《党政机关公文格式》解读

《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》解读党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和标准体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。一、公文种类公文种类：2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知〔中办发〔2012〕14号〕决议、决定、命令〔令〕、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要法定公文党的机关公文14种行政机关公文13种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要命令〔令〕、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要〔已废止〕文种适用范围表述主要变化对照表文种新《条例》旧《条例》旧《办法》决议适用于会议讨论通过的重大决策事项用于会议讨论通过的重要决策事项决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项用于对重要事项作出决策和安排适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项文种新《条例》旧《条例》旧《办法》命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员公报适用于公布重要决定或者重大事项用于公开发布重要决定或者重大事件文种新《条例》旧《条例》旧《办法》通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员文种新《条例》旧《条例》旧《办法》报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问文种选用常见问题一、缺少文种二、使用非法定文种三、文种重叠四、生造文种五、文种作为公文标题六、文种错用

例如：报告和请示的错用

报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。公文的结构，总的来看包括以下两个局部：公文的外部形式：——格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织：——内容，即公文的主体局部。二、公文格式根据《党政机关公文处理工作条例》，第三章第十条，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。格式要素《条例》原《条例》原《办法》发文机关标志一种是发文机关全称或者规范化简称加“文件”；一种是使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。一种是发文机关全称或者规范简称加“文件”；一种是发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种。联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文使用主办机关的发文字号。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。签发人上行文应当标签发人姓名。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。标题由发文机关名称、事由和文种组成。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。格式要素《条例》原《条例》原《办法》份号涉密公文应当标注份号。6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行有定义。秘密公文应当标明份号。标注于版心左上角。无定义。“绝密”、“机密”级公文标明份数序号。标注于版心左上角。密级和保密期限涉密公文应当分别标注密级与保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行定义和要求基本一致，标注于版心左上角，份号下。定义和要求基本一致。标注于版心右上角。紧急程度紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”紧急公文分别标注“特急”“急件”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”格式要素《条例》原《条例》原《办法》主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。正文公文的主体，用来表述公文的内容定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。附件说明公文附件的顺序号和名称。无定义，但要求基本一致。与《条例》定义和要求基本一致。发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。与《条例》定义和要求基本一致。无要求。格式要素《条例》原《条例》原《办法》成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全与《条例》定义和要求基本一致。用阿拉伯数字标注。与2012年《条例》定义和要求基本一致。用汉字标注。印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。附注公文印发传达范围等需要说明的事项。称为“印发传达范围”。与《条例》定义和要求基本一致。格式要素《条例》原《条例》原《办法》抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。称为“印制版记”，由公文印发机关名称、印发日期和份数组成。与《条例》要求基本一致。页码公文页数顺序号。无要求。无要求。主题词取消。按照上级机关的要求和《公文主题词表》标注。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。

文件格式信函格式电报格式命令格式纪要格式〔一〕公文格式要素划分版头：公文首页红色分隔线以上的局部。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线

主体：首页红色分隔线〔不含〕以下、公文末页首条分隔线〔不含〕以上的局部。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的局部。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码

1.发文机关标识由发文机关全称或者标准化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者标准化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原那么。字体大小一般不超过上级机关。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。版头局部1.发文机关标识大版头××机关全称或标准性简称文件中版头〔废止〕××机关〔文种〕小版头××机关全称或标准性简称首页必须显示正文。版头局部

2.份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000015”。

3.密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。

版头局部4.紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。5.发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方〔上行文时居左空一字编排〕。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“〔〕”括起。版头局部6.签发人上报公文应在发文字号右侧标注签发人〔居右空一字编排〕，“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。版头局部份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行〔份号下方〕，两字之间空1个字。紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文机关标识：字体大小一般不超过上级机关。发文字号：用3号仿宋_GB2312。签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。版头局部7.标题一般由发文机关全称或标准化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号主体局部梯形标题沙漏标题中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知中共××委员会关于××××请示××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××委〔2012〕x号签发人：xxx〔空二行〕〔空一行〕

