ERP管理新规制度

安徽省瑶海家俱制造ERP管理制度为了确保ERP正常运行，有效利用ERP核实信息，更正确、更立即地向各管理部门提供所需数据，企业特制订以下制度。第一章总则一、基础操作要求1.操作人员及相关权限由使用部门提出申请，申请内容包含具体操作人员姓名、权限、范围、岗位责任等，经ERP管理员审核后，报总经理同意，再由ERP管理员授权实施。2.操作人员应熟练掌握ERP步骤、操作要领及相关专业常识，熟知本岗位ERP范围、责任和具体要求，并在实际利用中不停提升操作技能水平。3.操作人员应根据《时间节点》要求时间将数据立即录入。4.ERP只能由企业同意人员操作，其它无关人员严禁操作。5.操作人员在使用ERP时必需使用自己帐户登陆、操作，不得使用她人帐户登陆、操作。6.操作人员登陆ERP账号并使用完成后应随时退出。二、数据录入要求1.数据录入必需正确、完整、规范，格式应前后一致，严禁随意改变编码规则。2.数据录完后应进行复核，确保数据无误。数据录入错误经本人发觉并立即修正，未给企业造成损失，能够不予追究责任。第二章岗位责任制一、ERP管理员1.岗位职责：负责ERP落实推进、使用监督、落实检验和技术支持工作。2.岗位说明：（1）组织安排ERP培训和ERP会议；（2）监督、跟踪相关部门、人员是否根据ERP步骤在操作，检验ERP工作、规章制度落实并进行考评；（3）确保网络稳定，负责ERP系统日常维护；（4）定时汇报ERP运行情况，编写ERP制度和步骤性文件；（5）依据ERP管理制度实施奖惩；（6）对ERP软件、工作步骤进行优化，提升工作效率（7）其它ERP相关事务处理。二、客服部1.部门职责：（1）负责ERP数据库中销售用户编码和用户资料录入和维护工作，按要求分区管理模块，立即添加新增销售用户编码和用户信息档案；（2）负责在ERP上录入用户订单，方便形成生产计划数据链，作为生产部门制订生产计划和材料领用依据；（3）依据入库信息，负责录入销货单，保留并打印出来交财务盖章后，提交到物流部。2.岗位说明：序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1维护用户资料：录入用户代码、名称，和其它业务需求信息并保留客服部21）将用户确定产品需求在ERP系统中录入用户订单2）订单上选择购货单位，选择产品代码，录入产品数量和交货日期，选择员工、部门。然后对用户订单进行保留3）确定订单上相关信息，审核用户订单客服部3订单生产完成入库后，依据订单，生成发货单。未入库，不许可提前开发货单客服部4确定发货单上相关信息，保留并打印发货单，财务审核后交给成品仓库。客服部5查询跟踪用户订单实施情况客服部6依据用户付款和开票要求，通知财务部门进行开票客服部7依据用户打款明细信息，立即和财务对账客服部8若用户信用额度不准，帮助财务部门进行对账，然后由财务部按摄影关要求处理客服部三、销售部门部门职责：负责协调和仓库、生产、财务等部门之间包含ERP相关事务。四、研发部1.部门职责：（1）负责ERP系统中全部产品体系内BOM录入及BOM单立即更新；（2）负责物料信息反馈表制订，由各部门填写完成后录入系统；（3）对开发新产品，就其工艺步骤和BOM组成，和生产部沟通，方便立即修正多种物料在BOM中用量，使BOM更趋完善；（4）负责ERP系统中BOM制订及物料用量确定。2.岗位说明：序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1依据部门开发新产品，对产品基础资料进行维护，制订产品物料清单（BOM），并录入BOM清单数据研发部2制订物料信息反馈表，由各部门填写完成后录入系统研发部五、采购部1.部门职责：（1）采购部是ERP物流系统基础数据出发点，采购部职员应依据计划部在ERP中生成请购单或依据仓库库存物料主数据参数（ERP中安全库存、提前期、订货策略、批量规则相关数据）产生请购单，生成采购单来采购物料；（2）负责ERP数据库中供给商编码和相关供给商用户资料录入和维护，加强供给商资源管理。