Excel高效办公技巧培训

Excel高效办公技巧培训EXCEL培训演讲人：第四章.EXCEL图表与图形基础篇操作篇练习题图表图形的作用柱状图条形图图表要素饼图图形美化图表是一种高效、直观、形象的表达工具。（相对于说话、写、列表）迅速传达信息，轻松理解；直接专注重点，直奔主题；更直观地显示其相互关系；使信息的表达形象生动。EXCEL图表与图形图标图形的作用“会说话”选学内容（关于EXCEL图表与图形）常识篇操作篇选图技巧组合图表柱-折图双饼图复合饼图(一)成分：占总体的百分比表示成分最好使用饼图。在使用中不宜多于6种成分。如果你的使用超过了6种，那么就选择6种最重要的，并将未选中的列为“其他”的范畴。因为人的眼镜比较习惯于按顺时针方向进行观察，所以应该将最重要的部分放在紧靠12点钟的位置，并且使用强烈的颜色对比以显示突出（比如在黑色背景下使用黄色），或者在黑白图中使用最强烈的阴影效果，或者将此部分与其他部分分离开。如果没有哪一个部分比其他部分更加重要，那么就应该考虑让它们以大到小的顺序排列，并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图表的每一个部分。

选学内容之选图技巧(二)项目：项目的排名在条形图中，要做到保持条形图之间事宜的距离。使用最能形成对比的颜色及阴影来强调重要的项目，以此来强调信息的标题。为了突显数值，可在顶端（或者在底端）使用一个刻度尺，或者在条形末尾标注数字，但是注意不要两者同时使用。如果你只是想简单标示项目间的关联，可用刻度尺；如果数字对你很重要那么就是用数字。有时，使用刻度尺的同时标示一个需要特殊强调的数值，也是个好办法。选学内容之选图技巧(三)时间：随着时间变化选择柱状图或折线图取决于用哪一个比较方便。如果你的图表中只有少的几个点（如7到8个），那么就是用柱形图；反之，如果你必须在图中展示20多年来每个季度的变化趋势，你最好还是使用折线图。柱状图强调的是数量的级别，更适合于表现在一小段时间里发生的事件，产量的数据很适合这个领域。折线图强调的是角度的运动及图像的变换，因此展示数据的发展趋势时最好使用它，存货量就是一个很好的例子。选学内容之选图技巧(四)频率：项目的分布情况两种主要应用，第一种是在所有样本中进行归纳，在这里是用来预测风险、可能性或者机会的。另一种是描述确定性（不确定性），如掷骰子游戏中，在所有的可能性中猜七点的概率。当只使用几行数据时，柱形图要好一些，而当数量很多时最好使用折线图。选学内容之选图技巧(五)相对性：变量之间的关系显示两种变量符合或是不符合你所希望出现的模板。成对条形图方案只在数据组较少时才会起作用。如果数据超过了15组甚至更多时，那么你最好不要再标记出每个点，应该换为使用一个更加紧密的散点图。选学内容之选图技巧柱-折图（绘制、调整数值轴及数据标志、修改图形颜色）将抽象的数据以容易观察、最有效、最简单的方法描述出来。2000年交车准时率推移图VS选学内容之组合图表操作案例1(1)进入Excel工作界面，先制作统计表格，并选取要生成图表的数据区单击“插入”菜单中图表，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形图。(2)进入图表向导第二步骤--图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人需要设置生成图表)制作柱-折图(Part1/4)选学内容之组合图表(3).如右图交车准时率改为折线图

