处理一些矛盾时，则需要通过自己的言语交际行为来影响和教育矛盾双方，从而展现出个人的管理者能力，使得交际对象能够依照自己的意图或方向进行工作。合作原则是一条重要的言语交际指导的规则，它能够更大限度地保证言语交际行为顺利的进行，还能平衡好会话双方的地位和有好关系。本文在写作过程中，以北醒光子公司中行政助理的言语交际行为为例，通过分析具体的实例，说明目前该公司中行政助理在言语交际行为上的缺失之处，并从合作原则的四大准则角度下对其不足进行具体分析，具体表现为传达信息量控制程度问题、交际语言不真实、会话的过程前后句没有关联性以及表意不清的问题，在交际过程中，发生了以上问题会对听话者造成影响，甚至会影响到工作的进度和能力。在就职于行政助理岗位时，遵守合作原则是基本要求，能够实现交流信息的最优化，如果没有遵守合作原则，就会引起会话另一方的不满，从而导致一些意外发生，也为自己的工作量带来的负担。在行政助理的工作当中，利用好合作原则，可以有效地提高表达能力和语言整合能力，有效交际的成功率也会随之提高。能否发生有效成功的言语交际，在一定程度上可以直接影响到工作效率，因此，一个工作能力强的行政工作者，应该成为轻松驾驭语言的强者。

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