供给商分类编码录入，要确保唯一性，必需按其物资类别和前后次序建立；（3）依据约定付款条件和日期，在系统中生成采购发票，并打印出来；（4）立即、全方面更新供给商价格；（5）依据质检判定原材料来料不良或是生产制程中检验判定为原材料不良问题开据品质异常单，采购需立即处理并在系统内建立退货单。2.岗位说明：序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1维护价格资料采购部2维护供给商资料：录入供给商代码、名称，结算方法，付款周期，确保金额度和其它业务需求信息等，并保留采购部31）依据请购单，生成采购订单2）确定采购订单数量等信息，选择采购员。然后对采购订单进行保留确定订单上相关信息，审核采购订单并采购采购部4依据质检开据品质异常单，立即处理并建立退货单采购部六、仓库（原料仓库）1.部门职责：仓库是ERP物流管理中心，其输入数据对数据链作用极为关键，所以仓管人员应树立高度责任心，确保输入ERP数据立即性、正确性。负责在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、其它出入库单据录入审核工作；负责在库存管理模块进行日常采购入库、其它入库单据录入工作；在每日要求时间内，将上述数据立即、正确无误输入到ERP中。2.岗位说明：序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1.录入原料编码和原料名称、规格型号、单位名称、期初数量仓库2.依据采购订单，生成进货单，并保留审核仓库3.依据生产任务单，生成生产领料单，并保留审核仓库4.非生产部领用物料，直接录入其它入库、出库单仓库5.审核只有原材料销货单仓库6帮助财务部进行盘点作业、期末处理仓库1.部门职责：（成品仓库）（1）负责在库存管理模块进行日常产成品入库、销售出库、其它出入库单据录入工作；（2）在每日要求时间内，将上述数据查对正确无误后立即在ERP中给予审核。2.岗位说明：序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1录入成品编码和原料名称、规格型号、单位名称、期初数量仓库2依据生产部产品入库申请单，核实是否入库，并给予审核仓库3依据财务审核发货单，安排发货仓库4依据其它业务类型办理其它出入库仓库5帮助财务部进行盘点作业、期末处理八、生产部1.部门职责：（1）根据ERP提供订单，负责MRP计算，发放维护工单、请购单。安排生产任务工单，依据工单生成领料单；（2）根据要求领料方法进行领料出库；（3）车间统计员根据ERP上提供数据，进行工单完工汇报，并录入入库单；（4）在每日要求时间内，将上述数据立即、正确无误输入到ERP中。2.岗位说明：序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1录入车间在产品物料代码、名称、规格型号、单位名称，期初数据生产中心2根据ERP提供订单，负责MRP计算，发放维护工单、请购单。安排生产任务工单，依据工单生成领料单生产中心3根据要求领料方法进行领料出库生产中心4车间统计员根据ERP上提供数据，进行工单完工汇报，并录入入库单生产中心九、财务部1.部门职责：（1）根据客服部查对后用户打款明细，录入预收款；（2）确保ERP系统中用户信用额度和实际账目相符合，不相符给予调整；（3）组织安排盘点，对盘点信息给予核实。生成盘亏盘盈调整单，并保留审核；（4）负责成本计算，监督核实和成本相关全部单据交易信息，确保成本正确。2.