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文档简介

电子档案管理制度一、总则为规范企业的电子档案管理，提高工作效率和信息安全性，维护公司利益，订立本电子档案管理制度。二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包含各部门和岗位。三、定义电子档案：指以数字形式存储和管理的公司文件、资料、记录等。电子档案管理系统：指用于存储、分类、检索、共享和保护电子档案的软硬件设备和技术。四、档案管理责任公司领导层负责订立电子档案管理策略，并保障电子档案管理系统的稳定运行。各部门负责订立具体的电子档案管理工作计划和流程，并指定专人负责档案管理。五、电子档案的管理流程档案归档：全体员工应依照文件分类标准和归档要求，对电子档案进行分类和整理。严禁员工私自更改、删除或移动电子档案，如确有需求，需经过上级批准并进行相应的记录和备份。档案存储：全部电子档案必需存储在公司规定的电子档案管理系统中。分级存储：依照档案的紧要性和保密级别，划分存储区域进行存储。定期备份：定期对电子档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。档案检索：用户可以依据权限在电子档案管理系统中进行档案检索。检索结果需符合档案分类标准和归档要求。档案检索记录需进行登记，并保存肯定期限。档案借阅：借阅档案需填写档案借阅申请表，并经过所在部门主管审核和批准。档案借阅期限一般不超出30天，若需延长，需经过审批并进行相应的延期。借阅档案应保证其安全性和完整性，不得私自复制、更改或移动。借阅人归还档案后，需登记归还，并进行相应的检查和确认。档案销毁：电子档案的销毁需经过严格审核和批准，并依照公司相关规定进行销毁操作。销毁操作应留有相应的记录，包含销毁时间、内容和相关责任人等信息。六、信息安全保障安全措施：公司对电子档案管理系统进行安全设置，确保档案的机密性和完整性。员工应对电子档案进行安全保密，严禁泄露、窜改或有意破坏电子档案。权限管理：公司设定不同的权限等级，对不同级别的员工进行权限掌控。定期进行权限审查，及时更新和调整权限设置。定期检查：公司应定期对电子档案管理系统进行安全漏洞检查和风险评估。发现问题后要及时修复漏洞，加强安全管理工作。七、培训和宣传公司应定期组织电子档案管理培训，提高员工的档案管理意识和本领。公司应定期宣传电子档案管理制度，并及时解答员工的疑问和反馈看法。八、违纪与惩罚对擅自更改、删除或移动电子档案的员工，视情节轻重，予以相应的纪律处分。对有意泄露、窜改或破坏电子档案的员工，将依法追究其法律责任。九、附则本制度自发布之日起生效。本制度的解

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