档案资料介绍

归档文件整理

淄博市档案馆业务指导科王瑾机关1.国家档案局8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》2.《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）企业1.国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（10号令附表为企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限表）2.山东省档案局1993年的《工业企业档案分类编号规则》3.《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）1949－1988年1989－2000年大卷（硬卷皮）小卷（软卷皮）第一节归档文件整理的含义含义：是将文件以“件”为单位进行组件、分类、编页、修整、装订、排列、编号、编目、装盒、排架，使之有序化的过程。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。机关归档文件整理含义的理解:应进行整理文件的来源和范围就是本单位在职能活动中形成的文件材料:上级机关、同级机关、下级机关和本机关整理的文件必须是办理完毕而且有保存价值的文件归档文件整理指文书档案中的纸质文件和电子文件归档文件整理是以件为单位企业归档文件整理的含义归档文件是指立档单位在其职能活动（企业研发、生产、服务、经营和管理）中形成的、办理完毕、应作为文书(企业管理类：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理）档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。企业归档文件整理含义的理解:１、应进行整理文件的来源和范围就是本企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的文件材料，一般包括:本企业形成的；有关机关和上级单位印发的；非隶属关系单位（包括社会中介机构）发来的；下级单位（所属和控股企业）上报的；有关法律法规规定应归档保存及其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。２、整理的文件必须是办理完毕而且有保存价值的文件３、归档文件整理指文书档案中的纸质文件和电子文件４、归档文件整理是以件为单位《归档文件整理规则》的适用范围各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。企业单位有特殊规定的，从其规定。第二节归档文件整理方法

一、

收集齐全

安全保管

规范整理

有效利用

文件材料收集原则：应收尽收，应归尽归

收集方法：平时收集与集中收集结合

机关材料来源：所有收文（上级机关、同级机关、下级机关）

发文（本机关），收文的办理结果（本机关）形式：带文号的、不带文号的，文字的、图表的等

门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页

机关特别要加强以下账外文件材料的收集：本单位会议记录、会议纪要；机构编制、人事任免、职工录用、转正、调资、离退休等文件材料；各类介绍信及存根、职工名册、党团员名册等，工作规划、计划、总结、汇报等；财务预、决算，资产管理等方面的文件材料；各业务科室形成的相关专业文件材料；会议材料（本单位主办、协办的会议材料，参加外单位会议时带回的会议材料）；本单位大事记、组织沿革，本单位编辑出版的书籍、期刊、信息、简报等；机关特别要加强以下账外文件材料的收集：本单位主管业务工作统计等报表；党建、纪检、监察工作材料，人民来信来访材料；领导班子及领导个人述职报告；举办的重大活动形成的文件材料；与其他单位签订的合同、协议、协定等；其他有保存价值的材料。用办公系统进行公文处理的单位，也应将文件处理单、拟稿纸和文件打印出纸质收集归档。

二、机关材料归档鉴定

—确定文件材料整理的归档范围

（国家档案局８号令）

（一）机关文件材料的归档范围1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

二、机关材料归档鉴定

—确定文件材料整理的归档范围

（国家档案局８号令）

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）机关不归档文件材料范围上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送机关不归档文件材料范围：的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。归档文件整理方法

一、材料收集原则：应收尽收，应归尽归企业材料来源：

收文：1.有关机关和上级单位

2.非隶属关系单位（包括社会中介机构）；

3.下级单位：所属和控股企业上报的材料发文：1.本企业，2.收文的办理结果形式：带文号的、不带文号的，文字的、图表的等

二、企业归档鉴定—确定文件材料整理的归档范围

国家档案局10号令规定：（一）企业文件材料的归档范围反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；

二、企业归档鉴定—确定文件材料整理的归档范围有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料；企业应归档的纸质文件材料中，企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档；多个企业联合召开的会议、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档（分清一个归档的主次，原件是主办企业归，其他形式的由协办企业归）。

（二）企业不归档文件材料范围有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理企业不归档文件材料范围：的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；其他不需归档的文件材料。三、确定归档文件的整理单位：件一般以每份文件为一件；正文与附件为一件；正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时与正文为一件）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文拟稿纸的，文件处理单或发文拟稿纸与相关文件为一件。文件处理单拟稿纸