岗位说明：序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1录入全部用户期初数据，并审核全部用户信息正确性根据客服部核实后用户打款明细，录入应收款。确保ERP系统中用户信用额度和实际账目相符合，不相符给予调整财务部销售会计2.录入全部供给商期初数据，并审核全部供给商信息正确性。根据天天核实后供给商付款明细，录入付款单，确保ERP系统中录入正确性和立即性财务部往来会计2审核全部仓库数据期初数据正确性组织安排盘点，对盘点信息给予核实。生成盘亏盘盈调整单，并保留审核。财务部成本会计3负责成本计算，负责审核BOM清单数据正确性，监督核实和成本相关全部单据交易信息，确保成本正确财务部成本会计4、录入会计科目，其它应收应付明细、现金、银行存款明细固定资产明细等科目期初数财务部总账会计第三章ERP实施处理要求一、部门责任人对本部门ERP工作负责，必需合理安排好本部门工作时间和人员，监督检验本部门职员工作是否立即正确完成，以确保ERP得以顺利实施。二、ERP事务必需做到日清日结，不得以任何理由拖延。三、包含到相关部门帮助处理问题，相关部门应主动给予配合，严禁推诿。四、工作中碰到问题不能自行处理时，要立即反馈给部门责任人，部门责任人应立即处理，不得置之不问、回避问题。不会处理联络ERP管理员给予指导培训处理方法，并作好统计。一样问题再次出现，ERP管理员有权对部门责任人根据奖惩条例给予处罚。五、ERP管理员应适时组织安排对ERP操作人员和管理人员进行业务知识培训，培训内容应包含理论培训、实践培训、操作规范和管理制度培训。培训完成后，应对培训效果进行评定。六、操作人员在使用ERP进行业务操作时，必需根据ERP相关要求进行操作，当碰到无法明确操作业务时，应报给ERP管理员给解答，并按解答以后操作规范进行操作，不得私自主张随意操作。七、参与ERP会议和培训人员必需严格遵守会议和培训纪律，不得迟到、早退或有其它违反纪律事情发生。八、为提升系统资源利用率，ERP系统用户在完成各项操作后，应立即退出ERP，以免其它用户无法使用。九、各级审核人员应认真推行本岗位职责，立即处理相关业务，发觉问题应立即沟通、反馈，避免造成工作延误。第四章ERP系统用户权限及账号管理一、企业设ERP管理员，负责ERP系统用户权限管理和维护。二、各部门新增用户、用户权限变更，应提出书面申请，经ERP管理员、本部门责任人同意，报总经理同意后，提交给ERP管理员进行设置。三、ERP系统用户第一次登录系统后，必需修改个人初始密码，密码长度不得小于5位。在使用过程中应不定时修改个人密码，不得将用户名和密码通知无关人员。四、ERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门责任人指定专员代理负责，并监督做好用户名、密码交接工作。指定代理人应按对应岗位职责进行操作，ERP系统用户返回岗位时，应立即收回用户，并修改对应密码。第五章奖罚条例一、奖励要求1.在ERP实施过程中尽职尽责，能够主动推进并参与处理问题人员，由部门责任人或ERP管理员提议，能够给50-200元奖励。2.业务知识熟练，30天内ERP操作未出现错误，由部门责任人或ERP管理员提议，能够给200元奖励。3.针对ERP实施步骤、规范、制度等能够主动提出意见和提议，经采纳后产生良好效果，给50-500元奖励。4.其它对ERP实施有益行为，经由部门责任人或ERP管理员提议，能够给精神或物质奖励。二、处罚要求1.部门责任人不推行部门ERP职责，给罚款200-500元处罚。2.不立即处理ERP事务，造成延误，给责任人罚款20-100元处罚。3.应给予帮助处理相关事务，拒不帮助或推诿塞责，给罚款50元处罚。4.工作中碰到问题时置之不问、消极回避，给罚款20-100元处罚。5.操作人员私自主张随意操作，给警告或罚款20元处罚，造成订单、数据、软件等出现问题，给罚款50元处罚。6.违反会议或培训纪律，给罚款50元处罚。