供应商档案管理制度（8篇）

第第页供应商档案管理制度（优秀8篇）供应商档案管理制度范文篇1商业银行档案外包是指银行在档案管理人员、存储设备不足或管理成本不经济条件下，整合利用外部优质专业化档案管理资源，将银行档案委托外包单位管理，从而达到降低档案保管成本，提高管理效率的一种档案管理模式。档案外包商应具有以下特征：第一，是一种实体性管理机构；第二，是一种社会化、集约化和专业化程度高的档案管理机构；第三，有较大的规模，服务对象也较多；第四，对其保管的文件只有保管权，而无所有权；第五，是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，作为一个过渡性的、中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任；第六，可以承担文件管理咨询与培训的职能。一、银行档案外包的背景二战后，美国大量的文件需要归档保存，文件中心应运而生。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里，受到人们的认可。从某种意义上讲，商业银行就是“经营风险”的金融机构，以“经营风险”为其盈利的根本手段。商业银行是否愿意承担风险，是否能够妥善控制和管理风险，将决定商业银行的经营成败。随着业务发展和竞争加剧，商业银行面临的风险也呈现出复杂多变的特征，对这些风险进行识别、分析、计量、监测并采取科学的控制手段和方法，是商业银行保持稳健经营的根本所在。健全的风险管理体系在银行可持续发展过程中具有重要的战略地位，具备领先的风险管理能力和水平，成为商业银行最重要的核心竞争力。利用先进的风险管理技术，最大限度地减少银行档案外包可能造成的损失，是商业银行档案外包风险管理目的。二、商业银行档案外包的风险管理重点风险是一个常用而宽泛的词汇，频繁出现在经济、政治、社会等领域。就银行风险的定义主要有以下三种：一是风险是未来结果的不确定性（或称变化）；二是风险是损失的可能性；三是风险是未来结果对期望的偏离，即波动性。风险是一个明确的事前概念，反映的是损失前事物的发展状态。从风险的定义上可以看到，风险是对未来结果的不确定性，是可能存在的损失，银行档案做为银行经营活动的历史记录，是传承银行社会记忆，再现银行历史面貌的凭证，为银行经营、管理提供信息支持，并为银行业务相伴产生的法律风险提供原始的凭证依据，其重要性不言而喻。因此，防范银行档案外包过程中可能产生的风险，是确保银行档案外包安全的首要工作，银行档案外包风险管理的重点是：（一）档案外包风险的评估商业银行在制定档案外包政策时，应当评估以下风险要素：1.外包活动的战略风险、法律风险、声誉风险、合规风险、操作风险、国别风险等风险因素；2.影响外包活动的外部因素，因外包供应商的过错而造成的服务中断或撤销而引发的风险；3.银行对外包活动的风险管控能力；4.外包供应商的技术能力、业务策略和业务规模、业务连续性及破产风险，风险控制能力及外包服务的集中度；（二）外包供应商的尽职调查1.外包供应商的主体资质、经营管理能力、经营声誉、行业地位；2.财务稳健性、技术实力和服务质量、对银行业的熟悉程度；3.对银行托管档案客户信息的安全性；4.外包供应商对突发事件的应对能力；5.外包供应商的关联关系；（三）外包合同的审查要素1.外包合同中的服务内容、范围、标准、期限；2.外包服务的业务连续性安排；3.外包服务的保密性和安全性的安排；4.外包服务的结算、支付方式；5.外包服务的审计和检查；6.外包争端的解决机制；7.外包合同或？f议变更或终止的过渡安排、违约责任；8.外包供应商的应急管理；三、商业银行档案外包的风险评价标准商业银行档案在外包后，定期对档案外包商进行风险评估，做到早发现早预防。将银行档案外包风险纳入银行日常管理并持续监控、评价，就能及时发现档案外包风险，并在发现风险后及时采取有效处置措施，将损失减少到最低程度。日常工作中可采用平衡计分卡方式设计评分标准，可按月、季、半年、年度要求进行档案外包业务检查，检查内容包括：（一）外包供应商的评估：1.资质：是否符合专业资质；2.财务：收费是否合理，程序是否完善；3.日常经营：是否出现异常；4.及时性：是否能及时办理档案的收、取、查阅流程，在办理过程中有无差错发生；5.差错性：资料能否及时、准准、无差错地领取、归还，不存在遗失情况；6.沟通性：沟通是否顺畅，是否对银行服务需要的反应能迅速、及时、有效完成；7.保密性：无违反保密原则，业务合作期间能保护好银行信息及银行商业秘密；8.监督检查：是否能积极配合商业银行开展外包监督工作，及时报送外包工作情况；9.违规性：是否存在违规行为，是否存在隐瞒事实，阻挡、抗拒检查、伪造、隐匿、篡改、毁灭违规证据行为。（二）外包人员的评估1.人员：有符合要求的档案管理人员，能够高效完成各项工作；2.外包？I务人员能够妥善保管商业银行委托保管的各类客户资料、档案资料；3.服从银行管理，无主观故意，通过内外勾结、恶意操作等措施规避银行风险控制措施；4.无擅自向客户做出不实承诺行为，向客户提供虚假资料或误导性宣传；5.无假借银行名义进行客户约谈行为，无冒用银行商誉的行为；6.无利用职务之便，窃取客户资料等进行违反职业操守及银行管理规定的其他行为；（三）突发事件的应急预案及演练1.是否事先制定建立档案外包风险突发事件应急预