四、归档文件材料的分类

机关：“年度、保管期限、机构”

企业：“年度、保管期限、问题”（一）机关、企业年度的划分：将文件按其形成年度分类跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的，统一按文件签发日期判定所属年度。四、机关、企业归档文件材料的分类跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。机关、企业

几份文件为一件时，件的日期：几份文件为一件时，应以装订时排列在前面的文件日期为准：正文与定稿为一件，以正文为准。正文与附件为一件，以正文为准。转发文与被转发文为一件，以转发文为准。四、机关归档文件材料的分类（二）机关归档文件材料保管期限的划分文件保管期限是指文件归档后保管的年限。2006年国家档案局8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文书档案划分保管期限作出规定，分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。国家档案局8号令关于期限划分的规定永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；永久保管的文书档案主要包括：（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；定期保管的文书档案主要包括：（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。单位普遍存在的文件类型保管期限:永久：本单位的会议记录、会议纪要，年度以上的工作要点、工作总结，领导班子述职、本机关单独召开重要会议、专题会等形成的主要文件材料；财务决算、干部统计、党员统计等、机构、编制，本单位工作人员的职务任免、待遇、工资、职称、录用等涉及到个人利益的文件材料，本单位或本单位工作人员受县级以上表彰的、受到党纪、政纪警告以上处分的文件，单位普遍存在的文件类型保管期限：永久：本机关作为业务主管部门表彰其他单位的文件，本机关编写的大事记，本机关制定方针政策性、法规性、制度性业务文件、中长期规划等；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。单位普遍存在的文件类型保管期限：30年：本机关制发的一般性业务文件，如机关管理制度、岗位责任制、目标管理，一般性业务指导，检查，一般的统计数据，机关财务预算，非本机关主管业务工作的计划、总结、报告，一般性的业务情况通报、宣传工作等，本机关工作人员受县级以下表彰的、受到警告处分的；创建文明单位、先进性教育、科学发展观等重要专项活动的报告等文件材料。单位普遍存在的文件类型保管期限：10年：本单位的信息、简报，政治学习、精神文明建设等一般性专项活动文件材料，本机关年度以下的工作要点、总结，领导班子个人述职，下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料，同级机关和上级机关重要程度一般的需要贯彻执行的材料，本机关不重要的请示不予批复的。自2016年对市直单位保管期限的划分要求1.、进馆单位：（1）由“永久、30年、10年”三个期限改为：“永久”和“10年”两个保管期限。“永久”进馆，“10年”不进馆。国家档案局8号令规定的永久、30年期限的文件均划为“永久”，本单位制发的带正式文号的文件，全部划为“永久”；文号为函、办的，内容不重要的为10年，但内容重要的应划为永久，如：政协议案提案的答复，信访事项处理结果等为永久。垂管单位及上级部门有明确要求必须划分为三个保管期限的，不硬性要求简化为两个期限。2.非进馆单位：可按国家档案局8号令执行，也可参照进馆单位做法（不能与上级单位或系统的要求相违背）。归档范围和划分保管期限的原则：以我为主四、机关归档文件的分类1、“年度－保管期限”分类法：先将文件按年度分开，再将同一年度的文件划分为不同保管期限，永久、30年、10年。两种排序：一种是不同科室混排，一种是排完一个科再排一个科。

四、机关归档文件的分类2、“年度－保管期限－机构”分类法：先将文件按年度分开，再将同一年度的文件划分为不同科室（发文按拟稿科室分，收文按承办科室分），再将各科室的文件分别划分为永久、30年、10年。