7.ERP系统用户在完成各项操作后未立即退出，第一次给警告，以后每次罚款10元。8.各级审核人员拖延处理相关业务，给罚款20元/单次。9.未推行要求手续，私自开通新账户或更改用户权限，给责任人罚款50元处罚。10.私自将自己账户交给她人使用或将自己账户密码通知无关人员，给罚款50元处罚；未经部门责任人或ERP管理员同意，私自使用她人账户登陆ERP，给罚款100元处罚。11.操作人员违反《时间节点》要求，未按要求时间立即录入每单罚款10元；若因超时录入不能形成业务数据链，造成在系统中数据不完整，每单罚款20元。部门责任人应给予监督检验，若由ERP管理员检验发觉，将对部门责任人每单罚款30元。12.数据录入错误，罚款5元/次；因数据输入错误造成其它部门引用失误，罚款50元/次。13.以上违章违纪行为若造成经济损失或给ERP实施造成重大危害，除根据上述要求进行处罚外，另追究责任人经济或其它责任。14.部门人员受四处罚，部门责任人应负担连带责任，给一样处罚。15.各部门责任人发觉本部门职员有违章违纪行为，能够直接根据本制度要求给处罚；部门责任人发觉其它部门人员有违章违纪行为，应向ERP管理员反应，经确定后由行政部实施处罚；ERP管理员不定时对ERP实施情况进行检验，检验过程中发觉问题，能够直接给责任人和部门责任人处罚。16.在对相关人员进行奖惩时严禁徇私舞弊、恶意报复，若发觉有类似问题将给责任人罚款100元处罚，情节严重给解聘，直至开除。本制度解释、修订、奖励和处罚由财务中心负责处理和实施。6用友T6步骤操作应用范围：采购管理、销售管理、库存管理、存货核实、生产管理、应收应付管理、总帐、UFO报表，针对供给链和财务会计模块组合，从软件设计理念和企业信息化整体目标考虑，应该采取一体化处理方案，这么整合企业物流和资金流，确保数据一致性，实现数据共享。整个实施过程，以销售订单和估计单带动采购计划、生产计划、委外计划，有计划带动订单，有订单指导业务出库入库，这么对应库存量，就不会短缺，又不会积压。以下图，这么有单据引导物流经过库存、委外业务单据经过存货系统把凭证传输到总帐，资金流经过销售、采购、委外经过应收、应付系统生成凭证传输到总帐，其它子系统工资、固定资产传输凭证到总帐。这么系统把全部信息集成到财务系统，财务深入核实成本，进行系统数据结账。估计单销售订单估计单销售订单MRP运算MRP运算生产计划 采购计划生产计划 采购计划采购订单生产订单 采购订单生产订单 采购到货生产领料 采购到货生产领料 存货核实仓库库存存货核实仓库库存采购入库委外产品入库生产入库 采购入库委外产品入库生产入库 2.2业务处理方案基于整体处理方案分解业务步骤。业务步骤分为：采购业务步骤、销售业务步骤、库存业务步骤。2.2.1销售业务业务步骤图：业务名称销售处理业务步骤简述一般销售处理步骤适用范围用户订单销售业务相关部门或岗位经营部门生产部门及仓储往来会计出纳具体工作步骤销售开票销售发货销售订单销售开票销售发货销售订单实物出库销售出库单MRP运算实物出库销售出库单MRP运算确定应收款开金税增值票复核核销确定应收款开金税增值票复核核销是收款单款到？是收款单款到？2、软件实现：经营部依据销售报价，在软件【销售管理】作销售订单，主管要审核该订单，订单给技术部门进行评定，依据产能和技术参数，确定bom，录入结构，以后给生产部门进行运算安排生产计划、采购计划、委外计划。分别指导采购、生产、委外业务。仓库依据入库数据通知经营部进行发货。依据销售订单发货，录入发货数据，保留审核。打印依据步骤一式四份。销售发货单审核后，自动生成销售出库单，则库管员对于此次销售货物点清后直接审核系统生成销售出库单即可。销售开票过程中，参考发货单，直接开票。销售发票传输到财务，应收会计查对开票数据，再金税系统中录入票据打印，查对无误后复核系统中发票，并对应收系统发票审核，而且制凭证。