公司文件保管管理制度

公司文件保管管理制度第一章总则第一条目的与依据公司文件保管管理制度的订立旨在规范公司文件的保管、整理和利用，保护公司的信息资产，提高办公效率，确保文件的安全性和可查询性。本制度依据国家法律法规、公司章程以及其他相关制度的规定订立。第二条适用范围本制度适用于公司内全部员工、部门和业务涉及的文件和资料。第三条定义文件：指公司内部产生或收到的与公司业务运营、管理有关的书面、电子文件。紧要文件：指对公司经营、管理、决策等具有重点意义或涉及公司利益的文件。普通文件：指与公司日常运营、业务工作相关的一般性文件。原件：指文件的正式正本。复印件：指依据原件制作的一份或多份副本。归档：指将文件依照肯定的分类、次序整理，并存放在指定的文件柜、云盘等地方。销毁：指依照肯定的程序和方式，将无需保存的文件进行销毁。第二章文件的保管第四条保密原则公司内部的文件应当依照保密要求进行分类和管理，未经授权，任何人不得泄露文件内容。保密级别的文件必需得到相应权限的人员批准，并在文件上进行标注，严格掌控其传阅范围。第五条文件的分类文件应依据内容的性质、用途、保密级别等进行分类，明确文件的存放位置和管理责任。文件分为紧要文件和普通文件两大类别。紧要文件包含但不限于公司章程、合同、协议、财务会计报告、项目方案等。普通文件包含但不限于日常通知、报告、备忘录、会议记录等。第六条文件的编号和命名对紧要文件进行编号，以便于文件的识别、查询和跟踪管理。编号应为唯一标识符，避开重复。文件命名应规范、简洁、具有辨识度，尽量避开使用特殊字符和空格。第七条文件的存储介质纸质文件应存放在防火、防潮、防尘的文件柜中，定期检查并进行整理。电子文件应存储在网络硬盘或云盘中，确保安全可靠。离职人员的电子文件需要进行及时归档或移交。第八条文件的借阅管理对于需要借阅的文件，借阅人必需填写借阅申请表，并经相关审批后方可借阅。借阅人应妥当保管文件，不得私自复印、传阅或外借给他人使用。借阅期限一般不超出15个工作日，过期需及时归还或续借。第九条文件的阅览和查询员工有权利阅览与其工作相关的文件，但不得非法复印、传阅或泄露文件内容。对于需要查询的文件，员工可以向相关部门提出申请，经批准后进行查询操作。第十条文件的归档管理对于完成工作任务、不再需要保存的文件，应及时进行归档或销毁，不得随便堆放或长期保存。归档文件应依照肯定的分类体系进行整理，并在文件上进行标注归档位置和时间。第三章文件的利用与销毁第十一条文件的利用对于需要引用其他文件的情况，应通过引用方式，避开复制整个文件。引用文件时应注明出处，并遵守相关知识产权法律法规。第十二条文件的修改与修订对于需要修改和修订的文件，应依照公司制度的规定进行审核、审批，并及时更新到最新版本。对于已过期、失效的文件，应及时剔除或作废，不得连续使用。第十三条文件的销毁符合销毁条件的文件应进行销毁或安全处理，确保文件信息不被泄露。销毁程序应严格依照公司制度的规定进行，由特地的销毁人员进行操作并做好相应记录。第十四条文件的备份管理紧要的电子文件应定期进行备份，并存放在指定的备份介质中。备份介质应具备防火、防水、防磁和防病毒等功能，定期进行验证和测试。第十五条文件的迁移管理对于需要迁移的文件，应提前进行备份，并依照公司制度的规定进行移动和整理。迁移后的文件应进行验证和测试，确保文件的完整性和可用性。第四章附则第十六条监督与检查公司将建立文件保管管理制度的监督与检查机制，确保制度的执行和效果，对发现的问题及时整改。第十七条罚则与嘉奖公司将依据员工在文件保管管理方面的表现进行奖惩，对于违反制度的行为将依照公司相关规定进行惩罚。第十八条修改与解释本制度的修改与解释权归公司全部，并通过适当的渠道向员工发布。第十九条实施日期本制度自批准之日起生效，并依照公司相关规定进行执行。注意事项：—本