四、企业归档文件材料的分类（二）保管期限的划分2012年国家档案局10号令公布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》对企业管理类档案保管期限划分作出规定，分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。本规定的管理类档案保管期限为最低期限，各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。国家档案局10号令关于期限划分的规定永久保管的企业管理类档案主要包括：（1）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；（2）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；永久保管的企业管理类档案主要包括：（3）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；（4）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；永久保管的企业管理类档案主要包括：（5）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；（6）本企业经营管理工作的重要文件材料；（7）本企业生产技术管理工作的重要文件材料；（8）本企业行政管理工作的重要文件材料；（9）本企业党群工作的重要文件材料；（10）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；永久保管的企业管理类档案主要包括：（11）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；（12）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。定期保管的企业管理类档案主要包括：（1）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料；（2）本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；（3）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；（4）本企业经营管理工作的一般性文件材料；（5）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；（6）本企业行政管理工作的一般性文件材料；定期保管的企业管理类档案主要包括：（7）本企业党群工作的一般性文件材料；（8）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；定期保管的企业管理类档案主要包括：（9）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；（10）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。（三）企业归档材料的问题分类（管理类）一级类目名称及代号二级类目名称及代号Ａ党群工作类（亦可用0-9或01-99）01党务工作02组织工作03宣传工作04统战工作05纪检与监察工作06工会工作07共青团工作08协会工作（亦可用1-9或01-99）Ｂ行政管理类01行政事务02公安保卫03审计工作04人事管理05教育工作06医疗卫生07后勤福利08外事工作Ｃ经营管理类01经营决策02计划管理03统计工作04财务管理05物资管理06产品销售07企业管理Ｄ生产技术管理类01生产调度02质量管理03劳动管理04能源管理05安全生产06设备管理07基建管理08科技管理09环境保护10计量工作11标准化工作12档案和信息工作工业企业档案分类编号规则（DB37/T180-93）A01·01或01·01·01表示一级类目和二级类目三级类目五、机关、企业归档文件的修整与装订（一）文件修整修裱破损文件；复制字迹模糊和易褪变的文件；超大纸张折叠；示例去除易锈蚀的金属物（保管期限为10年的不需去除金属物）（二）文件装订正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；（二）文件装订：有文件处理单的：文件处理单在前，收文在后；有收文办理结果的，办理结果在前，收文在后；有拟稿纸的：正本在前，后面依次为拟稿纸和底稿。（二）文件装订永久、30年期限的须去除金属物。结扣线头均留3CM左右。5页以上三孔一线（细棉线）装订左侧，左齐下齐。竖版三孔间距8-10CM，横版三孔间距6-8CM。三孔与左侧距离不低于1.5CM。5页（含5页）以下左上角直角装订,左齐上齐。装订孔距上侧边、左侧边2CM，正方形。10年期限的不需去除金属物，确保件内排列次序无误，用钉书钉装钉即可。不得用大头针、曲别针、燕尾夹等代替订书钉。

六、机关、企业归档文件的页码编制用铅笔在有文字张页的正面的右上角和反面的左上角编制页码，一件一个页码流水号，每件都从“1”开始编；文件处理单和拟稿纸都应编制页码。空白页不编；名册、图册等一册、一本为一件的，原页码是一个流水号的，不需重新编制页码。七、2001－2014年归档章格式

（长60mm宽16mm）黑色印台盖制

全宗号(盖章)年度（

盖章)室编件号(铅笔写)页数（盖章）机构（问题）保管期限

(盖章)馆编件号空

620141510

永久七、机关2015年至今归档章格式

（长45mm宽16mm）黑色印台盖制

全宗号(盖章)年度（

盖章)件号(铅笔写)机构

保管期限

(盖章)页数(盖章)

6201515永久8

620151办公室30年15山东金城医药集团档案分类大纲ＤＱ――党群管理ＸＺ－行政管理类01行政事务02品牌文化

03企业管理04审计工作

05信息系统06人事管理

07法律事务ＺＹ－经营管理01三会材料

02营销管理

03物资供应ＳＣ－生产技术管理01生产技术材料七、企业2015年至今归档章格式

（长45mm宽16mm）黑色印台盖制

全宗号(盖章)年度（

盖章)件号(铅笔写)机构（问题）保管期限

(盖章)页数(盖章)

JCYY201915DQ永久8

JCYY20191XZ0130年15归档章的盖制位置：每件材料的首页上方中央空白处八、机关归档文件的排列：

（一）“年度—保管期限”分类法的排列：排序方法一：同一年度同一保管期限一个大流水号。相同文号的按照文号由小到大排列；同一事由的按照时间先后顺序排列；不同事由、不同文号的按责任者排列。机关“年度—保管期限”分类排序方法一图示同一年度同一保管期限一个大流水号，如2016年永久1—Ｎ