有往来会计进行确定应收账款,出纳依据收款情况,核销应收帐款。3、财务核实：销售发票应收系统审核发票借：应收账款贷：销售收入收款单应收系统录入并审核核销借:现金/银行存款贷:应收账款常见管理报表应用功效：2.2.2生产业务业务步骤图业务名称销售处理业务步骤简述MRP运算处理步骤适用范围用户订单+估计单销售业务相关部门或岗位经营部门生产部门及仓储供给具体工作步骤销售订单估计单销售订单估计单生产订单生产计划MRP运算生产订单生产计划MRP运算采购订单采购订单委外订单委外计划采购计划委外订单委外计划采购计划2、软件实现：经营部依据用户订单接单后,和市场估计相结合,把毛需求报给生产部门.生产部门结合产能根据生产安排,结合产品bom和库存可用量数据运算mrp.生成依据毛需求计算采购计划、委外计划、生产计划。依据计划分别下达委外订单、依据生产计划下达生产订单。各个订单下达后直接根据订单去领料生产或是委外。采购计划审核后直接转供给部进行采购。2.2.3采购业务常见管理报表应用功效：订单完工汇报明细表订单完工汇报明细是统计每次订单汇报加工数量、加工工时信息，并提供明细相关汇报信息。同时能够提供汇报明细追查单据信息。(一)材料采购业务业务步骤图：业务名称采购业务业务步骤简述一般采购业务处理步骤适用范围适适用于关键材料、辅助材料、外包材等采购业务。相关部门或岗位业务部车间部门或其它部门检验库房财务具体工作步骤采购到货单采购订单采购计划采购发票结算采购到货单采购订单采购计划采购发票结算MRP运算MRP运算进行质检进行质检采购入库单采购入库单确定暂估入库成本确定入库成本付款处理确定暂估入库成本确定入库成本付款处理2、软件实现：生产部对本月要接单生产产品经过MRP运算后生成采购计划，传输给经营部采购员。采购员工比价确定了采购协议后，由员工对采购计划以【采购订单】方法录入到【采购管理】，采购供给部经理对系统中采购订单进行审核。采购订单上价格会以不含税价格方法回写到采购入库单上。采购订单实施中能够有系统提前预警提醒要到货订单。（能够随时启用，依据采购订单预到货日期）采购到货后，由员工直接录入【采购到货】单，而且打印作为采购到货检验通知单，给质检部。此步骤能够依据业务步骤需要去掉。质检结果出来后，由仓库统计参考采购到货单在【库存管理】生单，生成【采购入库单】，入库步骤就要根据成品计量单位去做入库。入库单打印一式四份，供给商一联、员工一联、仓库统计一联，财务一联。供给商联在采购发票到来要结账时，要拿回来进行结算。采购发票到来，则由经营部员工拷贝入库单生成发票，而且做自动结算。发票对应入库单假如不是本月做入库，则发票和入库单金额结算后不一致情况，由财务自行打印蓝字回冲单，作为财务报销附件。财务出纳对供给商进行付款核销，在【应付管理】中录入付款单而且进行核销。对没有发票入库单，材料会计月底需要处理一次，根据订单不含税价格做为暂估金额。进行暂估入库。3、财务核实：业务步骤系统操作财务核实处理采购入库单记账制单存货核实中生成凭证 借：原材料贷：暂估应付款采购入库单采购发票在采购管理模块录入而且结算借：原材料和采购发票合并制单存货核实模块进行记账或结算成本处理应交税金---应交增值税—进项税应付系统对采购发票进行审核贷：应付账款/***供给商付款单应付账款录入审核借：应付账款/***供给商贷：银行存款采购结算业务业务步骤图：业务名称采购结算业务业务步骤简述材料采购入库后，采购发票收到后进行对应结算步骤适用范围适适用于外购材料采购结算。材料成本会计库房材料成本会计往来会计具体工作步骤采购发票采购结算采购入库单采购发票采购结算采购入库单采购入库采购入库暂估处理暂估处理暂估入库暂估入库付款核销应付账款付款核销应付账款2、软件实现：供给商办理采购入库手续，仓库统计在【库存管理】模块直接录入采购入库单，审核而且进行打印，库房管理人员签字后留存，分别传至财务部供给商、采购业务部门。