(选中更改的柱形图<棕红色>→右键→更改图标类型<折线图>)(4).将交车准时率设为次坐标

(选中折线<棕红色>→右键→设置数据序列格式→系列选项→选择次坐标轴)制作柱-折图(Part2/4)选学内容之组合图表(5).设置纵坐标

(坐标轴→右键→设置坐标轴格式，主坐标轴最大设为50…次坐标轴设为0.5~1)(6).添加数据标签

(选中图形→右键→添加数据标签，选择数据标签→设置格式)制作柱-折图(Part3/4)选学内容之组合图表(7).显示模拟运算表

(图标工具→标签→布局→模拟运算表)(8).添加图表标题

(图标工具→布局→图表标题)(9).大小&颜色&字体设置（美化作业）

(右键拖移改变大小，右键更改颜色及字体)制作柱-折图(Part4/4)选学内容之组合图表(2).做大区单饼图

(单击“插入”菜单中图表，显示图表向导-图表类型对话框，选择图表类型为饼图）(3).添加数据标签

(选择图表→右键→设置数据标签格式→勾选”名称”&”值”）制作双饼图

(Part1/4)(1).选择数据

(不能在合并单元格的状态下选中，必须对表格稍作加工）√×选学内容之组合图表(4).添加第二个饼图（省份）

(选择图表→右键→选择数据→添加”系列2”→编辑→选择区域→同理选择轴标签→确定）→添加数据标签制作双饼图

(Part2/4)选学内容之组合图表(5).将大区设置为次坐标轴

(数据源菜单→上移/下移选中大区饼图→确定→右键→选择数据系列格式→选择次坐标轴→确定）制作双饼图

(Part2/4)关键步骤选学内容之组合图表(6).将大区饼图缩放

<已红色华南大区为例>图1图2图3Stp2：双击红色的华南，按住右键往内拖移至圆心，如图2Stp3：重复以上操作，按住右键往内拖移至圆心，如图3制作双饼图

(Part2/4)Stp1：单击图形，按住右键往外拖移，图形变小，如图1选学内容之组合图表(6).大小&颜色&字体设置（美化作业）（右键拖移改变大小，右键更改颜色及字体)经销商分布图区域东北区华北华东华南经销商数56259区域黑龙江辽宁天津北京江苏山东浙江上海福建广东经销商数2333867436VS制作双饼图

(Part2/4)选学内容之组合图表(7).图形与图表的动态调整区域东北区华北华东华南经销商数5→156259区域黑龙江辽宁天津北京江苏山东浙江上海福建广东经销商数2→12333867436更改图标数据，对应的图形会相应进行调整。制作双饼图

(Part2/4)选学内容之组合图表选学内容之组合图表(1).对数据进行处理：用高级7-8-9级明细数据代替原表中的总计数据制作复合饼图

(Part1/4)(2).然后选择数据，分别点击插入-饼图-复合饼图选学内容之组合图表(3).删除右侧的图例，在图表上右键选择：设置数据系列格式，弹出“设置数据系列格式”对话框并做如下设置：第二绘图区包含最后一个：3，调整第二绘图区的大小，然后关闭对话框。制作复合饼图

(Part2/4)选学内容之组合图表(4).在图表上右键选择“添加数据标签”，在数据标签上右键选择：设置数据系统格式，在弹出的对话框中勾选“标签选项”中“类别名称”，关闭对话框，此时的效果如下图。制作复合饼图