或

永久1—Ｎ

30年1—Ｎ

10年1—Ｎ10年1—Ｎ

八、机关归档文件的排列：

“年度－保管期限”分类法的排列：同一年度同一保管期限一个大流水号。排序方法二：先将同一年度内同一机构同一保管期限的文件分别排好顺序，再将同一保管期限、不同机构的文件按照机构三定方案中机构排名的顺序进行排列。机关

“年度-保管期限”排序方法二图示：2016年永久办公室1－5，业务一科6－10，业务二科11－1630年办公室1－8，业务一科9－12，业务二科13－1810年办公室1－9，业务一科10－15，业务二科16－20或：永久办公室1－13，业务一科14－22，业务二科23－3410年办公室1－9，业务一科10－15，业务二科16－20机关

（二）“年度—保管期限—组织机构”

分类法的排列同一年度同一保管期限的不同科室分别排列。排序方法：将同一年度同一保管期限同一机构的文件分别排好顺序，在前述基础上，可按事由、文号、责任者等原则排序。

机关

“年度-保管期限-组织机构”分类排列图示2016年永久办公室1－5，业务一科1－10，业务二科1－1630年办公室1－8，业务一科1－12，业务二科1－1810年办公室1－9，业务一科1－15，业务二科1－20或：永久办公室1－13，业务一科1－22，业务二科1－3410年办公室1－9，业务一科1－15，业务二科1－20八、企业归档文件的排列《工业企业档案分类编号规则》规定：企业档案按大类分别排列，大类之间不得交叉混排。第一种排序方法：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排列，即把同一大类的档案首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题的档案按永久、定期顺序排列。

党群工作类2020年党务永久1-N

30年1-N

10年1-N

组织永久1-N

30年1-N

10年1-N宣传永久1-N

30年1-N

10年1-N八、企业归档文件的排列《工业企业档案分类编号规则》规定：第二种排序方法

：亦可按大类、年度、保管期限排列，即在各年度内将同一保管期限档案按问题顺序排列。

党群工作类2020年永久01党务1-10

02组织11-20

03宣传21-30

......30年01党务1-20

02组织21-40

03宣传41-60......10年01党务1-15

02组织16-56

03宣传57-80......“年度-保管期限-问题”

分类排列图示：金城医药：同一年度同一保管期限同一问题一个流水号，每个问题都是从“1”开始排。2019年永久DQ(1-20)，XZ01(1-50)，XZ02(1-30)……30年DQ(1-30)，XZ01(1-60)，XZ02(1-25)……10年DQ(1-50)，XZ01(1-40)，XZ02(1-32)……“年度-保管期限-问题”分类排列图示（2）：淄矿集团：同一年度内，同一一级类目下的不同二级类目分别按照永久、30年、10年依次排序，同一一级类目下的档案排列一个大流水号；2019年党群类永久DQ(1-20)，30年DQ(21-50)，10年DQ(51-100)行政管理类

行政事务永久XZ01(1-30)，30年XZ01(31-50)

,10年XZ01(51-80)品牌文化永久XZ02(81-90)，30年XZ02(91-100)

,10年XZ02(101-110)……法律事务永久XZ07(151-170)，30年XZ07(171-200)

,10年XZ07(201-220)排序原则：相同文号的按照文号由小到大排列；同一事由的按照时间先后顺序排列；不同事由、不同文号的按责任者排列。九、机关归档文件目录（Ａ4横式）“年度-保管期限”目录

“年度-保管期限-组织机构”目录用EXCEL表格规范录入序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数和备注9项（除文号、密级、备注为选填项，其他均为必填项）序号：归档文件排序后的顺序号。4位阿拉伯数字,例：0001;“年度—保管期限”分类档号示例：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限－件号永久：0006-WS·2015-Y-000130年：0006-WS·2015-D30-000110年：0006-WS·2015-D10-0001“年度-保管期限-组织机构”分类档号示例：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限－机构代码－件号永久：0006-WS·2015-BGS-Y-000130年：0006-WS·2015-BGS-D30-000110年：0006-WS·2015-BGS-D10-0001九、机关归档文件目录责任者：文件的制发单位或个人，规范全称或通用简称，不能省略地域名称；文号：文件的发文字号，无文号的为空;淄档发[2018]5号；题名：文件标题。A.一般情况下文件只有一个题名，录入时照实抄录。有的文件还有副题名，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录。B.如原题名不能完全表述文件内容，则原题名照录，在原题名后加小方括号[

