采购与采购审批管理制度

采购与采购审批管理制度1.前言本规章制度旨在规范企业采购与采购审批流程，确保采购活动的合规性、透亮度和高效性，保护企业利益和资产安全。本制度适用于公司全部采购活动及相关审批事项。2.采购流程及责任分工2.1采购流程概述企业采购流程分为需求确认、供应商筛选、询价比价、合同签订、采购执行、验收接收等阶段。2.2责任分工2.2.1采购部门负责订立和执行采购计划，订立采购需求，并与相关部门协商确认；2.2.2采购部门负责找寻、筛选并审核合格供应商，确保供应商符合企业标准；2.2.3采购部门负责与供应商协商、签订采购合同，并监督供应商供应的产品和服务；2.2.4部门负责人负责审批采购申请；2.2.5采购申请人负责提出采购需求，并搭配采购部门完成相关文件和资料的提交；2.2.6财务部门负责审核采购合同及支出相关款项。3.采购需求确认3.1采购需求提出3.1.1采购申请人应填写采购申请表，认真描述采购物品名称、数量、规格要求、用途、价格区间等相关信息；3.1.2采购申请表需由申请人和部门负责人签字后提交给采购部门。3.2采购需求审批3.2.1采购部门在收到采购申请后，对申请进行审核，确认采购需求的合理性和紧急程度；3.2.2采购部门应将审核看法及时反馈给申请人和部门负责人；3.2.3部门负责人依据采购部门的审核看法，审批或驳回采购申请。4.供应商筛选4.1供应商信息收集4.1.1采购部门负责收集和更新供应商名录，包含供应商名称、联系人、联系方式、业务范围、信誉等相关信息；4.1.2供应商信息应定期进行更新和评估。4.2供应商筛选4.2.1采购部门依据采购需求，在供应商名录中筛选潜在供应商；4.2.2采购部门应依据供应商的信誉、质量、交货本领、价格等因素进行综合评估；4.2.3采购部门可依据需要组织供应商的考察和评比。4.3供应商审核4.3.1采购部门对潜在供应商进行背景调查和资质审核，确保供应商合法、合规；4.3.2供应商的背景调查和资质审核结果应进行记录并备查。5.询价比价5.1询价发起5.1.1采购部门依据采购需求，向符合要求的供应商发送询价函，并要求在规定时间内供应报价信息；5.1.2询价函应明确需求物品的规格要求、交货期、付款方式等相关细节。5.2报价比较与选择5.2.1收到报价后，采购部门应进行报价的比较与分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素，确定合适的供应商；5.2.2采购部门应将评估结果及时反馈给申请人和部门负责人。6.合同签订6.1合同起草6.1.1采购部门依据采购需求，起草合同草案，并明确合同的内容、双方责任和权益等；6.1.2合同草案需由采购部门与法务部门审核，确保合同的合规性。6.2合同签订6.2.1合同草案经审核后由采购部门与供应商进行合同谈判，并达成全都；6.2.2采购部门负责将最终合同发送给供应商签字，并监督签订流程的顺利进行。7.采购执行7.1交付与验收7.1.1供应商按合同商定的时间和地方交付采购物品；7.1.2采购部门应对交付的采购物品进行验收，并填写验收报告。7.2问题处理7.2.1若采购物品存在质量问题或与合同不符，采购部门应及时与供应商联系并解决问题；7.2.2若解决不了问题，采购部门应及时与法务部门协商处理措施。8.制度监督与评估8.1监督责任8.1.1部门负责人应监督采购流程的执行情况及时把关；8.1.2采购部门应定期评估采购流程的执行效果，并对存在的问题进行整改。8.2改进提升8.2.1采购部门应不绝总结经验，改进采购流程，提高流程效率和采购质量；8.2.2其他部门应乐观搭配并供应改进看法。9.附则9.1本制度的解释权归公司全部，如有需要，公司保存对