(Part3/4)选学内容之组合图表(5).将数据标签："其它"改为高级,并在“图表工具--设计”内修改一下图表的样式，做一些美化即可。制作复合饼图

(Part4/4)效果图原始表VS感谢观看EXCEL操作培训Excel技巧与操作培训演讲人：ONTENTSC目录Excel操作与技巧2314基础常识报表制作图表制作常用技巧基础常识1Excel基础常识（1）工作簿（2）工作表（3）单元格工作簿菜单栏单元格，通过位置（列标行标）进行标识。工作表状态栏1张工作表（sheet）由65536行*256列，即65536*256=1677万个单元格组成；1个工作簿（book）最多可含有255张工作表。注：EXCEL2007以下版本。工具栏Excel基础常识（1）公式（2）函数公式与函数公式：在工作表中对数据进行计算的式子，它可以对工作表数值进行加、减、乘、除等运算。函数：EXCEL预定义的内置程序，可以使用在公式中。公式与函数数据类型（1）数值型：一般的数字格式。（2）货币型：货币格式，对一列数值进行小数点对齐。（3）日期时间型：可以对两个时间段的间隔时长进行计算。（4）文本型：在文本单元格中，数字、公式作为文本处理。公式与函数运算符（1）算术运算：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（乘方)（2）比较运算：=（等于）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）（3）字符运算：&（连接）（4）引用运算：（：冒号）、（，逗号）、（空格）要创建一个公式，首先需要选定一个单元格，输入一个等于号“=”，然后在其后输入公式的内容，按回车键就可以按公式计算得出结果公式与函数单元格引用引用运算符：（：冒号）、（，逗号）、（空格）（1）：（冒号）——区域运算符，如B2:F6表示B2单元格到F6单元格矩形区域内的所有单元格。（2），（逗号）——联合运算符，将多个引用合并为一个引用，如SUM(B5:B26,D4:D22)，表示B5至B26以及D4至D22所有单元格求和（SUM是求和函数）（3）（空格）——交叉运算符，如SUM(B5:B26A4:D22)表示求B5至B26与A4至D22两区域交叉单元格之和，即B5至B22之和。公式与函数绝对地址与相对地址相对地址：=B3+B4+B5+B6绝对地址：=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6混合运用，F4切换。两者的差异是：相对地址：如果在A7单元格内输入公式=B3+B4+B5+B6，那么将A7中的公式复制至A8单元格时，A8的结果变成=B4+B5+B6+B7，再将A8中的公式复制至B8时，B8的结果变成=C4+C5+C6+C7，也就是相对地址在公式复制时，会随单元格的不同而发生变化。绝对地址：在公式复制时，不会随单元格的不同而发生变化。不管复制到哪个单元格，结果都是同一个公式，即=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6。输入公式公式的输入类似于数据的输入，在单元格中输入公式时以等号（=）作为开始，然后输入公式表达式。（1）启动Excel2010，在工作簿中创建工作表。在工作表中选择需要创建公式的单元格，在单元格中输入公式，如表1所示。（2）完成公式输入后，按Enter键或单击其他的单元格，输入公式的单元格中将显示计算结果。输入公式在工作表中可以将公式复制到其他的单元格中。（1）将鼠标指针放置到需要复制的单元格右下角的控制柄上，鼠标指针变为十字形，按住鼠标左键拖动鼠标至最后一个单元格释放鼠标，公式将被复制到鼠标拖动过的单元格中并显示计算结果。（2）在工作表中选择源单元格，打开“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮。在工作表中选择目标单元格，单击“粘贴”按钮上的下三角按钮，在下拉列表中“公式”选项，此时选择的单元格中将能预览公式粘贴后的计算结果。使用函数向导插入函数使用函数栏输入使用公式记忆输入功能在单元格中输入函数的第一个字母时，Excel2010会给出一个以该字母开头的函数列表，显示一个列表，按“↓”键在列表中移动光村选择需要的函数，按Tab键将选择的函数输入到单元格中。函数功能数值统计（SUM、SUMIF、COUNT、COUNTIF等）逻辑判断（AND、IF、ISERROR、NOT、TRUE等）文本处理（MID、MIDB、RIGHT、FIND等）日期时间（NOW、TODAY、TIME、TIMEVALUE等）查找引用（VLOOKUP、ROWS、HYPERLINK等）财务计算工程分析公式与函数SUM、SUMPRODUCT、SUMIF、SUMIFS函数公式与函数COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS函数公式与函数AND、OR、NOT函数公式与函数IF、ISERROR、IFERROR函数公式与函数MID、LEFT、RIGHT函数FIND函数NOW、TODAY函数TIME&TIMEVALUE函数VLOOKUP函数HYPERLINK函数注意事项(一)（1）括号（）要对应显示，不可出现单独的括号，或少括号（2）输入法的半角全角、大小写需注意，如：“”不可输入成“”*不可输入成×（3）如条件是寻找某个文字：南京，在函数中应输入为:“南京”如条件是寻找某个单元格或数字：A5(A列第5行)或5，在函数中应输入为：A5或5，无需加""符号（4）函数中设置的计算范围需一致（5）需在函数公式打开状态下,同时按下Ctrl+Shift+Enter,当公式头尾出现花括号｛｝时才算计算完成注意事项(二)（1）源数据较大时，应将“菜单栏/工具”的重新计算调整为“手动计算”（2）格式：不得出现空格，如：“黑电”和“黑电”（3）某一字段暂不需/无法统计，如是需量化的单元格，则需以“0”填充，不可写“无”（4）不可将明细全部删除后，在原有模板的基础上重写贴入明细再次使用，将会改变计算范围，应重新使用新模板（5）注意统计周期的输入（6）注意EXCEL函数设置中某条件的计算列是否是需要的计算列（7）如需从一个EXCEL表格的数据复制到另一表格中，应点击“菜单栏/编辑”的链接中“断开链接”报表制作2数据排序一次排序最多可以选择三个关键字：主关键字、次关键字、第三关键字。或者利用工具栏上的两个排序按钮。数据筛选数据透视数据透视表实际上是一种交互式表格，能够方便地对大量数据进行快速汇总，并建立交叉表，还能根据用户的需要显示区域中的细节数据。报表排版报表应当含有：1、报表名称（在表格抬头，通常字号略大些）2、表头（在表格主体的顶端与侧端，通常可用颜色着重标注）3、各字段数据值（如有文字内容应相对简略，避免视觉疲劳）报表需要：1、合适的列宽和行高（鼠标放置需求列或行线的最末端，双击即可）2、当表格过长或过宽时，应使用“冻结窗口”功能。图表制作3图表制作在处理电子表格时，需要对大量繁琐的数据进行分析和研究，我们需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势。EXCEL提供了强有力的图表处理功能，使得用户很快就可得到所要的图表。我们日常工作和生活中经常使用的图表类型有：1、柱形图：比较分析2、折线图：趋势分析3、饼图：占比分析着重标色以柱形图为例常用技巧4快捷键复制Ctrl+C粘贴Ctrl+V查找Ctrl+F替换Ctrl+H数据全选Ctrl+Shift+End撤销上一次的操作Ctrl+Z重做上一次的操作Ctrl+Y单元格内换行Alt+Enter清除所选中单元格内容Delete将当前输入内容填充到选中所有单元格中Ctrl+Enter选择不连续单元格区域Ctrl+鼠标左击逐个单元格选择连续单元格区域Shift+鼠标左击