]，在[

]内自拟一个能够体现文件内容的题名。

例：通知[关于召开全市档案工作会议的通知]。关于第*****号领导批办件的报告[**********]关于第56号政协议案提案的答复[************]关于转发省办发[2015]3号文的通知[************]关于第78号督办件的报告[*********]关于对第89号请示的批复[***********]关于第20号信访事项办理情况的报告[***********]C.没有文件题名的，须自拟一个体现文件内容的题名，并在题名外加[

]。D.职务任免、表彰通报的文件题名中不能体现本单位和人员姓名的，要在题名后加[]，并将人员姓名录入在内，二人以上的用逗号隔开。E.正文与附件为一件的，先录入正文的题名，在后面加[附：*******]。F.如果批复与请示为一件的，批复题名后加[],[]内录入请示的题名与文号。例：关于增加内设机构的批复[附：关于增加内设机构的请示，淄档馆发[2021]5号]九、机关归档文件目录日期：文件形成时间,例:20151112日期未详细到月和日的,用0补齐,例:20150000密级：秘密、机密、绝密，无密级的为空，有保密期限的录入保密期限，如秘密1年;页数：每件归档文件的总页数。例：003信息公开选项：主动公开、依申请公开、不公开。控制标识：开放、延期开放、不开放。备注：注释文件需要说明的情况。九、企业归档文件目录（Ａ4横式）用EXCEL表格规范录入序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数和备注9项；序号：同一年度同一保管期限(或一级类目）内的文件序号。4位阿拉伯数字,例：0001;档号示例：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限-机构(问题)代码－件号永久：JCYY-WS·2019-Y-A01-000130年：JCYY-WS·2019-D30-A01-000110年：JCYY-WS·2019-D10-A01-0001九、企业归档文件目录责任者：文件的制发单位或个人，规范全称或通用简称，不能省略地域名称；文号：文件的发文字号，无文号的为空;淄档发[2018]5号；题名：文件标题。A.一般情况下文件只有一个题名，录入时照实抄录。有的文件还有副题名，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录。B.如原题名不能完全表述文件内容，则原题名照录，在原题名后加小方括号[

]，在[

]内自拟一个能够体现文件内容的题名。例：通知[关于召开全市档案工作会议的通知]。关于第*****号领导批办件的报告[**********]关于第56号政协议案提案的答复[************]关于转发省办发[2015]3号文的通知[************]关于第78号督办件的报告[*********]关于对第89号请示的批复[***********]关于第20号信访事项办理情况的报告[***********]C.没有文件题名的，须自拟一个体现文件内容的题名，并在题名外加[

]。D.职务任免、表彰通报的文件题名中不能体现本单位和人员姓名的，要在题名后加[]，并将人员姓名录入在内，二人以上的用逗号隔开。E.正文与附件为一件的，先录入正文的题名，在后面加[附：*******]。F.如果批复与请示为一件的，批复题名后加[],[]内录入请示的题名与文号。例：关于增加内设机构的批复[附：关于增加内设机构的请示，淄档馆发[2021]5号]九、编制归档文件目录日期：文件形成时间,例:20151112日期未详细到月和日的,用0补齐,例:20150000密级：秘密、机密、绝密，无密级的为空。有保密期限的录入保密期限，如秘密1年;页数：每件归档文件的总页数。

例：003备注：注释文件需要说明的情况。十、归档文件封套1、装封套的注意事项：一个封套只装一“件”材料；期限为永久、30年、10年的文件均装封套。2、封套的作用：保护文件；便于区分件与件之间的界限，利于查找。封套式样：十一、机关“年度-保管期限”分类法装盒盒脊范例全宗号6年度2015保管期限永久机构（问题）起止件号

