校友会校友联系管理小组工作手册

PAGEPAGE1校友会校友联系管理小组工作手册一、前言校友是学校的重要资源，校友会的成立旨在加强校友之间的联系，促进校友与母校之间的交流与合作。校友联系管理小组作为校友会的重要职能部门，负责校友信息的收集、整理、更新和维护，以及校友活动的策划和组织。本手册旨在为校友联系管理小组成员提供工作指导和参考，以确保校友联系管理工作的顺利进行。二、校友联系管理小组的职责1.校友信息的收集与整理：负责收集校友的基本信息，包括姓名、性别、出生年月、毕业年份、专业、工作单位、联系方式等，并对收集到的信息进行整理和分类。2.校友信息的更新与维护：定期对校友信息进行更新，确保信息的准确性和完整性，同时做好校友信息的保密工作。3.校友活动的策划与组织：根据校友的需求和兴趣，策划和组织各类校友活动，如校友聚会、校友论坛、校友讲座等，增进校友之间的交流与合作。4.校友与母校之间的桥梁：积极搭建校友与母校之间的沟通桥梁，促进校友参与母校的建设和发展，同时为母校提供校友资源和信息支持。5.校友会内部沟通与协作：与其他校友会部门保持良好的沟通与协作，共同推进校友会的工作。三、校友联系管理小组的工作流程1.校友信息的收集：通过多种渠道收集校友信息，如校友登记表、校友群、校友QQ群等，同时注意信息的真实性和准确性。2.校友信息的整理与分类：对收集到的校友信息进行整理和分类，建立校友信息数据库，便于查询和管理。3.校友信息的更新与维护：定期对校友信息进行更新，包括校友的工作单位、联系方式等，同时删除无效信息，确保校友信息的准确性和完整性。4.校友活动的策划：根据校友的需求和兴趣，策划各类校友活动，如校友聚会、校友论坛、校友讲座等，同时制定活动方案和预算。5.校友活动的组织与实施：负责活动的具体组织与实施，包括场地预订、活动宣传、活动签到、活动主持等，确保活动的顺利进行。6.校友活动的总结与反馈：活动结束后，对活动进行总结和反馈，收集校友的意见和建议，为下次活动提供参考。7.校友与母校之间的沟通：定期向母校汇报校友会的工作情况，同时收集母校的需求和资源，为校友参与母校的建设和发展提供支持。四、校友联系管理小组的工作技巧1.沟通技巧：与校友保持良好的沟通，注意倾听校友的需求和意见，及时回应校友的问题和建议。2.组织协调能力：具备较强的组织协调能力，能够合理分配工作任务，确保工作的顺利进行。3.服务意识：树立良好的服务意识，以校友的需求为导向，提供优质的服务。4.团队合作：与其他校友会部门保持良好的沟通与协作，共同推进校友会的工作。5.保密意识：做好校友信息的保密工作，不泄露校友的个人信息。五、校友联系管理小组是校友会的重要职能部门，负责校友信息的收集、整理、更新和维护，以及校友活动的策划和组织。希望本手册能为校友联系管理小组成员提供工作指导和参考，共同推进校友会的工作，为校友和母校之间的交流与合作搭建良好的平台。以上内容中，需要重点关注的是“校友信息的收集与整理”。校友信息的准确性和完整性对于校友联系管理小组的工作至关重要，它是策划和组织校友活动、搭建校友与母校之间沟通桥梁的基础。以下是对这一重点细节的详细补充和说明：一、校友信息的收集1.信息收集渠道：校友信息的收集应通过多种渠道进行，以确保信息的广泛性和准确性。这些渠道包括但不限于：校友登记表：通过校友登记表收集校友的基本信息，这是最传统也是最直接的方式。社交媒体平台：利用校友群、QQ群、微博、LinkedIn等社交媒体平台，发布信息收集通知，鼓励校友主动提供信息。学校官方网站和校友会网站：在网站上设置校友信息登记入口，方便校友在线填写和更新信息。校友聚会和活动：在各类校友聚会和活动中，设置信息登记环节，鼓励校友现场更新信息。2.信息收集内容：收集的信息应全面且实用，包括但不限于：基本信息：姓名、性别、出生年月、毕业年份、专业、学历等。工作信息：工作单位、职位、行业、工作地点等。联系方式：方式、、、QQ等。其他信息：兴趣爱好、专长、捐赠意愿等。二、校友信息的整理与分类1.信息整理：收集到的信息需要经过整理，去除重复和无效的信息，确保每条信息的准确性和实用性。2.信息分类：根据校友的不同特征，如毕业年份、专业、行业等，对校友信息进行分类，便于后续的查询和使用。三、校友信息的更新与维护1.定期更新：设立定期更新机制，比如每年一次，通过邮件、短信或社交媒体通知校友更新个人信息。2.动态维护：对于已知的校友信息变动，如工作变动、联系方式变更等，应及时更新数据库。3.信息验证：在更新校友信息时，应通过方式、邮件等方式验证信息的真实性。四、校友信息的保护1.保密原则：确保校友的个人信息安全，不泄露给任何第三方。2.访问权限：设置信息访问权限，只有授权人员才能访问校友信息数据库。3.数据备份：定期对校友信息数据库进行备份，防止数据丢失。五、校友信息的利用1.活动策划：根据校友信息的分类，策划针对性的校友活动，如按行业、按兴趣等组织的聚会和讲座。2.母校合作：向母校提供校友信息，特别是校友的专业和工作背景，促进母校与校友在科研、就业等方面的合作。3.资源对接：根据校友的需求和专长，搭建资源对接平台，促进校友之间的合作和互助。通过以上详细的补充和说明，校友联系管理小组可以更加高效和系统地管理校友信息，为校友和母校之间的交流与合作提供坚实的数据支持。六、校友活动的策划与组织1.活动策划原则：活动的策划应基于校友的兴趣和需求，同时考虑活动的可行性和预期效果。策划时应注意以下几点：多样性：活动形式和内容应多样化，满足不同校友的需求。针对性：针对不同年级、专业、行业的校友，策划有针对性的活动。互动性：活动应鼓励校友之间的互动，增强校友之间的联系。实用性：活动应具有一定的实用价值，如职业发展讲座、行业交流等。2.活动组织流程：筹备阶段：确定活动主题、时间、地点、预算等，制定详细的活动方案。宣传阶段：通过邮件、社交媒体、校友会网站等渠道，广泛宣传活动信息。实施阶段：活动现场的布置、签到、主持、协调等，确保活动顺利进行。总结阶段：活动结束后，收集校友反馈，总结活动经验教训，为下次活动提供参考。七、校友与母校之间的桥梁作用1.信息传递：及时向母校传递校友的最新动态，如职业成就、科研成果等，增强母校对校友的了解。2.资源整合：整合校友资源，为母校的教育教学、科研合作、学生就业等提供支持。3.校友参与：鼓励校友参与母校的建设和发展，如担任客座教授、参与校园讲座等。4.母校支持：向校友传递母校的最新发展，鼓励校友为母校的发展提供支持和帮助。八、校友会内部沟通与协作1.定期会议：定期召开校友会内部会议，交流工作进展，协调各项工作。