收到供给商采购发票后，采购部门根据手工步骤签字步骤，要求供给商把本单位给采购入库单供给商联和发票附在一起，员工将采购发票录入系统后而且结算，由员工将采购发票和采购入库单交给材料会计（应付会计）。材料会计在【采购管理】模块查对采购入库单和采购发票。财务材料成本会计在【存货核实】模块进行单据记账或是结算成本处理，确定采购成本。财务往来会计在【应付账款】模块对采购发票进行审核后，在【存货核实】模块生成往来凭证。3、财务核实：采购结算采购发票在采购管理模块录入借：原材料存货核实模块进行记账应交税金---应交增值税—进项税应付系统对采购发票审核贷：应付账款/***供给商常见管理报表应用功效：2.2.4库存业务库存采购入库业务见2.2.2采购业务库存领料业务业务步骤图：业务名称材料领用处理业务步骤简述材料领用业务处理步骤适用范围适适用于车间领用除内容物之外包装物等库房物资领用相关部门或岗位生产车间相关部门管理人员库房具体工作步骤生产订单材料出库单生产订单材料出库单审批审批材料出库单材料出库单材料出库单发料签字审核出库单材料出库单发料签字审核出库单2、软件实现：车间领料要有车间统计直接录入领料单，或是仓库保管员对有车间领导签字领料单，由车间统计直接根据手写领料单在软件【库存管理】中根据生产部下达生产订单录入【材料出库单】。录入领料仓库、领料单位、出库类别、领料品种数量等。当然是除内容物之外物资。手工领料单传输到库管员手里，库管员据此单据直接做领料出库。内容物出库，库管员暂且手工统计。材料库库存因为这次信息化，财务和业务模块核实方法不一致，只核实数量，所以对于包装物来说，此次存货数据以销售成本数据记账，那么我们对于销售出库数据要汇总后，以红字出库单方法在录入系统中，把库存数量调整正确。库存成品入库业务业务步骤图：业务名称成品入库业务步骤简述产品入库业务处理步骤适用范围适适用于车间成品\半成品进行入库步骤相关部门或岗位生产车间成品库成本会计具体工作步骤生产订单生产订单产成品库单产成品库单审核审核记账核实成本记账核实成本软件实现：车间统计依据生产订单产品进行入库申请，成品库库管员录入产成品入库单,而且审核库存量.成本会计也对数据进行了查对,用来核实成本,月底全部成本计算完成,成本会计进行产成品成本分配.对产成品入库单据记账而且生成凭证。3、财务核实：业务步骤系统操作财务核实处理产品入库在库房管理模块录入单据借：库存商品在存货核实模块记账贷：生产成本—材料生产成本—制造费用库存成品销售出库业务参考2.2.1销售业务库存成品退货步骤参考2.2.1销售业务库存业务中库存盘点业务也常常发生。操作步骤比较简单，方案中不再书写。其它形式入库出库则要经过产品中其它出库、其它入库单中来实现，假如包含到库存调整数量问题也要借助于库存其它出库、其它入库单来实现。库存全部发生业务全部是被动，要求和实物对帐，所以软件中对库存业务单据全部是要求审核，天天实物出库数据有库管员和仓库统计要进行对帐，调出库存现存量或是台账来查对，假如有问题当日必需处理清楚，该调整、该补单据要日清月结。库存业务全部单据全部会传输到存货系统，所以假如出现了调整业务事项，要征求材料会计意见，在什么时候，用什么单据调整。财务好做帐务处理。常见管理报表应用功效：2.2.6核实业务存货核实处理步骤1、业务步骤图：业务名称存货核实处理步骤业务步骤简述材料成本会计依据本月库房出入库单据进行对应处理核实出入库成本，生成相关材料出入库核实凭证。步骤适用范围原材料、半成品、成品、出入库核实业务相关岗位具体工作步骤库存管理存货核实成本管理采购入库采购入库材料出库其它入库其它出库销售出库产品入库材料出库其它入库其它出库销售出库产品入库暂估处理暂估处理单据记账单据记账制单制单成本结转表成本结转表2、软件实现：材料成本核实会计在【存货核实】模块对原材料采购入库单进行单据记账核实出来原材料入库