1

25盒号1全宗号6年度2015保管期限永久机构（问题）起止件号

26

50盒号2全宗号6年度2015保管期限永久机构（问题）起止件号

51

80盒号3十一、机关“年度-保管期限”分类法装盒盒脊范例全宗号6年度2015保管期限30年机构（问题）起止件号

1

20盒号1全宗号6年度2015保管期限30年机构（问题）起止件号

21

50盒号2全宗号6年度2015保管期限30年机构（问题）起止件号

51

70盒号3十一、机关“年度-保管期限”分类法装盒盒脊范例全宗号6年度2015保管期限10年机构（问题）起止件号

1

30盒号1全宗号6年度2015保管期限10年机构（问题）起止件号

31

56盒号2全宗号6年度2015保管期限10年机构（问题）起止件号

57

82盒号3机关“年度-保管期限-机构”分类法装盒盒脊范例全宗号6年度2015保管期限永久机构（问题）

办公室起止件号

1

25盒号1全宗号6年度2015保管期限永久机构（问题）

业务一科起止件号

1

32盒号1全宗号6年度2015保管期限永久机构（问题）

业务二科起止件号

1

75盒号1十一、机关归档文件的装盒（一）“年度-保管期限”分类法装盒要求：同一年度同一保管期限内，以“件”为单位，按照件号的先后顺序装入档案盒，装满一盒后再装下一盒。归档文件目录的顺序和归档文件的件号顺序相一致，确保检索到文件条目能对应地找到文件实体，档案利用完毕后能准确放回档案盒。机关档案装盒需注意的问题：1.不同年度的不应放入同一档案盒；2.同一年度，不同保管期限的不应放入同一档案盒；3.“年度-保管期限”分类法：同一年度同一保管期限，不同机构的可以放入同一盒。4.“年度-保管期限-组织机构”分类法：同一年度同一保管期限，不同机构的不能放入同一盒。十一、企业归档文件装盒盒脊范例1（永久）全宗号****年度2019保管期限永久机构（问题）

A01起止件号

1

25盒号1全宗号****年度2019保管期限永久机构（问题）A02起止件号

1

50盒号1全宗号****年度2019保管期限永久机构（问题）A03起止件号

1

80盒号1十一、企业归档文件装盒盒脊范例2（30年）全宗号****年度2019保管期限30年机构（问题）

A01起止件号

1

35盒号1全宗号****年度2019保管期限30年机构（问题）A02起止件号

1

55盒号1全宗号****年度2019保管期限30年机构（问题）A03起止件号1

38盒号1十一、企业归档文件装盒盒脊范例3（10年）全宗号****年度2019保管期限10年机构（问题）

A01起止件号

1

28盒号1全宗号****年度2019保管期限10年机构（问题）A02起止件号

1

35盒号1全宗号****年度2019保管期限10年机构（问题）A03起止件号

148盒号1十一、企业归档文件装盒盒脊范例4（永久）全宗号****年度2019保管期限永久

机构（问题）

A01、A02（混排时此处可不填）起止件号

1

15盒号1全宗号****年度2019保管期限永久

机构（问题）

A02、A03起止件号

16

22盒号2全宗号****年度2019保管期限永久

机构（问题）

A03、A04起止件号

23

38盒号3十一、企业归档文件装盒盒脊范例5（30年）全宗号****年度2019保管期限30年机构（问题）

A01、A02起止件号

1

35盒号1全宗号****年度2019保管期限30年机构（问题）

A02、A03起止件号

36

55盒号2全宗号****年度2019保管期限30年机构（问题）

A03、A04起止件号56

78盒号3十一、企业归档文件装盒盒脊范例6（10年）全宗号****年度2019保管期限10年机构（问题）A01、A02起止件号

1

28盒号1全宗号****年度2019保管期限10年机构（问题）

A02、A03起止件号

29

35盒号2全宗号****年度2019保管期限10年机构（问题）

A03、A05起止件号

3648盒号3十一、企业归档文件装盒盒脊范例7（永久）全宗号JCYY年度2019保管期限永久机构（问题）

DQ起止件号

1

25盒号1全宗号JCYY年度2019保管期限永久机构（问题）DQ起止件号

26

50盒号2全宗号JC