8.主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或标准化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应标准、稳定。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主体局部

9.正文

公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。

主体局部主体局部正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“〔一〕”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“〔1〕”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、”〔黑体〕〔作为小标题时句尾无标点〕；第二层“〔一〕”〔楷体〕〔作为小标题时句尾标点可有可无〕；第三层“1.”〔仿宋〕〔无论是否作为小标题，要有标点〕；第四层“〔1〕”〔仿宋〕〔必须有标点〕。主体局部×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××

××××××××××2.×××××××

×××××2012年×月×日

10.附件说明

附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。主体局部×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××

2.×××××××

×××××

×××

2012年×月×日

11.发文机关署名应用全称或标准化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方〔与正文或附件说明空一行〕，居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。主体局部

12.成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应用阿拉伯数字写全年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。主体局部×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日13.印章除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页〔发文机关署名页〕至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。主体局部加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文〔或附件说明〕一行之内。主体局部加盖印章的公文：联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切。首排印章顶端应当上距正文〔或附件说明〕一行之内。主体局部不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文〔或附件说明〕下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使用成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应领先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。主体局部

14.附注一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。主体局部

附注↓15.附件附件正文局部，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应排在版记之前。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。主体局部

版记局部16.抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋_GB2312。版记局部

17.印发机关和印发日期由公文印发机关名称、印发日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。版记局部

18.页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。版记局部

1.用纸:采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。2.开本国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。3.版心版心尺寸为225mm×156mm〔不含页码〕，每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。

〔二〕公文版面及装订要求A4型公文用纸页边及版心尺寸

4.页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。5.标点采用标准全身标点，注意符合中文排版标准。6.装订公文应双面印刷，左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。公文的特定格式信函格式

公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。信函格式1.发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或标准化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。2.红色分隔线：发文机关标志下4mm处为一条红色双线〔上粗下细〕，距下页边20mm处为一条红色双线〔上细下粗〕，线长均为170mm，均以版心为准居中。信函格式3.份号、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。4.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。信函格式5.标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。

6.页码：信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。7.版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。纪要格式

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。纪要格式1.纪要标志：由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋字体。2.编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“〔2012〕X号”。

3.发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。纪要格式4.出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文〔或附件说明〕下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。5.纪要不加盖印章6.纪要格式可以根据实际制定。小结〔新旧不同之处〕一、版头局部：1.密级、紧急程度从右标注变左标注；“急件”改为“加急”；2.所有文件格式的红头“上留白”(至版心)由25mm扩大至35mm;取消上行文“上留白”(至版心)80mm的特殊格式；3.发文机关标志“文件”二字可加可不加；4.联合上行文签发人每行排一人改为排二人。小结二、主体局部：1.成文日期由汉字改为阿拉伯数字；2.落款处增加发文机关署名；3.特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。三、版记局部：

1.取消主题词；2.版记中的文字从3号字改为4号字。☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012代替《国家行政机关公文格式》☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素

☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角

☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素

☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

☉公文页码不可少：增加页码格式要素发文机关标志〔居中，小标宋字体〕发文字号〔居中，三号仿宋〕距离版心上边缘35㎜下空2行约20㎜份号密级和期限紧急程度〔顶格依次排列〕公文标题〔居中，2号小标宋〕公文正文〔首行空两字，3号仿宋体〕主送机关〔顶格，3号仿宋体〕下空2行约20㎜下空1行约10㎜印章〔端正居中下压成文日期〕发文机关署名〔以成文日期为准居中〕成文日期〔右空4编排，用阿拉伯数字〕附注〔请示件标注联系人及联系方式〕抄送机关〔左右各空1字〕印发机关〔左空1字〕印发日期〔右空1字〕版记〔内容全部用4号仿宋〕页码〔双面印刷，单页居右空一字，双页居左空1字〕三、行文规那么行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的表达。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。

〔一〕行文总规那么1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。